Molnföretag: guide till digitalisering med intranätet
För att förbli konkurrenskraftig på en snabbt föränderlig marknad är den digitala transformationen en process som du inte kan bortse från. Varje dag väljer miljontals företag att bli ett molnföretag genom att anta anpassade lösningar för att optimera interna processer, öka produktiviteten och förbättra employee experience.
Digitaliseringen börjar därför med att anta verktyg som kan stödja de dagliga aktiviteterna för arbetstagarna. Bland dessa verktyg är en av de bästa utan tvekan den digitala arbetsplatsen i Microsoft 365, där intranätet i SharePoint Online står i centrum.
I den här artikeln fördjupar vi oss i hur och varför du bör använda intranätet för att driva den digitala transformationen i ditt företag. Vi kommer också att se vilka steg du ska följa för att framgångsrikt hantera digitaliseringsprocessen tillsammans med råd och tips från våra experter.
Vad du kommer att hitta i den här artikeln
Molnföretag: vad betyder det?
Digitalisering i företag är en djupgående förändring i arbets- och samarbetsmodeller som kännetecknar en organisations verksamhet. I detta sammanhang syftar termen "molnföretag" på en organisation som använder molnteknologier för att hantera denna förändring och uppnå målet att öka sin flexibilitet och effektivitet genom att anta sammanlänkade plattformar, tillgängliga från vilken enhet som helst och kapabla att snabbt anpassa sig till marknadens och arbetstagarnas behov.
Att förlita sig på molnet gör det möjligt för företag att skapa en mer agil IT-infrastruktur, vilket minskar kostnaderna för implementering och underhåll. Men inte på bekostnad av säkerhet; tvärtom bygger den senaste generationens molnteknologier, som de som utformats av Microsoft, på avancerade system för dataskydd och åtkomst till information som varje dag delas mellan kollegor, samarbetspartners och externa personer till organisationen.
Som vi nämnde är ett förfinat uttryck för detta tillvägagångssätt Microsoft 365, som gör det möjligt att skapa en digital arbetsplats baserad på Microsofts moln där du kan hantera dokument, kommunikation och företagsprocesser i ett centraliserat och samarbetsinriktat ekosystem. Denna typ av tillvägagångssätt är en integrerad del av den bredare "digitala transformationen", en resa som gör det möjligt för företag att fullt ut utnyttja data och teknologier för att förbättra sin konkurrenskraft.
En så radikal förändring kan dock skapa komplexitet, särskilt för arbetstagare som måste använda de verktyg som företaget tillhandahåller för att utföra sina uppgifter. För att undvika att detta orsakar en inbromsning i företagets tillväxt är det avgörande att noggrant välja den teknik som den nya digitala arbetsplatsen ska baseras på och att följa kollegorna i dess användning. Ju mer intuitiva de antagna verktygen är, desto mindre blir investeringen i utbildning.
Molnföretag: var börjar du?
För att framgångsrikt digitalisera ditt företag är det viktigt att ge arbetstagarna en enda åtkomstpunkt till alla resurser de behöver, när som helst och från vilken enhet som helst. Denna tillgänglighet garanteras av moderna molnsystem och utgör grunden för en verkligt effektiv digital arbetsplats.
Att förlita sig på en fullständig molnplattform som Microsoft 365 innebär att du tillhandahåller en centraliserad arbetsmiljö som kan koppla samman funktioner, resurser och företagsapplikationer i ett enda gränssnitt, enkelt att navigera och använda. När det gäller Microsoft 365 spelar intranätet som skapas med SharePoint Online en grundläggande roll i att koppla samman information, företag och människor.
Innan vi går in på detaljerna i Microsoft 365:s digitala arbetsplats, låt oss se vilka nyckelfunktioner en molnlösning måste ha för att säkerställa en korrekt hantering av den digitala transformationen i företaget.
Molnföretag: varför välja den digitala arbetsplatsen med Microsoft 365?
Vad är intranet.ai?
intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnaderna och tiden för implementering och skapa en samarbetsinriktad och modern digital arbetsmiljö:
- Från 3 950 €/år för ett komplett intranät
- 50+ applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem, push-notiser via Teams, organisationsschema, personalprofil och FAQ-sidor
- Integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365
Digital transformation i företaget:
hur väljer du rätt verktyg?
Digital transformation är idag en strategisk nödvändighet för företag som vill förbli konkurrenskraftiga och valet av teknik för att genomföra denna förändring, med både strukturell och kulturell påverkan, är mer avgörande än någonsin.
Att välja fel skulle innebära att äventyra företagets tillväxt, skapa frustration bland medarbetare och förlora mark i en marknad som inte väntar, samt förlora den investering som gjorts.
