Hoe maak je een SharePoint-intranetsite

Wat is een slim intranet?

Het bedrijfsintranet moet zorgvuldig worden gecreëerd, met aandacht voor verschillende aspecten. Van werknemersbetrokkenheid tot het creëren van content, van people services tot monitoring en governance. Niets mag worden onderschat als je een succesvol intranet wilt hebben.

Hier is een lijst met factoren die een slim intranet maken.

1. Het is een echt werkinstrument

Het intranet helpt werknemers bij hun dagelijkse taken, waardoor hun productiviteit en welzijn in het bedrijf toenemen. Met de geavanceerde functies van platforms zoals SharePoint Online kan het intranet zo worden ontworpen dat het

• het zoeken naar informatie te vergemakkelijken
• de communicatie tussen collega's te verbeteren
• actuele inhoud en nieuws te verspreiden
• het maken, delen en opslaan van documenten beheren

Als gebruikers geen dwingende reden kunnen vinden om het intranet te gebruiken, of dat nu is omdat het niet de juiste functionaliteit biedt of omdat er een gebrek is aan training over het juiste gebruik ervan, zal het intranet kort na de ingebruikname worden verlaten. Aandacht voor de bruikbaarheid en bruikbaarheid van het intranet is daarom van cruciaal belang om te voorkomen dat de middelen die het bedrijf heeft geïnvesteerd in de creatie ervan verloren gaan.

2. Het is ontworpen rond de gebruiker

Het intranet moet voldoen aan de specifieke behoeften van een bedrijf en de mensen die er werken. Om terug te komen op het praktische aspect, is het niet voldoende dat het intranet functionaliteit biedt om bedrijfsprocessen te vereenvoudigen, maar het moet ook het werk van gebruikers ondersteunen met gepersonaliseerde inhoud op basis van hun voorkeuren.

Met SharePoint Online wordt het intranet het centrale punt waar globale content voor het hele bedrijf te vinden is, samen met:

• Nieuws en mededelingen die specifiek zijn voor een afdeling, locatie of rol
• Updates over initiatieven die van belang zijn voor de gebruiker
• Interne contactpersonen die relevant zijn voor uw behoeften
• Uw favoriete toepassingen, FAQ's en documenten

En nog veel meer.

3. Het bereikt gebruikers waar ze ook zijn

Informatie en kennis zijn essentieel voor een succesvol bedrijf en moeten voor iedereen direct vanaf de desktop beschikbaar zijn. Wat ze ook aan het doen zijn, waar ze ook zijn en op elk type apparaat.

Het intranet van SharePoint kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams om het delen van belangrijk nieuws en inhoud te vereenvoudigen door aangepaste pushmeldingen te versturen. Bij intranet.ai hebben we een component ontwikkeld die juist dit proces voor zijn rekening neemt, zodat bedrijven:

• mensen in realtime te informeren
• gebruikers te betrekken met gerichte meldingen
• de betrokkenheid bij interne communicatie te monitoren
• te zorgen voor maximale ontvangst van het belangrijkste nieuws

4. Het laat mensen meer over het bedrijf weten

Hoe vaak komt het niet voor dat je informatie nodig hebt, maar niet weet waar je binnen het bedrijf terecht kunt?

Het intranet van SharePoint Online brengt op één plaats in de digitale werkplek van het bedrijf de contacten, documenten, communicatie, diensten en toepassingen samen die gebruikers nodig hebben om hun werk gedaan te krijgen, zonder onderbreking en zonder tijd te verspillen aan opzoekwerk.

De people directory en het organigram zijn enkele van de functies die we toevoegen aan de intranetten van onze klanten, zodat gebruikers meer te weten kunnen komen over hun organisatie en onmiddellijk collega's kunnen vinden met antwoorden op hun vragen.

5. Het verbindt collega's

Oké, we weten dat de lijst met medewerkers op het intranet helpt om een beter inzicht te krijgen in het bedrijf, maar hoe kunnen gebruikers snel contact opnemen met een collega? Hoe kunnen ze verbinding maken om documenten te delen of samen aan een project te werken?

Ook hier is SharePoint intranetintegratie met Microsoft Teams het antwoord. Teams kan gebruikers inderdaad met elkaar verbinden, het delen van informatie en realtime updates stroomlijnen.

In de people directory van het intranet kunnen gebruikers het Teams-contact vinden van collega's met wie ze moeten praten en hen met één klik bereiken.

We hebben het al gehad over pushmeldingen, maar het is het vermelden waard dat het bedrijf dankzij deze functie ook sneller in contact kan komen met zijn mensen en hen samen op de hoogte kan houden van de nieuwste initiatieven en prestaties.

