Intelligenza artificiale: cos'è e applicazioni nella intranet

Cos'è l'intelligenza artificiale?

L’intelligenza artificiale è una tecnologia progettata per permettere alle macchine di svolgere compiti che, fino a poco tempo fa, richiedevano l’intelligenza umana.

Si tratta di attività come l’elaborazione del linguaggio naturale, il riconoscimento di immagini, l’analisi dei dati e la capacità di apprendere per migliorare le proprie prestazioni.

Alla base di questa tecnologia, ci sono quindi modelli statistici e algoritmi che consentono a sistemi digitali di prendere decisioni, fare previsioni e adattarsi ai contesti in cui operano.

Quando si parlava di intelligenza artificiale, spesso ci si trovava a immaginare un futuro straordinario, popolato da tecnologie all'avanguardia e robot dal comportamento simile a quello di una persona: si vedeva un mondo in cui macchine ed esseri umani coesistevano in armonia.

Queste rappresentazioni, spesso tratte da opere di fantascienza, catturavano l’immaginazione collettiva e facevano sognare un mondo di possibilità infinite.

Tuttavia, ciò che non può sfuggire da qualche anno a questa parte è che l'intelligenza artificiale è una realtà palpabile, già presente nella nostra vita quotidiana.

Non si tratta più di un concetto astratto o di un futuro distante; al contrario, l'IA si manifesta in molteplici forme e applicazioni, spesso in modo sottile e meno invasivo di quanto potremmo pensare. Possiamo infatti trovare applicazioni dell'intelligenza artificiale nei dispositivi e nei servizi che utilizziamo regolarmente, in azienda come nel privato.

Un esempio concreto sono gli assistenti basati su machine learning, come Microsoft 365 Copilot, capaci di conversare con gli utenti per fornire loro le informazioni e i contenuti di cui hanno bisogno per svolgere le proprie attività all'interno del digital workplace aziendale.

Quando l’intelligenza artificiale si inserisce nei processi interni a un'organizzazione, in particolare, introduce un grado di innovazione che ormai rappresenta un vantaggio competitivo da non sottovalutare. Ciò che ne consegue, infatti, è un’automazione delle attività, un’analisi più rapida di grandi volumi di dati e un supporto costante alla produttività di ciascun lavoratore.

Nella intranet di SharePoint Online, l'intelligenza artificiale viene integrata per ampliare le funzionalità di ricerca e la gestione dei dati sull'utilizzo del portale, di modo che sia la piattaforma stessa a suggerire sia i contenuti più rilevanti per gli utenti che le strategie con cui migliorare l'esperienza all'interno del portale.

Questi sono solo alcuni esempi di applicazione dell'AI, che si possono ritrovare nella nostra soluzione intranet e, più precisamente, nella Ricerca intelligente e in Gaia, l'agent che abbiamo sviluppato per svolgere il ruolo di Intranet Manager.

 

Gaia, l'Intranet Manager intelligente di intranet.ai

 

Per approfondire quanto detto all'inizio, l’intelligenza artificiale è una disciplina informatica che si propone di creare sistemi hardware e software in grado di simulare alcune capacità tipiche dell’intelligenza umana, come il ragionamento e il problem solving.

In ambito professionale, viene applicata a:

1. Elaborazione di grandi quantità di dati: grazie a modelli statistici e reti neurali, l’intelligenza artificiale identifica schemi e trend che sarebbero altrimenti difficili da cogliere.
   
   
2. Automazione dei processi: il ricorso a script intelligenti e ad algoritmi di decisione permette di risparmiare tempo in attività ripetitive, che possono quindi essere automatizzate.
   
   
3. Supporto nel processo decisionale: le applicazioni AI possono suggerire strategie o anticipare problemi, basandosi sull’esperienza pregressa e sull’analisi in tempo reale dei dati disponibili.
   
   

Quando viene inserita nella intranet aziendale, l’intelligenza artificiale non si limita a gestire il volume dei contenuti pubblicati, ma contribuisce a scremare le informazioni, mostrando solo ciò che risulta davvero utile per il lavoro di ciascun collega o dipartimento.

Ma come funziona un’AI?