Moderna molnsystem, som Microsoft 365, är ett säkert svar på detta behov. De gör det möjligt att skapa en digital arbetsplats som kan optimera affärsprocesser och förbättra kommunikationen mellan kollegor, vilket leder till ökad produktivitet och välmående i företaget.
För att ge stöd i valet av rätt teknik ser vi här de egenskaper som en molnlösning måste ha för att kunna följa företagen på deras digitaliseringsresa.
1. Daglig nytta
Den rätta molnlösningen måste i första hand integreras perfekt i arbetarnas rutin, underlätta åtkomsten till information och göra kommunikationen med kollegor smidigare. Som en följd av detta minskar den inte bara tiden som behövs för att hitta data och dokument, utan erbjuder också ett konkret stöd i de dagliga aktiviteterna och blir därmed ett oumbärligt arbetsverktyg.
Om den lösning som används inte har en påtaglig nytta riskerar den att snabbt överges, vilket gör företagets investering värdelös.
2. Användarupplevelse
Att sätta användaren i centrum för sin digitaliseringsstrategi betyder att skapa en digital arbetsplats där varje person enkelt kan hitta relevant innehåll, uppdateringar om de projekt som du deltar i samt verktyg för att kommunicera och samarbeta med kollegor, oberoende av arbetsplats. Ett företag bör därför anta en plattform som kan erbjuda en personlig upplevelse, med kommunikation och resurser som är användbara för den enskilda användaren.
Ett exempel är företagsintranätet, som går bortom en enkel intern kommunikationssida och utgör kärnan i den digitala arbetsplatsen för Microsoft 365, där du kan utbyta idéer, ge och få feedback, bidra till initiativ och alltid hålla dig informerad om vad som händer i företaget. Förutom innehåll som är inriktat på engagemang erbjuder intranätet viktiga funktioner för att anpassa användarupplevelsen. Bland dessa betonas användningen av taggar och kategorier för att målinrikta den information som företaget tillhandahåller i portalen.
Exempel på intranät baserat på SharePoint Online med intranet.ai
3. Realtidsuppdateringar
I ett molnföretag bör kommunikation, dokument och kunskap vara tillgängliga för alla arbetare, när som helst och på vilken enhet som helst. När du väljer vilken teknik du ska implementera för att hantera det kontinuerliga informationsflödet, behöver du därför utvärdera en lösnings förmåga att:
- Hålla arbetarna alltid uppdaterade, oavsett var de befinner sig.
- Främja ett aktivt engagemang i företagsnyheter.
- Sprida aviseringar baserat på specifika användargrupper.
Ett exempel på en funktion som är användbar för detta ändamål är pushaviseringar utvecklade av våra experter, som gör det möjligt att föra in företagsnyheter i Microsoft Teams-appen för att garantera maximal synlighet och samtidigt ge användarna snabb åtkomst till det senaste innehållet som publiceras på intranätet.
4. Lära känna företaget bättre
Ibland behöver du hjälp av en kollega för att slutföra en uppgift, men ofta vet du inte vem du ska vända dig till. Även om företaget består av få personer kan det hända att du inte vet vem du ska fråga om specifik information. Särskilt när du behöver be om hjälp från personer utanför ditt eget team eller avdelning.
Den digitala omvandlingen av ett företag bör lösa den här typen av problem och främja skapandet av ett nätverk av delad kunskap, som även inkluderar information för att enklare hitta och kontakta kollegor.
Till exempel har vi i vår intranätlösning inkluderat specifika funktioner för att utforska företagsstrukturen och lära känna människorna som är en del av den. Bland dessa framträder:
- Organigram smart
- Personregister, integrerad med organigram
- Personlig profil, integrerad med personregister
Som det är tydligt handlar det just om sammankopplade funktioner som har som mål att hjälpa användarna att alltid hitta rätt person för varje situation. Dessutom är informationen i den personliga profilen indexerad i sökningen. Det betyder att det räcker att använda ett ord som "marknadsföring" för att direkt hitta personer från den avdelningen.
Översikt över intranet.ai Personregister
5. Samarbete
Att lära känna kollegor är bara det första steget för att förbättra samarbetet i företaget. Det andra är tillgången till verktyg som gör detta samarbete smidigt och effektivt. Moderna molnlösningar tillhandahåller utrymmen för samarbete där medlemmar i en avdelning eller personer som är involverade i ett företagsinitiativ kan utbyta idéer och dela material utan att de går förlorade i den allmänna kommunikationsströmmen.
Varje team bör ha möjlighet att få tillgång till en privat arbetsyta, gärna utrustad med funktioner som delade kalendrar, planerare med uppgifter tilldelade till enskilda medlemmar och chattar för att hålla konversationen fokuserad på det pågående projektet.
