Chat di Microsoft 365 Copilot: cos’è e principali funzionalità

Cos’è la Chat di Copilot (ex Business Chat)

La Microsoft 365 Chat è il nuovo nome che Microsoft ha dato alla chat di Microsoft 365 Copilot. Alcuni ricorderanno la Business Chat, ma questo era il nome assegnato prima del lancio effettivo. Molti, tuttavia, la chiamano solo Chat di Copilot.

Qualunque sia il nome utilizzato, si tratta sempre dell’area personale che ogni utente con accesso a Copilot ha a disposizione per interagire privatamente con l’AI di Microsoft. Di conseguenza, rappresenta il luogo ideale all’interno del digital workplace aziendale dove generare contenuti e materiali utili per il proprio lavoro o per cercare informazioni.

Grazie all’integrazione con l’intero ecosistema di Microsoft 365, la Chat aggrega i dati provenienti da SharePoint, OneDrive, Teams e Outlook, permettendo di fornire risposte contestualizzate e altamente personalizzate per le richieste dei singoli utenti.

Per esempio, potremmo utilizzare la Microsoft 365 Chat per:

• Chiedere un aggiornamento sulle attività dei nostri colleghi.
• Fare una sintesi delle novità e delle riunioni più importanti.
• Preparare i materiali da presentare in un meeting futuro.
• Recuperare informazioni, contatti e documenti condivisi.
• Automatizzare la creazione di report e piani d'azione.
• Etc.

È importante sottolineare che i contenuti condivisi o generati nella Chat di Copilot rimangono confinati nel perimetro di sicurezza di Microsoft 365, garantendo la massima privacy dei dati aziendali e personali nel rispetto del framework di "AI responsabile" portato avanti da Microsoft.

La Chat è progettata per essere accessibile da qualsiasi dispositivo, permettendo agli utenti di lavorare ovunque si trovino e in qualsiasi momento. Ma come accedere?

La risposta è in diversi modi, ovvero tramite:

• app Microsoft 365 nelle versioni web, desktop e mobile.
• Microsoft Teams, per semplificare la collaborazione con i colleghi.
• Outlook, per gestire attività e contenuti direttamente dalla posta.
• sito microsoft365.com/chat.

 

Licenze e requisiti per la Chat di Copilot

Per accedere alla Microsoft 365 Chat, le aziende devono soddisfare alcuni requisiti relativi al licensing e alla configurazione della propria infrastruttura IT. Di fatto, è importante che il digital workplace sia preparato nel modo corretto per garantire un'implementazione efficace dell'AI.

Partendo dalle licenze, un'azienda deve sottoscrivere uno tra i piani Microsoft 365 E3, E5, Business Standard o Business Premium, a cui deve essere aggiunto l’add-on Copilot. Quest'ultimo è una licenza aggiuntiva specifica per l'accesso a Microsoft 365 Copilot, che si deve acquistare separatamente per abilitare le funzionalità di intelligenza artificiale integrate nel sistema.

Una volta acquistate le licenze necessarie, occorre configurare il digital workplace aziendale facendo attenzione ai seguenti aspetti:

• Organizzazione dei dati aziendali all’interno delle applicazioni Microsoft 365, come SharePoint, OneDrive e Teams, per consentire alla Chat di accedere alle informazioni in modo sicuro e contestualizzato.
  
  
• Gestione delle identità e degli accessi, che consigliamo di centralizzare tramite Azure Active Directory, per ridurre il rischio di accessi non autorizzati.
  
  
• Monitoring da parte degli amministratori IT, che possono utilizzare i report nel Microsoft 365 Admin Center per verificare i tassi di adozione e utilizzo.
  
  

Se un’azienda non dispone delle competenze tecniche per configurare correttamente l’accesso alla Chat di Copilot, la decisione migliore è di rivolgersi a esperti come il team di intranet.ai, che possano fornire un supporto specializzato per garantire la corretta adozione di Copilot.

Attraverso il programma Copilot Circle, gli specialisti di intranet.ai possno guidare le aziende in ogni fase del processo di adozione, dalla valutazione iniziale delle esigenze alla configurazione ottimale del tenant Microsoft 365, fino alla formazione continua degli utenti che avviene tramite l'accesso a webinar, a sessioni Q&A e alla community di pratica appositamente creata in Viva Engage.