In pratica, si basa sulla creazione e l’esecuzione di algoritmi, ovvero sequenze di istruzioni logiche progettate per risolvere determinati problemi. I dati sono qui la materia prima essenziale: quanto sono più accurati e abbondanti, tanto più gli algoritmi possono apprendere in modo solido.

L’apprendimento automatico riveste infatti un ruolo molto importante in questo processo.

A differenza della programmazione tradizionale, dove il comportamento di un sistema è stabilito fin dall’inizio, il machine learning permette agli algoritmi di migliorare in base all’esperienza.

Più informazioni vengono fornite al modello, più la macchina "impara" a identificare pattern e a restituire risultati affidabili. Nella intranet, questi meccanismi possono apparire, ad esempio, in un motore di ricerca che capisce quali contenuti sono i più utili per un dipartimento in base alle ricerche dei suoi membri.

In alcuni casi, l’algoritmo effettua analisi predittive, indicando i possibili trend futuri o le anomalie su cui è opportuno intervenire.

Questa capacità è particolarmente preziosa nelle funzioni HR, dove l’intelligenza artificiale può segnalare un crescente interesse per le risorse formative dedicate a un nuovo software, oppure in ambito finanziario, dove il rilevamento di pattern anomali può prevenire rischi di frode interna.

L’evoluzione dell’intelligenza artificiale ha poi portato allo sviluppo di modelli generativi, come quelli alla base di soluzioni ormai popolari nell'ecosistema Microsoft.

 

 

L’AI generativa è in grado di produrre contenuti originali (testi, immagini, conversazioni) a partire da un contesto o un prompt iniziale, sfruttando ampi elenchi di dati e reti neurali di grandi dimensioni.

Questa tipologia di modelli, denominati Large Language Models (che spesso troviamo abbreviati con il termine LLM), è progettata per gestire in modo naturale il linguaggio umano. Facendo sempre riferimento alla intranet, questi strumenti possono servire per analizzare documenti, riassumere report, redigere testi e rispondere alle domande degli utenti.

Microsoft, con la partnership strategica intrapresa con OpenAI (i creatori di ChatGPT ), ha introdotto Copilot e una serie di servizi basati sull'AI generativa, come Power Virtual Agents, AI Builder e Azure Cognitive Services.

Con queste soluzioni, diventa possibile accelerare i processi interni, dallo scambio di informazioni alla produzione di contenuti, senza mai abbandonare il proprio ambiente di lavoro digitale.

Nei paragrafi successivi, vedremo proprio le modalità con cui l’intelligenza artificiale permette di raggiungere obiettivi più ambiziosi in termini di collaborazione, comunicazione e produttività.

Intelligenza artificiale: obiettivi e applicazioni nella intranet

Tra gli ostacoli più frequenti che si ritrovano all’interno di una organizzazione figura la frammentazione dei dati, spesso distribuiti tra più repository, applicazioni e sistemi esterni. Un primo obiettivo dell'intelligenza artificiale è proprio di centralizzare e correlare tutte le informazioni che vengono scambiate ogni giorno in azienda, fornendo un punto di accesso unificato.

Il tempo speso a cercare informazioni o a effettuare controlli di routine, infatti, incide negativamente sulla produttività. L’intelligenza artificiale applicata alla intranet aziendale aiuta a ridurre i tempi morti, dato che motori di ricerca intelligenti possono essere integrati e configurati per apprendere dalle abitudini degli utenti, fornendo subito i risultati più rilevanti.

 

Ricerca avanzata nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Altro obiettivo primario è la digitalizzazione dei processi interni che, se combinata con algoritmi di intelligenza artificiale, può sfruttare automazioni personalizzate e assistenti appositamente configurati per gestire:

• la raccolta di feedback
• le richieste di supporto
• il ciclo di vita dei documenti
• lo scambio delle conoscenze
• la preparazione di report e dashboard
• la pubblicazione delle comunicazioni interne
• l’assegnazione e il monitoraggio delle attività

Attraverso flussi di lavoro intelligenti – implementabili, ad esempio, con Power Automate – la intranet può diventare il punto di riferimento per la gestione di tutte le attività amministrative e operative, alleggerendo il carico di lavoro dei dipartimenti coinvolti.

