Hoe maak je een slimme SharePoint-site

Wat is een slim intranet?

Het bedrijfsintranet moet met zorg worden opgebouwd, waarbij je je op verschillende aspecten richt. Van de betrokkenheid van werknemers tot het creëren van content, van services voor mensen tot monitoring en governance. Niets mag worden onderschat als je een succesvol intranet wilt hebben.

Hier vind je een lijst met factoren die een slim intranet vormen.

1. Het is een echt werkhulpmiddel

Het intranet helpt werknemers bij het uitvoeren van hun dagelijkse activiteiten en verhoogt hun productiviteit en welzijn binnen het bedrijf. Dankzij de geavanceerde functies van platforms zoals SharePoint Online kan het intranet worden ontworpen om:

• het zoeken naar informatie te vergemakkelijken
• de communicatie tussen collega's te verbeteren
• content en nieuws te verspreiden die altijd up to date zijn
• de creatie, het delen en het archiveren van documenten te beheren

Als gebruikers geen geldige reden kunnen vinden om het intranet te gebruiken, ofwel omdat het niet de juiste functionaliteiten biedt of omdat er geen training is over hoe je het correct gebruikt, zal het kort na de go-live worden verlaten. Aandacht voor de praktische bruikbaarheid en de gebruiksvriendelijkheid van het intranet is daarom essentieel om te voorkomen dat de middelen die het bedrijf heeft geïnvesteerd verloren gaan.

Voorbeeld van een SharePoint-intranet gebouwd met intranet.ai

2. Wordt ontworpen rond de gebruiker

De intranet moet voldoen aan de specifieke behoeften van een bedrijf en de mensen die ervan deel uitmaken. Met de nadruk op functionaliteit is het niet voldoende dat de intranet functies biedt om bedrijfsprocessen eenvoudiger te maken, maar het moet ook het werk van gebruikers ondersteunen met gepersonaliseerde inhoud op basis van hun voorkeuren.

Door SharePoint Online te gebruiken wordt de intranet het centrale punt waar je wereldwijde inhoud voor het hele bedrijf vindt, samen met:

• Nieuws en communicatie die specifiek zijn voor afdeling, locatie of functie
• Updates over initiatieven die voor je interessant zijn
• Interne contactpersonen die relevant zijn voor je behoeften
• Je favoriete applicaties, veelgestelde vragen en documenten

En nog veel meer.

3. Bereikt je gebruikers, waar ze zich ook bevinden

Informatie en kennis zijn essentieel voor een succesvol bedrijf en zouden voor iedereen direct vanaf het eigen bureaublad beschikbaar moeten zijn. Wat je ook doet, waar je ook bent en op elk type apparaat.

De SharePoint-intranet kan worden geïntegreerd met Microsoft Teams om het delen van belangrijk nieuws en essentiële inhoud eenvoudiger te maken via gepersonaliseerde pushmeldingen. Bij intranet.ai hebben we een component ontwikkeld dat precies dit proces ondersteunt, zodat bedrijven kunnen:

• mensen in realtime informeren
• gebruikers betrekken met gerichte meldingen
• de betrokkenheid bij interne communicatie monitoren
• de maximale ontvangst van het belangrijkste nieuws garanderen

4. Helpt je het bedrijf beter te leren kennen

Hoe vaak heb je informatie nodig maar weet je niet bij wie je in het bedrijf terechtkunt om deze te krijgen?

De SharePoint Online-intranet brengt op één plek binnen de digitale werkplek de contactpersonen, documenten, communicatie, diensten en applicaties samen die gebruikers nodig hebben om hun werk zonder onderbrekingen en zonder tijdverlies aan zoekopdrachten te kunnen uitvoeren.

De ​persoonsdirectory​ en het organigram zijn enkele van de functies die wij toevoegen aan de slim intranet van onze klanten, zodat gebruikers hun organisatie beter kunnen leren kennen en meteen collega’s kunnen vinden met de antwoorden op hun vragen.

Persoonsdirectory in het slim intranet van SharePoint van intranet.ai

5. Verbindt mensen

Oké, we weten dat de lijst met medewerkers die beschikbaar is in het intranet helpt om een beter beeld te krijgen van het bedrijf, maar hoe kunnen gebruikers snel contact opnemen met een collega? Hoe kunnen ze met elkaar in contact komen om documenten te delen of samen aan een project te werken?

Opnieuw is de integratie van het SharePoint intranet met Microsoft Teams het antwoord. Teams kan gebruikers namelijk met elkaar verbinden en zo het delen van informatie en updates in realtime optimaliseren.

