Employee Engagement: cos'è e 6 strategie da adottare

Employee Engagement: cos'è e perché è importante?

Molte aziende, ad oggi, parlano di employee engagement, ma cosa indica di preciso questo termine? In generale, per "employee engagement" si intende il livello di coinvolgimento delle persone nella vita, nelle strategie e nelle iniziative della propria azienda.

Capire e rafforzare questo coinvolgimento è necessario per creare un ambiente di lavoro più stimolante, capace di valorizzare le idee e le competenze delle persone che ne fanno parte.

Si tratta, quindi, di un fattore fondamentale per il successo di un'organizzazione, che dipende in larga misura dalla bontà delle strategie messe in atto dai manager aziendali. Strategie, queste, che dovrebbero avere l'obiettivo di:

• stimolare la partecipazione attiva dei lavoratori
• trasformare i feedback dei colleghi in azioni concrete
• riconoscere il contributo di ciascuna persona nel far crescere l'azienda

Da buone strategie di employee engagement derivano importanti benefici in termini di produttività, ritenzione dei talenti, innovazione e relazione con i clienti. Di fatto, diversi studi hanno dimostrato come un personale più coinvolto riesca a fornire un servizio di maggior qualità, che si riflette a sua volta in un maggior tasso di conversione e fidelizzazione.

Tuttavia, anche quando si hanno a disposizione delle buone strategie, occorrono i giusti strumenti per implementarle.

La intranet di SharePoint - soprattutto all'interno della soluzione pronta all'uso di intranet.ai - è progettata proprio per aiutare le aziende a digitalizzare i processi interni, la comunicazione e la collaborazione, integrandosi con tutte le applicazioni di Microsoft 365.

In questo modo, riesce a fornire gli strumenti necessari non solo per svolgere le proprie attività quotidiane, ma anche per aumentare il coinvolgimento degli utenti attraverso:

• Post di notizie dal design moderno
• Aree per condividere opinioni e stati d’animo
• Sondaggi e quiz, da pubblicare in pochi secondi

Si possono poi creare blog, newsletter, forum, canali di discussione e bacheche informative per arricchire la intranet e dare ancora più spazio agli utenti per esprimersi e costruire insieme ai colleghi una vera e propria community aziendale.

Avendo l'opportunità di poter offrire ai lavoratori un digital workplace basato sull'interazione e lo scambio di conoscenze, è possibile ottenere un altro beneficio, da non sottovalutare.

Parliamo di employee branding, ovvero la capacità di attrarre e trattenere nuovi talenti.

Accedere alle conversazioni di Viva Engage nella intranet SharePoint

Se ben strutturata, la intranet aziendale basata su SharePoint Online non diventa solo un punto di riferimento per organizzare il proprio lavoro, ma può trasformarsi in un autentico motore per mantenere i colleghi coinvolti, capace di ispirarli e di rafforzarne il legame con l’azienda.

Come abbiamo brevemente accennato, le potenzialità della intranet vanno oltre la gestione di documenti o comunicazioni, per raggiungere l'obiettivo di creare uno spazio digitale dove le persone lavorano, interagiscono, si connettono e si sentono motivate a partecipare attivamente.

Sono diverse le strategie che si possono realizzare all'interno di una intranet per favorire una cultura aziendale più coinvolgente. Nel prossimo capitolo, esploreremo in dettaglio come 6 di queste strategie possano essere integrate nella intranet per trasformarla nel fulcro delle attività alla base di un'organizzazione, mettendo al centro le persone che le rendono possibili.

Community aziendali create in Viva Engage

Badge da collezionare in Viva Engage

3) Killer app

Parliamo adesso di strategia pura per aumentare l'employee engagement all'interno della intranet. Parliamo della killer app.

La killer app è l’applicazione in grado di generare visite costanti alla intranet, fino a diventare il punto di accesso preferito dagli utenti grazie alla sua utilità. Ogni intranet dovrebbe avere almeno una killer app, in modo da rispondere a concrete necessità dei lavoratori e, al tempo stesso, stimolare l'esplorazione di news, iniziative e risorse promosse dall'azienda nel digital workplace.

