Red extranet: cómo crearla con Microsoft 365 y casos de uso

Qué es la extranet

La extranet empresarial es una plataforma digital privada que abre un canal de comunicación seguro entre la empresa y un grupo seleccionado de usuarios externos. Se trata de un portal exclusivo, dentro del entorno de trabajo digital, donde los miembros de una organización pueden intercambiar información, ofrecer servicios y, si es necesario, colaborar en procesos y documentos en tiempo real con proveedores, distribuidores, vendedores, socios comerciales y clientes.

La extranet tiene sus raíces en los años 90, cuando las empresas vislumbraron el potencial de una comunicación más directa con los stakeholders externos, sin comprometer la integridad de sus datos. La extranet es, por lo tanto, la evolución natural de las primeras redes privadas, concebidas como espacios controlados donde compartir información más allá de los límites físicos de la organización.

Sin embargo, la extranet por sí sola no es capaz de digitalizar todos los procesos ni el flujo de comunicación que sustenta una empresa. Por el contrario, suele complementarse con la intranet para completar la creación del digital workplace corporativo. Si la extranet permite la comunicación con usuarios externos seleccionados, la intranet es, de hecho, la red cerrada reservada al personal.

El valor que aporta la extranet radica principalmente en la posibilidad de que las empresas carguen, comenten y modifiquen documentos en tiempo real junto con sus socios externos, manteniendo un alto nivel de seguridad.

Como resultado, los procesos se agilizan y la colaboración se vuelve más sencilla: la información fluye de manera directa, reduciendo el número de correos electrónicos y llamadas telefónicas.

Intranet vs Extranet: ¿cuál es la diferencia?

Extranet: conexión segura con socios externos

La red extranet, de manera complementaria a la intranet, extiende las capacidades de comunicación y colaboración de una organización más allá de sus límites, ya sean físicos o digitales, permitiendo que socios, proveedores y clientes accedan a secciones con información, documentos, servicios e iniciativas diseñadas para aumentar su compromiso y simplificar la gestión de las procedimientos de compra o venta con la empresa.

Todo esto dentro de un espacio digital regulado por protocolos de seguridad avanzados que garantizan la protección de los datos empresariales. Aunque es importante precisar que el nivel de seguridad depende en gran medida de la tecnología utilizada: ya sea intranet o extranet, lo ideal es elegir un producto que garantice escalabilidad, flexibilidad y un control detallado de los accesos.

¿Un ejemplo? SharePoint de Microsoft 365, del cual hablaremos más adelante en este artículo.

Volviendo a la utilidad de la extranet, un uso común es la gestión de pedidos. Dentro del portal, los proveedores pueden acceder a funciones para monitorear el estado de los pedidos en tiempo real o descargar los documentos necesarios para completar una transacción.

Otra alternativa es utilizar la extranet para proyectos de co-desarrollo en los que varias empresas están llamadas a colaborar.

Cualquiera que sea su uso, la extranet es una herramienta fundamental para establecer relaciones de valor entre una empresa y sus stakeholders externos, facilitando el flujo de comunicación y trabajo entre ellos.

Extranet: funcionalidades y ventajas para las empresas

A continuación, profundizaremos en lo que una extranet puede ofrecer a las organizaciones de cualquier sector y tamaño, justificando la inversión de tiempo y recursos necesaria para su implementación en el digital workplace empresarial. Exploraremos, además, cómo esta herramienta puede transformar la relación entre la empresa y las personas que, aunque estén involucradas en sus operaciones, no forman parte de la intranet.

Intercambio de información

Uno de los principales beneficios de la extranet es la posibilidad de compartir información en tiempo real, facilitando el intercambio de datos con un grupo específico de usuarios, ya sean clientes, socios o proveedores.

A través de esta plataforma, las comunicaciones pueden ser centralizadas, actualizadas y destacadas en cualquier página o sección del sitio, simplificando también la navegación. Esto supone un importante ahorro de tiempo, reduciendo la necesidad de utilizar canales separados, como correos electrónicos o llamadas telefónicas, para llevar a cabo las distintas transacciones.

Cooperación

La red extranet le brinda la posibilidad de compartir datos, documentos e información en un espacio común, donde los miembros de la organización y los socios comerciales pueden colaborar de manera segura. Así, la extranet actúa como un puente para las empresas, ofreciéndoles un punto único y controlado donde gestionar el flujo de actividades y la comunicación externa.

Organización de los datos

Gracias a la extranet, los datos pueden hacerse fácilmente accesibles para usuarios específicos en poco tiempo, sin riesgos para su seguridad. La información puede cargarse y verificarse de forma continua, garantizando que todos los stakeholders estén alineados en cualquier momento.