6. Het vergemakkelijkt samenwerking

U kunt bedrijfsprojecten en -initiatieven samenbrengen in het intranet en ze markeren op basis van de behoeften van het bedrijf of relevantie met de afdeling, rol en activiteiten van gebruikers.

Het SharePoint Online intranet kan ook snel toegang bieden tot projectgroepen, met specifieke functionaliteit voor real-time samenwerking en coördinatie van activiteiten.

Tot slot moet elke afdeling zijn eigen ruimte op het intranet hebben.

De corporate website kan worden uitgebreid met een sectie gewijd aan mensen, initiatieven en afdelingsspecifieke communicatie. Op deze manier kan informatie die nuttig is voor de activiteiten van een afdeling worden verzameld en gedeeld zonder verloren te gaan in de globale communicatiestroom.

7. Het helpt je te vinden wat je zoekt

Slechts 1 procent van de mensen met een intranet in het bedrijf is tevreden met de zoekresultaten.

Vertrouwend op verouderde technologie kan het intranet niet de juiste ondersteuning bieden die nodig is om de productiviteit en vooral de tevredenheid van de eindgebruiker te verhogen. Een hoge mate van ontevredenheid leidt tot het snel verlaten van het portaal, waarvoor het bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid middelen heeft geïnvesteerd.

Vertrouwen op een geavanceerd, voortdurend bijgewerkt platform zoals SharePoint Online is echter slechts de eerste stap. In feite moeten intranetbeheerders een aantal belangrijke activiteiten plannen om verbeterpunten te identificeren en zo de gebruikerstevredenheid te verhogen. Van deze activiteiten leggen we de nadruk op:

• Monitoren van zoekopdrachten en terugkerende vragen
• Verzamelen van feedback met enquêtes en vragenlijsten

Zodra de behoeften van gebruikers zijn vastgesteld, kan het intranet worden verrijkt met nieuwe inhoud en functionaliteit om het werk van alle mensen in het bedrijf te ondersteunen.

8. Het biedt dagelijkse nutsdiensten

Zoekfuncties zijn onmisbaar om optimaal te werken. Daarom is het SharePoint intranet de beste tool om:

• aanvraagformulieren
• tools voor het reserveren van bedrijfsmiddelen
• toegang tot diensten en afspraken

9. Het stelt u in staat uw persoonlijkheid te uiten

Het succes of falen van een bedrijf is altijd gebaseerd op de bedrijfscultuur en hoe mensen worden gewaardeerd.

Het intranet zou alle leden van het bedrijf in staat moeten stellen om hun vaardigheden en kennis te delen, om zichzelf bekend te maken bij hun collega's. Personeelszaken zou de gedeelde informatie ook kunnen bekijken om nieuwe carrièremogelijkheden voor te stellen. Human resources zou de gedeelde informatie ook kunnen bekijken om nieuwe carrièremogelijkheden voor te stellen of rechtstreeks kandidaten voor openstaande functies te selecteren uit mensen die al in het bedrijf werken.

10. Het houdt gebruikers betrokken

Als de betrokkenheid hoog is, nemen de productiviteit en het welzijn toe. Daarom moet het intranet het gemaksaspect, met functies om dagelijkse activiteiten te ondersteunen, combineren met ervaringen die gericht zijn op betrokkenheid, zoals gamification.

Gamification stelt mensen in staat om deel te nemen aan gezamenlijke wedstrijden, spelletjes en activiteiten die de relaties met collega's verbeteren, maar dat niet alleen. Binnen het intranet kunnen deze ervaringen zelfs dienen om interne trainingen boeiender te maken door middel van quizzen en wedstrijden met prijzen.

11. Het wordt soepel geïmplementeerd

De adoptie van een slim intranet verloopt eenvoudiger en sneller.

Gebruikers hebben hulpmiddelen nodig om de waarde te begrijpen van de functies die hen ter beschikking worden gesteld. Training speelt daarom een belangrijke rol bij de adoptie van intranet, en een slim intranet zoals SharePoint Online kan hierin voorzien:

• Webinars en trainingsinhoud
• Live evenementen met vraag- en antwoordsessies
• Rondleidingen om meer te leren over individuele functies

12. Het ondersteunt gegevensanalyse

Hoe weet je of het intranet goed werkt of niet? Helpt het het bedrijf echt, of heeft het nog veel beperkingen? Kunnen gebruikers vinden wat ze nodig hebben?