 

Creare automazioni con Copilot in Power Automate

 

Parlando strettamente di innovazione, tuttavia, a rappresentare una delle applicazioni più interessanti nella intranet aziendale troviamo appunto i chatbot e gli assistenti virtuali.

Questi strumenti possono infatti snellire diverse procedure, come rispondere a quesiti sul funzionamento dei software aziendali, guidare i neoassunti nella compilazione dei moduli HR o, ancora, aiutare un responsabile di progetto a migliorare la gestione delle attività assegnate al suo team.

Nel caso di Gaia, l'agente conversazionale sviluppato dal nostro team, i team di comunicazione interna e HR possono contare sull'aiuto di un assistente istruito per svolgere il ruolo di Intranet Manager. Più precisamente, Gaia può analizzare i dati di utilizzo della intranet e suggerire strategie adatte a migliorarne le performance, ponendosi come possibili obiettivi:

• aumentare il tasso di adozione
• migliorare la reperibilità dei contenuti
• ridurre il numero di ricerche senza risultati
• incrementare l’engagement di un determinato reparto
• ottimizzare la struttura delle pagine e dei menu di navigazione
• supportare la diffusione di iniziative HR e comunicazioni top-down

Un ulteriore punto di forza dell’intelligenza artificiale risiede nella capacità di comprendere preferenze, interessi e comportamenti delle persone che usano la intranet. Sulla base di queste informazioni, il sistema può presentare contenuti personalizzati: notizie aggiornate, materiali di formazione, persino opportunità di collaborazione con reparti affini.

Nei social network mainstream è comune imbattersi in suggerimenti personalizzati e, in pratica, lo stesso principio risulta applicabile in ambito aziendale. Attraverso la tracciatura di dati aggregati, seppur sempre nel rispetto della privacy, la intranet può indicare i contenuti più rilevanti, riducendo il rischio di sovraccarico informativo.

A proposito di contenuti, molte intranet adottano un metodo di ricerca basato su parole chiave, che restituisce risultati solo se il termine cercato compare esattamente nei documenti archiviati.

Grazie all’AI, si passa alla cosiddetta ricerca semantica.

La semantic search analizza il significato delle query, contestualizzando i termini all’interno di una frase o di un argomento più ampio. In questo modo, se un collega digita qualcosa come "procedure per la gestione del budget", l’algoritmo non si limita a restituire i file che contengono esattamente queste parole, ma cerca di interpretare l’intento, proponendo anche moduli di rendicontazione o manuali sulle best practice contabili.

 

Suggerimenti di ricerca nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

A trarre giovamento dalla presenza dell’intelligenza artificiale nella intranet è soprattutto il dipartimento delle Risorse Umane. Nel processo di onboarding dei nuovi colleghi, ad esempio, un assistente virtuale può fornire un tour personalizzato della piattaforma, illustrare le procedure interne e condividere informazioni sulle figure chiave presenti in organigramma.

Inoltre, un sistema di notifiche intelligenti può segnalare i documenti fondamentali da leggere, evitando che i neoassunti si sentano spaesati nei primi giorni in azienda.

Anche nella fase di recruiting l’intelligenza artificiale dà il suo contributo, aiutando i responsabili HR nell’analisi dei curriculum, individuando pattern nei requisiti delle posizioni aperte e suggerendo i candidati più idonei.

Una funzione particolarmente efficace quando integrata con strumenti come Microsoft Teams e Outlook, dato che possono essere create automazioni per contattare rapidamente i profili in linea con i criteri di ricerca.

Infine, l'AI porta a un'esperienza di formazione più coinvolgente: con l’apprendimento automatico, la intranet suggerisce corsi, webinar e incontri pertinenti agli obiettivi di crescita di ciascun ruolo.

Nel complesso, i casi d'uso visti finora insieme mettono in evidenza come l’intelligenza artificiale possa aiutare le aziende a crescere in maniera sostenibile. Specialmente, quando inserita all'interno di un digital workplace compatibile, come quello costruito a partire dalle applicazioni di Microsoft 365, basato sulla intranet di SharePoint Online e integrato in modo nativo con Copilot.

AI generativa e Microsoft 365: l’integrazione del futuro

Microsoft ha integrato l'intelligenza artificiale, soprattutto di tipo generativo, nel proprio ecosistema 365, creando funzionalità destinate a migliorare la produttività e l’esperienza utente nelle sue principali piattaforme.