6. Dokumenthantering
En effektiv lösning för den digitala transformationen i företaget hjälper dig inte bara att snabbt hitta den information du behöver, utan stödjer också skapandet av delade arkiv genom vilka företagsdokument kan digitaliseras och deras hantering optimeras.
Bra digitala arkiv gör det möjligt för dig att samarbeta kring dokument, spåra ändringar som gjorts av kollegor, påskynda godkännandeprocessen och organisera procedurer baserat på anpassade kategorier.
Med sina funktioner för dokumenthantering erbjuder SharePoint Online ett komplett dokumenthanteringssystem som inkluderar:
- versionshistorik
- detaljerad åtkomstkontroll
- stöd för samarbete i realtid
- metadata för att förenkla arkivering och filhämtning
Dokumenthantering i SharePoint-intranätet för intranet.ai
7. Delaktighet
En framgångsrik digital arbetsplats begränsar sig inte till att optimera interna processer, utan skapar en företagscommunity där varje användare känner sig som en huvudperson. Delaktigheten ökar när människor är motiverade att delta, samarbeta och aktivt bidra till de initiativ och strategier som organisationen driver.
Tekniker som gamification, som stimulerar deltagandet genom utmaningar och gemensamma mål och belönar resultaten, hjälper till att förvandla det dagliga arbetet till en givande upplevelse som förbättrar inte bara produktiviteten utan också den personliga tillfredsställelsen.
Företagscommunityn, som stöds av digitala plattformar, underlättar en kontinuerlig dialog med ledningen och gör det möjligt för alla medlemmar i företagsgrupperna att bidra till beslutsprocessen och få ett konkret erkännande för sitt bidrag. Denna koppling främjar skapandet av en positiv företagskultur där känslan av tillhörighet och ömsesidigt förtroende stärks, vilket ger långsiktiga fördelar i form av innovation och kollektiv tillväxt.
8. Prestandaanalys
För ett molnföretag som vill digitaliseras är det viktigt att kunna räkna med en lösning som inkluderar specifika funktioner för att övervaka effektiviteten i sin digitala transformationsstrategi.
Microsoft 365 digitala arbetsplats erbjuder många verktyg för analys och spårning av data relaterade till denna process. SharePoint gör det till exempel möjligt att hålla koll på användningen av den företagsintranätet och samarbetswebbplatserna som molnföretaget har tillhandahållit till team och avdelningar. SharePoints rapporteringsfunktioner ger detaljerad insikt om åtkomsten till dokument, effektiviteten i informationssökningen och graden av användning av dess webbplatser.
Dessutom ger verktyg som Viva Insights en komplett bild av produktivitets- och välbefinnandenivåerna i företaget, genom att identifiera arbetsmönster som kan förbättras. Viva Insights gör det till exempel möjligt att övervaka tiden som ägnas åt möten, individuella aktiviteter och utbildning, och ger även personliga råd till dig som användare för att förbättra din tidsanvändning, stresshantering och prioriteringar.
Verktyg för analys av SharePoint-intranetets prestanda från intranet.ai
9. Stöd till personalavdelningen
Personalavdelningen spelar en grundläggande roll i digitaliseringen av en organisation genom att ge stöd till kollegor så att de kan orientera sig i den nya digitala arbetsmiljön. Det är därför rätt att molnföretag i sin tur stödjer HR-teamets aktiviteter genom att ge medlemmarna de rätta verktygen för att värdera talang, främja produktiviteten och stärka medarbetarnas välbefinnande.
I Microsoft 365 digital workplace kombineras olika verktyg för att förenkla HR-arbetet och bidra till att bygga en starkare och mer motståndskraftig företagskultur. Här nedan ser du några av dessa funktioner.
-
SharePoint-intranät för att optimera HR-processer: intranätet i SharePoint Online kan innehålla särskilda sektioner för HR-aktiviteter, som kan användas för att centralisera resurser för medarbetare och förenkla processer som onboarding. Genom att skapa dedikerade områden kan till exempel nyanställda enkelt hitta dokument, guider, FAQ, kontakter och arbetsapplikationer så att de snabbt lär sig hantera sina nya uppgifter utan att vara beroende av kollegor.
-
Viva Learning för utbildning: integrerat i Microsoft 365 används Viva Learning för att förbättra den interna utbildningsupplevelsen, vilket gör det möjligt för HR att föreslå riktade kurser och följa kollegornas framsteg i utvecklingen av sina kompetenser.
-
Viva Insights för välbefinnande och produktivitet: tack vare verktyg som Viva Insights kan HR få en översikt över de vanligaste arbetsmönstren inom organisationen och följa KPI:er som den tid kollegor ägnar åt möten, e-postskrivning, utbildning och individuella aktiviteter. Dessa data gör det möjligt att genomföra riktade initiativ för att skapa en sundare och mer balanserad arbetsmiljö.