SharePoint Online logs en Office 365 monitoringfuncties helpen u deze vragen te beantwoorden. Maar ze zijn niet voldoende.

Om alle details te weten te komen over hoe het intranet werkt en hoe effectief het is, hebt u native tools nodig om gebruikersactiviteiten te volgen en te begrijpen of de site echt bijdraagt aan hun productiviteit.

13. Het ondersteunt leiderschap

In het tijdperk van digitalisering hebben bedrijfsleiders een groot aantal innovatieve technologieën tot hun beschikking om

• teams te coördineren
• de inwerkfase te beheren
• belangrijke inzichten te verkrijgen voor het nemen van beslissingen
• direct en constructief te communiceren met collega's

Met het intranet kunnen managementleden snel communiceren met iedereen in het bedrijf en hun feedback ontvangen zonder ook maar één e-mail te sturen of te bellen.

SharePoint integreren met samenwerkingsplatforms van Microsoft, zoals Microsoft Teams, kan het echter gemakkelijker maken om videogesprekken en live streaming evenementen te organiseren. Om alle gebruikers te betrekken bij bedrijfsinitiatieven, waar ze zich ook bevinden.

Slim intranet: de belangrijkste doelstellingen

Wat betekent een slim intranet voor je bedrijf? Voordat we dieper ingaan op onze visie en ontdekken hoe we een echt slim intranet met SharePoint Online kunnen maken, moeten we weten welke doelen het intranet moet bereiken, zodat het bedrijf ze kan monitoren en de effectiviteit van zijn investering kan evalueren.

De belangrijkste intranetdoelen kunnen als volgt worden samengevat:

1. Verhoogde betrokkenheid van de gebruiker
2. Verbeterde productiviteit en welzijn in het bedrijf
3. Verbeterde winstgevendheid en concurrentievermogen van het bedrijf

De resultaten van een slim intranet

1. Betrekt gebruikers
2. Verbetert de productiviteit
3. Verhoogt het concurrentievermogen

"Een zeer betrokken personeelsbestand is het verschil tussen een bedrijf dat beter presteert dan zijn concurrenten en een bedrijf dat er niet in slaagt te groeien."[bron]

87 procent van de werknemers wereldwijd is niet betrokken bij de werkplek. Dit is veelzeggend als we bedenken dat bedrijvendie erin slagen mensen te betrekken bij hun activiteiten en initiatieven 147 procent beter presteren dan hun concurrenten in termen van gegenereerde winst.

Nieuwe technologieën zoals het intranet van SharePoint Online, geïntegreerd met de digitale werkplek van Microsoft 365, bieden bedrijven de mogelijkheid om zich te onderscheiden van concurrenten door middel van een hogere productiviteit en het welzijn van werknemers.

Zo werkt het:

• Met een intelligent intranet wordt interne communicatie aantrekkelijker dankzij de contentmanagementmogelijkheden van SharePoint en de integratie met samenwerkings- en werknemerservaringsplatforms zoals Microsoft Teams, Forms en Viva.
• Als mensen betrokken zijn en het intranet diensten van hoge kwaliteit biedt, zal de productiviteit toenemen. Gebruikers zullen gemotiveerder zijn en tijd besparen bij het zoeken naar contacten, documenten en alle informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen.
• Hoe groter de tijdsbesparing, hoe groter de algehele winstgevendheid van het bedrijf.

Hoe evalueert u de resultaten van uw intranet?

Om te evalueren hoe het intranet de productiviteit van uw bedrijf heeft verhoogd, kunt u verschillende kwantitatieve KPI's instellen.

Onder de directe KPI's zou u het volgende kunnen controleren:

• Aantal weergaven per individuele pagina
• Aantal unieke gebruikers die het intranet hebben bezocht
• Aantal sessies en duur van individuele sessies
• Aantal geplaatste, doorzochte en bekeken content
• Interacties met bedrijfscommunicatie, inclusief likes en opmerkingen

Indirecte KPI's zijn onder andere:

• Aantal verzoeken ontvangen door de bedrijfshelpdesk
• Aantal e-mails dat naar collega's is gestuurd om informatie te vragen

Hoe maak je een slimme intranetsite?
Overwegingen om niet de fout in te gaan

Om een echt slim intranet te maken dat in staat is om de doelen te bereiken die het bedrijf heeft gesteld, zijn er bepaalde overwegingen die moeten worden gemaakt in de ontwerpfase. Dit is een delicaat moment, een moment dat door de meeste bedrijven wordt genegeerd, maar een moment dat van het grootste belang blijkt te zijn om de effectiviteit van het intranet te garanderen en zo de investering te maximaliseren.

