SharePoint Premium ja SharePoint Advanced Management (SAM): mitä ne ovat

Microsoft on hiljaa muokannut uudelleen tapaa, jolla SharePoint käsittelee tekoälyä, sisältöä ja hallintaa, ja nimeäminen on hämmentänyt lähes kaikkia. Kaksi termiä on nyt keskustelun keskiössä: SharePoint Premium ja SharePoint Advanced Management (SAM). Ne kuulostavat vaihtokelpoisilta. Ne eivät ole.

Tässä artikkelissa selvitämme nämä kaksi, selitämme, minne entinen Syntex meni, ja näytämme, miten kumpikin laajentaa sitä, mihin pelkkä SharePoint Online pystyy. Käsittelemme myös hallinnallisen näkökulman, joka merkitsee eniten juuri nyt: ylijakamisen hallinnan ennen kuin otat Copilotin käyttöön.

Keskeiset huomiot

• SharePoint Premium on Microsoft Syntexin kehittyneempi versio: sisältötekoäly, dokumenttienkäsittely ja edistyneet sisältökokemukset.
• SharePoint Advanced Management (SAM) on hallintakerros: pääsynhallinta, ylijakamisen ehkäisy, sivuston elinkaari ja raportointi.
• Premium lisää sisällön arvoa; SAM lisää sisällön hallinnan. Useimmat Copilotin käyttöön ottavat organisaatiot tarvitsevat molemmat.
• Perus-SharePoint Online ei sisällä näitä ominaisuuksia; ne vaativat lisälisensointia.

Mitä tästä artikkelista löydät

• Mikä on SharePoint Premium
• Mikä on SharePoint Advanced Management (SAM)
• Kummankin keskeiset ominaisuudet
• Miten ne eroavat perus-SharePointista
• Lisensointi: miten Premium ja SAM myydään
• Kuka niitä todella tarvitsee
• Hallinnallinen näkökulma: ylijakaminen ennen Copilotia
• Usein kysytyt kysymykset

Mikä on SharePoint Premium

SharePoint Premium on Microsoft Syntexin uudelleenbrändätty, laajennettu seuraaja. Microsoft ilmoitti muutoksesta vuoden 2023 lopussa sulauttaen alkuperäisen Syntexin sisältötekoälyn laajempaan tuoteperheeseen. Joten jos luet SharePoint Syntexistä ja sen dokumenttienymmärrysmalleista, luet siitä perustasta, joka on nyt SharePoint Premium.

Muutos on enemmän kuin nimenvaihdos. Syntex koski pitkälti dokumenttien lukemista: tiedostojen luokittelua, kenttien poimimista ja metatietojen luomista automaattisesti. SharePoint Premium säilyttää kaiken sen ja lisää kolme uutta pilaria, jotka Microsoft niputtaa yhteen: sisällön käsittely, sisältökokemukset ja sisällön tietoturva ja hallinta.

Mitä se tarkoittaa käytännössä? Saat edelleen dokumenttienkäsittelymallit, automaattisesti täyttyvät sarakkeet ja taksonomiamerkinnät. Sen päälle Premium tuo ominaisuuksia, kuten sisällön koostamisen, eSignaturen natiiviin SharePoint-hyväksyntään ja edistyneet sisällönhallintaominaisuudet. Se toimii myös kattobrändinä, joka sisältää SharePoint Advanced Managementin, johon pääsemme pian.

Tässä rehellinen tiivistelmä. SharePoint Premium ei ole yksittäinen kytkin, jonka käännät. Se on perhe premium-sisältöpalveluja, jotka sijaitsevat SharePoint Onlinen päällä, osa lisensoituna käyttäjäkohtaisesti ja osa laskutettuna kulutuksen mukaan Azuren kautta.

Mikä on SharePoint Advanced Management (SAM)

SharePoint Advanced Management, lähes aina lyhennettynä SAM, on hallinta- ja tietoturvatyökalupaketti SharePointin ja OneDriven järjestelmänvalvojille. Ajattele sitä valvomona. Kun Premium auttaa sinua saamaan enemmän arvoa sisällöstä, SAM auttaa pitämään tuon sisällön hallinnassa, erityisesti pääsyn ja elinkaaren.