-
Personregister, organigram och personliga profiler: vi har utvecklat dessa funktioner, integrerade med SharePoint-intranätet, för att ge HR alltid uppdaterad information om de kompetenser som finns i företaget. På så sätt kan du enkelt identifiera både eventuella luckor och potentiella kandidater för interna tjänster. Detta gör att du kan undvika att söka efter ny personal utanför organisationen och istället värdera de resurser som redan finns. Ett tillvägagångssätt som inte bara optimerar rekryteringsprocessen utan också erbjuder kollegor nya karriärmöjligheter eller rollförändringar, vilket uppmuntrar deras utveckling i företaget.
-
SharePoint-intranät och Viva Engage för engagemang: SharePoint Online-intranätet stödjer publiceringen av undersökningar, evenemang och sidor som är dedikerade till initiativ som är utformade för att engagera kollegor i företagslivet. Tack vare integrationen med Viva Engage communities har alla i företaget möjlighet att skapa grupper om ämnen som intresserar dem och delta i diskussioner med funktioner som är typiska för sociala medier, som reaktioner, gilla-markeringar, publicering av stories och personliga inlägg. Detta hjälper HR att hålla ihop företagscommunityn genom att främja kunskapsutbyte och samarbete.
Publicera enkäter i SharePoint-intranätet för intranet.ai
10. Stöd till ledarskap
Ledarskapet måste kunna räkna med rätt teknik för att leda den digitala omvandlingen och kunna utnyttja dess potential för att optimera kommunikationsprocesser, teamhantering och implementering av företagsstrategier. Med Microsoft 365 har chefer ett komplett digitalt arbetsområde för att svara mot detta behov.
Med början i kommunikationen ger Microsoft 365 verktyg som gör det möjligt för ledare att kommunicera på ett transparent och tillgängligt sätt på alla nivåer i organisationen.
-
SharePoint-intranät: intranätet i SharePoint Online gör det möjligt att centralisera intern kommunikation och säkerställa att uppdateringar, företagsriktlinjer och ledarskapets meddelanden får maximal synlighet tack vare specifika funktioner för engagemang, distribution och målgruppsinriktning av innehåll.
-
Viva Engage: Viva Engage (utvecklingen av Microsoft Yammer) gör det möjligt att skapa det sociala nätverket för molnföretaget, där ledare kan interagera med teamen och stimulera konversationer kring relevanta ämnen för organisationen. Med funktioner som communities och Leadership Corner får ledarna möjlighet att bli kända bland kollegorna, svara på deras frågor och samla in användbar feedback för att förbättra livet i företaget.
-
Microsoft Stream: med Stream kan ledare skapa och sprida videor för att kommunicera mer direkt med den interna publiken och dra nytta av mer engagerande innehåll för att dela uppdateringar eller främja nya initiativ.
När det gäller hanteringen av företagsgrupper behöver ledare verktyg som förenklar samordningen av aktiviteter och övervakningen av framsteg. Microsoft 365 erbjuder integrerade lösningar för att stödja chefer i denna uppgift.
-
SharePoint: gör det möjligt att skapa samarbetswebbplatser och dokumentbibliotek, centralisera dokument och resurser som är avgörande för att driva olika projekt. Dessa delade arbetsytor gör att teamen kan samarbeta på ett ordnat sätt, alltid komma åt den senaste versionen av filerna och minska risken för fel.
-
Microsoft Teams: det centrala verktyget för samarbete. Genom dedikerade kanaler, gruppchattar och videosamtal kan team utbyta idéer i realtid och samordna aktiviteter med större flexibilitet. Dessutom gör Teams det möjligt för ledare att organisera regelbundna möten och ge snabb feedback, vilket underlättar en smidig projektledning.
-
Microsoft Planner: gör det möjligt att planera och övervaka arbetet som tilldelas de enskilda teammedlemmarna. Varje projekt kan delas upp i specifika uppgifter med tydliga deadlines och detaljerade diagram över framstegen. Chefer kan på så sätt ha kontroll över varje fas av projektet och säkerställa att deadlines respekteras och att varje medlem i teamet får stöd i sina aktiviteter.
Slutligen måste den digitala omvandlingen leda till en bättre hantering av företagsstrategier. I det digitala arbetsområdet i Microsoft 365 är Viva Goals plattformen för att definiera mål och resultat som ska uppnås enligt OKR-ramverket.
Viva Goals gör det därför möjligt för chefer (men också för medlemmar i företagsgrupper) att ställa upp tydliga och mätbara mål som övervakas i realtid i plattformen. Chefer kan på så sätt säkerställa att aktiviteterna i de olika teamen och avdelningarna är i linje med hela organisationens prioriteringar.