Om te voorkomen dat je fouten maakt bij het maken van je intranet, lees je hier waar je rekening mee moet houden.

Hoe ontwerp je een bedrijfsintranet?

1. Analysefase

De analysefase is goed voor 70 procent van het succes van een intranetproject. Het is de meest delicate fase, waarin het intranetmodel wordt gedefinieerd dat kan voldoen aan specifieke bedrijfsbehoeften en strategische doelen. Gewoonlijk omvat de analysefase drie activiteiten:

1. Analyse van de context en de bedrijfscultuur
2. Analyse van de te bereiken doelen (productiviteit, welzijn, enz.)
3. Analyse van de eindgebruiker en identificatie van zijn of haar belangrijkste behoeften

1.1 Analyse van de context

Deze eerste activiteit omvat:

• analyse van de operationele en strategische plannen die ten grondslag liggen aan de interne processen;
• analyse van de missie en waarden die ten grondslag liggen aan de bedrijfscultuur;
• analyse van de huidige communicatiestrategie.

Als het bedrijf al een intranetportaal heeft, is het nuttig om te analyseren welke functies het meest door gebruikers worden gebruikt om te begrijpen hoe de aangeboden diensten en inhoud kunnen worden verbeterd.

Op deze manier kun je een duidelijk eerste idee krijgen van hoe je een intranet ontwerpt dat de bedrijfscultuur respecteert en een geschikte ondersteuning is voor de activiteiten van het personeel.

1.2 Doelanalyse

Doelanalyse wordt gebruikt om de functionaliteit van het intranet af te stemmen op de strategieën en doelen die het bedrijf wil bereiken.

Nadat de strategische doelen zijn gedefinieerd, moeten de operationele doelen worden geschetst. In de praktijk zijn de vragen die deze analysefase moet beantwoorden:

• Welke tools moet het bedrijfsintranet bieden?
• Hoe kan het intranet individuele en groepsactiviteiten ondersteunen?
• Wat heeft het bedrijf nodig om de communicatie met de werknemers te verbeteren?

1.3 Analyse van de eindgebruiker

Het intranet bestaat uit mensen.

De eindgebruiker kennen, betekent weten welke functionaliteit, inhoud en diensten in het intranet moeten worden aangeboden om alle mensen in het bedrijf in staat te stellen hun werk beter te doen.

Doelgroepanalyse wordt vaak onderschat omdat bedrijven de werkelijke behoeften van werknemers als vanzelfsprekend beschouwen. Maar helaas resulteert het niet analyseren van de eindgebruiker in het creëren van een "nutteloos" of ineffectief intranet dat maatwerk ontbeert.

Maar hoe identificeer je gebruikersbehoeften?

Hier zijn enkele hulpmiddelen die we aanraden.

Focusgroepen en vragenlijsten

Voor een zorgvuldige analyse van de mensen in het bedrijf kunt u op twee verschillende, maar elkaar aanvullende manieren te werk gaan. Laten we het hebben over focusgroepen en vragenlijsten.

Focusgroepen zijn een kwalitatieve onderzoekstechniek waarbij een kleine groep mensen betrokken is, meestal tussen 6 en 12 deelnemers. De discussie wordt geleid door een moderator (meestal een van de mensen die betrokken zijn bij het intranetontwerp), die het gesprek leidt door een reeks vragen voor te stellen die van tevoren zijn voorbereid.

Het doel is om meningen, percepties, ideeën en feedback van deelnemers te verzamelen in een interactieve setting. Met deze methode kunnen motivaties, houdingen, ervaringen en gedragingen van mensen diepgaand worden onderzocht, waardoor inzichten aan het licht komen die met andere onderzoekstechnieken, zoals enquêtes of individuele interviews, misschien niet naar voren komen.

Terwijl focusgroepen ons in staat stellen de eindgebruiker te leren kennen via dynamische interacties en geleide discussies, leveren vragenlijsten kwantitatieve gegevens op die op grotere schaal kunnen worden geanalyseerd.

In feite maken ze het mogelijk om specifieke, gestructureerde informatie te verzamelen van een groot aantal respondenten, waardoor het mogelijk wordt om trends, gedragspatronen en gemeenschappelijke behoeften te identificeren waaraan het intranet kan helpen voldoen.

