SharePoint Online mot SharePoint On-Premise: vilket ska du välja?

SharePoint Online mot SharePoint On-Premise:
vilken version är bäst?

SharePoint är verktyget i Microsoft 365 som har utvecklats för digitalt samarbete i företaget och används främst för att skapa innehåll, hantera dokument och dela kunskap inom en organisation.

Det är en centraliserad plattform där team i företaget kan samarbeta, optimera datahanteringen och därmed öka produktiviteten. Just tack vare sina främst samarbetsinriktade egenskaper används SharePoint som utgångspunkt för att bygga företagsintranätet och den integrerade digitala arbetsplatsen i Microsoft 365.

Exempel på SharePoint-intranät skapat med intranet.ai

Det finns två versioner av SharePoint: SharePoint Online och SharePoint Server (lokalt). Även om båda kan vara användbara för att digitalisera processer och intern kommunikation i ett företag är det viktigt att komma ihåg att:

• Microsoft SharePoint Server (On-Premise) är den lokala versionen av plattformen som gör det möjligt för företag att behålla full kontroll över datahantering och sin egen IT-infrastruktur.
  
  
• Microsoft SharePoint Online är den molnbaserade versionen som erbjuds som en integrerad del av sviten Microsoft 365 och gör det möjligt för organisationer att få fördelarna med SaaS (Software-as-a-Service) utan att behöva hantera fysiska servrar.
  
  

Om du vill starta ett nytt SharePoint-projekt och har som mål att lösningen ska vara hållbar över tid bör valet mellan de två versionerna luta åt SharePoint Online. Vi förklarar varför i resten av den här artikeln.

SharePoint Online mot SharePoint On-Premise:
vilka är skillnaderna?

Vilka är skillnaderna mellan SharePoint Online och SharePoint On-Premise? För att besvara den här frågan har vi gått igenom de viktigaste aspekterna som hjälper dig att fatta det bästa beslutet för företaget.

Först tog vi upp frågan om datastorlek och betonade att SharePoint On-Premise erbjuder ett lagringsutrymme som är begränsat till lagringen på de servrar som används för infrastrukturen, medan SharePoint Online har specifika gränser.

Därefter diskuterade vi kostnader och licenser och lyfte fram skillnaderna i prissättningsmodeller mellan de två versionerna. Avslutningsvis undersökte vi uppdateringar och hur förvaltningen går till. Oavsett om du väljer molnets flexibilitet med SharePoint Online eller föredrar den fulla kontrollen som ges av SharePoint On-Premise är det viktigt att du beslutar utifrån företagets behov av lagring, kostnader och förvaltning.

Oberoende av valet är det dock avgörande att följa Microsofts färdplan för att hålla dig uppdaterad om hur företaget avser att fortsätta utvecklingen av båda lösningarna.

Datastorlek

SharePoint On-Premise kan stödja en obegränsad mängd data.

Det du behöver ta hänsyn till är storleken på din SQL Server-instans, med tanke på att alla tillgångar som lagras i SharePoint On-Premise serialiseras och sparas som BLOB-objekt i SQL-databasen.

SharePoint Online är däremot helt molnbaserat och innehåller inte ett obegränsat erbjudande för datalagring.

Microsoft har satt gränsen till 1 TB + 10 GB per licensierad användare. Om företaget behöver mer utrymme kan du utnyttja det via ett särskilt tillägg för abonnemanget på Microsoft Office 365.

För att fördjupa dig hänvisar vi till vår artikel om hur du hanterar
lagringsutrymme i SharePoint via Microsoft 365 Archive (och mer därtill).

Det finns dessutom en maximal kvot för data som lagras i SharePoint Onlines webbplatssamlingar på 25 TB.

Modernt dokumentbibliotek i SharePoint Online

Kostnader och licenser

För att välja den version av Microsoft SharePoint som passar ditt företag bäst behöver du också ta hänsyn till kostnaderna.

När det gäller SharePoint On-Premise bör du komma ihåg att en SharePoint-farm kräver flera serverinstanser och att varje instans behöver en separat licens. Utöver dessa licenser måste du köpa licenser för SQL Server, Windows Server och lägga till inköp av den hårdvara som krävs för att bära helheten, eftersom on-premise-versionen är mycket krävande på denna punkt. För varje användare som ska använda SharePoint-intranätet behöver du dessutom köpa en särskild CAL-licens (Standard eller Enterprise).

För SharePoint Online är kostnaderna kopplade till antalet användare som kommer att använda produkten. Med ett abonnemang på molnversionen kan du snabbt göra SharePoint tillgängligt i företaget utan att behöva oroa dig för någon form av underhåll. Dessutom kan du få tillgång till alla produkter för samarbete, kommunikation och lagring i molnet med en licens för Microsoft Office 365.

