Red extranet: qué es, cómo crearla de forma gratuita con Microsoft 365, y casos de uso

En este artículo, aprenderá más sobre qué es la extranet y cuál es su importancia en la mejora de la comunicación y los procesos internos de una empresa.

Nos adentraremos en las diferencias entre intranet y extranet, y destacaremos los beneficios que ambos portales pueden ofrecer a su negocio. Por último, le explicaremos paso a paso cómo puede crear una extranet de forma gratuita utilizando sus licencias de Microsoft 365.

Siga leyendo para obtener más información.

¿Qué es un portal extranet?

Una red extranet es un portal privado en lo que las personas de la empresa pueden comunicarse y conectarse con recursos externos en un espacio de trabajo digital reservado.

Como su propio nombre indica, "extra" significa cualquier tipo de contacto dirigido a un círculo de usuarios seleccionados fuera de la empresa. Pueden ser clientes, proveedores, distribuidores, vendedores y socios comerciales.

Como ya habrá adivinado, el papel de este sistema es extremadamente importante para permitir la colaboración. Promueve la comunicación, el intercambio de información, documentos y la transferencia de incluso grandes volúmenes de datos entre socios y organizaciones.

Dado que la plataforma se encuentra en una red informática privada, garantiza la seguridad del contenido, ya que no es accesible al público.

Extranet e intranet: las diferencias

La intranet es una plataforma empresarial privada reservada únicamente a las personas de la empresa. Representa un lugar virtual donde los empleados pueden encontrar lo que necesitan.

Alberga documentos, comunicaciones actualizadas, servicios, contenidos de formación y otras herramientas de vanguardia que permiten estructurar y centralizar los flujos de trabajo. ¿Los resultados? Ahorro de tiempo y dinero. Con ella, la empresa consigue reforzar los procesos empresariales internos aumentando la productividad de los empleados.

Todos los departamentos pueden interactuar entre sí y generar debates. Las comparaciones intraempresariales estimulan el crecimiento y aumentan el sentimiento de pertenencia a la organización de la que se forma parte.

Este espacio de trabajo digital refleja la empresa y proporciona una visión clara de su rendimiento.

Para obtener más información,
lea nuestro artículo sobre la intranet corporativa.

La extranet es el espacio digital donde los empleados de la empresa se relacionan con empresas y profesionales de fuera de la organización.

Es un espacio de trabajo en el que se pueden establecer acuerdos con los distribuidores o con los socios comerciales y automatizar los procesos repetitivos. Un ejemplo de ello es la gestión de pedidos y entregas.

El aspecto que más atrae a las empresas es precisamente la capacidad de modelar la plataforma según sus necesidades de negocio.

El gráfico -que hemos preparado para ti- te muestra todas las posibles interacciones que la herramienta te permite tener con todos los recursos externos que contribuyen a la vida de la organización.

¿Cuáles son las ventajas de un portal extranet en una empresa?

Los portales de extranet ofrecen importantes ventajas para las empresas, al simplificar procesos de negocio recurrentes y reducir el tiempo necesario para tareas como pedidos a proveedores.

Estos portales permiten interacciones en tiempo real de manera segura, centralizan la información y fomentan la colaboración B2B, al hacer un seguimiento de todas las interacciones entre usuarios internos y externos.

A continuación, le explicamos los beneficios que un portal de extranet ofrece a su empresa.

Cómo crear un portal de extranet gratuito utilizando sus licencias de Microsoft 365

Si su empresa ha adquirido una licencia de Microsoft 365 que incluye acceso a SharePoint Online, puede utilizarla de forma gratuita para crear su propio portal de extranet.

Un portal de extranet de SharePoint representa una colección de sitios web configurados para compartir de forma externa.

En este contexto, explicaremos la creación de una colección de sitios web para socios empresariales que haya agregado a Microsoft 365 en su subdominio.

El primer paso consiste en crear una colección de sitios web:

1. Vaya al Centro de administración de SharePoint.
2. Vaya a la página de colecciones de sitios web y haga clic en "Nuevo", luego elija "Colección de sitios web privada".
3. Ingrese un título para la colección de sitios web en el campo correspondiente.
4. Ingrese la URL para la colección de sitios web en el campo "Dirección del sitio web".
5. Elija la plantilla que desea utilizar.
6. Especifique al administrador de esta colección de sitios web en el campo correspondiente.
7. Haga clic en "Aceptar".

La creación de la colección de sitios web puede llevar algunos momentos.

Una vez que esté disponible en la lista de colecciones de sitios web, el siguiente paso es configurar la compartición externa. Asegúrese de que la compartición externa esté habilitada a nivel de cliente o que las opciones de compartición estén en gris.

Para configurar la compartición externa para su colección de sitios web de extranet:

1. Vaya al Centro de administración de SharePoint.
2. Marque la casilla de la colección de sitios web que ha creado para su extranet.
3. Haga clic en "Compartir".
4. Elija la opción "Compartir solo con usuarios externos que ya están en el directorio de su organización".
5. Haga clic en "Guardar".

Su sitio web de extranet está configurado para permitir la compartición con los usuarios asociados que se han sincronizado desde los Servicios de dominio de Active Directory (AD FS).