L'obiettivo è di massimizzare l'investimento in Microsoft 365 e in Copilot, con l'applicazione di alcune best practice. Tra queste, rientrano:

• Pianificazione graduale del rilascio: iniziare con un gruppo pilota di utenti, selezionati in reparti chiave come IT, vendite o marketing, che possono beneficiare maggiormente delle funzionalità della Chat e fornire feedback utili per un’adozione più ampia.
  
  
• Formazione personalizzata: dedicare tempo alla preparazione degli utenti, mettendo a disposizione contenuti formativi e organizzando workshop per comprendere appieno il valore della Microsoft 365 Chat e le migliori modalità per usarla nel proprio lavoro.
  
  
• Monitoraggio e ottimizzazione: utilizzare strumenti di analisi dedicati per valutare l’utilizzo della Chat, identificando le aree di miglioramento e le problematiche comuni tra gli utenti.
  
  

Ecco come un'azienda può garantire l'accesso alla Chat di Copilot, senza pericoli per la sicurezza delle informazioni e con il massimo ritorno sull'investimento. Come abbiamo visto, ciò dipende non solo da una corretta gestione dal punto di vista tecnico, ma anche dalla capacità di fornire un supporto continuo e specializzato per aiutare gli utenti ad adottare l'AI nelle loro attività quotidiane.

Chat di Copilot: quali sono le principali funzionalità?

Con la chat di Microsoft 365 Copilot, gli utenti hanno accesso alle stesse funzionalità offerte da Copilot nelle loro applicazioni di lavoro. La differenza principale tra la Microsoft 365 Chat e la chat di Copilot in Word o in Outlook, per citare solo due piattaforme, risiede nella possibilità di:

• centralizzare tutti i contenuti generati dal singolo utente;
• ricercare da un punto unico i contenuti aziendali a cui si ha accesso.

Studi di Microsoft mostrano come proprio questa centralizzazione abbia avuto un impatto significativo sulla produttività, consentendo agli utenti di risparmiare fino al 30% del tempo che normalmente verrebbe impiegato nel cercare informazioni tra le diverse applicazioni del digital workplace aziendale.

Facciamo due esempi per chiarire: con la Chat di Copilot, un project manager potrebbe chiedere un riepilogo delle attività del proprio team senza dover cercare aggiornamenti passando da Outlook a Teams; mentre un membro del reparto vendite potrebbe recuperare documenti contrattuali o analisi di mercato condivise via mail o chat di gruppo, con una semplice query.

La Chat di Copilot favorisce così anche il benessere dei lavoratori, riducendo lo stress associato alla gestione frammentata delle informazioni necessarie per svolgere le proprie attività.

Ma la centralizzazione non è il solo punto di forza, dato che la Microsoft 365 Chat offre importanti funzionalità aggiuntive rispetto le finestre di conversazione a cui normalmente accediamo nelle nostre app di lavoro.

Vediamo brevemente queste funzionalità qui di seguito.

 

Panoramica della Chat di Copilot

Storico delle conversazioni

Ogni conversazione viene registrata nella cronologia della Microsoft 365 Chat, offrendo un sistema pratico e sicuro per gestire le interazioni private con il proprio assistente virtuale.

Grazie a questa funzionalità, è possibile:

• Recuperare le richieste fatte per un periodo che può arrivare fino a 90 giorni, in base alle impostazioni configurate dall’amministratore.
• Generare nuovi contenuti basati sulle informazioni condivise in conversazioni precedenti.
• Avviare una conversazione completamente indipendente dalle conversazioni già avvenute, per garantire il focus sulle nuove richieste.

La cronologia è accessibile cliccando sui tre puntini in alto a destra nella barra comandi della chat, alla voce "Chat di Copilot". Si apre così una finestra con l’elenco delle conversazioni personali avvenute con l’AI, offrendo la possibilità di proseguirle, eliminarle o riprendere esattamente da dove ci si era fermati. Importante sottolineare che la cronologia è sincronizzata tra tutti i dispositivi collegati, garantendo continuità lavorativa anche per chi opera in mobilità.

Come già detto, le conversazioni sono private. Di conseguenza, non vengono mai condivise con i colleghi, anche se abilitati anche loro per accedere a Copilot. Gli amministratori IT hanno poi comandi aggiuntivi, tra cui la possibilità di configurare le impostazioni relative alla cronologia e di limitare l’accesso a contenuti sensibili.

