Microsoft 365 Copilot dans Outlook : exigences et fonctionnalités
Microsoft 365 Copilot dans Microsoft Outlook aide les utilisateurs à gérer les e-mails.
Dans cet article, nous verrons ensemble quelle version d'Outlook prend actuellement en charge Copilot, ce qui est nécessaire pour activer Copilot dans Outlook et quelles sont les principales fonctionnalités que Copilot nous offre pour améliorer notre communication et notre productivité dans l'utilisation quotidienne de notre boîte aux lettres.
Quelles sont les versions d'Outlook qui incluent Microsoft 365 Copilot ?
Microsoft 365 Copilot est actuellement disponible dans les versions suivantes d'Outlook :
- Outlook sur le web, accessible avec votre navigateur via microsofot365.com
- Outlook client (pour Windows et Mac), inclus dans le package Office 365
- Le nouvel Outlook (pour Windows et Mac), que vous pouvez activer depuis votre client Outlook en cliquant sur l'élément "Tester le nouvel Outlook" visible en haut à droite
Il est toutefois très important de se rappeler qu'à ce jour, le client Outlook ne prend en charge que très peu de fonctionnalités Copilot et qu'il est certainement préférable de passer au nouvel Outlook ou à Outlook web afin de profiter pleinement de l'utilisation de l'IA au sein de votre boîte aux lettres.
Il convient également de noter que Microsoft 365 Copilot est disponible pour :
- Les comptes Outlook d'entreprise
- Comptes Outlook Éducation
Si un compte Microsoft est associé à un fournisseur tiers, tel que Gmail, Yahoo ou iCloud, il n'aura pas accès à la fonctionnalité de messagerie de Copilot.
Comment activer Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?
L'activation de Copilot dans Outlook est un processus simple.
Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous disposez d'une licence Microsoft 365 qui vous permet d'accéder à Copilot. Si la licence est appropriée, vous pouvez acheter la licence spécifique pour Copilot.
Une fois que vous avez acheté les licences nécessaires, il est important de vous assurer que vos e-mails sont sur le nuage Microsoft 365, sinon Copilot ne fonctionnera pas.
Enfin, veillez à ce que les applications Office sur votre PC soient mises à jour avec la dernière version (en termes techniques, vous pouvez demander à votre administrateur de mettre à jour Office avec la version "Current channel" (canal courant) ou "Monthly enterprise channel" (canal d'entreprise mensuel)). Si vous disposez de versions antérieures, les fonctionnalités de Copilot ne seront pas disponibles.
Une fois ces conditions vérifiées, Copilot sera immédiatement disponible dans votre courrier électronique dans Outlook, sans que vous ne deviez effectuer d'autre configuration.
Les principales fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook
Copilot offre une fonctionnalité importante pour la gestion de la communication dans Outlook, permettant aux professionnels et aux entreprises d'économiser une quantité considérable de temps et d'efforts. Les utilisateurs peuvent compter sur l'IA pour accélérer la rédaction de leurs e-mails, mais pas seulement.
Nous présentons ci-dessous les principales fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook.
Rédiger avec Copilot
Microsoft 365 Copilot vous donne la possibilité de générer un e-mail à partir de votre demande sous forme de texte via la commande "Draft with Copilot".
Pour composer le texte, Copilot s'appuie sur les informations fournies dans l'invite et sur les informations que l'algorithme d'intelligence artificielle de Microsoft possède en lui. Il devient alors possible de créer un courriel en un rien de temps, en écrivant simplement quelque chose comme : "Rédigez un courriel pour inviter vos collègues au prochain conseil municipal qui aura lieu le 10 janvier 2024".
Copilot permet ensuite d'éditer le projet non seulement à la main, mais aussi à l'aide de la commande "Régénérer" et d'une barre dans laquelle une deuxième directive (invite) peut être spécifiée, toujours sous la forme d'une conversation. Si la première commande permet à l'IA de faire une nouvelle tentative pour répondre à l'invite, la seconde lui permet de retravailler le projet en fonction de la directive que vous lui avez donnée. Un exemple pourrait être "Traduire l'e-mail en anglais".
Tous les projets créés par Copilot respectent les préférences de l'utilisateur en termes de
- Longueur du texte
- Tonalité de la voix
Vous pouvez spécifier si vous souhaitez des rédactions plus courtes, moyennes ou plus longues et si vous voulez que vos rédactions utilisent un ton direct, neutre, informel, formel ou même "poétique". Ces options peuvent être choisies avant d'envoyer votre message à Copilot en cliquant sur l'icône avec les deux lignes horizontales, et resteront valables pour tous les projets ou réponses ultérieurs.
Seul point faible de cette fonctionnalité : le calendrier Outlook et les autres données de l'entreprise telles que les documents, les présentations, etc. ne sont pas (encore) intégrés.
Il n'est donc pas possible de générer un e-mail contenant des informations sur la disponibilité de l'utilisateur, ses engagements et les réunions prévues, ni de générer des e-mails contenant des informations provenant de vos dossiers de travail. Nous pensons toutefois que Microsoft résoudra bientôt ce problème.
Copilot Coaching
Grâce à la fonction "Coaching", Copilot peut donner des conseils pour améliorer la rédaction des e-mails. L'utilisateur peut demander à l'IA d'analyser le texte en se basant sur :
- Le ton de la voix
- Le sentiment du lecteur
- La clarté
L'utilisateur peut alors recevoir des suggestions sur la manière de rendre son e-mail moins agressif ou sur les détails à ajouter pour éviter les malentendus et clarifier ses attentes.