Digital transformation i företaget: varför är intraneten den bästa lösningen?
I en värld där hastighet och anpassningsförmåga är oumbärliga har företag ett växande behov av att anta lösningar som inte bara stödjer de operativa processerna utan också omvandlar dem. Som vi har sett kan en väl utformad företagsintranät, som det byggt med Microsoft 365 SharePoint, utgöra en vändpunkt för digitaliseringen av företag.
Med rätt anpassningar kan intranätet bli hjärtat i det digitala arbetsplatsföretaget, där du kan centralisera resurser, hantera intern kommunikation, samordna avdelningarnas aktiviteter och engagera kollegor.
Låt oss nu se på vilket sätt ett intranät konkret kan stödja den digitala transformationsresa som ett företag vill inleda.
Digitalisering och mål med intranätet
Digitaliseringen med intranätet går längre än den teknologiska förbättringen för att definiera en strategi som är inriktad på att förbättra interna processer och företagskultur.
Målen med intranätet är därför kopplade till de huvudsakliga förbättringsområden som ett företag bör fokusera på i digitaliseringsprocessen:
-
Engagemang hos kollegor. En digital miljö som uppmuntrar interaktion skapar en starkare och mer långvarig företagskultur. Intranätet erbjuder ett brett utbud av funktioner för att underlätta aktivt deltagande. Som redan nämnts i denna artikel kan företaget utnyttja de sociala funktionerna i SharePoint-intranätet och integrationen med Microsoft-applikationer som Viva Engage för att skapa konversationsytor, tematiska communities, forum för att uppmuntra idéspridning, undersökningar för att samla in feedback och andra gamification-upplevelser för att stimulera samarbetet mellan kollegor och uppmuntra adoptionen av det nya digitala arbetsplatsen.
-
Ökad produktivitet. Att hantera den digitala transformationen med intranätet garanterar optimering av kommunikation och informationsutbyte. Användare kan särskilt använda den avancerade sökningen i SharePoint-intranätet för att snabbt hitta de dokument och kontakter som de behöver. Eller så kan de få tillgång till digitala arkiv som inte bara centraliserar alla resurser och företagsdokument, utan som också stöder realtidssamarbete med kollegor och externa personer utan att någonsin kompromissa med datasäkerheten. Detta är bara några exempel, men vi tror att de är representativa för hur intranätet kan stödja arbetet för alla i företaget och ha en positiv inverkan särskilt på processer och aktiviteter som vanligtvis kräver mycket tid och energi (precis som dokumenthantering).
-
Kunskapshantering. Intranätet stöder knowledge management genom att underlätta insamling och delning av företagets know-how. Genom funktioner som FAQ-sidor har användarna möjlighet att lära sig från företagets riktlinjer och framför allt från kollegornas erfarenheter för att hantera sina aktiviteter på bästa sätt och bemöta vanliga problem. Informationssilos som ofta håller kunskap åtskild mellan olika team och avdelningar elimineras på så sätt. Tvärtom gör intranätet det möjligt att konsolidera och göra ett kunskapsarv lättillgängligt till förmån för hela organisationen.
Vad är en intranät och hur kan det vägleda den digitala transformationen
Digital transformation och intranät: designfaser
Att skapa ett skräddarsytt intranät, för att bäst hantera övergången till ett molnföretag, kräver mer än bara valet av rätt teknik. Du behöver definiera en förändringsstrategi som speglar företagskulturen och kan möta behoven hos alla medlemmar i organisationen.
Designen spelar därför en central roll i att säkerställa framgången för den digitala transformationen i ditt företag. Nedan gör vi en översikt över de viktigaste stegen för att bäst hantera designfaserna för ett företagsintranät.
Definition av prioriteringar
En solid analys av sammanhanget och de företagsmässiga behoven är det första steget i utformningen av digital workplace som självklart inkluderar intranätet. I detta inledande skede finns det några åtgärder som kan hjälpa molnföretag att förstå vilka prioriteringar som behöver tillgodoses i vägen mot digitalisering. Bland dessa lyfter vi fram:
- Organisera workshops och fokusgrupper, där alla medlemmar i organisationen är involverade.
- Kartlägga befintliga företagsprocesser för att identifiera förbättringsområden.
- Genomföra undersökningar för att förstå de enskilda arbetstagarnas behov.
- Utföra en kostnads-/nyttoanalys för att fastställa budgeten att investera i digitalisering.
- Utvärdera den nuvarande tekniska infrastrukturen för att säkerställa kompatibilitet med det nya intranätet.
- Fastställa mätbara mål och jämföra dem med best practice från företag i samma bransch.