Mer specifikt ingår SharePoint Online i licensen Office 365 Business eller Office 365 Enterprise. Det finns dessutom en dedikerad licens som heter SharePoint Online P1/P2 och är avsedd för användare som inte behöver en e-postbrevlåda.

Båda versionerna gör det slutligen möjligt att komma åt Microsoft Office webbappar. Den enda skillnaden ligger i typen av licens. On-premise-versionen kräver en exklusiv licens för att låta användare visa och redigera företagsdokument via webbappar.

Molnversionen låter dig i stället visa dokument och redigera dem direkt i molnet utan behov av ytterligare licenser.

Uppdateringar från Microsoft

Uppdateringar av den lokala versionen av SharePoint måste hanteras av företagets interna IT-avdelning, som har full kontroll över installations- och distributionsprocesserna.

SharePoint Online, däremot, hanteras direkt av Microsoft när det gäller både installation och distribution av de senaste uppdateringarna. Men det är inte allt.

Microsoft fokuserar sina insatser på att utveckla ny teknik baserad på molnet och artificiell intelligens. Som en följd är SharePoint Online i centrum för en innovationsprocess som nyligen har inneburit en allt djupare integrering av Microsoft 365 Copilot och lanseringen av SharePoint Premium.

SharePoint Premium är Microsofts nya erbjudande som i huvudsak bygger på Microsoft Syntex och SharePoint Advanced Management. Det introducerar därför avancerade funktioner för innehållshantering med AI, såsom automatisk taggning av dokument, maskering av känslig information, optisk teckenigenkänning (OCR) och integration med elektroniska signaturer via partner som Adobe och DocuSign.

Den här nya versionen av SharePoint är utformad för att förbättra hantering och säkerhet för innehåll, särskilt för stora organisationer. Den inkluderar verktyg för att hantera problem som okontrollerad delning av företagsdokument och erbjuder AI-baserade rekommendationer för behörighetsstyrning och innehållets livscykel.

Åter till vårt ämne, SharePoint Premium är reserverat uteslutande för SharePoint Online. Detta eftersom många av dess funktioner, inklusive de som bygger på AI och automatisering, kräver en molninfrastruktur för att fungera effektivt.

Microsofts AI fungerar bäst när den kan komma åt data och resurser som är distribuerade i stor skala i molnet, vilket inte är möjligt med en lokal installation (on-premise) av SharePoint. I stället behövs den skalbarhet och beräkningskraft som bara molnplattformar kan garantera.

SharePoint Online mot SharePoint On-Premise: slutliga överväganden

Om du funderar på att bygga din intranät med SharePoint, men inte vet om du ska använda molnlösningen eller on-premise, bör du även ta hänsyn till de senaste trenderna.

Som sagt har Microsoft antagit strategin "cloud-first". Det betyder att investeringarna allt mer fokuseras på att utveckla nya funktioner för onlineversionen och att dessa först i ett senare skede görs tillgängliga för lokala installationer.

Det innebär att Microsofts mest moderna tekniker i första hand blir tillgängliga för molnversionerna av deras applikationer och (kanske) först därefter för lokala versioner. Det är inte säkert att alla de senaste funktionerna kommer att vara tillgängliga för on-premise-lösningar. När det gäller SharePoint kan inte alla integrationer med de andra applikationerna i Microsoft 365 göras tillgängliga lokalt.

Jämförelse mellan versionerna av Microsoft SharePoint:

När ska du välja SharePoint On-Premise?

On-premise-versionen av Microsoft SharePoint är det bästa valet om företaget:

• redan har en dedikerad infrastruktur
• bygger på höga standarder för regelefterlevnad
• avser att uppnå stordriftsfördelar med licenserna

Dessutom erbjuder SharePoint on-premise mer lagringsutrymme och större kontroll över farm-arkitekturen. Det gör det också möjligt att göra intranätet tillgängligt uteslutande på företagsnätverket.

När ska du välja SharePoint Online?

SharePoint Online är det bästa valet för att skapa ett skalbart och smart intranät. Med molntjänsten är det möjligt att spara kostnader och minska den komplexitet som ett intranätprojekt innebär. Till exempel kräver den inte att du skapar eller underhåller en specifik IT-infrastruktur.

Detta är några av skälen som har fått oss att anpassa vår intranätlösning till Microsofts "cloud-first"-strategi: vi stödjer inte installationer av vår färdigpaketerade SharePoint-intranät i on-premise-miljöer.

Intelligent och skalbart SharePoint-intranät med intranet.ai

Hur man migrerar från SharePoint On-Premise till SharePoint Online

Migreringen från SharePoint On-Premise till SharePoint Online är ett avgörande steg för företag som vill introducera molnets fördelar i sina processer. Tänk på skalbarhet, tillgänglighet och avancerade säkerhetsfunktioner som bara molnversionen av SharePoint kan erbjuda.

Men hur kan du migrera från SharePoint On-Premise till SharePoint Online utan risker för säkerheten och integriteten hos företagets data?