Bij het opstellen van een vragenlijst tijdens de ontwerpfase van een intranet is het belangrijk te benadrukken dat er geen vragen moeten worden gesteld over het intranet zelf, maar dat er vragen moeten worden gesteld over het werk van mensen. Op die manier kunt u belangrijke informatie verkrijgen over de gemiddelde IT-kennis, voorkeursapparaten en applicaties die ze gebruiken om hun dagelijkse taken uit te voeren.

Interviews

Interviews zijn nuttig om meer directe en persoonlijke feedback te krijgen dan inzichten uit focusgroepen en vragenlijsten. Het kan nuttig zijn om na het beschikbaar stellen van een demo van het intranet een ronde interviews te organiseren, waarbij gebruikers worden geselecteerd die het prototype hebben getest.

2. Plannen voor verandering

Vandaag de dag is het niet meer mogelijk om een digitaal project te starten zonder plan, zeker niet als een project zoals het intranet de dagelijkse routine van alle werknemers zal veranderen.

Het hebben van een plan betekent kiezen wie te betrekken bij de ontwerpfase, het beschikbare budget vaststellen en de communicatie- en opleidingsstrategie bepalen om de adoptie van het intranet te garanderen.

Alles moet van tevoren worden bepaald om verrassingen tijdens het project te voorkomen.

Daarom raden wij aan:

• Stel het team samen dat verantwoordelijk is voor het ontwerp.
• Beoordeel de functies en middelen die in het intranet moeten worden opgenomen om een realistisch budget vast te stellen.
• Identificeer de communicatiemiddelen die de voorkeur hebben van de mensen in het bedrijf, de voordelen die het nieuwe intranet hen biedt en de ontbrekende IT-vaardigheden om een goede interne communicatie- en trainingsstrategie te bepalen.
• Houd voortdurend toezicht op het verzamelen van feedback van gebruikers en de evolutie van het project.

3. De tools selecteren die beschikbaar moeten worden gesteld

We hebben al gezien waarom de analysefase cruciaal is voor het ontwerp van het bedrijfsintranet. Naast de nuttige informatie die kan worden verkregen, maakt de analysefase het mogelijk om te begrijpen welke tools niet mogen ontbreken op het intranet, op basis van de voorkeuren van gebruikers en wat ze nodig hebben om hun werk beter te doen.

Het definiëren van "Killer Apps" is daarom een belangrijke stap in het creëren van een nuttig intranet, dat zorgt voor interesse en adoptie door alle mensen in het bedrijf.

Na jaren ervaring in intranetontwikkeling hebben we een aantal functies ontwikkeld die dit doel dienen. Hieronder geven we enkele voorbeelden van onze webonderdelen die de rol van Killer App spelen:

• Webonderdeel voor het posten van en solliciteren naar openstaande functies, waarbij gebruik wordt gemaakt van het persoonlijke profiel van het SharePoint-intranet.
• Web part voor het snel reserveren van ruimtes en middelen, van bureaus tot parkeerplaatsen op de bedrijfsparkeerplaats.
• Webonderdeel voor het opnieuw delen van berichten van de LinkedIn-, Facebook-, Instagram- en TikTok-profielen van het bedrijf.

4. De juiste monitoringtools gebruiken

Het stellen van doelen en KPI's is niet genoeg om intranetsucces te garanderen. Je moet de resultaten voortdurend monitoren om de effectiviteit van je investering nauwkeurig te beoordelen en te begrijpen hoe je het intranet kunt verbeteren om de betrokkenheid van gebruikers en de collectieve productiviteit te verhogen.

Er zijn tal van tools om de prestaties van intranet bij te houden, sommige zelfs geïntegreerd in SharePoint.

Maar het is niet zo eenvoudig om de resultaten van een intranetproject goed te monitoren. In feite bieden maar weinig van de beschikbare tools een gedetailleerd inzicht in wat echt belangrijk is: hoeveel en hoe het intranet in de onderneming wordt gebruikt.

Om onze klanten te helpen nuttige inzichten te verkrijgen om het intranet dat ze samen bouwen te blijven verbeteren, hebben we Intranet Analytics ontwikkeld. Ons component wordt gebruikt om de effectiviteit van de Microsoft 365 digitale werkplek en het SharePoint intranet te meten, met gedetailleerde rapporten over gebruikersgedrag.

Vervolgens kunnen de analysemogelijkheden van SharePoint worden verrijkt om informatie te verkrijgen zoals:

• individuele paginabezoeken
• duur van individuele sessies
• gebruikte zoeksleutels
• toegang tot documenten
• enz.

Daarnaast integreert onze functionaliteit met Google Analytics en andere tools van derden voor een nog diepere analyse van het intranet.