- Definiera en grupp av intressenter, med representanter från olika avdelningar, för att anpassa målen.
- Identifiera KPI:er för att övervaka digitaliseringens påverkan och mäta framstegen.
Organisation av innehåll
Du behöver tänka från början på hur innehållet ska struktureras i intranätet för att säkerställa att en intuitiv plattform byggs, enkel att navigera och därmed lättare att anamma i det dagliga arbetet.
Prioritet bör ges åt organisationen av huvudsektionerna, såsom dokumentarkiv och samarbetsområden, med en uppdelning som speglar avdelningarna eller intresseområdena. Det vore användbart att anta ett system av taggar och kategorier för att bättre hantera innehållsarkivering och förenkla distributionen.
För att verifiera att den planerade strukturen är effektiv är ett råd att genomföra preliminära tester med en utvald grupp användare, inklusive personer med olika nivåer av erfarenhet av digitala verktyg. Deras feedback kommer att vara värdefull för att ge molnföretag en uppfattning om hur man kan förbättra användarupplevelsen inom intranätet och det integrerade digital workplace.
Urval av funktioner
Funktionerna i intranätet måste tillgodose de prioriteringar som identifierats i det första analyssteget och de måste kunna stödja användarna i deras aktiviteter utan att tynga ner navigeringen.
För att hålla plattformen intuitiv och inriktad på de företagsmässiga målen kan du integrera funktioner som:
- Centraliserad dokumenthantering, med avancerad sökning och versionskontroll, för att säkerställa snabb åtkomst till de senaste dokumenten och minska risken för fel.
- Samarbetsområden, såsom dedikerade utrymmen för team, med chattverktyg, planner och delade kalendrar som underlättar hanteringen av gruppaktiviteter och koordineringen mellan avdelningar.
- Anpassningsbara pushnotiser, för att sprida uppdateringar eller viktiga interna meddelanden, riktade till specifika avdelningar eller grupper av användare, vilket undviker informationsöverbelastning och säkerställer att varje användare endast får de mest relevanta nyheterna.
- Integrerad personregister och organigram, som gör det möjligt att utforska företagsstrukturen för att förstå hur de olika avdelningarna är organiserade och snabbt hitta användbara kontakter.
Användarengagemang och utbildning
För att maximera investeringen i intranätet är det avgörande att användarna förstår dess värde och känner sig stöttade i adoptionsresan. Att införa ett program med "ambassadörer" kan vara lösningen. Det handlar om att välja ut de mest erfarna och motiverade personerna i organisationen som kan vägleda och uppmuntra kollegor att använda de nya verktygen som intranätet.
Ytterligare stöd kan ges genom att skapa virtuella turer och FAQ-sidor som kan underlätta upptäckten av de viktigaste funktionerna i intranätet och på så sätt minska inlärningstiden. Till exempel kan du skapa en personlig tur för att presentera olika områden på plattformen, från arkiv till sidor som är dedikerade till företagstjänster, och ge korta förklaringar om hur de används.
Gamification-initiativ är ett annat användbart verktyg för att öka engagemanget, särskilt i adoptionsfasen. Företaget kan besluta att tilldela badges, poäng eller priser till användare som deltar mer aktivt i konversationerna som främjas i intranätet eller som har bidragit med att ladda upp dokument i de nya digitala arkiven. Ett annat förslag kan vara att organisera små vänskapliga tävlingar mellan team och avdelningar för att göra användningen av intranätet till en trevlig del av arbetsrutinen.
Utvärdera intranätets effektivitet i digitaliseringsprocessen
För att säkerställa att företagsintranätet uppfyller förväntningarna på din digitaliseringsstrategi är det viktigt att veta hur man övervakar användarnas adoptionsgrad och den faktiska påverkan som intranätet har på produktivitet och välbefinnande i företaget.
Därför är det viktigt att känna till funktionerna för dataanalys som ett intranät, till exempel SharePoint, erbjuder administratörer. Men det är lika viktigt att definiera prestationsindikatorerna, både kvantitativa och kvalitativa, som de insamlade data och dina utvärderingar ska baseras på.
För att hjälpa till med denna andra del, det vill säga definitionen av KPI:er, föreslår vi nedan några exempel på mätvärden som bör beaktas vid införandet av ett intranät.
Vi börjar med de kvantitativa KPI:erna, som används för att övervaka med hjälp av numeriska data hur plattformen används och dess förmåga att attrahera och behålla användarnas engagemang:
- Sidvisningar, unika användare och sessionstid. Dessa data hjälper till att mäta användarengagemanget.
- Antal skapade innehåll och uppladdade dokument. Detta är en indikator på plattformens dagliga användning och dess påverkan på intern kommunikation, dokumenthantering och kunskapsutbyte.
