Yammer: il social network aziendale

Interfaccia di Microsoft Yammer

Non si tratta solo di una piattaforma per inviare messaggi: è un luogo dove le informazioni fluiscono liberamente, alimentando una cultura di collaborazione e innovazione continua. Ma non finisce qui. Yammer è infatti una soluzione che consente di rompere i confini aziendali, rendendo possibile la collaborazione anche con partner esterni, sempre nel rispetto della sicurezza delle reti private.

Inoltre, la piattaforma è parte integrante di Microsoft 365, il che significa che non è un’entità isolata. Al contrario, Yammer si integra in modo nativo con altri importanti strumenti per la comunicazione e la collaborazione tra colleghi, come SharePoint Online, Planner e Outlook. Grazie a questo sistema, ciascun utente ha la possibilità di aggiornarsi su un progetto, commentare un documento o partecipare a una riunione senza dover passare da un’applicazione all’altra.

Integrazione tra Microsoft Yammer e SharePoint Online

Microsoft Yammer è una vera e propria estensione della comunità aziendale. Per esempio, proprio come su Facebook, esiste un feed di notizie che raccoglie e mette in evidenza gli aggiornamenti più recenti di tutta l’organizzazione.

Le persone hanno poi la possibilità di interagire con i post dei colleghi, creare gruppi tematici e offrire feedback immediato attraverso contenuti Q&A, reazioni e sondaggi, il tutto all’interno di un ambiente che incoraggia la spontaneità e una comunicazione più diretta, soprattutto tra team aziendali e management. Questa caratteristica in particolare ha contribuito a far definire Yammer come il "Facebook per l'impresa".

E grazie alla recente integrazione con Microsoft Viva, Yammer (che ora si è evoluto in Viva Engage) è diventato uno strumento ancora più importante per migliorare l’employee experience in azienda, aggiungendo alla propria gamma nuove funzionalità per la comunicazione, la formazione, lo sviluppo personale e lo scambio di conoscenze.

Per questi e tanti altri motivi, che approfondiremo nei prossimi paragrafi, Microsoft Yammer può vantare oltre 8 milioni di utenti abbonati e la sottoscrizione di circa l'80% delle aziende presenti su Fortune 500.

Ma prima di proseguire nel nostro approfondimento, proponiamo una tabella con una breve panoramica dei vantaggi offerti da Yammer alle aziende.

Come accedere a Microsoft Yammer

Yammer è incluso in tutti i piani aziendali di Microsoft 365, fatta eccezione per la sottoscrizione Microsoft 365 Apps for Enterprise. Dopo aver acquistato le licenze necessarie, bastano pochi passaggi per accedere alla piattaforma. Vediamoli qui di seguito:

• Accedere al portale di Microsoft 365 con le proprie credenziali aziendali.
• Selezionare l’icona di Yammer nella barra delle applicazioni oppure digitare "Yammer" nella barra di ricerca per trovarla rapidamente. Fare quindi click sull’icona per accedere all’app.

Una volta fatto il proprio ingresso nella piattaforma, l’utente può iniziare subito a esplorare le community create dai colleghi o dagli amministratori, pubblicare nuovi post, fare domande e interagire con le conversazioni già presenti in bacheca.

Esempio di community in Microsoft Yammer

Assegnare tag e risposte migliori

Yammer è un ottimo strumento per porre domande e ricevere risposte da colleghi di diversi reparti. Quando viene pubblicata una domanda, una buona pratica è quella di taggare le persone che potrebbero fornire la risposta giusta. In questo modo, le persone taggate ricevono una notifica con accesso diretto al quesito.

Una volta raccolte diverse risposte dai colleghi, taggati e non, gli utenti che hanno pubblicato la domanda possono scegliere la risposta migliore tramite l’apposita funzionalità. Anche questa scelta rientra nelle best practice di Q&A all’interno di Yammer, dato che la risposta migliore viene fissata in cima ai commenti e resa così più semplice da consultare da parte di tutto il pubblico aziendale.

Usare le giuste parole chiave nelle ricerche

Grazie alla funzione di ricerca integrata, Microsoft Yammer permette di accedere rapidamente a documenti, discussioni o contatti rilevanti. Per ottimizzare i risultati, consigliamo di utilizzare parole chiave mirate come "marketing report", "feedback clienti" o il nome di un collega.

Inoltre, è possibile applicare filtri come la data di pubblicazione di un post o la community di interesse per affinare le ricerche e trovare subito i contenuti più utili all’interno della knowledge base di Yammer.