In de persoonsdirectory van het intranet kunnen gebruikers het Teams-contact van collega’s vinden met wie je moet spreken en hen met één klik bereiken.

We hebben het al gehad over pushmeldingen, maar het is goed om te benadrukken dat dankzij deze functie ook het bedrijf sneller met zijn mensen kan communiceren en hen op de hoogte kan houden van de nieuwste initiatieven en de behaalde resultaten.

6. Maakt samenwerking eenvoudiger

Het is mogelijk om projecten en bedrijfsinitiatieven in het intranet samen te brengen en ze zichtbaar te maken op basis van de behoeften van het bedrijf of de relevantie voor het departement, de rol en de activiteiten van gebruikers.

Het SharePoint Online intranet kan ook snelle toegang bieden tot projectgroepen, met specifieke functies voor samenwerking in realtime en coördinatie van activiteiten.

Tot slot zou elke afdeling zijn eigen ruimte in het intranet moeten hebben.

De bedrijfswebsite kan worden verrijkt met een sectie die is gewijd aan mensen, initiatieven en communicatie die specifiek zijn voor elke afdeling. Op deze manier kunnen de nuttige informatie voor de activiteiten van een afdeling worden verzameld en gedeeld zonder dat ze verdwijnen in de algemene communicatiestroom.

7. Helpt je vinden wat je zoekt

Slechts 1% van de mensen met een intranet in het bedrijf is tevreden over de zoekresultaten.

Wanneer het gebaseerd is op verouderde technologie, kan het intranet niet de juiste ondersteuning bieden die nodig is om de productiviteit en vooral de tevredenheid van eindgebruikers te verhogen. Een hoog ontevredenheidsniveau leidt tot een snel afhaken van het portaal, waarvoor het bedrijf een aanzienlijke hoeveelheid middelen heeft geïnvesteerd.

Kiezen voor een geavanceerd en voortdurend bijgewerkt platform zoals SharePoint Online is echter slechts de eerste stap. De beheerders van het intranet zouden namelijk enkele kerntaken moeten plannen die gericht zijn op het identificeren van verbeterpunten en zo de tevredenheid van gebruikers kunnen verhogen. Onder deze activiteiten benadrukken we:

• Monitoring van zoekopdrachten en terugkerende vragen
• Verzamelen van feedback, met enquêtes en vragenlijsten

Zodra de behoeften van gebruikers zijn vastgesteld, is het mogelijk om het intranet te verrijken met nieuwe inhoud en functies die het werk van iedereen in het bedrijf ondersteunen.

8. Biedt dagelijkse nuttige diensten

Zoekfuncties zijn onmisbaar als je optimaal wilt werken. Daarom is het slim intranet van SharePoint het beste hulpmiddel om:

• aanvraagformulieren beschikbaar te stellen
• toegang te krijgen tot diensten en kortingsregelingen

9. Maakt het mogelijk je persoonlijkheid te uiten

Het succes of falen van een organisatie is altijd gebaseerd op de bedrijfscultuur en op de manier waarop mensen worden gewaardeerd.

Het slim intranet zou alle leden van de organisatie in staat moeten stellen om hun vaardigheden en kennis te delen, zodat ze zich bij collega’s kunnen laten kennen. HR kan bovendien de gedeelde informatie raadplegen om nieuwe carrièremogelijkheden voor te stellen of om kandidaten voor openstaande functies te selecteren uit de mensen die al in de organisatie aanwezig zijn.

10. Betrekt de gebruikers

Als de betrokkenheid hoog is, stijgen de productiviteit en het welzijn. Daarom zou het slim intranet naast praktische functies ter ondersteuning van dagelijkse activiteiten ook ervaringen moeten bieden die gericht zijn op betrokkenheid, zoals gamification.

Gamification stelt mensen in staat om deel te nemen aan competities, spelletjes en gedeelde activiteiten die de relatie met collega’s verbeteren, maar niet alleen dat.

Binnen het slim intranet kunnen deze ervaringen worden gebruikt om interne opleidingen aantrekkelijker te maken dankzij quizzen en wedstrijden met prijzen.

Creëer snelle quizzen en peilingen in de SharePoint intranet van intranet.ai

11. Wordt zonder problemen geadopteerd

De adoptie van een slim intranet is eenvoudiger en sneller.