- Interaktioner med intern kommunikation. Antal likes, kommentarer och delningar kan ge användbar insikt för att förstå hur du kan förbättra företagets kommunikationsstrategi. Till exempel kan du identifiera sidor och ämnen som genererar en lägre nivå av engagemang och som därför inte är särskilt användbara för användarna. Däremot kan det innehåll och de ämnen som kollegorna är mest intresserade av tas som referenspunkt för att förbättra företagets kommunikationsstrategi.
- Förfrågningar som hanteras i intranätet. Data som speglar effektiviteten i de tjänster som har integrerats i portalen, till exempel funktioner för helpdesk eller resursbokning.
Sedan går vi vidare till de kvalitativa KPI:erna, som fokuserar på feedback och andra data som inte är rent numeriska för att övervaka upplevelsen av intranätets användbarhet hos företagspubliken:
- Analys av sökord. De hjälper till att förstå vilken information som oftast efterfrågas av användarna och föreslår vilket innehåll som kan utökas, läggas till eller bara organiseras bättre för att göra det mer tillgängligt.
- Feedback via enkäter och fokusgrupper. De ger insikt om plattformens upplevda värde och möjliga förbättringsområden. Vem vet bättre än de som måste använda intranätet för att utföra sina arbetsuppgifter hur portalen kan förbättras för att bli ett ännu mer effektivt stöd för produktiviteten.
Molnföretag: varför använda Microsoft 365 för digitalisering?
Microsoft 365 erbjuder en komplett och integrerad svit, perfekt för att genomföra övergången till ett molnföretag. I centrum för denna transformation finns SharePoint Online, som gör det möjligt att bygga en modern intranätlösning, tillgänglig och perfekt för att uppfylla de krav och förväntningar som digitaliseringen ställer och som vi ser tillsammans i den här artikeln.
Microsoft 365 är ett ekosystem som svarar mot de viktigaste behoven i varje organisation: engagera kollegor, koppla samman människor och resurser, underlätta informationshantering och skapa en mer direkt och personlig internkommunikation.
Låt oss fördjupa oss i hur Microsoft 365-teknologin, särskilt SharePoint, bidrar till att bygga ett effektivt intranät för att digitalisera ditt företag.
Engagera kollegor
Den inbyggda integrationen mellan SharePoint-intranätet och de andra Microsoft 365-applikationerna erbjuder ett komplett digitalt ekosystem, perfekt för att underlätta samarbetet och kommunikationen mellan kollegor, team och företagsavdelningar.
Varje verktyg tillför värde genom att erbjuda specifika funktioner som stöder gemensamma aktiviteter. Nedan ger vi en kort översikt över de viktigaste Microsoft 365-applikationerna som, om de integreras med intranätet, kan stärka företagscommunityn genom att öka engagemanget hos alla som ingår i den.
| Microsoft 365-applikation | Funktioner | Integration med SharePoint-intranätet |
| Microsoft Teams | Främjar en smidig hantering av intern kommunikation via chattar, möten och samtal, vilket förbättrar samarbetet mellan team och enskilda användare. | Kommunikation som publiceras i SharePoint Online-intranätet kan distribueras i Teams-grupper och kanaler genom ett system för pushnotiser, utvecklat av våra experter. |
| Viva Engage | Gör det möjligt att skapa communities dedikerade till företagsinitiativ, globala kommunikationer eller tvärgående ämnen som välmående, teknik och branschnyheter. | Konversationerna i de olika communities kan integreras i intranätets sidor och skapa en central plats för uppdateringar och dialog. |
| Planner | Förenklar projektledning genom att dela upp projekt i uppgifter, tilldela dem till teammedlemmar och spåra framstegen. | Planners tavlor kan placeras i dedikerade områden på SharePoint-intranätet för att centralisera kommunikationen och hanteringen av gemensamma aktiviteter. |
| Viva Connections | Gör det möjligt att komma åt intranätets startsida och SharePoint-innehåll direkt från Teams-appen. | Tack vare Viva Connections integreras SharePoint-intranätet i Microsoft Teams och skapar en enda portal för nyheter och uppdateringar. |
| Forms | Används för att skapa anpassade enkäter och frågeformulär med modern design. Inkluderar funktioner för analys av insamlad feedback, så att du snabbt kan få användbara insikter för beslutsfattande. |
Enkäter och frågeformulär kan bäddas in i SharePoint-intranätet för att berika sidor som är dedikerade till evenemang, initiativ eller brainstorming-sessioner. |
Koppla ihop människor och resurser
Microsoft 365, med sin SharePoint-intranät, underlättar kopplingen mellan människor och företagsresurser och skapar ett ekosystem där kollegor enkelt får tillgång till kontakter, kunskap och arbetsverktyg. Personregistret och organigrammet förbättrar samarbetet genom att synliggöra kompetenser och företagsroller och gör det enklare att identifiera rätt kontakter för varje projekt.