Le chapitre sur les attentes du lecteur constitue une information très utile. Copilot vous indique comment améliorer le sentiment que le destinataire de votre courrier est susceptible d'éprouver une fois qu'il l'aura lu.
Besoin d'aide pour intégrer Copilot dans votre entreprise ?
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Vous pouvez également personnaliser le parcours d'adoption, en choisissant parmi les services suivants :
- Migration des données d'entreprise vers le cloud Microsoft
- Évaluations du contenu et de la sécurité
- Formation et communauté de pratique
- Analyse et développement d'extensions personnalisées
Récapitulation des conversations par Copilot
Le récapitulatif des courriels est peut-être la meilleure fonction de Copilot dans Outlook. Il s'agit d'un résumé des e-mails que l'utilisateur a échangés et reçus, en mettant en évidence :
- Les points clés de la conversation
- Les questions auxquelles il n'a pas encore été répondu
- Les actions nécessaires pour répondre aux demandes des expéditeurs
Copilot est capable de résumer le contenu d'un seul e-mail, mais aussi d'un fil de discussion ou d'e-mails distincts ayant le même destinataire et le même objet.
Les réponses rapides de Copilot
Microsoft 365 Copilot propose des invites pour générer un e-mail de réponse.
L'utilisateur peut alors cliquer sur "Répondre" pour voir immédiatement les invites de l'IA, basées sur les informations contenues dans l'e-mail reçu. Il est intéressant de noter que chacune des invites suggérées par Copilot a un pourcentage très élevé d'utilisation pour votre réponse.
C'est vraiment incroyable. Vous pouvez ainsi répondre à un collègue en deux clics de souris, ce qui représente un gain de temps considérable dans notre quotidien.
Si, en revanche, vous souhaitez demander à Copilot de générer une réponse sur la base d'une directive (invite) personnalisée, vous pouvez cliquer sur l'option "Personnalisé" et saisir le texte de votre choix.
Les paramètres de tonalité et de longueur que vous avez définis via la fonctionnalité "Copilot Draft" sont également utilisés pour ces réponses générées.
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Les communautés sont des espaces de formation dédiés où les personnes d'entreprise peuvent :
- Poser des questions à nos experts sur l'utilisation de Copilot et de leurs applications de travail
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Pour conclure, voici un tableau récapitulatif des fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot pour la gestion du courrier dans Microsoft Outlook :
| Fonctionnalité de Copilot dans Outlook | Description de la fonctionnalité |
| Rédiger avec Copilot | Génère le contenu d'un e-mail en fonction de l'invite de l'utilisateur. Générer avec le ton que vous préférez et vous permet d'éditer le contenu manuellement ou via des commandes "Regenerate" ou des invites supplémentaires. |
| Coaching | Fournit des conseils utiles sur le ton de la voix, la clarté et le sentiment du lecteur a fin d'améliorer la rédaction des courriels. |
| Résumé de la conversation | Fournit un résumé des informations échangées par courrier électronique, en mettant en évidence les points clés, les questions sans réponse et les actions nécessaires pour répondre aux demandes des expéditeurs. Résume le contenu non seulement d'un seul courriel, mais aussi des fils de discussion et des courriels qui sont distincts mais qui ont le même destinataire et le même objet. |
| Réponses rapides | Suggère des invites pour répondre aux courriers électroniques reçus, permettant aux utilisateurs de confirmer, de rejeter ou de proposer des alternatives aux demandes de l'expéditeur, en quelques secondes. |
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.
Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des plus grands experts en Italie en ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à créer leur propre environnement de travail numérique dans le cloud de Microsoft, en veillant à l'expérience des utilisateurs.
FAQ sur Microsoft 365 Copilot dans Outlook
Quelles versions d'Outlook incluent Microsoft 365 Copilot ?
Microsoft 365 Copilot est actuellement disponible sur Outlook Web, sur le client Outlook dans Office 365 (mais avec des fonctionnalités limitées) et sur le nouveau Outlook, aussi bien pour PC que pour Mac. Il est également disponible pour les comptes Outlook professionnels et pour le monde de l'éducation.
Comment activer Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?
Pour activer Copilot dans Outlook, vous devez vous assurer d'avoir une licence Microsoft 365 qui permet d'accéder à Copilot. Ensuite, vous pouvez acheter la licence spécifique pour Copilot. Une fois les licences nécessaires obtenues, vous devez installer ou migrer votre boîte aux lettres sur Microsoft 365 (si ce n'est pas déjà fait), car c'est actuellement le seul moyen d'accéder aux fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot pour le courrier électronique. Il est également important d'avoir Office à jour.
Quelles sont les fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook ?
Les principales fonctionnalités de Microsoft 365 Copilot dans Outlook incluent la génération de brouillons de mails, le coaching pour améliorer la qualité du contenu de vos mails, le résumé des conversations et la génération de réponses rapides à vos messages électroniques.
Comment puis-je obtenir un support pour l'adoption de Microsoft 365 Copilot en entreprise ?
Vous pouvez obtenir un support pour l'adoption de Copilot en contactant intranet.ai. Nous offrons des services personnalisés pour la migration des données vers le cloud Microsoft, l'évaluation de la sécurité et des autorisations, la formation des utilisateurs à l'utilisation de Copilot dans leur quotidien et le développement d'extensions pour enrichir les fonctionnalités de l'outil. Vous pouvez également rejoindre notre communauté de pratique et poser toutes les questions que vous souhaitez sur l'utilisation de Copilot en entreprise.
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