SAM on olemassa, koska perus-SharePoint antaa järjestelmänvalvojille melko tylsiä työkaluja. Voit asettaa käyttöoikeudet ja jakokäytännöt, mutta et voi helposti vastata kysymyksiin kuten “mitkä sivustot ylijakavat arkaluonteista dataa?” tai “mitä sivustoja ei ole koskettu kahteen vuoteen ja jotka pitäisi arkistoida?” SAM rakennettiin vastaamaan juuri näihin kysymyksiin.

Työkalupaketti on kasvanut tasaisesti, ja useista sen ominaisuuksista tuli kiireellisiä sillä hetkellä, kun organisaatiot alkoivat suunnitella Microsoft 365 Copilotia. Restricted Content Discovery, Data Access Governance -raportit, sivuston pääsytarkastukset ja muutoshistoriaraportit ovat tärkeimmät kohdat. Eritteleemme ne seuraavassa osiossa.

Yksi seikka kannattaa kiinnittää aikaisin: SAM on SharePoint Premium -perheen jäsen, mutta se lisensoidaan ja hallinnoidaan omana asianaan. Voit saada Premium-sisältötekoälyn ilman SAM:ia, ja voit saada SAM-hallinnan ilman dokumenttitekoälymallien käyttöä. Ne ovat päällekkäisiä brändäyksessä, eivät toiminnassa.

Kummankin keskeiset ominaisuudet

Nämä kaksi tuotetta ratkaisevat eri ongelmia, joten niiden ominaisuuslistat tuskin koskettavat toisiaan. Alla on selkeä jako, jotta näet, mikä kuuluu minne. Tämä on se osa, jonka useimmat artikkelit hämärtävät, ja sen saaminen selväksi on koko pointti.

SharePoint Premium (sisällön arvo)

• Dokumenttienkäsittelymallit: luokittele tiedostot ja poimi kentät automaattisesti, peritty ja laajennettu Syntexistä.
• Automaattisesti täyttyvät sarakkeet: käytä tekoälyä täyttääksesi kirjaston metatiedot dokumentin sisällöstä.
• Sisällön koostaminen: luo dokumentteja malleista ja jäsennellystä datasta.
• eSignature: pyydä ja kerää allekirjoituksia natiivisti pitäen dokumentit SharePointin sisällä.
• Taksonomia ja sisällön ymmärrys: sovella johdonmukaisia metatietoja ja merkintöjä laajassa mittakaavassa.
• Optinen merkintunnistus ja kuvien merkitseminen: tee skannatusta ja visuaalisesta sisällöstä haettavaa.

SharePoint Advanced Management / SAM (sisällön hallinta)

• Restricted Content Discovery (RCD): estä valittuja sivustoja tai sisältöä tulemasta esiin organisaationlaajuisessa haussa ja Copilotissa, vaikka käyttöoikeudet olisivat liian laajat.
• Data Access Governance (DAG) -raportit: tunnista sivustot, jotka jakavat sisältöä laajasti, mukaan lukien “kaikki paitsi ulkoiset käyttäjät” -linkit ja mahdollisesti ylijaetut tiedostot.
• Sivuston elinkaarenhallinta: havaitse ja toimi epäaktiivisten sivustojen suhteen automatisoiduilla käytännöillä.
• Sivuston pääsytarkastukset: pyydä sivuston omistajia vahvistamaan tai korjaamaan, kenellä on pääsy.
• Ehdollinen pääsy ja rajoitetun pääsyn hallintakäytännöt: rajoita sivuston pääsyä ryhmän, verkkosijainnin tai laitteen mukaan.
• Lataamisen estokäytännöt ja muutoshistoriaraportit: tiukenna datan liikkumista ja anna järjestelmänvalvojille selkeä auditointi viimeaikaisista hallinnollisista muutoksista.

