SharePoint: cos'è e 7 funzionalità da non perdere nel 2024

7 funzionalità di SharePoint Online per il 2024

Raccolta documenti in versione galleria

Cronologia delle modifiche dei documenti

A questo punto, è arrivato il momento di parlare di un altro aspetto che fa di SharePoint il sistema di gestione documenti ideale, ovvero i metadati.

I metadati sono informazioni sui contenuti che servono per categorizzarli e che possono essere filtrate per organizzare e cercare file in modo più semplice e veloce che con le cartelle tradizionali.

Sono simili ai tag dei social media, per intenderci, dato che danno indicazioni sul tipo di contenuto a cui si legano.

Ma dove si trovano i metadati nelle raccolte documenti, e come si usano?

Molto semplice: i metadati sono i set di valori che caratterizzano le colonne di una raccolta.

Per ogni file inserito in una raccolta documenti, SharePoint mette a disposizione colonne e metadati di default, come versione del file, autore/autrice, data di creazione e dell’ultima modifica e ID numerico.

Inoltre, è possibile aggiungere colonne con set di valori personalizzati, anche se questi rappresentano semplicemente un’estensione dei set standard. Per esempio, nella colonna con tag “data”, potreste inserire la data di scadenza di un vostro documento di progetto.

Per fare un altro esempio, potreste inserire nella colonna con valore “utente” il nome delle persone incaricate di approvare il file oppure che sono coinvolte nella sua creazione e aggiornamento.

Insomma, il limite è la vostra immaginazione e questo sistema vi permetterà di organizzare tutti i vostri documenti in base a informazioni specifiche, trovandoli poi rapidamente filtrando le raccolte.

2) Liste

Dopo aver visto insieme le capacità di Microsoft SharePoint come sistema per la gestione di documenti, ampliamo l’argomento con le liste.

Le raccolte documenti, infatti, sono esempi speciali di liste SharePoint, che meritano un loro spazio a parte per il ruolo cruciale che svolgono nei processi aziendali.

L'unica differenza che davvero separa le raccolte documenti dalle liste è rappresentata dal fatto che le prime servono per organizzare file, mentre le seconde contengono valori testuali come il nome dei contatti utili per un progetto.

In questo modo, i semplici elenchi permettono di creare una qualunque tipologia di anagrafica, dai contratti per i fornitori fino ai dispositivi dati in dotazione al personale.

I metadati svolgono anche qui una funzione organizzativa, classificando ciascuna informazione. Per esempio, possono essere usati per organizzare e filtrare le liste in base all’importo di un contratto, i firmatari, i dipendenti che sono in possesso di telefono o pc aziendale, e tanto altro ancora.

Un'altra importante funzione degli elenchi è quella di poter accogliere le informazioni contenute nei file Excel di anagrafiche, rendendole accessibili agli utenti con gli stessi livelli di autorizzazione che abbiamo visto per le raccolte documenti.

In questo modo, viene data loro la possibilità di lavorare in tempo reale e in simultanea sullo stesso file, andando oltre i limiti di collaborazione di Excel.

Un altro vantaggio dell’importare tabelle Excel su SharePoint è quello di poter modificare più elementi contemporaneamente con la funzione Quick Edit (che trovate cliccando su “Modifica rapida” nella barra comandi di ciascun elenco).

Inoltre, sarà possibile avere accesso alla cronologia delle modifiche per confrontare diverse versioni del file oppure ripristinarne una precedente a un aggiornamento.

Sempre come nel caso delle raccolte documenti, anche nelle liste di anagrafiche potrete visualizzare casella, utente, data e orario oggetto della modifica.

Infine, tornano documenti e file, ma questa volta sotto forma di allegati per rendere ancora più dettagliate le vostre liste contenenti contatti, annunci, attività, sondaggi e procedure.

3) Gestione di contenuti (ad alto impatto comunicativo)

Passiamo ora a una delle funzionalità di SharePoint più amate dalle aziende: la gestione dei contenuti, o meglio, di tutti i prodotti delle attività di comunicazione interna.