Reagire ai post pubblicati dai colleghi

Un modo per incoraggiare la partecipazione su Yammer è interagire con i messaggi dei colleghi, mettendo un Like, lasciando un commento o condividendo il post in altri canali di comunicazione (per es. la intranet aziendale).

Le modalità di interazione offerte dalla piattaforma, tipiche dei social media, potrebbero essere particolarmente utili per rafforzare la relazione tra leader e team aziendali. I manager potrebbero infatti approfittare di queste funzionalità per valorizzare il lavoro dei propri team e celebrarne i traguardi insieme al resto dell’organizzazione.

Usare i sondaggi per collezionare feedback

I sondaggi di Yammer sono uno strumento da non sottovalutare per raccogliere insight o valutare il sentiment del pubblico aziendale su determinati argomenti.

Creare un sondaggio è davvero semplice: basta scrivere una domanda e scegliere le opzioni di risposta, tra cui quella a scelta multipla. Inoltre, gli utenti possono decidere se diffondere il sondaggio in tutte le community aziendali oppure se mostrarlo solo a un determinato gruppo di destinatari.

Sondaggio di Microsoft Yammer nell’app di Microsoft Teams

Celebrare i traguardi di altri dipartimenti

Un altro modo per riconoscere il lavoro dei colleghi, oltre alle reazioni viste poco fa, è dato dalla funzione "Lode". Questa funzionalità permette infatti di celebrare pubblicamente i successi dei membri di un team, includendo un messaggio personalizzato e contenuti multimediali come video o immagini.

Accedere ai profili per conoscere i colleghi

All’interno di Microsoft Yammer, gli utenti hanno la possibilità di esplorare i profili dei membri che compongono le diverse community aziendali.

Ogni utente può quindi condividere informazioni personali, tra cui competenze, ruoli e interessi, per arricchire il proprio profilo e farsi trovare nelle ricerche dei colleghi, comparendo tra i risultati per determinate parole chiave o in base alla rilevanza con le domande poste.

Partecipare attivamente alle community

L'app Communities di Yammer, integrata con Microsoft Teams, permette di entrare a far parte di gruppi dedicati a specifiche tematiche aziendali, dove è possibile condividere approfondimenti, scambiare idee e porre domande attraverso le funzionalità di chat e live streaming di Teams.

In questo caso, una best practice che consigliamo di adottare consiste nell'incoraggiare la partecipazione sia contribuendo alle discussioni esistenti sia creando nuove community. Di fatto, tutte le persone in azienda possono aprire una community per trattare argomenti originali e utili per il proprio reparto o per l’intera organizzazione.

App Communities di Microsoft Yammer in Teams

Seguire le conversazioni più rilevanti

Utilizzando i tag "Argomenti", Yammer consente di seguire facilmente le conversazioni più rilevanti. Aggiungendo un tag a una discussione, è possibile monitorarne gli sviluppi in tempo reale, senza la necessità di salvare manualmente ogni post. In questo modo, gli utenti possono restare aggiornati sugli argomenti di loro interesse e partecipare alle conversazioni più importanti per il proprio lavoro.

Scaricare l’app mobile

L’app mobile di Yammer offre agli utenti la possibilità di restare connessi e informati, ovunque si trovino. Con tutte le funzionalità principali della versione desktop, l’app consente di partecipare attivamente alle conversazioni, gestire i post e rispondere ai sondaggi direttamente dal proprio smartphone o tablet.

Si tratta di un accesso rapido agli aggiornamenti, che garantisce la massima ricezione delle comunicazioni anche quando l’azienda adotta politiche di lavoro agile o da remoto.

Microsoft Yammer: come funziona?

Yammer è uno strumento progettato non solo per facilitare la comunicazione, ma per trasformarla in un'esperienza più diretta e coinvolgente all’interno delle aziende. Tra eventi live, community dedicate, sondaggi, tag e reazioni, Yammer adatta le funzionalità di un social network alla comunicazione interna per semplificare lo scambio di idee e rafforzare la cultura aziendale.

Anche grazie all’integrazione profonda con Microsoft Teams, SharePoint Online e, più di recente, Microsoft Viva: tutti strumenti dell’ecosistema Microsoft 365 che hanno l’obiettivo di migliorare produttività e benessere dei lavoratori.

Ora che abbiamo visto una panoramica della piattaforma e alcune best practice per il suo utilizzo, scendiamo nei dettagli delle principali funzionalità che Microsoft Yammer offre per la comunicazione e la collaborazione tra colleghi.