L’AI generativa si colloca così al centro di Microsoft Teams, Outlook, PowerPoint, Excel, Word, ma anche dei moduli Viva e dei prodotti inclusi in Power Platform, tra cui spiccano Power BI, Power Apps e, come abbiamo già visto, Power Automate.

La principale soluzione AI offerta nel digital workplace di Microsoft 365 è certamente Copilot, la cui efficacia (comprovata da differenti studi condotti da Microsoft e da aziende terze) deriva da una stretta connessione con Microsoft Graph, l’infrastruttura cloud che unifica dati, documenti, email, calendari e contatti presenti nell'ambiente Microsoft aziendale.

 

Relazione tra Copilot e Microsoft Graph

 

Questa sinergia permette a Copilot di comprendere contesti complessi, come la relazione tra progetti differenti, le scadenze imminenti o le preferenze di lavoro di ciascun team aziendale.

Alla base di questa capacità di comprensione e, successivamente, di risposta alle richieste degli utenti, si trova appunto l'integrazione con Microsoft Graph e con tutti i dati che vengono scambiati quotidianamente tra le persone appartenenti all'organizzazione nelle diverse applicazioni Microsoft.

In relazione alla capacità di risposta, uno dei tratti distintivi di Copilot consiste nell’automazione intelligente delle attività, che va ben oltre la semplice esecuzione di macro o script.

L’AI di Microsoft è infatti in grado di generare, riformulare e riassumere contenuti in base ai dati aziendali. Come? Vediamo alcuni esempi nella seguente tabella.

 

Intelligenza artificiale: utilizzo della Gen AI tramite Copilot

 

Funzionalità di Microsoft Copilot	Descrizione
Generazione di contenuti	Partendo dai dati aziendali, da spunti o frasi chiave, Copilot può produrre versioni preliminari di report, comunicazioni, email e presentazioni.
Analisi dei contenuti	Grazie all’AI generativa possiamo ottenere riassunti di lunghi documenti o verbalizzare le nostre riunioni in modo rapido e accurato.
Automazione delle procedure interne	Integrandosi con flussi già esistenti, Copilot può completare modulistiche, assegnare task e calendarizzare eventi, adattandosi al contesto specifico di ogni reparto, anche grazie all’introduzione delle Copilot Actions.

 

Possiamo rendere più concreti gli esempi sopraccitati, parlando di come funziona Copilot in alcuni dei principali prodotti di Microsoft 365:

• Gen AI in Word: la funzionalità di scrittura assistita consente di creare bozze di testo per documenti aziendali come contratti e report. Copilot riesce a individuare le possibili lacune nella scrittura degli utenti, per poi suggerire eventuali contenuti mancanti o migliorie a livello di stile.
  
  
• Gen AI in Excel: quando si analizzano grandi volumi di dati, l’intelligenza artificiale può fornire grafici e tabelle pivot con cui ottenere insight preziosi per le proprie analisi, evidenziando anche eventuali pattern, trend o anomalie nei numeri.
  
  
• Gen AI in PowerPoint: Copilot semplifica la creazione delle presentazioni aziendali, proponendo layout, immagini e persino testi introduttivi in funzione degli argomenti trattati. Può anche suggerire ai relatori come impostare il proprio discorso, in modo da mantenere alta l'attenzione del pubblico per tutta la durata della presentazione.
  
  

Oltre a Microsoft 365, anche la suite di Microsoft Viva sta integrando l'intelligenza artificiale nel suo funzionamento. Viva Insights, ad esempio, utilizza l'AI per raccogliere dati aggregati su orari di lavoro, riunioni, scambi di email e tempi di risposta, restituendo suggerimenti pratici per mantenere alto il livello di produttività e migliorare l’equilibrio tra vita professionale e personale.

 

Integrazione dell'AI generativa in Viva Insights

 

Viva Learning utilizza l’AI per suggerire contenuti formativi in linea con il ruolo, gli interessi e le attività degli utenti, mentre Viva Engage, pensato per rafforzare la comunicazione interna, impiega algoritmi intelligenti per mostrare le conversazioni più rilevanti nelle community aziendali.