Gebruikers moeten beschikken over hulpmiddelen waarmee ze de waarde kunnen begrijpen van de functies die je ter beschikking stelt. Training speelt daarom een cruciale rol bij de adoptie van het intranet, en een slim intranet zoals dat van SharePoint Online kan:

• Webinars en trainingsinhoud
• Live-evenementen met Q&A-sessies
• Rondleidingen om de afzonderlijke functies te verdiepen

12. Ondersteunt data-analyse

Hoe weet je of het intranet goed werkt of niet? Helpt het het bedrijf echt of heeft het nog veel beperkingen? Kunnen gebruikers vinden wat ze nodig hebben?

De logboeken van SharePoint Online en de controlemogelijkheden van Office 365 helpen je om deze vragen te beantwoorden. Maar ze zijn niet voldoende.

Om alle details te kennen over de werking en de effectiviteit van het intranet, heb je native hulpmiddelen nodig om de activiteiten van gebruikers te traceren en te begrijpen of de site daadwerkelijk bijdraagt aan hun productiviteit.

13. Ondersteunt het leiderschap

In het tijdperk van digitalisering hebben bedrijfsleiders een overvloed aan innovatieve technologieën tot hun beschikking om:

• teams te coördineren
• de fase van onboarding te beheren
• belangrijke inzichten te verkrijgen voor het nemen van beslissingen
• direct en constructief te communiceren met collega's

Met het intranet kunnen leden van het management snel communiceren met alle mensen in het bedrijf en hun feedback ontvangen zonder een enkele e-mail te sturen of een telefoontje te plegen.

De integratie van SharePoint met de samenwerkingsplatforms van Microsoft, zoals Microsoft Teams, kan bovendien het organiseren van videogesprekken en live streaming-evenementen vereenvoudigen. Om alle gebruikers bij de bedrijfsinitiatieven te betrekken, waar ze zich ook bevinden.

Slim intranet: belangrijkste doelstellingen

Wat betekent het om een slim intranet voor je bedrijf te hebben? Voordat je onze visie verder verkent en ontdekt hoe je met SharePoint Online een echt slim intranet kunt creëren, is het belangrijk om te weten welke doelstellingen het intranet moet bereiken zodat het bedrijf ze kan monitoren en de effectiviteit van de investering kan evalueren.

De kerndoelstellingen van het intranet kunnen als volgt worden samengevat:

1. Grotere betrokkenheid van gebruikers
2. Betere productiviteit en welzijn binnen het bedrijf
3. Hogere winstgevendheid en concurrentiekracht van het bedrijf

De resultaten van een slim intranet

1. Het betrekt de gebruikers
2. Het verbetert de productiviteit
3. Het verhoogt de concurrentiekracht

"Een sterk betrokken personeelsbestand is het verschil tussen een bedrijf dat zijn concurrenten overtreft en een bedrijf dat niet weet te groeien". [bron]

87% van de werknemers wereldwijd is niet betrokken op de werkplek. Een belangrijk gegeven als je bedenkt dat de bedrijven die er wel in slagen mensen te betrekken bij hun activiteiten en initiatieven hun concurrenten met 147% overtreffen in termen van gegenereerde winst.

Nieuwe technologieën zoals het slim intranet van SharePoint Online, geïntegreerd met de digitale werkomgeving van Microsoft 365, bieden bedrijven de kans zich te onderscheiden van de concurrentie dankzij hogere productiviteit en meer welzijn voor werknemers.

Zo werkt het:

• Met een slim intranet wordt interne communicatie aantrekkelijker dankzij de functionaliteiten van SharePoint voor contentbeheer en de integratie met platforms voor samenwerking en employee experience, zoals Microsoft Teams, Forms en Viva.
• Als mensen betrokken zijn en het intranet diensten van hoge kwaliteit biedt, stijgt de productiviteit. Je bent meer gemotiveerd en je kunt tijd besparen bij het zoeken naar contactpersonen, documenten en alle informatie die je nodig hebt om je werk te doen.
• Hoe groter de tijdsbesparing, hoe hoger de totale winstgevendheid van het bedrijf.

Hoe beoordeel je de resultaten van je intranet?

Om te beoordelen hoe het intranet de productiviteit van je bedrijf heeft verhoogd, kun je verschillende kwantitatieve KPI’s instellen.