Infatti, SharePoint non è solo un potente strumento per archiviare documenti, ma è anche un’ottima piattaforma per creare, diffondere e targhettizzare le diverse tipologie di news e annunci corporativi.

Ciò è possibile grazie alla sua capacità di creare siti aziendali intranet e extranet, i quali rappresentano il punto d’incontro principale tra gli employees e i partner commerciali di un’organizzazione, come fornitori e investitori.

All’interno di questi portali, le aziende possono costruire pagine brandizzate per comunicare la propria identità e cultura oppure possono creare aree tematiche, come quelle dedicate agli eventi o alle convenzioni welfare.

Un’altra possibilità è quella di dare a ciascun dipartimento un proprio spazio dove poter mettere in contatto diretto le persone, senza rumori di fondo o distrazioni provenienti da altri reparti.

In questo caso, stiamo parlando della capacità di SharePoint di creare dei sottositi, ovvero dei siti dotati di propri contenuti ad-hoc che, tuttavia, dipendono dal portale corporativo globale.

Con i sottositi, è dunque possibile costruire dei portali dedicati a specifici reparti o anche a determinate sedi. Di conseguenza, un’organizzazione dislocata ha l’opportunità di trasmettere comunicazioni a livello tanto generale come particolare, usando anche la lingua madre di ciascuna delle sue sedi per creare contenuti ancora più accessibili e coinvolgenti.

Per approfondire questo argomento, vi rimandiamo alla lettura del nostro articolo sulle funzionalità multilingue e multi-geo di SharePoint.

Tuttavia, se creare un sito dipartimentale costituisce un problema per gestire l’intero flusso di comunicazione interna, SharePoint permette di creare piccole vetrine dove poter esporre solo determinati annunci.

Stiamo parlando dei blog aziendali, che altro non sono che espositori di newsletter digitali pensate e pubblicate per specifici gruppi di utenti. Queste vetrine possono essere posizionate facilmente in qualunque pagina dei vostri siti, così da mettere in evidenza le comunicazioni dei vostri reparti IT e HR, per citarne solo alcuni.

Blog aziendale all'interno della intranet SharePoint

Tutto questo è possibile grazie all’elevata flessibilità della piattaforma, che vi permetterà di definire e strutturare non solo il contenuto di pagine e news, ma anche l’intera navigazione del sito dal punto di vista degli utenti.

Potrete così sperimentare con i fattori di usability e accessibility per fornire al vostro pubblico la miglior esperienza possibile, motivandolo a adottare la intranet (nel caso degli employees) come supporto alle attività di lavoro quotidiane.

La intranet di SharePoint può anche mettere a disposizione contenuti multimediali come video-corsi, tutorial o addirittura serie podcast che parlano degli argomenti più rilevanti che ruotano attorno alla vostra realtà corporativa in pochi minuti.

Queste categorie di contenuti sono consigliabili specialmente per tutte quelle organizzazioni che desiderano aumentare il coinvolgimento degli utenti, così come il loro interesse nel mantenersi aggiornati sugli ultimi avvenimenti aziendali.

Contenuti multimediali da inserire nelle pagine dei siti SharePoint

Di fatto, brevi video e audio possono diventare una piacevole compagnia per le pause caffè di tutti gli employees, soprattutto se accompagnati da forum ad-hoc su SharePoint, Teams o Yammer per accendere discussioni relative ai temi della giornata.

Infine, l’integrazione con Microsoft Stream estende le abilità comunicative della piattaforma per permettere alle aziende di organizzare eventi e webinar in live streaming direttamente dai loro siti.

In questo caso, una best practice è quella di creare una pagina dedicata a un nuovo evento all’interno della intranet, con l’obiettivo di fornire agli utenti tutti i dettagli sugli argomenti che verranno trattati, gli speaker, data e orario dell’appuntamento.