En möjlig lösning erbjuds av Microsoft själv. Det handlar om SharePoint Migration Tool, ett kostnadsfritt verktyg för att effektivt hantera migreringen till SharePoint Online.

Trots den användarvänlighet som kännetecknar Migration Tool behöver du vara uppmärksam på planeringen av hela processen, som måste vara noggrann och följa en rad tekniska och procedurmässiga krav.

Låt oss titta närmare på detta förfarande i följande avsnitt.

Förberedelse och krav för migreringen

Först och främst behöver du säkerställa att företagets IT-miljö uppfyller alla villkor för migreringen. SharePoint Migration Tool kräver:

• stabil internetanslutning
• åtkomst till slutpunkter för SharePoint Online eller OneDrive.

Det är dessutom avgörande att det finns administratörer i företaget med de nödvändiga behörigheterna både på den ursprungliga SharePoint-servern och i målmiljön i molnet. Det innebär att de användare som ansvarar för migreringen måste ha Microsoft 365-behörigheter för att kunna komma åt och hantera data i båda miljöerna.

När dessa initiala krav är uppfyllda går du vidare till installationen av Migration Tool. Det är ett enkelt förfarande, eftersom detta verktyg kan laddas ned kostnadsfritt från Microsofts webbplats.

När det är installerat behöver du konfigurera lösningen för att hantera aspekter som nätverksanslutningar och företagets proxy. Särskilt viktigt är en noggrann konfiguration av proxy för att säkerställa att kommunikationen med Microsofts moln inte blockeras mitt under migreringen. Detta innefattar att lägga till Microsofts slutpunkter som undantag i proxyinställningarna, om företaget använder denna typ av anslutning.

Inledande analys med SMAT

Innan du går vidare med själva migreringen rekommenderas en inledande analys med SharePoint Migration Assessment Tool (kort: SMAT), ett kompletterande verktyg som låter dig skanna on-premise-webbplatser för att identifiera eventuella kompatibilitetsproblem.

Detta är ett andra, grundläggande steg för att förhindra incidenter som kan bromsa eller till och med stoppa migreringen. SMAT ger detaljerade rapporter om element som kan kräva extra uppmärksamhet från företagets IT-avdelning, såsom:

• anpassade konfigurationer
• komplexa arbetsflöden
• föråldrade webbdelar

Konfiguration av migreringsaktiviteter

Efter att analysfasen är slutförd kan du gå vidare med migreringsaktiviteterna. SharePoint Migration Tool gör det möjligt att konfigurera enstaka migreringar eller använda CSV-filer för att utföra migreringar i bulk, vilket underlättar automatisering när det finns stora datamängder.

Dessutom stöder SharePoint Migration Tool inkrementell migrering, vilket innebär att endast nya eller ändrade filer överförs jämfört med dem som redan har migrerats. En särskilt användbar funktion vid successiv migrering eller när kontinuerlig uppdatering av data är en prioritet.

Övervakning och rapportering

En sista viktig aspekt av migreringen till SharePoint Online gäller övervakningen och den efterföljande genereringen av detaljerad rapportering för att utvärdera hur framgångsrik dataöverföringen har varit.

SharePoint Migration Tool erbjuder detaljerade rapporter i CSV-format som dokumenterar migreringens framsteg och tillhandahåller användbar information om:

• filer som har överförts korrekt
• data som inte har migrerats
• eventuella fel
• sluttider

Dessa rapporter ger dessutom värdefulla insikter för att planera och optimera framtida migreringar, vilket gör det möjligt att förbättra hela processens effektivitet.

Vilka är de viktigaste skillnaderna mellan SharePoint Online och SharePoint On-Premise?

SharePoint Online är en molnbaserad lösning som uppdateras automatiskt, medan SharePoint On-Premise kräver lokala servrar och manuella uppdateringar.

Vilket alternativ är mest kostnadseffektivt, SharePoint Online eller SharePoint On-Premise?

SharePoint Online minskar kostnaderna för hårdvara och underhåll, medan SharePoint On-Premise medför kostnader för servrar och licenser.

Vilka lagringsbegränsningar finns i SharePoint Online och SharePoint On-Premise?

SharePoint Online erbjuder 1 TB plus 10 GB per användare, medan SharePoint On-Premise beror på serverns kapacitet.

Hur mycket kan du anpassa SharePoint Online och SharePoint On-Premise?

SharePoint On-Premise stöder många anpassningar, medan SharePoint Online har begränsade alternativ.

Hur migrerar du från SharePoint On-Premise till SharePoint Online?

Migreringen kan göras med hjälp av SharePoint Migration Tool och genom noggrann planering av säker datahantering.

När är det fördelaktigt att gå över till SharePoint Online från SharePoint On-Premise?

SharePoint Online är idealiskt för dig som söker skalbarhet och vill optimera resurserna för IT-hantering.