Onder de directe KPI’s kun je monitoren:

• Aantal weergaven per afzonderlijke pagina
• Aantal unieke gebruikers dat het intranet heeft bezocht
• Aantal sessies en duur van de afzonderlijke sessies
• Aantal gepubliceerde, gezochte en bekeken contentitems
• Interactie met bedrijfscommunicatie, tussen likes en reacties

Onder de indirecte KPI’s vinden we:

• Aantal verzoeken dat bij de bedrijfshelpdesk binnenkomt
• Aantal e-mails dat aan collega’s wordt gestuurd om informatie te vragen

Een slim intranet-site maken:
de overwegingen om geen fouten te maken

Om een echt slim intranet te maken dat in staat is de doelen te bereiken die het bedrijf heeft vastgesteld, zijn er enkele overwegingen die je tijdens de ontwerpfase moet maken. Het is een delicate fase die door de meeste bedrijven wordt genegeerd, maar die van groot belang blijkt te zijn om de effectiviteit van het intranet te waarborgen en zo de investering te maximaliseren.

Om je te helpen fouten te vermijden bij het maken van je intranet, is hier wat je in gedachten moet houden.

Hoe je een bedrijfsintranet ontwerpt

1. Analysefase

De analysefase vertegenwoordigt 70% van het succes van een intranetproject. Dit is de meest delicate fase, omdat hierin het intranetmodel wordt gedefinieerd dat in staat is om aan de specifieke bedrijfsbehoeften en strategische doelstellingen te voldoen. Gewoonlijk omvat de analysefase drie activiteiten:

1. Analyse van de bedrijfscontext en cultuur
2. Analyse van de doelstellingen die je wilt bereiken (productiviteit, welzijn, enz.)
3. Analyse van de eindgebruiker en identificatie van de belangrijkste behoeften

1.1 Analyse van de context

Deze eerste activiteit omvat:

• analyse van de operationele en strategische plannen die ten grondslag liggen aan de interne processen;
• analyse van de missie en de waarden die de bedrijfscultuur vormen;
• analyse van de huidige communicatiestrategie.

Als het bedrijf al over een intranetportaal beschikt, is het nuttig om te analyseren welke functionaliteiten het vaakst door gebruikers worden gebruikt om te begrijpen hoe je de aangeboden diensten en inhoud kunt verbeteren.

Op deze manier kun je een duidelijk eerste beeld krijgen van hoe je een intranetnetwerk ontwerpt dat de bedrijfscultuur respecteert en dat een geschikte ondersteuning vormt voor de activiteiten van het personeel.

1.2 Analyse van de doelstellingen

De analyse van de doelstellingen dient om de functionaliteiten van het intranet af te stemmen op de strategieën en doelstellingen die het bedrijf wil realiseren.

Zodra de strategische doelstellingen zijn vastgesteld, is het nodig om de operationele doelstellingen te definiëren. In de praktijk zijn dit de vragen waarop deze analysetaak moet antwoorden:

• Welke tools zou het bedrijfsintranet moeten aanbieden?
• Hoe kan het intranet de individuele activiteiten en groepsactiviteiten ondersteunen?
• Wat heeft het bedrijf nodig om de communicatie met de medewerkers te verbeteren?

1.3 Analyse van de eindgebruiker

Het intranet bestaat uit mensen.

De eindgebruiker kennen betekent weten welke functionaliteiten, inhoud en diensten je in het intranet moet aanbieden om iedereen in het bedrijf in staat te stellen het werk zo goed mogelijk uit te voeren.

De analyse van de doelgroep wordt vaak onderschat, omdat bedrijven de echte behoeften van medewerkers als vanzelfsprekend beschouwen. Helaas leidt het ontbreken van een analyse van de eindgebruiker tot de creatie van een “onnuttig” of weinig effectief intranet zonder gepersonaliseerde oplossingen.

Maar hoe identificeer je de behoeften van de gebruikers?

Hier zijn enkele tools die we aanraden te gebruiken.

Focusgroepen en vragenlijsten

Om een grondige analyse van de mensen in het bedrijf uit te voeren, kun je op twee verschillende maar complementaire manieren te werk gaan. We hebben het over focusgroepen en vragenlijsten.

Focusgroepen zijn een techniek van kwalitatief onderzoek waarbij een kleine groep mensen betrokken is, meestal tussen 6 en 12 deelnemers. De discussie wordt geleid door een moderator (meestal een van de personen die zich bezighoudt met het ontwerp van het intranet), die het gesprek begeleidt door een reeks vooraf voorbereide vragen voor te leggen.

Het doel is om meningen, percepties, ideeën en feedback te verzamelen van de deelnemers in een interactieve context. Deze methode maakt het mogelijk om diepgaand inzicht te krijgen in de motivaties, houdingen, ervaringen en gedragingen van mensen, waarbij inzichten naar voren komen die mogelijk niet aan het licht zouden komen met andere onderzoekstechnieken zoals enquêtes of individuele interviews.