Trazabilidad de las interacciones B2B

Una de las funcionalidades clave de la extranet reside en su capacidad de conectar en tiempo real todas las interacciones entre usuarios internos y externos involucrados en los procesos empresariales. La plataforma registra cada paso, archivando la información en un espacio que ofrece una visión global de las actividades en curso. Esto permite a las empresas tener un panorama claro de las comunicaciones y los intercambios de datos realizados para completar una transacción o llevar a cabo un proyecto con colaboradores externos.

Mejora de la experiencia del cliente

La extranet garantiza un acceso continuo a la información, 24 horas al día, 7 días a la semana. Los clientes y socios comerciales pueden así interactuar con la empresa en cualquier momento, especialmente si el portal cuenta con áreas dedicadas a compartir preguntas y comentarios (por ejemplo, secciones de preguntas y respuestas, encuestas o formularios). Esta accesibilidad representa una ventaja competitiva que no debe subestimarse, ya que no solo permite reducir los tiempos de resolución de problemas, sino también fortalecer la relación con sus clientes.

Ejemplos y casos de uso de una extranet empresarial

De esta breve visión general, surge claramente cómo la extranet puede convertirse en el principal activo estratégico para mejorar la colaboración y la comunicación con los stakeholders externos, involucrándolos más en las actividades de una empresa. La extranet ofrece, de hecho, un entorno seguro para el intercambio de información y recursos en tiempo real. Todo claro. ¿O quizá no? Para completar el panorama, presentamos a continuación algunos ejemplos de cómo utilizar una red extranet.

Project management

Uno de los usos más comunes de una extranet es la gestión de proyectos en colaboración con socios externos. Los equipos empresariales pueden compartir documentos, cronogramas de proyectos, actualizaciones sobre el progreso de las distintas actividades y otros recursos clave dentro de áreas temáticas y archivos digitales, que, si se basan en SharePoint Online, ofrecen funcionalidades avanzadas para la catalogación de documentos, coautoría, presentación y búsqueda de información.

Por poner un ejemplo concreto, una empresa manufacturera podría utilizar su extranet para gestionar el proyecto de desarrollo de un componente encargado por un cliente. El equipo de diseño interno y los proveedores externos podrían acceder al portal para monitorear las especificaciones técnicas, los plazos y las actualizaciones del proyecto. Cada fase, desde la creación del prototipo hasta la producción, sería rastreada para permitir que el cliente brinde feedback inmediato y que los proveedores ajusten los materiales o los tiempos de entrega.

Soporte a clientes

Una extranet puede centralizar los materiales de soporte, manuales, preguntas frecuentes (FAQ) y videos de formación destinados a los clientes, quienes podrían acceder de manera autónoma al portal para encontrar una respuesta rápida a sus preguntas o profundizar en las funcionalidades de un producto. El resultado para las empresas sería doble: por un lado, podrían ofrecer un servicio de autoasistencia, permitiendo a los clientes maximizar sus compras; por otro lado, el departamento de atención al cliente recibiría menos solicitudes de soporte, especialmente en aquellos problemas cotidianos que pueden resolverse mediante tutoriales en video y páginas FAQ.

Un ejemplo típico es el de una empresa de software que ofrece soluciones SaaS (Software as a Service) en el sector B2B. En este caso, los clientes podrían acceder a la extranet para consultar la documentación relacionada con integraciones, configuraciones o prácticas de seguridad recomendadas para el uso óptimo de la plataforma.

Además, el portal podría incluir un sistema de tickets para reportar posibles errores o solicitar soporte en caso de que el problema no estuviera ya documentado. Una vez abierto un ticket, el cliente puede monitorear el estado de su solicitud, ver las intervenciones del equipo de desarrollo e incluso recibir notificaciones automáticas cuando una nueva versión o parche resuelva el problema reportado.

Acceso a catálogos y listas de precios

Para las empresas que colaboran con una red de distribuidores, una extranet puede ser útil para compartir catálogos, listas de precios y actualizaciones sobre promociones en curso. Los distribuidores podrían así consultar de manera autónoma la información sobre los productos disponibles y, en algunos casos, realizar pedidos directamente a través del portal. Un caso de uso especialmente interesante para organizaciones que operan en sectores como automoción, moda y gran distribución.

Cumplimiento normativo

En sectores altamente regulados, como el farmacéutico y el financiero, las empresas deben garantizar que sus socios y colaboradores cumplan con las normativas y estándares operativos. Una extranet permite centralizar las directrices de cumplimiento, ofreciendo un espacio seguro donde los socios pueden acceder a los documentos y recibir notificaciones sobre cambios y actualizaciones.

Además, la extranet puede incluir funcionalidades de reportes para monitorear qué socios han visualizado los documentos de cumplimiento o completado formularios específicos de actualización. En caso de auditorías o inspecciones, la empresa puede demostrar fácilmente el cumplimiento de los requisitos legales, manteniendo transparencia y control sobre todas las partes involucradas.