Utilice el siguiente método para compartir su sitio web de extranet con los usuarios de su socio:

1. En el sitio web de extranet que ha creado, haga clic en "Compartir".
2. Ingrese el grupo de seguridad que ha creado y sincronizado con Microsoft 365, luego haga clic en "Compartir".
3. Envíe un enlace al sitio web a los usuarios de su socio.

Puede gestionar los usuarios de este sitio web a través de los Servicios de dominio de Active Directory (AD FS), tanto los usuarios como el grupo de seguridad asociado. Las actualizaciones se sincronizan con Microsoft 365 a través de Azure Active Directory Connect.

El uso de Microsoft 365 para una extranet B2B ofrece muchas ventajas, como ahorro de costos, mayor seguridad, colaboración sin problemas y capacidad de supervisión e informes.

La configuración de una extranet se vuelve más accesible y eficiente para las empresas, garantizando la seguridad de los datos y una mejor experiencia de compartición con los socios.

Intranet y extranet en un solo lugar
 

En el pasado, la intranet y la extranet siempre se habían considerado entidades y aplicaciones separadas.

Se necesitaban programas más específicos para su uso y hacer que se comunicaran e integraran requería costes adicionales que apenas se identificaban durante el análisis del proyecto.

Por el contrario, hoy en día, intranet y extranet coexisten en armonía en la gran esfera moderna del software de intranet, uno de los mayores avances logrados para el sector profesional.

La intranet ahora en su conjunto contiene en un solo paquete digital también el portal extranet para eliminar los problemas de comunicación o de integración entre los distintos software.

El objetivo es garantizar la colaboración entre los empleados internos y las partes interesadas externas de la empresa.

Donde la intranet no puede llegar, empieza la extranet.

De este modo, podrá comunicarse con los empleados, proveedores, socios y clientes en una única ubicación digital, ahorrando tiempo y dinero.

Dentro de ellas, se incrustan y optimizan procesos digitalizados de todo tipo. Pueden variar desde los pertenecientes a la esfera del marketing hasta los de recursos humanos. El objetivo es la formación de un espacio de trabajo digital en el que la empresa pueda satisfacer una variedad de necesidades diferentes.

Por esta razón, tener tanto una intranet como un portal extranet es extremadamente ventajoso, si se implementa correctamente. Podrá controlar tanto los problemas internos como los externos y encontrar formas vanguardistas de resolverlos.

Para resumir, a continuación le presentamos una tabla de resumen de los principales beneficios de una extranet empresarial que hemos discutido juntos:

¿Qué es una extranet? Una adopción fácil y segura con intranet.ai

Si duda de que la introducción de un nuevo software colaborativo pueda generar problemas de seguridad y confusión en los empleados, no se preocupe.

Nuestra solución ya ha sido adoptada por cientos de PME y grandes empresas, que han confiado en Microsoft 365 para realizar su entorno de trabajo digital.

intranet.ai es un Microsoft Gold Partner con más de 20 años de experiencia en el desarrollo de aplicaciones web en este campo.

Preguntas frecuentes sobre la extranet de empresa

1. ¿Qué es una extranet y para qué se utiliza en las empresas?

Una extranet es un portal privado en el que las personas de la empresa pueden comunicarse y conectarse con recursos externos en un espacio de trabajo digital reservado. Se utiliza para colaborar con clientes, proveedores, distribuidores, vendedores y socios comerciales, facilitando la comunicación, el intercambio de información y la automatización de procesos empresariales.

2. ¿Cuál es la diferencia entre una intranet y una extranet?

La intranet es una plataforma empresarial privada reservada únicamente para las personas de la empresa, mientras que la extranet es el espacio donde los empleados de la empresa se relacionan con empresas y profesionales externos. La intranet se enfoca en mejorar los procesos internos de la empresa, mientras que la extranet se centra en la colaboración con partes externas.

3. ¿Por qué deberían estar integradas intranet y extranet en las empresas?

Integrar intranet y extranet en una empresa permite una colaboración más efectiva entre empleados internos y partes externas como clientes y socios comerciales. Esto simplifica los procesos empresariales, mejora la experiencia del cliente, garantiza la seguridad de los datos y centraliza la colaboración, lo que ahorra tiempo y dinero.

4. ¿Cómo se crea un portal de extranet gratuito utilizando sus licencias de Microsoft 365?

Para crear un portal de extranet gratuito utilizando Microsoft 365, siga estos pasos:

1. Vaya al Centro de administración de SharePoint.
2. Cree una colección de sitios web privada para su extranet.
3. Configure la compartición externa para permitir el acceso a usuarios externos.
4. Comparta su sitio web de extranet con los usuarios de su socio mediante grupos de seguridad sincronizados con Microsoft 365.
5. Utilice Microsoft 365 para administrar y supervisar la colaboración en su extranet, aprovechando sus ventajas en ahorro de costos, seguridad y eficiencia operativa.

5. ¿Cuáles son las ventajas de un portal extranet en una empresa?

Un portal de extranet ofrece ventajas como la simplificación de procesos empresariales, mejora de la experiencia del cliente, seguridad de datos, integración con Microsoft 365 para una colaboración eficiente y mayor eficiencia operativa. También promueve relaciones empresariales sólidas al facilitar la comunicación y el intercambio de información en tiempo real.