Terwijl focusgroepen je in staat stellen om de eindgebruiker te leren kennen via dynamische interacties en begeleide discussies, bieden vragenlijsten kwantitatieve gegevens die op grotere schaal kunnen worden geanalyseerd.

Ze maken het namelijk mogelijk om specifieke en gestructureerde informatie te verzamelen van een groot aantal respondenten, waardoor het mogelijk wordt om trends, gedragsmodellen en gemeenschappelijke behoeften te identificeren die het intranet kan helpen vervullen.

Wanneer je een vragenlijst opstelt tijdens de ontwerpfase van een intranet, is het belangrijk om te benadrukken dat je geen vragen moet stellen over het intranet zelf, maar vragen moet stellen over het werk van mensen. Zo kun je belangrijke informatie krijgen over de gemiddelde IT-kennis, de favoriete apparaten en de applicaties die worden gebruikt om dagelijkse activiteiten uit te voeren.

Interviews

Interviews zijn nuttig om directere feedback en persoonlijkere inzichten te krijgen dan de resultaten die je met focusgroepen en vragenlijsten verzamelt. Het kan nuttig zijn om een reeks interviews te organiseren nadat je een demo van het intranet beschikbaar hebt gesteld, met een steekproef van de gebruikers die het prototype hebben getest.

2. De verandering plannen

Vandaag is het niet meer mogelijk om een digitaal project zonder plan te starten, zeker niet als een project zoals dat voor het creëren van je intranet de dagelijkse routine van alle medewerkers zal veranderen.

Een plan hebben betekent kiezen welke collega’s je bij de ontwerpfase betrekt, het budget bepalen dat beschikbaar is en de communicatie en trainingsstrategie definiëren om de adoptie van je intranet te garanderen.

Alles moet vooraf worden beslist om verrassingen tijdens het project te vermijden.

Om deze reden raden we aan om:

• Het team samen te stellen dat verantwoordelijk is voor het ontwerp.
• De functionaliteiten en middelen te evalueren die je in je intranet wilt opnemen om een realistisch budget vast te stellen.
• De communicatiemiddelen te identificeren die mensen in het bedrijf verkiezen, de voordelen die het nieuwe intranet hen biedt en de ontbrekende IT-vaardigheden, om zo een correcte interne communicatie en trainingsstrategie te definiëren.
• De verzameling van feedback van gebruikers en de ontwikkeling van het project voortdurend te monitoren.

3. De tools selecteren die je ter beschikking stelt

We hebben al gezien waarom de analysefase essentieel is bij het ontwerpen van je bedrijfsintranet. Naast de nuttige informatie die kan worden verzameld, helpt de analysefase te begrijpen welke tools onmisbaar zijn voor je intranet, afhankelijk van de voorkeuren van gebruikers en wat zij nodig hebben om hun werk zo goed mogelijk te doen.

Het definiëren van de "Killer App" is daarom een belangrijke stap om een nuttig intranet te creëren en de interesse en adoptie van alle mensen in het bedrijf te garanderen.

Na jarenlange ervaring in de ontwikkeling van intranetten hebben we enkele functionaliteiten gecreëerd die helpen om dit doel te bereiken. Hieronder vind je enkele voorbeelden van onze webparts die de rol van Killer App vervullen:

• Webpart om openstaande functies te publiceren en je erop te laten solliciteren, gebruikmakend van het persoonlijke profiel in het SharePoint-intranet.
• Webpart voor het snel reserveren van ruimtes en middelen, van bureaus tot parkeerplaatsen.
• Webpart om posts van de LinkedIn-, Facebook-, Instagram- en TikTok-profielen van het bedrijf opnieuw te delen.

Delen van posts van de bedrijfs-socialmedia in het slim intranet van SharePoint van intranet.ai

4. De juiste monitoringtools adopteren

Het bepalen van doelen en KPI's is niet genoeg om het succes van het intranet te garanderen. Je moet de resultaten continu monitoren om de effectiviteit van je investering nauwkeurig te beoordelen en te begrijpen hoe je het intranet kunt verbeteren om de betrokkenheid van gebruikers en de collectieve productiviteit te vergroten.

Er bestaan heel wat tools waarmee je de prestaties van het intranet kunt volgen, sommige zelfs geïntegreerd in SharePoint.

Maar het is niet zo eenvoudig om de resultaten van een intranetproject op de juiste manier te monitoren. Slechts weinig van de beschikbare tools bieden een gedetailleerd overzicht van wat echt belangrijk is: hoeveel en op welke manier het intranet binnen het bedrijf wordt gebruikt.