Gestión de contratos

Los socios comerciales y proveedores pueden utilizar la extranet para acceder a los contratos firmados con la empresa, visualizar el estado de las aprobaciones y cargar documentos relacionados. El acceso centralizado a esta información permite acelerar los procesos de aprobación, reduciendo el impacto de ineficiencias, errores y tiempos de espera. Ante cualquier modificación, el portal puede configurarse para enviar notificaciones automáticas de actualización a todas las partes involucradas.

Red extranet basada en Microsoft 365

Microsoft 365 y, en particular, SharePoint Online han sido siempre unas de las mejores tecnologías para crear una red extranet segura y versátil. Las empresas que operan en los sectores más diversos, desde la moda hasta la gran distribución organizada, pasando por la producción manufacturera y los servicios, pueden beneficiarse de aplicaciones de vanguardia para optimizar todos aquellos procesos en los que están involucradas personas externas a su organización.

Como hemos visto, la extranet desempeña un papel fundamental al permitir el acceso regulado a la información y los recursos empresariales por parte de actores externos, manteniendo al mismo tiempo un control riguroso sobre la seguridad de los datos intercambiados. Microsoft 365 responde a esta necesidad con una infraestructura en la nube que ofrece herramientas de ciberseguridad como cifrado, control de acceso y gestión de identidades, y que se apoya en un sistema de cumplimiento certificado conforme con las principales normativas internacionales. De este modo, las empresas pueden integrar en su extranet a un número seleccionado de colaboradores externos, gestionando los permisos de manera granular y escalable en el tiempo.

Dentro del ecosistema de Microsoft 365, SharePoint es el elemento clave para crear y gestionar los sitios de comunicación modernos. Entre ellos, encontramos tanto las intranets como las extranets.

Es importante destacar que los sitios de comunicación de SharePoint están diseñados para compartir anuncios, informes y actualizaciones que deben llegar a toda o parte de la audiencia empresarial. Ya sea que los destinatarios sean internos a la organización (como en el caso de la intranet) o externos (como en el caso de la extranet), los contenidos en SharePoint pueden segmentarse para llegar únicamente a grupos específicos de usuarios, tomando como referencia aspectos como el rol, el departamento o la sede de trabajo.

Estos sitios ofrecen una plataforma para publicar contenidos visualmente atractivos y alineados con el estilo de la marca empresarial, gracias a la posibilidad de personalizar cada detalle del sitio y los contenidos que alberga.

A continuación, presentamos una breve video guía para conocer mejor las funcionalidades que ofrece SharePoint para la creación de una extranet y, sobre todo, aprender a utilizar estas herramientas para construir un portal adaptado a las necesidades de su empresa.

Intranet vs Extranet de SharePoint Online:
integración para un único entorno digital

En el pasado, la intranet y la extranet se consideraban plataformas separadas, cada una gestionada por software específico que, para integrarse, implicaba costos adicionales y complicaciones no siempre evidentes durante la fase de planificación.

Hoy en día, gracias a una visión unificada, la intranet y la extranet coexisten armoniosamente en un único sistema integrado dentro del digital workplace de Microsoft 365.

Esta evolución representa un gran avance para las empresas, que ahora pueden contar con un ecosistema centralizado para gestionar el flujo de comunicación que, cada día, involucra a actores internos y externos a la organización.

La nueva generación de software de intranet incorpora en su estructura las funcionalidades de la extranet, eliminando los problemas asociados a la interacción entre diferentes programas.

En la misma plataforma, se pueden digitalizar y optimizar los procesos fundamentales de todos los departamentos empresariales, desde el marketing hasta los recursos humanos, creando un espacio de trabajo digital flexible y completo para satisfacer las necesidades únicas de su empresa.

¿Qué es una extranet?

Una extranet es una plataforma digital privada que permite a las empresas interactuar de manera segura con terceros, como proveedores o clientes. Proporciona acceso controlado a los recursos empresariales para una colaboración eficaz.

¿Cuáles son las diferencias entre una intranet y una extranet?

Una intranet es una plataforma interna para los empleados, mientras que una extranet extiende el acceso a socios externos, permitiendo interacciones protegidas.

¿Qué ventajas ofrece una extranet?

Una extranet mejora la comunicación, centraliza la información y acelera los procesos, optimizando la colaboración externa.

¿Cómo se crea una extranet con Microsoft 365?

Con SharePoint Online de Microsoft 365, usted puede configurar una extranet segura y controlar los accesos para facilitar la colaboración.

¿En qué sectores es útil una extranet?

La extranet es útil en sectores regulados, como el financiero y el farmacéutico, para la gestión segura de documentos de cumplimiento normativo.