Con Forms, è possibile inserire un modulo di partecipazione nella pagina, che servirà sia per inviare il link d’accesso agli iscritti sia per ottenere statistiche utili relative al tasso di partecipazione. Inoltre, potete anche creare e pubblicare un questionario, così da raccogliere tutti i dati necessari per valutare il successo della vostra iniziativa.

4) Supporto mobile

Andiamo al dunque: ogni pagina o sito SharePoint è responsive.

Questo significa che tutti i portali e contenuti aziendali creati con il tool di Microsoft 365 sono capaci di adattarsi a qualunque tipo di dispositivo mobile.

Ma non solo.

Con l’app di SharePoint Online è infatti possibile interagire con siti e file, scaricandoli e modificandoli direttamente dal vostro smartphone o tablet.

Inoltre, potrete ricevere alert per essere informati non appena un nuovo post o documento viene caricato nella intranet. Cliccando sulla notifica, accederete direttamente nel contenuto e potrete iniziare a comunicare o collaborare con i vostri team on-the-go.

Un’ultima cosa da dire al riguardo: grazie alla forte integrazione che SharePoint ha con tutti gli strumenti di Microsoft 365, potrete interagire con i file dei vostri siti aziendali anche dall’app di Teams e di OneDrive*.

*L’app di OneDrive vi permetterà di visualizzare e modificare solo i file documentali presenti su SharePoint.

Intranet SharePoint nelle sue versioni desktop e mobile

5) Ricerca full-text

Per aiutare gli utenti a trovare file e risposte ai loro dubbi all’interno dei siti aziendali, SharePoint offre un moderno sistema di indicizzazione dei contenuti: la ricerca intelligente.

La sua caratteristica principale è quindi la capacità di indicizzare qualunque tipologia di file (anche PDF), a patto che contenga un layer di testo.

Questo significa che SharePoint riporta come risultati di ricerca per una data parola chiave, tutti i contenuti che riportano tale parola nel proprio titolo, corpo di testo o metadati.

Inoltre, la piattaforma può recuperare contenuti oltre i confini dei siti, delle pagine e delle liste, coinvolgendo nella sua attività di ricerca altri tool di Microsoft 365 come OneDrive.

In questo modo, gli utenti potranno non solo ottenere risultati rilevanti in pochi secondi, ma anche e soprattutto trovare file presenti nelle app che compongono il digital workplace.

6) Gestione delle autorizzazioni

Abbiamo già parlato di autorizzazioni all’inizio del nostro percorso, tuttavia, pensiamo sia importante dedicare a questo argomento un suo piccolo spazio riassuntivo.

Di fatto, uno degli aspetti più interessanti di SharePoint per le aziende è proprio quello di garantire la massima sicurezza nella gestione di tutti i contenuti, dai documenti fino a comunicazioni interne e eventi live.

Ciò è possibile grazie a un sistema gerarchico dei permessi, i quali vengono suddivisi su molteplici livelli e che possono essere assegnati ai singoli utenti oppure a interi gruppi di lavoro. Questi ultimi possono essere creati all’interno dei siti SharePoint oppure direttamente in Microsoft 365, da dove possono poi essere utilizzati nei siti corporativi.

La creazione di gruppi per l’assegnazione dei permessi consente ovviamente un significativo risparmio di tempo, concedendo a un numero elevato di utenti lo stesso set di autorizzazioni in una sola volta.

È interessante sottolineare che ogni sito SharePoint include automaticamente determinati gruppi di sicurezza, ciascuno dei quali possiede un proprio set di permessi. Per esempio, un sito di team include i gruppi:

• Proprietari, in possesso dell'autorizzazione di tipo “Controllo completo”.
• Membri, con l'autorizzazione di tipo “Modifica”.
• Visitatori, che hanno solo il permesso di “Lettura”.

Nel caso dei siti di comunicazione, invece, i gruppi che vengono creati di default includono quelli appena elencati e i seguenti:

• Responsabili approvazione, con il permesso “Approva”.
• Designer, con i set di permessi “Progettazione” e “Accesso limitato”.
• Responsabili gerarchia, con l’autorizzazione di tipo “Gestione gerarchia”.
• Lettori, con il permesso di “Lettura con restrizioni” o “Accesso limitato”.