Community di Microsoft Yammer

Le community rappresentano il cuore di Microsoft Yammer, poiché offrono uno spazio virtuale dove gli utenti possono ritrovarsi per discutere, condividere idee e collaborare su progetti comuni.

Che si tratti di una community sulle iniziative aziendali o di un gruppo dedicato ad argomenti come benessere personale e tecnologia, queste aree facilitano lo scambio di conoscenze superando le barriere che spesso separano i diversi dipartimenti, team e sedi aziendali.

Tra le caratteristiche delle community di Yammer, evidenziamo le seguenti:

• Gli amministratori possono moderare le conversazioni.
• Tutti i membri dell’organizzazione possono creare una community.
• Gli utenti possono personalizzare le notifiche, per ricevere aggiornamenti solo sui temi di loro interesse e rilevanti per il loro lavoro.

Community di Microsoft Yammer

Conversazioni e Thread

I membri di una community possono contribuire alle conversazioni, pubblicando post personali o interagendo con i contenuti dei colleghi.

Per evitare che discussioni relative a tematiche differenti creino confusione, Yammer consente di organizzare le conversazioni in thread. In altre parole, risposte e commenti vengono collezionati al’interno dei singoli post pubblicati facilitando la consultazione.

Ecco una sintesi di ciò che le conversazioni di Yammer consentono di fare:

• Avviare discussioni mirate, usando i tag “Argomenti” e menzionando i colleghi.
• Allegare file, collegamenti e risorse esterne per arricchire la conversazione.
• Usare Like e reazioni per dare un feedback istantaneo ai post pubblicati.

Eventi in diretta streaming

Yammer può ospitare webinar, riunioni ed eventi di formazione interna, tra le altre cose, coinvolgendo l’intero pubblico aziendale o specifici gruppi di utenti. I partecipanti possono approfittare di questi incontri per porre domande in chat o fornire un feedback rapido grazie alla funzionalità Q&A.

Di seguito, una breve panoramica sulle caratteristiche degli eventi live di Yammer:

• Yammer offre la possibilità di raccogliere feedback tramite reazioni e sondaggi, consentendo agli utenti di partecipare attivamente a ciascun evento.
  
  
• Durante gli eventi di Yammer, è possibile condividere file, link e materiali direttamente con i partecipanti attraverso la chat integrata. Questa funzione permette di inviare documenti e risorse in tempo reale, assicurando che tutti i partecipanti abbiano accesso immediato ai contenuti condivisi senza dover uscire dalla piattaforma o utilizzare strumenti esterni.
  
  
• Gli eventi possono essere registrati e messi a disposizione di coloro che non hanno potuto partecipare dal vivo. Le registrazioni sono facilmente accessibili all’interno di Yammer, consentendo di recuperare i contenuti in qualsiasi momento.
  
  
• Gli organizzatori possono moderare l’accesso all'evento, approvando manualmente l'ingresso di determinati partecipanti o impostando restrizioni in base a ruoli o gruppi aziendali specifici.
  
  
• Durante gli eventi live, gli organizzatori o moderatori possono filtrare e approvare le domande prima che vengano visualizzate pubblicamente.
  
  
• Al termine dell'evento, gli organizzatori possono accedere a report dettagliati che mostrano il numero di partecipanti, l’engagement attraverso le reazioni e i sondaggi, e i dati relativi alla durata della partecipazione.

Live Events con Organizer Insights in Microsoft Yammer

Ricerca avanzata

La funzione di ricerca avanzata in Yammer è progettata per aiutare gli utenti a trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno, che si tratti di conversazioni passate, documenti o membri delle community.

I filtri disponibili aiutano a restringere i risultati in base a criteri come la data, l'autore o il tipo di contenuto che si sta cercando, rendendo molto più semplice individuare l'informazione giusta in mezzo a una grande quantità di dati.

Nello specifico, la ricerca all’interno di Microsoft Yammer si basa su:

• Tag, per individuare discussioni e post associati a categorie personalizzate.
• Menzioni, per visualizzare i contenuti con la menzione a sé stessi o ai propri colleghi.
• Parole chiave, per trovare conversazioni, file o contatti utilizzando termini o frasi specifici.
• Suggerimenti, per ottenere contenuti rilevanti in base alle analisi dell’intelligenza artificiale.