Una nota sui prossimi aggiornamenti: Microsoft sta lavorando per migliorare ulteriormente la gestione della cronologia, soprattutto con l'introduzione di nuove funzionalità di ricerca che permetteranno di filtrare le conversazioni per parole chiave, argomenti o date specifiche.

Cronologia delle conversazioni nella Chat di Copilot

Creazione di contenuti

È scontato dire che nella Chat di Copilot è possibile generare nuovi contenuti a partire dai dati archiviati in Microsoft 365. Ogni contenuto viene arricchito dagli insight dell’intelligenza artificiale e dai documenti allegati, a cui l’utente può accedere per verificare l’esattezza delle risposte.

Ma la chat consente di superare alcune limitazioni di Copilot nelle app aziendali. Per esempio, riesce a integrare nelle sue risposte informazioni provenienti dal calendario di Outlook e permette di cercare contenuti presenti nei documenti aziendali senza dover aprire il file di riferimento o sapere quale documento contenga le informazioni cercate.

L’utente può così inserire nelle bozze delle e-mail generate le proprie disponibilità, ottimizzando l’organizzazione di riunioni ed eventi con i colleghi. La bozza può poi essere importata con un clic in Outlook ed essere subito inviata.

Due note importanti:

• Copilot può generare output basati sulle informazioni condivise fino a 30 richieste per sessione. Superato questo limite, Copilot richiede di aprire una nuova chat.
• È fondamentale verificare attentamente i permessi aziendali, per garantire che la Microsoft 365 Chat generi contenuti basati esclusivamente su dati a cui l’utente ha legittimo accesso.

 

Creare contenuti nella Chat di Copilot

Recupero delle informazioni

La Chat di Copilot migliora anche la gestione delle informazioni aziendali, consentendo di risparmiare tempo nelle ricerche e di ottenere, se necessario, una sintesi rapida delle informazioni di cui si ha bisogno. Come un riassunto di ciò che è stato concordato nelle riunioni della settimana.

Le informazioni possono essere recuperate con la possibilità di ottenere dettagli relativi a:

• persona specifica, come le attività svolte o i documenti modificati.
• documento presente negli archivi di SharePoint o OneDrive.
• meeting programmato nel calendario personale di Outlook.
• conversazione avvenuta via e-mail o chat di Teams.

Gli output forniti vengono ulteriormente contestualizzati, citando il punto esatto da cui Copilot ha ricavato le informazioni alla base delle sue risposte. In questo modo, gli utenti hanno modo di verificare la qualità di ciascun risultato e di fare le dovute modifiche prendendo le informazioni direttamente dalla fonte.

A questo proposito, le fonti accessibili tramite Copilot includono:

• OneDrive personale, per i file privati dell’utente.
• gruppi Teams a cui si ha accesso, per conversazioni e documenti condivisi.
• siti SharePoint aziendali, per i contenuti condivisi nei team di lavoro.
• intranet aziendale, per le risorse pubblicate a livello organizzativo.
• mail ed eventi in Outlook, per i dati personali e i calendari condivisi.

Copilot combina queste fonti con la conoscenza integrata derivante dall’addestramento del suo algoritmo AI. Questa conoscenza, sviluppata da Microsoft su una vasta gamma di contenuti informativi e libri, non accede a dati sensibili o personali dell’organizzazione, ma costituisce la base tramite cui Copilot riesce ad arricchire le sue risposte fornendo un contesto più ampio.

È facile distinguere se una risposta di Copilot proviene dai dati aziendali o dalla conoscenza interna. Quando la risposta si basa su informazioni aziendali, include riferimenti chiari al documento, all’email o all’evento utilizzato come fonte. Al contrario, se l’output proviene dalla conoscenza interna dell’algoritmo, non saranno presenti riferimenti specifici.

Microsoft garantisce che l’intero sistema operi rispettando standard rigorosi di sicurezza e privacy. Le informazioni sono accessibili solo a chi dispone delle autorizzazioni necessarie, in conformità con il modello di autorizzazione del tenant Microsoft 365, impedendo qualsiasi fuga di dati tra utenti o gruppi non autorizzati. Un approccio che consente alle organizzazioni di utilizzare Copilot in modo sicuro, per migliorare la produttività senza compromettere la riservatezza dei dati.

 

Ricerca delle informazioni nella Chat di Copilot

 

Eccoci arrivati alla fine della nostra panoramica sulle funzionalità che contraddistinguono la Microsoft 365 Chat. Non sono tante, ma le tre funzionalità che abbiamo visto portano a risultati comprovati in termini di produttività personale e globale all'interno di un'organizzazione. Anche se dobbiamo ricordare che il loro impatto dipende fortemente da una corretta adozione di Copilot, così come da una corretta configurazione del digital workplace.