Per approfondire i diversi livelli di autorizzazioni, date un’occhiata alla breve tabella che abbiamo inserito nel primo punto del nostro elenco, ovvero quello riguardante la gestione dei documenti.

Andando oltre, un’azienda è in grado di modificare i gruppi di sicurezza presenti in un sito, così da personalizzare la gestione del flusso informativo che scorre al suo interno.

Per farlo, basta seguire questi passaggi:

1. Cliccate sulla rotellina delle impostazioni nel sito di team o di comunicazione.
2. Aprite la pagina “Autorizzazioni”.
3. Cliccate su “Crea gruppo”.
4. In “Proprietario”, specificate il nome dell’utente che si occuperà di gestire il gruppo.
5. In “Impostazioni gruppo”, inserite il nome degli utenti capaci di modificare e/o visualizzare le appartenenze del gruppo.
6. In “Assegna autorizzazioni di gruppo al sito”, selezionate il tipo di autorizzazione che volete dare al gruppo che state creando.
7. Cliccate su “Crea”.

Ora, potrete rendere la digitalizzazione delle attività più sicura e efficace, adattandola a quelle che sono le dinamiche della vostra azienda.

7) Integrazioni

Eccoci arrivati all’ultima funzionalità del nostro elenco e, forse, anche quella più complessa da riassumere in poche righe di presentazione. Ma ci proviamo lo stesso.

Probabilmente, ciò che rende l’ambiente di lavoro digitale basato sui tool di Microsoft 365 così rivoluzionario è la profonda integrazione che lega le funzionalità di un applicativo a quelle degli altri.

SharePoint non fa eccezione.

Di fatto, la piattaforma è in grado di ampliare le funzionalità dei suoi siti, combinandosi con strumenti come OneDrive e Teams, oltre che agli applicativi di Power Platform e altri ancora.

Nel caso dei componenti di Power Platform, una menzione speciale va fatta per:

• Power Apps, che permette di creare app personalizzate.
• Power Automate, che consente di costruire flussi di automazione.
• Power BI, con cui è possibile ottenere dashboard e report basati sui dati di siti e liste SharePoint.

Vale la pena sottolineare che questi strumenti possono essere tranquillamente utilizzati senza avere grandi conoscenze di programmazione. Anzi, sono state pensate appositamente per utenti che desiderano digitalizzare le proprie attività in modo low-code.

Il risultato dell’unione di questi applicativi è quindi uno spazio virtuale dal potenziale infinito, capace di ottimizzare la gestione di qualsiasi tipologia di processo aziendale.

Per esempio, pensiamo a attività ripetitive come la richiesta di ferie o l’approvazione di un nuovo documento: grazie all’interazione che si può stabilire tra SharePoint, Power Automate e Microsoft Teams, è possibile creare un flusso di lavoro completamente automatico, indipendente e pervasivo.

Per quanto riguarda l’engagement degli utenti nella intranet, l’integrazione con Yammer è un punto di svolta.

Di fatto, è possibile inserire una conversazione nuova o già esistente all’interno di un qualunque sito o pagina SharePoint. Come?

Usando una web part specifica per Yammer.

In questo modo, un’azienda potrà unire le funzionalità di interazione tipiche dei social media con quelle per la gestione dei contenuti proprie di un sito web.

Per esempio, gli utenti potrebbero fare domande sulle convenzioni welfare direttamente al team HR nella sua area dedicata. Oppure, potrebbero iniziare una discussione nella pagina del prossimo evento corporativo.

Insomma, ancora una volta il limite è la vostra immaginazione.

Quello che vogliamo sottolineare è l’impatto che può avere l’ambiente di lavoro digitale della vostra azienda, se costruito attorno alle esigenze e agli interessi delle sue persone.​