Työssämme auttaessamme organisaatioita valmistelemaan SharePointia tekoälyä varten SAM:n Data Access Governance -raportit ovat lähes aina ensimmäinen silmiä avaava asia. Tiimit löytävät johdonmukaisesti sivustoja, jotka on jaettu paljon laajemmin kuin kukaan aikoi, usein vuosia ennen kuin kukaan suunnitteli Copilotin käyttöönottoa.

Miten ne eroavat perus-SharePointista

Perus-SharePoint Online on antelias, mutta se pysähtyy perusasioihin. Saat sivustot, dokumenttikirjastot, versiohistorian, käyttöoikeudet ja vakiojakohallintatyökalut. Useimpaan jokapäiväiseen yhteistyöhön se riittää hyvin. Aukko ilmestyy, kun tarvitset älykkyyttä sisällön päälle tai hienojakoista hallintaa suuressa tenantissa.

SharePoint Premium lisää älykkyyskerroksen. Perus-SharePoint tallentaa ja jakaa sopimuksesi; Premium lukee ne, luokittelee ne, poimii välittämäsi lausekkeet ja voi jopa ohjata ne allekirjoitettavaksi. Mikään tuosta dokumenttitekoälystä ei tule vakiopakettien mukana.

SharePoint Advanced Management lisää hallintakerroksen. Perus-SharePoint antaa sinun asettaa jakokäytännön; SAM antaa sinun nähdä, kuka todella ylijakaa, rajoittaa arkaluonteisten sivustojen löydettävyyttä, suorittaa pääsytarkastuksia ja poistaa kuolleita sivustoja aikataulun mukaan. Vakiomuotoinen hallintakeskus ei yksinkertaisesti tuo esiin tätä raportoinnin syvyyttä.

Selkein ajatusmalli, jota käytämme: perus-SharePoint on rakennus, Premium on se, mitä teet huoneilla, ja SAM on tietoturva- ja kiinteistötiimi, joka päättää, kuka saa avaimen ja mitkä huoneet lukitaan. SAM:n ohittaminen on hyvä, kunnes rakennus täyttyy arkaluonteisesta materiaalista, mikä on juuri se, minkä Copilot tekee näkyväksi.

Lisensointi: miten Premium ja SAM myydään

Lisensointi on se, missä hämmennys saavuttaa huippunsa, joten tässä huolellinen versio. SharePoint Premium ei ole yksi SKU. Sen dokumenttitekoälyn ja sisällönkäsittelyn ominaisuudet ovat pitkälti kulutuspohjaisia, laskutettuna pay-as-you-go Azure-tilauksen kautta, kun taas tietyt ominaisuudet lisensoidaan käyttäjäkohtaisesti. Tämä heijastaa alkuperäistä Syntex-mallia ja tarkoittaa, että kustannus skaalautuu sen mukaan, kuinka paljon sisältöä todella käsittelet.

SharePoint Advanced Management lisensoidaan erikseen, käyttäjäkohtaisena lisäosana. Huomattavaa on, että Microsoft on tehnyt SAM-ominaisuudet saataville Microsoft 365 Copilot -tilaajille, joten Microsoft 365 Copilotin käyttöön ottavat tenantit saavat yleensä SAM-hallintatyökalupaketin osana tuota investointia. Organisaatiot, jotka haluavat hallintatyökalut ilman Copilotia, voivat silti ostaa SAM:n erikseen.

Varoituksen sana, ja tarkoitamme sitä: Microsoft mukauttaa näitä ehtoja ajan myötä, ja tarkat sisällöt siirtyvät ilmoitusten välillä. Kohtele yllä olevaa tiivistelmää karttana, ei sopimuksena. Vahvista aina nykyiset lisensointitiedot Microsoftin virallisesta dokumentaatiosta tai lisensointikumppanisi kanssa ennen kuin budjetoit.