Om onze klanten te helpen nuttige inzichten te verkrijgen om het samen gebouwde intranet te blijven verbeteren, hebben we Intranet Analytics ontwikkeld. Onze component dient om de effectiviteit van de Microsoft 365 digital workplace en het SharePoint intranet te meten, met gedetailleerde rapportages over het gedrag van gebruikers.

Het maakt het dus mogelijk om de analysemogelijkheden van SharePoint uit te breiden om informatie te verkrijgen zoals:

• weergaven van afzonderlijke pagina's
• duur van afzonderlijke sessies
• gebruikte zoekwoorden
• toegang tot documenten
• etc.

Bovendien integreert onze functionaliteit met Google Analytics en andere tools van derden voor een nog diepere analyse van het intranet.

5. De governance-strategie definiëren

De dag na de go-live van het intranet begint het governanceplan.

Om deze fase succesvol aan te pakken, is er een lijst met acties die in je governanceprogramma moeten worden opgenomen. In grote lijnen raden we aan om vooraf te bepalen:

1. De opties voor externe sharing voor elke site.
2. De manieren om acties van externe gebruikers te volgen.
3. De procedures voor het provisioning van nieuwe contentgebieden in het intranet.
4. De machtigingen die aan interne bedrijfsgebruikers moeten worden toegewezen.

Hoe helpt Microsoft ons bij het bouwen van een slim intranet?

Een slim bedrijfsintranet creëren is mogelijk dankzij de technologieën van Microsoft 365.

Binnen de Microsoft 365 suite (voorheen Office 365) wordt SharePoint Online het hart van veel diensten met geavanceerde functies om:

• de levenscyclus van documenten te beheren
• content te maken en te delen
• gegevens veilig op te slaan
• interne processen te coördineren

Het is daarom het beste platform om het slim intranet te bouwen en de productiviteit van je organisatie te verbeteren.

Hier zie je de gebieden die Microsoft ontwikkelt om de functies van zijn digital workplace verder te verrijken, met SharePoint in het midden.

1. Engagement en samenwerking tussen collega's

Er zijn voortdurende investeringen in de samenwerkingsplatforms die zich integreren met de SharePoint Online intranet en die extra functies bieden om de samenwerking en communicatie binnen het bedrijf te verbeteren.

Onder deze platforms kunnen we Microsoft Teams en Viva Engage niet ongenoemd laten (de oplossing die Yammer heeft vervangen in de digital workplace van Microsoft 365).

2. Verbinding tussen mensen, nieuws, kennis en toepassingen

Het publicatiesysteem dat aanwezig is op de SharePoint Online sites, met als hoogtepunt de intranet, is in ontwikkeling. Met de komst van Home Sites en nieuwe functies voor het maken van inhoud op de pagina, zijn er geen tools op de markt die kunnen concurreren met SharePoint voor het bouwen van een slim intranet.

3. Kennisbeheer

Binnenkort zullen we een grote verandering zien in het beheer van de intranet inhoud, en SharePoint Online leidt deze transformatie met de verschuiving van informatiebeheer naar het beheer van de collectieve kennis.

Een intranet site maken met SharePoint

Om je bedrijfsintranet met SharePoint Online te maken, moet je eerst naar microsoft365.com gaan om de applicatie SharePoint te openen en de startpagina te bereiken.

Zodra je op de startpagina bent, klik je linksboven op "Create site".

SharePoint vraagt je of je een team site of een communicatiesite wilt maken.

Als je het verschil tussen deze twee soorten sites niet kent, vind je hieronder alle informatie. Anders kun je direct naar de volgende paragraaf gaan om in detail te zien hoe je de basis van je intranet opbouwt.

Verschil tussen team site en communicatiesite in SharePoint

Een team site of samenwerkingssite is ontworpen om de coördinatie en communicatie van gebruikers te verbeteren die samen aan een project moeten werken.

Deze bevat functies voor het beheer van documentbibliotheken, de gedeelde agenda en SharePoint lijsten waarmee je de werkdruk kunt verdelen onder de leden van een team.

Een communicatiesite is daarentegen bedoeld om informatie te delen met een breed publiek van gebruikers dat niet beperkt is tot de leden van één enkel team.

In tegenstelling tot team sites, die zich richten op het beheer van bedrijfsprojecten, richten communicatiesites zich dus op het delen van nieuws en informatie. Het intranet is hiervan een duidelijk voorbeeld.

We kiezen er daarom voor om een SharePoint communicatiesite te maken.