5. De beheerstrategie bepalen

De dag na de go-live van het intranet begint het governanceplan.

Om deze fase succesvol aan te pakken, is er een lijst met acties die moeten worden opgenomen in het governanceprogramma. In het algemeen raden we aan om van tevoren het volgende te definiëren:

1. De opties voor extern delen voor elke site.
2. De manieren om de acties van externe gebruikers te volgen.
3. De modaliteiten voor het aanbieden van nieuwe inhoudsgebieden in het intranet.
4. De rechten die moeten worden verdeeld onder interne gebruikers binnen het bedrijf.

Hoe helpt Microsoft ons een intelligent intranet te bouwen?

Een slim bedrijfsintranet maken is mogelijk dankzij Microsoft 365-technologieën.

In de Microsoft 365 (voorheen Office 365) productsuite wordt SharePoint de kern van veel services met geavanceerde mogelijkheden om:

• de levenscyclus van documenten te beheren
• inhoud te creëren en te delen
• gegevens veilig op te slaan
• interne processen te coördineren

Het is daarom het beste platform om een intranet te maken en de productiviteit van uw bedrijf te transformeren.

Dit zijn de gebieden die Microsoft ontwikkelt om de functionaliteit van zijn digitale werkplek, waarvan SharePoint het middelpunt vormt, te verrijken.

1. Betrokkenheid en samenwerking tussen collega's

Er wordt voortdurend geïnvesteerd in samenwerkingsplatforms die integreren met het SharePoint Online intranet en extra functionaliteit bieden om de samenwerking en communicatie in de onderneming te verbeteren. Van deze platforms kunnen we Microsoft Teams en Viva Engage (de oplossing die de plaats van Yammer innam in de digitale werkplek van Microsoft 365) niet onvermeld laten.

2. Mensen, nieuws, kennis en toepassingen met elkaar verbinden

Het publicatiesysteem in SharePoint Online sites, met name het intranet, evolueert. Met de komst van Home Sites en nieuwe functies voor het maken van on-page content, is het niet mogelijk om tools op de markt te vinden die kunnen concurreren met SharePoint voor het maken van een intelligent intranet.

3. Kennisbeheer

Binnenkort zullen we een grote verschuiving zien in intranet content management en SharePoint Online leidt deze transformatie met de verschuiving van informatiebeheer naar collectief kennisbeheer.

Een intranetsite maken met SharePoint

Om uw bedrijfsintranet met SharePoint Online te maken, moet u eerst inloggen op microsoft365.com om de SharePoint-toepassing te openen en naar de startpagina te gaan.

Zodra u op de startpagina bent, klikt u linksboven op het item "Site maken".

SharePoint vraagt u of u een teamsite of een communicatiesite wilt maken.

Als u het verschil tussen deze twee soorten sites niet weet, vindt u alle informatie hieronder; ga anders direct naar de volgende paragraaf om in detail te bekijken hoe u de basis van uw intranet kunt bouwen.

Het verschil tussen een teamsite en een communicatiesite in SharePoint

Een teamsite of samenwerkingssite is ontworpen om de coördinatie en communicatie te verbeteren van gebruikers die moeten samenwerken aan een project.

Het bevat functies voor het beheren van documentbibliotheken, gedeelde agenda's en SharePoint-lijsten waarmee de werklast onder de leden van een team kan worden verdeeld.

Een communicatiesite daarentegen dient om informatie te delen met een breed publiek van gebruikers, dat niet beperkt is tot de leden van één team.

In tegenstelling tot teamsites, die zich richten op het beheer van bedrijfsprojecten, richten communicatiesites zich dus op het delen van nieuws en informatie. Het intranet is hier een duidelijk voorbeeld van.

Daarom kiezen we ervoor om een SharePoint-communicatiesite te maken.

De belangrijkste stappen om uw intranet met SharePoint te maken

Zodra u voor de optie "communicatiesite" hebt gekozen, begint het echte proces van het intranet maken.

Om aan de slag te gaan biedt Microsoft verschillende sjablonen om sneller een communicatiesite op te zetten:

• Crisisbeheer
• Afdelingsspecifieke inhoud
• Personeelsdiensten en nieuws
• Mogelijkheden en interne trainingen

Helaas is er echter nog steeds geen echt kant-en-klaar sjabloon beschikbaar voor het bedrijfsintranet. Het advies is om vanaf nul te beginnen, met behulp van het sjabloon "Blank".

Nu is het tijd om de naam van het intranet te kiezen.

Dit is een belangrijke stap, want de naam moet het merk kunnen versterken en tegelijkertijd gemakkelijk te onthouden zijn voor gebruikers.