Un esempio classico di killer app riguarda l’accesso alle buste paga, che garantisce almeno una visita mensile da parte di tutti i colleghi.

Tuttavia, le intranet moderne possono offrire una vasta gamma di esperienze, che includono la gestione delle richieste di ferie, la visualizzazione di dashboard o l'accesso a contenuti formativi integrati con piattaforme come Microsoft Viva Learning.

Per garantire il massimo coinvolgimento, è fondamentale che la killer app sia accessibile ovunque, in qualsiasi momento. Ecco quindi che si dovrebbe prestare attenzione anche alla creazione di un'esperienza mobile-friendly, tramite cui si consente agli utenti di interagire con i servizi, i documenti e le comunicazioni interne anche in mobilità.

A ciò si aggiungono le notifiche personalizzate, che possono essere integrate per mantenere sempre aggiornato il pubblico aziendale.

La killer app, inoltre, dovrebbe sapersi adattare al ruolo e alle necessità di ciascun utente, offrendo strumenti e contenuti che siano rilevanti per il suo lavoro. Ad esempio, un PM potrebbe accedere alla intranet tramite la killer app per visualizzare le dashboard relative allo stato dei progetti in cui è coinvolto, alle scadenze imminenti e ai task assegnati al proprio team, con collegamenti diretti ai documenti condivisi su SharePoint.

Allo stesso tempo, un membro dell’area HR potrebbe visitare la intranet per accedere alla sezione dedicata alla gestione delle richieste di ferie, ai report sui corsi di formazione completati dai colleghi o alle risorse necessarie per organizzare nuove iniziative.

Per ottimizzare il tutto, è indispensabile monitorare le interazioni tramite strumenti di analytics. Analizzare quali funzionalità generano più interesse consente infatti di migliorare continuamente l’esperienza degli utenti e adattare l’offerta della intranet alle loro esigenze reali.

Proprio come nelle migliori tecniche di marketing, la killer app trasforma una semplice visita in un momento di esplorazione e coinvolgimento.

Accedere alla intranet SharePoint di intranet.ai per prenotare le risorse aziendali

4) Blog tematici

I blog aziendali non si limitano più al mondo del web, ma sono diventati strumenti sempre più improntati alla creazione di engagement in azienda. Ad esempio, la intranet può ospitare blog dedicati alla vita dei singoli dipartimenti dove i membri possono condividere le proprie esperienze, oltre agli aggiornamenti su progetti e traguardi raggiunti.

Si tratta di un'iniziativa mirata a valorizzare le storie delle persone che costituiscono l'azienda, portando alla creazione di una community più inclusiva.

Un’altra soluzione particolarmente apprezzata è il blog condotto dal CEO, composto da contenuti multimediali, come video e podcast, che hanno l'obiettivo di rendere la comunicazione top-down più trasparente. Se abilitati, commenti e reazioni possono inoltre favorire il dialogo tra team e leadership aziendale.

L’aspetto distintivo di questi blog è dato dalla loro capacità di discostarsi dal tradizionale formato news, privilegiando uno stile più user-friendly e incentrato sullo storytelling. Una caratteristica che può essere ulteriormente valorizzata attraverso la pubblicazione di newsletter tramite cui approfondire le diverse tematiche affrontate all'interno del blog.

Area dedicata ai dipartimenti nella intranet SharePoint di intranet.ai

5) Formazione

La formazione è uno dei pilastri per mantenere un alto livello di employee engagement, e una intranet moderna basata su SharePoint può diventare il punto di riferimento per gestirla in modo efficace. In primo luogo, attraverso l'integrazione con Microsoft Viva Learning, la intranet può servire per distribuire contenuti formativi rilevanti per ruolo e dipartimento.

Gli utenti possono così accedere facilmente ai corsi e alle risorse consigliati dall'azienda per sviluppare le proprie competenze. Ciascun contenuto può essere fruito direttamente nella intranet oppure all'interno dei sistemi LMS integrati. Tra questi, oltre a Viva Learning, menzioniamo la piattaforma di Microlearning sviluppata dal nostro team per creare un'esperienza di formazione agile, personalizzata e semplice da seguire nelle intense giornata di lavoro.