De stappen om een slim intranet met SharePoint Online te maken

Zodra je de optie "communicatiesite" hebt gekozen, begint het echte proces om het intranet te creëren.

Om te beginnen biedt Microsoft verschillende templates om je te helpen sneller een communicatiesite te bouwen voor:

• Crisis management
• Afdelingsspecifieke inhoud
• Services en nieuws van Human Resources
• Interne kansen en opleidingsprogramma's

Helaas is er nog geen volledig bruikbare template voor het bedrijfsintranet. Ons advies is om vanaf nul te beginnen en het model "Blank" te gebruiken.

Nu is het tijd om de naam van het intranet te kiezen.

Dit is een belangrijke stap, omdat de naam het merk moet versterken en tegelijkertijd gemakkelijk moet zijn om te onthouden voor gebruikers.

Hier zijn enkele van onze best practices om het intranet een betekenisvolle en memorabele naam te geven:

1. Het bedrijfsnaam gebruiken. Bijvoorbeeld, het bedrijf Contoso zou het intranet "OneContoso" of "WeContoso" kunnen noemen (om een gevoel van eenheid en community te benadrukken), of kiezen voor een combinatie van het merk en het woord "intranet", zoals "InContoso".
   
   
2. Verwijzen naar het doel van het intranet. In dit geval kunnen voorbeelden zijn: "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" of "TheHub". Een van onze klanten koos dit model en noemde het intranet dat wij samen hebben ontworpen "ThePipeline". Een andere klant maakte een echt originele keuze met de naam "Agorà".
   
   
3. Te lange of onuitspreekbare namen vermijden. Ze zijn moeilijk te onthouden en maken het ook lastiger om het adres van het intranet te delen.
   
   
4. Inspiratie halen uit de activiteiten van het bedrijf. Een leuk voorbeeld is een klant uit de voedingssector die het intranet "Mandarin" noemde. Je kunt je voorstellen hoe het portaal werd gepersonaliseerd met oranje tinten en afgeronde vormen.
   
   
5. De mensen betrekken die het intranet moeten gebruiken. Je kunt enquêtes en vragenlijsten gebruiken om ideeën te verzamelen of collega’s laten stemmen op de naam die ze het mooist vinden.

Nadat je de naam van het intranet hebt gekozen, vraagt SharePoint je om een korte beschrijving van de nieuwe site te schrijven en de standaardtaal te selecteren. De keuze van de taal is een tweede cruciaal moment in het creatieproces, omdat SharePoint je niet toestaat deze later te wijzigen.

Zodra je op de lege site komt, raden we aan om het bedrijfsontwerp te selecteren, zodat de juiste kleuren worden toegepast op knoppen, labels en grafische elementen van SharePoint. Om dit te doen, hoef je alleen:

• naar Settings rechtsboven te gaan
• op "Change the look" te klikken
• het gewenste thema te selecteren

Je kunt kiezen uit de templates die Microsoft aanbiedt en ze gebruiken zoals ze zijn om sneller een intranet te bouwen. Of je kiest een template en past het aan, bijvoorbeeld door de kleuren af te stemmen op het bedrijfsmerk. Voor meer maatwerk kun je een volledig eigen thema maken.

In dezelfde optie "Change the look" kun je het uiterlijk aanpassen van:

• Header, met specifieke instellingen voor:
  • layout (minimalistisch, compact, standaard en uitgebreid)
  • achtergrondkleur, eventueel met een graduele transparantie
    (de kleur wordt automatisch opgehaald uit het geselecteerde thema)
  • titel, aan of uit te zetten
  • logo, dat je kunt uploaden
    
    
• Navigatiebalk, met instellingen voor:
  • links toevoegen of verwijderen
  • labels toevoegen of verwijderen (groepen van links)
  • niveaus toevoegen door sublinks in te voeren
    (niet meer dan 3 niveaus voor een goede gebruiksvriendelijkheid)
    
    
• Footer

Vervolgens moet je de inhoud van het intranet bepalen, beginnend bij de homepagina.

Klik rechtsboven op "Edit" om te starten.

SharePoint Online is een krachtig contentmanagementsysteem waarmee je allerlei soorten inhoud kunt toevoegen aan de pagina’s van het intranet.

Als eerste kunnen editors het aantal en de opmaak van de secties aanpassen die een pagina vormen, zodat je de structuur bepaalt die de inhoud zal bevatten.

Nadat je de structuur hebt bepaald, kun je webparts toevoegen voor tekstuele en multimediale inhoud die door SharePoint worden ondersteund. Enkele voorbeelden:

• nieuws
• kalender
• organisatieschema
• PowerBI rapporten
• afbeeldingen of carrousels
• Microsoft Forms vragenlijsten
• YouTube of Microsoft Stream video’s
• enz.