Hier zijn enkele van onze best practices om het intranet een betekenisvolle en memorabele naam te geven:

1. Gebruik de bedrijfsnaam opnieuw.
   Het bedrijf Contoso zou zijn intranet bijvoorbeeld "OneContoso" of "WeContoso" kunnen noemen (om het gevoel van eenheid en gemeenschap te benadrukken), of ervoor kiezen het merk te combineren met de term "intranet", wat in dit geval resulteert in "InContoso"
   
   
2. Verwijs naar het doel van het intranet.
   In dit geval zijn enkele voorbeelden "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" of "TheHub" Een van onze klanten volgde dit patroon en gaf het intranet dat we samen ontwierpen de naam "ThePipeline" Een andere klant maakte een echt originele keuze met de naam "Agora"
   
   
3. Vermijd namen die te lang of onuitspreekbaar zijn.
   Ze zijn niet alleen moeilijk te onthouden, maar maken het delen van het intranetadres ook ingewikkeld.
   
   
4. Laat je inspireren door wat het bedrijf doet.
   Een mooi voorbeeld is van een klant van ons die in de agribusiness werkt en besloot om het intranet "Mandarijn" te noemen Onnodig te zeggen hoe het portaal werd aangepast, met oranje tinten en afgeronde silhouetten.
   
   
5. Betrek de mensen die het intranet zullen moeten gebruiken.
   Je kunt enquêtes en vragenlijsten gebruiken om ideeën van collega's te verzamelen of hen vragen te stemmen op de naam die zij verkiezen uit de door het bedrijf voorgestelde namen.

Zodra u een naam voor het intranet hebt gekozen, vraagt SharePoint u om een korte beschrijving van de nieuwe site te schrijven en de standaardtaal te kiezen. Het kiezen van de taal is het tweede sleutelmoment in het intranetcreatieproces, omdat SharePoint u niet toestaat dit later te wijzigen.

Zodra u de lege site opent, raden we u aan het corporate thema te kiezen om het juiste kleurenpalet toe te passen op SharePoint-besturingselementen, labels en grafische elementen. Om dit te doen

• naar Instellingen, rechtsboven
• klik op het item "Het uiterlijk wijzigen
• het gewenste thema selecteren

Je kunt kiezen uit sjablonen die Microsoft aanbiedt en deze gebruiken zoals ze zijn om de creatie van het intranet te versnellen. Of je kunt een sjabloon kiezen en deze aanpassen, bijvoorbeeld om het kleurenpalet af te stemmen op de huisstijlkleuren. Voor meer maatwerk kun je met SharePoint je eigen thema helemaal opnieuw maken.

Ook onder "Het uiterlijk wijzigen" kunt u het uiterlijk van wijzigen:

• Koptekst, met specifieke instellingen voor
  • lay-out (minimaal, compact, standaard en uitgebreid)
  • achtergrondkleur, aan te zetten of niet met een getrapte transparantie
    (de kleur wordt automatisch genomen uit het palet dat is gekozen als het thema van de site)
  • titel, in te schakelen of niet
  • logo, te uploaden
    
    
• Navigatiebalk, met specifieke instellingen voor
  • links toevoegen/verwijderen
  • toevoegen/verwijderen van labels (groepen links)
  • linkboom, invoegen van sublinks voor hoofditems
    (best niet meer dan 3 niveaus, voor een goede bruikbaarheid)
    
    
• Voettekst

Vervolgens moet de inhoud van het intranet worden gedefinieerd, te beginnen met de startpagina.

Selecteer het item "Bewerken" in de rechterbovenhoek om aan de slag te gaan.

SharePoint Online is een krachtige tool voor inhoudsbeheer, waarmee een groot aantal verschillende soorten inhoud op elk van de pagina's van de sites kan worden geplaatst.

Eerst kunnen redacteuren het aantal en de opmaak van de secties waaruit een pagina bestaat wijzigen om de structuur te bepalen waarin de afzonderlijke stukken content worden ondergebracht.

Na het instellen van de paginastructuur is het vervolgens mogelijk om de webonderdelen van de door SharePoint ondersteunde tekstuele en multimedia-inhoud in te voegen. Enkele van deze onderdelen zijn

• nieuws
• kalender
• organigram
• powerBI-rapporten
• afzonderlijke afbeeldingen of carrousels
• microsoft Formulieren vragenlijst
• youTube of Microsoft Stream-video's
• enz.

Webonderdelen kunnen worden uitgebreid met aangepaste functies zoals die worden aangeboden in onze intranetplannen.