Avancerad sökning gör det möjligt att koppla människor och resurser. Du kan använda den för att på några sekunder hitta relevanta dokument, appar och nyheter från SharePoint-intranätet och den integrerade Microsoft 365-miljön.
Hantering av information
Microsoft 365 är en plattform utformad för att förbättra informationshanteringen inom en organisation, vilket gör det möjligt för team att komma åt, organisera och dela data och kunskap på ett enkelt och säkert sätt. Tack vare dokumenthanteringen i SharePoint kan du skapa strukturerade arkiv med versioner, metadata och anpassade åtkomstbehörigheter.
Som vi har sett gör intranätets avancerad sökning det enkelt att hämta information från det integrerade digitala arbetsflödet och påskyndar därmed arbetet. Denna funktionalitet förstärks av integrationen med andra Microsoft 365-applikationer som Outlook, för att hantera e-post och kalendrar på en och samma plats, och Teams, där delade dokument kan visas, redigeras och uppdateras i realtid av olika teammedlemmar.
När det gäller kunskapsdelning stödjer Microsoft Stream och Viva Engage spridningen av videor och utbildningsinnehåll och gör det enklare att få tillgång till relevant information om initiativ, uppdateringar och företagsrutiner. Interaktiva funktioner som enkäter och Q&A-sessioner gör det dessutom möjligt att utbyta åsikter och personliga erfarenheter med kollegor och bidrar därigenom till skapandet av företagets kunskapsbas.
Slutligen stödjer Power BI avancerad informationshantering genom att möjliggöra skapandet av anpassade rapporter och instrumentpaneler som kan baseras på intranätets användningsdata eller integreras i portalsidor för att underlätta åtkomsten.
Vill du ha ett komplett intranät?
intranet.ai är den SharePoint Online-baserade lösningen för att förenkla intern kommunikation och digitalisera affärsprocesser med minimal investering av tid och pengar.
- 50+ funktioner för kommunikation och medarbetarupplevelse
- Varumärkesdesign, anpassningsbar in i minsta detalj
- Fullständig integration med Microsoft 365 och Viva
Giuseppe Marchi
Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010.
Giuseppe är grundare av intranet.ai och en av de främsta experterna i Italien på allt som rör Microsoft 365. I flera år har han hjälpt företag att bygga upp sin digitala arbetsyta i Microsofts moln och ta hand om människors upplevelse.
Han anordnar månatliga online-evenemang för att uppdatera kunderna om vad som är nytt i Microsoft 365 och hjälpa dem att få ut mesta möjliga av sin digitala arbetsplats.
FAQ om digital transformation och SharePoint-intranät
Vad är en “Cloud Digital Workplace”?
En Cloud Digital Workplace integrerar företagsverktyg, resurser och samarbetsfunktioner i ett enda tillgängligt system, vanligtvis på plattformar som Microsoft 365 med SharePoint.
Hur förbättrar ett molnbaserat intranät produktiviteten?
Molnbaserade intranät centraliserar kommunikationen, optimerar dokumenthantering och erbjuder uppdateringar i realtid, vilket förbättrar samarbetet och minskar redundans i processer.
Vilka är de viktigaste fördelarna med Microsoft 365 för digital transformation?
Microsoft 365 erbjuder sömlösa samarbetsverktyg, avancerad datasäkerhet och tillgänglighet, vilket är avgörande för en modern och flexibel arbetsmiljö.
Varför är Employee Experience en prioritet i skapandet av en Digital Workplace?
En intuitiv plattform minskar utbildningstiden och ökar adoptionen, vilket säkerställer att digitala verktyg förbättrar arbetsflöden istället för att störa dem.
Hur kan HR-avdelningen dra nytta av ett molnbaserat intranät?
HR kan centralisera resurser för Onboarding, följa upp lärandeutveckling och underlätta medarbetarnas engagemang genom integrerade kommunikationsfunktioner.
Fortsätt läsa
Digitaliserat arbete genom intranätet
Vi börjar med att definiera digitaliserat arbete för att se hur intranätet kan förbättra hanteringen av dokument, information och uppgifter i företaget.
Knowledge management: exempel och best practices i företaget
Vad menas med "kunskapshantering"? Här ser vi vad det är och hur du kan implementera det med exempel, best practices och användningen av intranätet.
SharePoint Document Management System: hur använder du det?
Här är hur du kan skapa ett dokumenthanteringssystem med SharePoint Online, tack vare dess funktioner, dokumentbibliotek och möjliga integrationer.