Senza una gestione accurata di questi due aspetti, il rischio sarebbe duplice: da un lato, le informazioni aziendali e personali potrebbero essere esposte a utenti senza le autorizzazioni adeguate; dall'altro lato, i lavoratori non riuscirebbero a utilizzare al meglio queste funzionalità rivoluzionarie, perdendo tutti i vantaggi che queste offrono per migliorare la qualità del proprio lavoro e della propria esperienza in azienda.

Funzionalità che rivediamo brevemente nella seguente tabella riassuntiva.

 

Le principali funzionalità della Microsoft 365 Chat di Copilot

 

Funzionalità della Microsoft 365 Chat	Descrizione
Storico delle conversazioni	Ogni conversazione viene registrata nella cronologia della Chat di Copilot. Gli utenti possono gestire le richieste all’AI per argomento, generare contenuti basati sulle informazioni condivise in passato e avviare nuove conversazioni.
Creazione di contenuti	Gli utenti possono generare nuovi contenuti a partire dai dati archiviati in Microsoft 365, superando alcune limitazioni di Copilot nelle app aziendali. Per esempio, la Chat di Copilot integra il calendario di Outlook per ottimizzare l’organizzazione delle riunioni.
Recupero delle informazioni	Aiuta a risparmiare tempo nelle ricerche con una sintesi delle informazioni aziendali rapida e precisa. Gli utenti possono utilizzare le menzioni per guidare l’AI nel recupero delle informazioni relative a persone, file, riunioni e conversazioni con i colleghi. È possibile anche chiedere a Copilot di recuperare informazioni dal web.

Chat di Copilot: differenze con la Chat in Edge e su Bing

Microsoft 365 Copilot non è l'unica applicazione dell'intelligenza artificiale generativa nell'universo Microsoft. Con l'integrazione dell'AI nelle nostre app di lavoro, sono state introdotte numerose modalità per accedere al supporto di Copilot nelle attività quotidiane. Tra queste spiccano la chat di Copilot in Microsoft Edge e la chat su Bing.

L'arrivo quasi simultaneo di queste tecnologie ha generato non poca confusione tra gli utenti, non solo per la differenza nei nomi, ma anche per requisiti, licenze e funzionalità che variano significativamente tra di esse. Per fare chiarezza e aiutare a scegliere lo strumento più adatto alle proprie esigenze, approfondiamo qui le principali differenze tra la Chat di Copilot in Microsoft 365 e le chat disponibili in Edge e Bing.

 

Microsoft 365 Chat vs Chat in Edge

La Chat di Copilot in Microsoft Edge offre un accesso immediato all’AI generativa di Microsoft, progettata per lavorare con informazioni pubbliche provenienti dal web. Questa chat è accessibile senza requisiti particolari di licenza e può essere utilizzata da qualsiasi utente con un browser compatibile, come Edge o Chrome.

Per gli utenti aziendali, l’accesso con un account di lavoro porta all'applicazione automatica delle policy di sicurezza associate.

Microsoft 365 Chat, invece, richiede una licenza Microsoft 365 con l’add-on Copilot per poter accedere alle sue funzionalità. Questa soluzione non utilizza dati provenienti dal web, ma si integra direttamente con le app di Microsoft 365 come Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams, sfruttando esclusivamente i dati aziendali accessibili dall’utente.

Chiariamo le differenze tra la Microsoft 365 Chat e la Chat in Edge con la seguente tabella.

 

Differenze tra Microsoft 365 Chat e la Chat in Edge

 

Caratteristica	Chat in Microsoft Edge	Microsoft 365 Chat
Fonti dei dati	Informazioni pubbliche sul web	Dati aziendali a cui l'utente ha accesso in Microsoft 365
Integrazione	Browser Microsoft Edge	Applicazioni di Microsoft 365
Focus	Ricerche e generazione di contenuti dal web	Gestione e automazione dei processi aziendali
Sicurezza	Garantita con account aziendale	Basata su autorizzazioni del tenant Microsoft 365
Licenza necessaria	Nessuna	Licenza Microsoft 365 con add-on Copilot

Microsoft 365 Chat vs Chat su Bing

La Chat su Bing, disponibile su bing.com, è una soluzione orientata alla ricerca e alla generazione di contenuti basati sulle informazioni pubbliche presenti sul web. Come per la chat in Edge, non richiede licenze specifiche per l’accesso e, per gli utenti aziendali che accedono con un account di lavoro, vengono applicate policy di sicurezza che proteggono i dati condivisi.