Webparts kunnen worden uitgebreid met aangepaste functionaliteiten, zoals die in onze intranetplannen. Op basis van projecten die we met klanten hebben gerealiseerd, hebben we meer dan 50 componenten ontwikkeld om de functionaliteiten van SharePoint Online te verrijken op het gebied van communicatie, samenwerking, productiviteit, kennisdeling en opleiding.

In onze plannen vind je bijvoorbeeld webparts waarmee je:

• de volledige levenscyclus van documenten kunt beheren
• interne contacten kunt vinden en collega’s beter kunt leren kennen
• toegang krijgt tot favoriete of aanbevolen werkapps
• op openstaande functies kunt solliciteren en het selectieproces versnelt
• nieuws publiceert voor specifieke groepen, met dynamische grafische elementen en integratie met Microsoft Teams om maximale zichtbaarheid te garanderen

Of ze nu standaard of maatwerk zijn, onthoud dat de webparts van je intranet moeten worden gekozen op basis van de echte behoeften van collega’s en de processen van je organisatie.

Zodra je de nodige webparts hebt toegevoegd, hoef je alleen nog de inhoud van het intranet te creëren, te publiceren en regelmatig bij te werken. Zo houd je de interesse van gebruikers hoog.

Tot slot vind je hieronder een tabel met de belangrijkste stappen om een slim intranet met SharePoint Online te maken:

Wat is een slim intranet?

Een slim intranet is een interne bedrijfsomgeving die de dagelijkse activiteiten van medewerkers ondersteunt en zo productiviteit en welzijn verbetert. Het biedt geavanceerde functies zoals informatie zoeken, communicatie tussen collega's, documentbeheer en actuele content.

Wat zijn de belangrijkste doelstellingen van een slim intranet?

De kerndoelstellingen van een slim intranet zijn: het vergroten van de betrokkenheid van gebruikers, het verbeteren van de productiviteit en het welzijn binnen het bedrijf en het verhogen van de winstgevendheid en het concurrentievermogen van het bedrijf.

Hoe ontwerp je een slim intranet?

Het ontwerp van een slim intranet omvat verschillende fasen: analyse van de bedrijfscontext, definiëren van strategische en operationele doelstellingen, analyseren van de behoeften van eindgebruikers via focusgroepen, vragenlijsten en interviews, verandermanagement plannen, de juiste tools en functionaliteiten selecteren en de prestaties continu monitoren.

Wat zijn de belangrijkste functies van een slim intranet?

De belangrijkste functies zijn: tools voor zoeken en documentbeheer, interne communicatie en pushmeldingen, een contactdirectory, samenwerkingshulpmiddelen, ruimtes voor afdelingen en ondersteuning voor training en data-analyse.

Hoe zorg je voor een effectieve adoptie van het intranet?

Om een effectieve adoptie van het intranet te garanderen, is het essentieel om doorlopende training te bieden via webinars, leermateriaal, live-evenementen en rondleidingen door de functionaliteiten. Daarnaast is het belangrijk om voortdurend feedback van gebruikers te monitoren en het platform te verbeteren op basis van hun behoeften.

Wat zijn de voordelen van een intranet dat is geïntegreerd met Microsoft 365?

Een intranet dat is geïntegreerd met Microsoft 365 biedt tal van voordelen, zoals geavanceerd documentbeheer, realtime samenwerking via Microsoft Teams, het maken en delen van content met SharePoint, prestatieanalyses met PowerBI en ondersteuning voor bedrijfsproductiviteit met tools zoals Microsoft Forms en Viva.

Hoe beoordeel je de resultaten van een slim intranet?

De resultaten van een slim intranet kunnen worden beoordeeld aan de hand van kwantitatieve KPI's zoals het aantal paginaweergaven, unieke gebruikers, sessieduur en interacties met bedrijfscommunicatie. Tools zoals Intranet Analytics, geïntegreerd met SharePoint en Google Analytics, helpen je de prestaties te volgen en het platform continu te verbeteren.

Wat zijn de belangrijkste stappen om een intranet te maken met SharePoint?

De belangrijkste stappen om een intranet te maken met SharePoint zijn: een communicatiesite creëren, een betekenisvolle naam kiezen, de standaardtaal selecteren, het bedrijfsthema toepassen, de navigatie personaliseren, contentpagina's structureren met secties en webparts en de content up-to-date houden.