 

Semplificare la formazione con l'AI in Viva Learning

 

Uscendo dalla suite Viva, non possiamo non citare Power Automate, che abbiamo già menzionato in relazione ai flussi di lavoro personalizzati per automatizzare i task ripetitivi. Integrando AI Builder, diventa possibile estendere l’automazione a scenari più sofisticati, come il riconoscimento di immagini, l’estrazione di dati da documenti cartacei o la classificazione di richieste ricevute via mail.

Queste funzionalità si traducono in procedure end-to-end più fluide. Ad esempio, un flusso di acquisizione ordini può validare in automatico i dati rilevati da un modulo cartaceo, trasferirli nel CRM interno e generare una notifica in Teams all’account manager di riferimento.

 

Modelli AI disponibili in Power Automate

 

Chiudiamo la nostra panoramica con Azure OpenAI Service, che rappresenta l’opportunità di accedere ai modelli di AI generativa sviluppati da Microsoft in collaborazione con OpenAI, all’interno di un ambiente cloud sicuro e conforme agli standard aziendali.

Questi modelli possono essere incorporati nel proprio digital workplace per dare vita a:

• chatbot più sofisticati
• sistemi di ricerca semantica evoluti
• motori di suggerimento in tempo reale

Grazie all’integrazione con Azure, si ottiene un controllo granulare sulle risorse e sugli accessi, assicurando che tutti i sistemi basati sull'intelligenza artificiale operino in un perimetro sempre protetto. L’azienda può così sperimentare soluzioni di Natural Language Processing, personalizzandole in base ai propri dati, senza alcun rischio per la privacy.

Intelligenza artificiale: passaggi per una corretta adozione nella intranet

Adottare correttamente l'intelligenza artificiale nella intranet richiede una pianificazione precisa e graduale, che tenga conto di diversi aspetti, da quelli organizzativi a quelli tecnologici e normativi.

Il primo passo consiste in un’analisi delle esigenze interne.

Questa fase permette di mappare i flussi operativi e di evidenziare le inefficienze su cui l’AI può intervenire. Può essere utile avviare workshop con i responsabili di ogni reparto per raccogliere le informazioni necessarie relative a processi critici, tempi di esecuzione e tipologie di dati gestiti.

Una volta terminata l’analisi, l’azienda dovrebbe disporre di un quadro chiaro delle aree in cui l'adozione dell'intelligenza artificiale può portare a dei vantaggi in termini sia di riduzione dei costi che di employee experience.

 

 

Dopo aver individuato le aree di intervento, occorre definire una roadmap.

Possiamo partire dalla selezione degli strumenti più idonei da incorporare nella intranet (come Microsoft 365 Copilot o Viva Insights), per poi proseguire con la creazione di prototipi e prove di concetto che validino l’efficacia delle soluzioni scelte.

In questa fase, sono coinvolte diverse figure chiave che devono essere coinvolte e coordinate per tutta la fase di implementazione:

• il reparto IT, che gestisce l'implementazione tecnica;
• i responsabili operativi, che forniscono requisiti e feedback;
• il management, che approva la strategia e ne monitora i risultati.

Come abbiamo visto, la qualità dei dati influisce in modo diretto sull’accuratezza dell’AI. Per questo motivo, la governance gioca un ruolo fondamentale: occorre stabilire politiche di classificazione, definire procedure per la pulizia e la validazione dei dataset, e implementare meccanismi di controllo degli accessi.

Nel contesto di Microsoft 365, gli strumenti di Data Loss Prevention contribuiscono a evitare che le informazioni sensibili vengano distribuite in modo improprio. Non resta quindi che adottare strategie di crittografia e backup, al fine di minimizzare il rischio di perdita o compromissione dei dati.

A tal proposito, Microsoft Entra ID offre funzionalità di autenticazione multi-fattore, single sign-on e accesso condizionale. Attraverso la definizione di criteri specifici, possiamo stabilire chi può accedere a un determinato contenuto, in quali circostanze e con quali dispositivi.

L’introduzione di policy di accesso condizionale, inoltre, rappresenta un ulteriore livello di protezione per le soluzioni AI, perché assicura che le risorse vengano consultate esclusivamente da personale autorizzato.