La Microsoft 365 Chat, invece, è pensata per un contesto aziendale e si basa su una licenza Microsoft 365 con l’aggiunta di Copilot. Questo requisito la rende una soluzione più esclusiva, progettata per gestire e rielaborare i dati interni a un'organizzazione.

Di seguito, una tabella riassuntiva delle principali differenze.

 

Differenze tra Microsoft 365 Chat e la Chat su Bing

 

Caratteristica	Chat su Bing	Microsoft 365 Chat
Fonte dei dati	Informazioni pubbliche dal web	Dati aziendali accessibili all’interno di Microsoft 365
Integrazione	Bing.com	Applicazioni di Microsoft 365
Focus	Ricerche e generazione di contenuti dal web	Gestione e automazione dei processi aziendali
Sicurezza	Garantita con account aziendale	Basata su autorizzazioni del tenant Microsoft 365
Licenza necessaria	Nessuna	Licenza Microsoft 365 con add-on Copilot

 

Ecco, quindi, come le diverse implementazioni della tecnologia basata sull'AI generativa di Microsoft rispondano a esigenze differenti, con un ampio spettro di funzionalità.

La Microsoft 365 Chat si rivela indispensabile per il contesto aziendale, grazie alla sua capacità di integrare i dati presenti nelle applicazioni del digital workplace di Microsoft 365. È l'ideale per chi cerca una soluzione personalizzata e sicura, con l’obiettivo di semplificare il proprio lavoro.

D’altro canto, le chat in Edge e su Bing sono utili per attività più generiche, come la ricerca e la rielaborazione delle informazioni rese pubbliche nel web. La loro accessibilità senza requisiti di licenza le rende strumenti complementari alla Microsoft 365 Chat, per ampliare le possibilità di utilizzo dell’intelligenza artificiale al di fuori dell’ambito aziendale.

Non si tratta di scegliere un prodotto per escludere gli altri. Utilizzando in sinergia queste soluzioni, è possibile massimizzare i vantaggi offerti dall’AI generativa di Microsoft, garantendo massima produttività e sicurezza in qualsiasi contesto.

FAQ sulla Microsoft 365 Chat

Cos'è la Microsoft 365 Chat?

La Microsoft 365 Chat è il nome che ha avuto per un periodo di tempo la Chat di Copilot, disponibile in Teams, su microsoft365.com e su copilot.microsoft.com agli utenti con una licenza valida di Microsoft 365 Copilot.

Cos'è la Chat di Copilot (ex Business Chat)?

La Chat di Copilot è un'area personale in cui gli utenti possono interagire con l'AI di Microsoft, ideale per generare contenuti utili nel digital workplace aziendale o per ricercare informazioni dai tuoi dati aziendali in forma conversazionale.

Come accedere alla Microsoft 365 Chat?

Puoi accedere tramite Microsoft365.com, tramite copilot.microsoft.com o Microsoft Teams, dove è disponibile come app personale per gli utenti con licenza Microsoft 365 Copilot.

Quali sono le funzionalità principali della Chat di Copilot?

La Chat di Copilot offre uno storico delle conversazioni, la creazione di contenuti basati sui dati aziendali e il recupero rapido di informazioni dai contenuti aziendali.

Qual è la differenza tra la Chat di Copilot e la Chat presente in Edge o su bing.com?

La Chat di Edge e di bing.com è focalizzata sul recupero di informazioni in forma conversazionale dal web, mentre la Chat di Copilot si integra con le app Microsoft 365 per gestire direttamente i dati aziendali, garantendo una maggiore produttività.

Come posso ottenere supporto per l'adozione di Microsoft 365 Copilot in azienda?

Puoi ottenere supporto per l'adozione di Copilot contattando intranet.ai. Offriamo servizi personalizzati per la migrazione dei dati verso il cloud di Microsoft, l'assessment della sicurezza e dei permessi, la formazione degli utenti e lo sviluppo di estensioni per arricchire le funzionalità di Microsoft 365 Copilot. Gestiamo anche una community di pratica dove puoi fare tutte le domande che vuoi e ricevere risposte dai nostri esperti.