Questi strumenti offrono inoltre il vantaggio di inviare notifiche automatiche che ricordano di completare i corsi assegnati entro le scadenze fissate, aiutando così gli utenti a gestire le priorità e il tempo da dedicare alla propria crescita professionale.

Ma la formazione non deve essere un’esperienza isolata. Attraverso strumenti come Viva Engage e Microsoft Teams, la intranet di SharePoint Online può promuovere una maggiore collaborazione durante l'apprendimento. Possono infatti essere create community, gruppi e forum dove discutere dei corsi, confrontarsi sugli argomenti e condividere esperienze con i colleghi.

E per rendere l’esperienza ancora più coinvolgente, la formazione può essere incentivata attraverso iniziative di gamification. Badge digitali, certificati e riconoscimenti possono essere assegnati al completamento di corsi o percorsi formativi specifici, con la possibilità di esporli nei profili personali all’interno della intranet.

Esempio di hub per la formazione nella intranet SharePoint

6) Profili personali

I profili personali sono un ottimo strumento per mettere in connessione le persone che fanno parte della stessa organizzazione, facilitando la ricerca di contatti, lo scambio di informazioni e, ovviamente, il livello di engagement, dato che ciascun utente sarà motivato a farsi conoscere e a conoscere meglio i colleghi.

Con una soluzione come quella di intranet.ai, è possibile creare profili completi, dove mettere in risalto competenze, esperienze e interessi personali. Questi profili vengono poi indicizzati in ricerca, per semplificarne il recupero da parte dei colleghi, e vengono utilizzati per arricchire l'organigramma e la rubrica aziendale.

Come dicevamo, oltre a includere informazioni come ruolo, dipartimento e modalità di contatto, i profili di intranet.ai offrono l’opportunità di condividere esperienze, competenze trasversali e interessi che possono accomunare i colleghi. Il risultato è che questi profili non solo rendono più completa la visione delle persone all’interno dell’organizzazione, ma favoriscono anche la creazione di connessioni più autentiche.

Inoltre, i profili sono particolarmente utili per facilitare la collaborazione interdisciplinare. Quando un collega ricerca determinate competenze per un progetto, può utilizzare la rubrica per individuare rapidamente chi, all’interno dell’organizzazione, possiede le capacità necessarie.

Dal punto di vista del team HR, la rubrica aziendale torna utile anche per identificare i talenti interni, individuare le competenze mancanti e pianificare percorsi di crescita personalizzati.

Profili personali nella intranet SharePoint di intranet.ai

Cos'è l'employee engagement?

L'employee engagement rappresenta il grado di coinvolgimento e motivazione dei dipendenti nei confronti dell'azienda per cui lavorano. Un elevato livello di engagement si traduce in dipendenti più produttivi, motivati e propensi a contribuire al successo aziendale.

Perché l'employee engagement è importante per le aziende?

Un alto livello di engagement migliora il clima lavorativo, aumenta la produttività e favorisce l'innovazione. Dipendenti coinvolti tendono a sviluppare maggiori competenze e contribuiscono positivamente alla soddisfazione dei clienti.

Quali soluzioni digitali possono aumentare l'employee engagement?

L'adozione di tecnologie come le intranet aziendali crea un digital workplace innovativo, promuovendo collaborazione ed empowerment individuale. Queste piattaforme offrono risorse che supportano i dipendenti nelle attività quotidiane, riconoscendo il raggiungimento degli obiettivi e facilitando la comunicazione interna.

In che modo una intranet può migliorare l'employee engagement?

Una intranet ben progettata mette al centro l'utente, permettendo la condivisione di informazioni, la collaborazione tra team e l'accesso a risorse utili. Ciò favorisce un ambiente di lavoro positivo, stimola la crescita professionale e aumenta il coinvolgimento dei dipendenti.

Quali sono i risultati di un alto livello di employee engagement?

Un elevato employee engagement porta a dipendenti più stimolati e produttivi, migliorando il clima aziendale e la capacità di innovare. Inoltre, si riflette positivamente sulla soddisfazione dei clienti e sul successo complessivo dell'azienda.