Anche Microsoft Purview offre un set di funzionalità utili per la protezione delle informazioni, la conformità e la governance, integrandosi con le applicazioni di Microsoft 365 e consentendo di monitorare in tempo reale l’utilizzo dei dati sensibili, così come di applicare policy di cifratura o restrizioni sull’accesso.

 

 

Dopo questa fase di natura tecnica, bisogna pensare anche a gestire il cambiamento culturale.

Non è sufficiente introdurre l’intelligenza artificiale nella intranet e pensare che tutti i tasselli vadano al loro posto come per magia, sperando che i colleghi sappiano già da dove partire per utilizzare questo nuovo strumento nella loro quotidianità.

È opportuno, invece, organizzare sessioni di formazione e campagne di sensibilizzazione, rivolte sia al personale tecnico che non.

Dopo aver monitorato le performance con indicatori chiave (KPI) – che possono essere la riduzione del tempo medio di ricerca dei documenti, il tasso di adozione dell'AI o la diminuzione dei ticket di supporto – bisogna anche saper raccogliere feedback diretti dai reparti interessati. Magari appoggiandosi ai questionari di Microsoft Forms, che possono essere integrati in una pagina della intranet o condivisi tramite Teams e Outlook.

Potrebbe essere utile anche organizzare momenti di confronto, per capire se l'introduzione di questi nuovi strumenti di lavoro stia procedendo nel modo corretto oppure se siano necessari adattamenti nella strategia.

 

 

Che si tratti di scegliere le soluzioni giuste o di istruire gli utenti sul loro utilizzo, non sempre le aziende dispongono delle competenze per affrontare la complessità di un progetto AI.

In questi casi, è consigliabile affidarsi a consulenti con esperienza nella tecnologia che si intende adottare, come il team di intranet.ai che può vantare oltre un decennio di progetti realizzati con le soluzioni Microsoft, inclusi i recenti servizi basati sull'AI generativa.

FAQ sull’intelligenza artificiale nella intranet

Cos’è l’intelligenza artificiale (AI)?

L’intelligenza artificiale è una tecnologia che permette alle macchine di svolgere compiti che richiederebbero l’intervento umano, come l’elaborazione di dati, il riconoscimento di immagini e l’apprendimento dai comportamenti degli utenti.

Quali sono le applicazioni dell’intelligenza artificiale nella intranet?

L’AI migliora la ricerca dei contenuti, automatizza attività ripetitive, supporta l’onboarding, personalizza l’esperienza utente e fornisce dati utili per migliorare l’efficacia della comunicazione interna.

Che cos’è Microsoft Copilot?

Copilot è l’assistente AI integrato nelle app di Microsoft 365. Può generare testi, riassumere documenti, organizzare attività e automatizzare processi sfruttando i dati aziendali attraverso Microsoft Graph.

Come viene usata l’AI generativa in Microsoft 365?

Microsoft 365 integra l’AI generativa in strumenti come Word, Excel, PowerPoint e Outlook, permettendo di creare contenuti, analizzare dati e migliorare la produttività attraverso funzioni intelligenti.

Qual è il ruolo dell’intelligenza artificiale nella intranet di SharePoint Online?

L’AI potenzia la ricerca semantica, suggerisce contenuti rilevanti, ottimizza la navigazione e automatizza attività interne. Inoltre, consente di creare assistenti virtuali come Gaia, l’Intranet Manager intelligente.

Cos’è la ricerca semantica nella intranet?

La ricerca semantica interpreta il significato delle query, migliorando la pertinenza dei risultati anche quando l’utente non usa parole chiave esatte.

Quali strumenti Microsoft supportano l’AI nella intranet?

Strumenti come Copilot, Power Automate, AI Builder, Viva Insights, Viva Learning e Azure OpenAI Service permettono di integrare AI in modo efficace nella intranet aziendale.

Quali vantaggi porta l’intelligenza artificiale in azienda?

Riduzione dei tempi di ricerca, automazione dei processi, supporto decisionale, maggiore coinvolgimento e personalizzazione dei contenuti sono alcuni dei principali benefici dell’AI.

Come si adotta correttamente l’AI in una intranet?

È necessario partire da un’analisi delle esigenze, coinvolgere le figure chiave, definire una roadmap di implementazione, curare la qualità dei dati e formare gli utenti per garantire un’adozione efficace e sicura.