Kuka niitä todella tarvitsee

Ei jokainen tenant tarvitse molempia, ja muu väittäminen olisi huonoa neuvoa. Pieni tiimi, joka käyttää SharePointia pääasiassa tiedostojen tallentamiseen ja muutamaan intranet-sivuun, voi pysyä perus-SharePointissa menettämättä mitään kriittistä. Premium-tasot ansaitsevat kustannuksensa mittakaavassa tai siellä, missä sisältö kantaa riskiä.

Haluat todennäköisesti SharePoint Premiumin, jos osastosi käsittelevät suuria määriä jäsenneltyjä dokumentteja: laskuja taloushallinnossa, sopimuksia juridiikassa, hakemuksia HR:ssä. Dokumenttitekoäly muuttaa manuaalisen datansyötön ja merkinnän automatisoiduksi putkeksi. Mitä enemmän dokumentteja työnnät sen läpi, sitä selkeämpi tuotto.

Tarvitset todennäköisesti SharePoint Advanced Managementin, jos pyörität suurta tai säänneltyä tenantia, hallinnoit satoja sivustoja tai suunnittelet mitä tahansa tekoälyn käyttöönottoa. Hajaantuminen, ylijakaminen ja hylätyt sivustot ovat hallintaongelmia, joita perus-SharePoint ei voi diagnosoida, saati korjata mittakaavassa. SAM antaa järjestelmänvalvojille näkyvyyden ja käytäntöhallintatyökalut tuon kokonaisuuden hallintaan. Tiimeille, jotka jo painivat dokumenttien hajaantumisen kanssa, oppaamme dokumenttienhallintaan SharePointissa kattaa rakenteellisen puolen, joka sopii hyvin näiden työkalujen pariin.

Hallinnallinen näkökulma: ylijakaminen ennen Copilotia

Tämä on se osio, joka merkitsee eniten vuonna 2026, joten olemme suoria. Microsoft 365 Copilot voi lukea mitä tahansa, mihin käyttäjällä on jo oikeus avata. Se ei riko tietoturvaa; se kunnioittaa olemassa olevia käyttöoikeuksia. Ongelma on, että olemassa olevat käyttöoikeudet useimmissa tenanteissa ovat sotkuisempia kuin kukaan myöntää, ja Copilot tekee tuosta sotkusta välittömästi haettavaa.

Kuvittele palkkataulukko, joka jaettiin “kaikille organisaatiossa” kolme vuotta sitten ja unohdettiin hiljaa. Ennen Copilotia se makasi löytämättömänä, koska kukaan ei tiennyt linkkiä. Copilotin jälkeen huoleton kehote kuten “mitä markkinointitiimissä ansaitaan?” voi tuoda sen esiin sekunneissa. Se on ylijakaminen kohtaamassa tekoälyn, ja se on suurin yksittäinen valmiusriski, jonka näemme.

Tämä on juuri se, mitä SAM rakennettiin ratkaisemaan. Data Access Governance -raportit paikantavat ylijaetut sivustot ja tiedostot, jotta voit korjata käyttöoikeudet. Restricted Content Discovery antaa sinun sulkea arkaluonteiset sivustot pois Copilotista ja organisaationlaajuisesta hausta häiritsemättä niitä ihmisiä, jotka käyttävät niitä laillisesti. Yhdessä käytettyinä ne antavat sinun tiukentaa tenantin ennen kiusallista välikohtausta, ei sen jälkeen.

SharePoint-hallinta-arvioinneissa, joita tiimimme intranet.ai:ssä on tehnyt, toistuva malli on sama: ylijakaminen edeltää lähes aina mitä tahansa tekoälysuunnitelmaa vuosilla, ja se tulee esiin vasta, kun joku vihdoin suorittaa pääsyraportit. Oppi on johdonmukainen: auditoi pääsy ensin, ota sitten Copilot käyttöön, ei koskaan toisinpäin.

Käytännön järjestys on siis yksinkertainen. Inventoi pääsysi SAM-raportoinnilla. Korjaa pahin ylijakaminen. Sovella Restricted Content Discoverya kaikkeen, minkä on pysyttävä poissa tekoälytuloksista. Sitten, ja vasta sitten, laajenna Copilot-käyttöönottoasi luottavaisin mielin.