Sondaggi e Q&A

Con Yammer, è possibile pubblicare sondaggi rapidi all’interno delle proprie community. Basta cliccare sull'opzione "Sondaggio", inserire la domanda principale e fornire fino a quattro opzioni di risposta, che possono essere modificate in base alle esigenze. Gli utenti possono impostare una scadenza per la raccolta delle risposte, dopo la quale il sondaggio viene automaticamente chiuso e i risultati resi disponibili a tutti i partecipanti.

La piattaforma offre inoltre la funzione Q&A tramite il pulsante “Ask a question”, che compare tra le azioni principali nel pannello dedicato alla creazione di un post.

Quando un utente pone una domanda con questo comando, i membri della community vengono invitati a rispondere e i loro contributi vengono ordinati in thread sotto la domanda principale, con la possibilità per chi ha posto il quesito (o per gli amministratori della community) di contrassegnare un contributo come la risposta migliore. Così facendo, la risposta viene fissata in cima al thread e messa in evidenza per aiutare chi potrebbe avere la stessa domanda in futuro.

Reportistica sull’engagement

Yammer mette infine a disposizione strumenti di reportistica e analisi che consentono agli amministratori e a specifici utenti (per es. gli organizzatori di un evento) di monitorare il coinvolgimento dei colleghi.

Con questi strumenti, è possibile valutare quanto attivamente i membri partecipano alle discussioni, quali argomenti stanno guadagnando popolarità nelle diverse community e come si evolve il tasso di coinvolgimento nel tempo. In questo modo, diventa più semplice identificare le aree che necessitano di maggiore attenzione per migliorare la comunicazione interna e rispondere alle esigenze dei colleghi.

Microsoft Yammer e Viva Engage: cosa è cambiato?

Per concludere la nostra panoramica su Microsoft Yammer, non possiamo non parlare della sua più recente trasformazione. Nel 2023, Microsoft ha annunciato l’inizio del processo che ha portato Yammer a diventare uno dei principali moduli di Microsoft Viva, la suite progettata per gestire e migliorare l’employee experience.

Yammer è ora Viva Engage e questo cambiamento ha coinvolto non solo il nome del prodotto, ma anche indirizzo e funzionalità.

Cosa è cambiato da Yammer a Viva Engage? Iniziamo col dire che nessuna funzionalità di Microsoft Yammer è andata perduta; al contrario, Viva Engage ha incorporato community, eventi e conversazioni arricchendoli con funzionalità aggiuntive per:

• Aumentare il coinvolgimento della leadership
• Ottimizzare la gestione delle informazioni
• Fornire report più dettagliati

In più, Viva Engage presenta nuove funzionalità per la comunicazione interna come le storie, l’area Leadership Corner e le campagne.

Le storie rappresentano i nuovi contenuti ispirati a social media come Instagram, che consentono di condividere aggiornamenti più brevi e coinvolgenti in formato video. Importante sottolineare che le storie possono essere condivise in canali di comunicazione come la intranet aziendale (se basata su SharePoint Online).

L’area Leadership Corner, invece, rappresenta un canale dedicato alla comunicazione top-down dove i leader possono condividere aggiornamenti, celebrare successi e organizzare eventi di tipo AMA (Ask Me Anything) per migliorare il coordinamento e la relazione con i team aziendali.

Panoramica di Leadership Corner in Viva Engage

Infine, troviamo le campagne. Viva Engage consente infatti di lanciare campagne di comunicazione personalizzate tramite cui è possibile:

• Raggiungere gli obiettivi definiti dagli amministratori della campagna.
• Includere diverse tipologie di contenuti, dai video agli eventi e sondaggi.
• Ottenere insight dettagliati sul livello di coinvolgimento dei destinatari.

Che cos'è Microsoft Yammer?

Microsoft Yammer, ora evoluto come Viva Engage, è un social network aziendale all'interno di Microsoft 365 che favorisce la collaborazione e la comunicazione interna connettendo i membri dell'organizzazione su vasta scala.

Come Yammer migliora la comunicazione aziendale?

Yammer offre una piattaforma centralizzata per discussioni, condivisione di conoscenze ed eventi in streaming, integrandosi con strumenti come SharePoint e Teams per flussi di lavoro agevolati.

Quali sono le funzionalità principali di Yammer?

Le funzionalità includono gruppi di community, domande e risposte, eventi live e tag dei contenuti per facilitare la condivisione e l'interazione.

Come posso accedere a Yammer?

È disponibile per gli abbonati business di Microsoft 365, ad eccezione di alcuni piani, attraverso il portale Office 365.