Op basis van de projecten die we met onze klanten hebben uitgevoerd, hebben we meer dan 50 onderdelen ontwikkeld om de functionaliteit van SharePoint Online te verrijken op het gebied van communicatie, samenwerking, productiviteit, kennisdeling en training. Er zijn bijvoorbeeld webonderdelen beschikbaar in onze plannen om

• de volledige levenscyclus van documenten te beheren
• interne contacten te vinden en uw collega's beter te leren kennen
• toegang te krijgen tot de favoriete of aanbevolen werkapps van het bedrijf
• te solliciteren op openstaande functies, waardoor het selectieproces wordt versneld
• nieuws en mededelingen voor gebruikersgroepen te publiceren, met behulp van dynamische afbeeldingen en integratie met Microsoft Teams voor een maximale ontvangst

Of het nu standaard of aangepast is, vergeet niet dat uw intranet webonderdelen geselecteerd moeten worden op basis van de werkelijke behoeften van collega's en de processen die uw bedrijf kenmerken.

Zodra de nuttige webonderdelen zijn ingevoerd, blijft er niets anders over dan de intranetcontent te creëren, te publiceren en voortdurend bij te werken. Zodat de interesse van de gebruikers na verloop van tijd hoog blijft.

Tot slot bieden we hieronder een overzichtstabel met de belangrijkste stappen die u moet volgen om een intranet te maken met SharePoint Online:

Wat is een intelligent intranet?

Een intelligent intranet is een intern bedrijfsnetwerk dat de dagelijkse activiteiten van medewerkers ondersteunt, waardoor de productiviteit en het welzijn worden verbeterd. Het biedt geavanceerde functies zoals informatie zoeken, communicatie tussen collega's, documentbeheer en bijgewerkte inhoud.

Wat zijn de belangrijkste doelen van een intelligent intranet?

De belangrijkste doelen van een intelligent intranet zijn: het vergroten van de betrokkenheid van gebruikers, het verbeteren van de productiviteit en het welzijn in het bedrijf, en het vergroten van de winstgevendheid en concurrentiepositie van het bedrijf.

Hoe wordt een intelligent intranet ontworpen?

Het ontwerp van een intelligent intranet omvat verschillende fasen: analyse van de bedrijfscontext, definiëring van strategische en operationele doelen, analyse van de behoeften van eindgebruikers door middel van focusgroepen, enquêtes en interviews, planning voor verandering, selectie van tools en functies, en continue prestatiemonitoring.

Wat zijn de fundamentele kenmerken van een intelligent intranet?

De fundamentele kenmerken omvatten: tools voor zoek- en documentbeheer, interne communicatie en pushmeldingen, contactdirectories, samenwerkingshulpmiddelen, speciale ruimtes voor afdelingen en ondersteuning voor training en data-analyse.

Hoe kan effectieve adoptie van het intranet worden gegarandeerd?

Om effectieve adoptie van het intranet te garanderen, is het essentieel om continue training aan te bieden via webinars, trainingsinhoud, live-evenementen en rondleidingen door de functies. Bovendien is het belangrijk om constant feedback van gebruikers te monitoren en het platform op basis van hun behoeften te verbeteren.

Wat zijn de voordelen van een intranet geïntegreerd met Microsoft 365?

Een intranet geïntegreerd met Microsoft 365 biedt talrijke voordelen, waaronder: geavanceerd documentbeheer, realtime samenwerking via Microsoft Teams, het maken en delen van inhoud met SharePoint, prestatieanalyse met PowerBI en ondersteuning van de bedrijfsproductiviteit met tools zoals Microsoft Forms en Viva.

Hoe kunnen de resultaten van een intelligent intranet worden geëvalueerd?

De resultaten van een intelligent intranet kunnen worden geëvalueerd aan de hand van kwantitatieve KPI's zoals het aantal paginaweergaven, unieke gebruikers, sessieduur en interacties met bedrijfscommunicatie. Tools zoals Intranet Analytics, geïntegreerd met SharePoint en Google Analytics, helpen de prestaties te volgen en het platform continu te verbeteren.

Wat zijn de belangrijkste stappen om een intranet met SharePoint te maken?

De belangrijkste stappen om een intranet met SharePoint te maken zijn: het maken van een communicatiesite, het kiezen van een betekenisvolle naam, het selecteren van de standaardtaal, het toepassen van het bedrijfsontwerp, het aanpassen van de navigatie, het structureren van de inhoudspagina's met secties en webonderdelen, en het bijwerken van de inhoud.