Usein kysytyt kysymykset

Onko SharePoint Premium sama asia kuin SharePoint Syntex?

SharePoint Premium on Microsoft Syntexin kehittyneempi versio ja uudelleenbrändäys. Microsoft ilmoitti muutoksesta loppuvuodesta 2023 laajentaen alkuperäiset Syntexin sisältötekoälyn ja dokumenttienkäsittelyn ominaisuudet laajemmaksi perheeksi, joka kattaa myös sisällön tietoturvan, hallinnan ja sisältökokemukset. Jos käytit Syntexiä, olet jo SharePoint Premium -ekosysteemin sisällä.

Mikä on SharePoint Advanced Management (SAM)?

SharePoint Advanced Management, usein lyhennettynä SAM, on lisensoitu joukko hallinnollisia hallintatyökaluja SharePointille ja OneDrivelle. Se lisää hallintatyökaluja, kuten Restricted Content Discovery, Data Access Governance -raportit, sivuston elinkaarikäytännöt, sivuston pääsytarkastukset ja muutoshistoriaraportit, joita perus-SharePoint ei sisällä.

Mikä on ero SharePoint Premiumin ja SAM:n välillä?

SharePoint Premium on kattobrändi sisältötekoälylle, dokumenttienkäsittelylle ja edistyneelle sisällönhallinnalle. SharePoint Advanced Management on hallinta- ja tietoturvakerros tuon perheen sisällä, joka keskittyy siihen, miten järjestelmänvalvojat hallitsevat pääsyä, ylijakamista ja sivustojen elinkaarta. Premium koskee sisällön arvoa, SAM koskee sisällön hallintaa.

Tarvitsenko SharePoint Advanced Managementin ennen Copilotin käyttöönottoa?

Sitä suositellaan vahvasti. Microsoft 365 Copilot lukee mitä tahansa sisältöä, johon käyttäjällä on jo pääsy, joten olemassa olevasta ylijakamisesta tulee todellinen riski. SAM-ominaisuudet, kuten Restricted Content Discovery ja Data Access Governance -raportit, auttavat sinua löytämään ja rajaamaan ylijakamisen ennen kuin Copilot voi tuoda arkaluonteisia tiedostoja esiin vastauksissaan.

Sisältyykö SharePoint Advanced Management Microsoft 365 Copilotiin?

Microsoft on tehnyt SharePoint Advanced Management -ominaisuudet saataville Microsoft 365 Copilot -tilaajille, joten Copilotin käyttöön ottavat organisaatiot saavat yleensä pääsyn SAM-hallintatyökalupakettiin. SAM myydään myös erillisenä käyttäjäkohtaisena lisäosana tenanteille, jotka haluavat hallintatyökalut ilman Copilotia. Vahvista aina nykyiset ehdot lisensointidokumentaatiostasi.

Sisältyvätkö nämä hallintaominaisuudet perus-SharePoint Onlineen?

Eivät. Perus-SharePoint Online sisältää perussivustot, dokumenttikirjastot, käyttöoikeudet ja vakiojakohallintatyökalut. Restricted Content Discovery, Data Access Governance -raportit, automatisoidut sivuston elinkaarikäytännöt, pääsytarkastukset ja yksityiskohtaiset muutoshistoriaraportit vaativat SharePoint Advanced Management -lisenssin.

Tarvitsetko apua SharePointin valmistelussa tekoälyä varten?

Olemme tukeneet yli 100 SharePoint-ympäristöä. Tiimimme voi auttaa sinua:

• Auditoimaan pääsyn ja löytämään ylijakamisen ennen Copilotia

• Soveltamaan Restricted Content Discoverya arkaluonteisiin sivustoihin

• Siivoamaan hylätyt sivustot elinkaarikäytännöillä

• Rakentamaan hallitun, tekoälyvalmiin intranetin

Ota yhteyttä