Yammer: det företagsinriktade sociala nätverket

Microsoft Yammer-gränssnitt

Det handlar inte bara om en plattform för att skicka meddelanden: det är en plats där information flödar fritt, vilket främjar en kultur av samarbete och kontinuerlig innovation. Men det slutar inte här. Yammer är faktiskt en lösning som gör det möjligt att bryta ned företagsgränser, vilket gör samarbete med externa partners möjligt, alltid med respekt för säkerheten i privata nätverk.

Dessutom är plattformen en integrerad del av Microsoft 365, vilket betyder att det inte är en isolerad enhet. Tvärtom, Yammer integreras på ett naturligt sätt med andra viktiga verktyg för kommunikation och samarbete mellan kollegor, som SharePoint Online, Planner och Outlook. Tack vare detta system har varje användare möjlighet att uppdatera sig om ett projekt, kommentera ett dokument eller delta i ett möte utan att behöva växla mellan olika applikationer.

Integration mellan Microsoft Yammer och SharePoint Online

Microsoft Yammer är en verklig förlängning av det företagets gemenskap. Till exempel, precis som på Facebook, finns det ett nyhetsflöde som samlar och lyfter fram de senaste uppdateringarna från hela organisationen.

Personer har sedan möjlighet att interagera med kollegornas inlägg, skapa temagrupper och ge omedelbar feedback genom Q&A-innehåll, reaktioner och enkäter, allt inom en miljö som uppmuntrar spontanitet och en mer direkt kommunikation, särskilt mellan företagsteam och ledning. Denna funktion har särskilt bidragit till att Yammer har blivit definierat som "Facebook för företaget".

Och tack vare den senaste integrationen med Microsoft Viva, har Yammer (som nu har utvecklats till Viva Engage) blivit ett ännu viktigare verktyg för att förbättra employee experience på företaget, genom att lägga till nya funktioner för kommunikation, utbildning, personlig utveckling och kunskapsdelning.

Av dessa och många andra anledningar, som vi kommer att utforska i de följande avsnitten, kan Microsoft Yammer skryta med över 8 miljoner prenumeranter och ett abonnemang på cirka 80% av företagen på Fortune 500.

Men innan vi går vidare i vår fördjupning, presenterar vi en tabell med en kort översikt över de fördelar som Yammer erbjuder företag.

Hur du får åtkomst till Microsoft Yammer

Yammer ingår i alla företagsplaner för Microsoft 365, med undantag för prenumerationen Microsoft 365 Apps for Enterprise. Efter att du har köpt de nödvändiga licenserna räcker det med några få steg för att få åtkomst till plattformen. Låt oss gå igenom dem här nedan:

• Logga in på Microsoft 365-portalen med dina företagsuppgifter.
• Välj Yammer-ikonen i applådsfältet eller skriv "Yammer" i sökfältet för att snabbt hitta den. Klicka sedan på ikonen för att komma åt appen.

När du har loggat in på plattformen kan du genast börja utforska de communities som skapats av dina kollegor eller administratörer, publicera nya inlägg, ställa frågor och interagera med samtal som redan finns på anslagstavlan.

Exempel på community i Microsoft Yammer

Tilldela taggar och bästa svar

Yammer är ett utmärkt verktyg för att ställa frågor och få svar från kollegor i olika avdelningar. När en fråga publiceras är en bra praxis att tagga de personer som kan ge det rätta svaret. På så sätt får de taggade personerna en notis med direkt åtkomst till frågan.

När flera svar har samlats in från kollegor, både taggade och icke-taggade, kan användarna som publicerat frågan välja det bästa svaret via den specifika funktionen. Detta val ingår också i bästa praxis för Q&A inom Yammer, eftersom det bästa svaret placeras högst upp i kommentarerna och gör det enklare att hitta för hela företaget.

Använd rätt nyckelord i sökningar

Tack vare den integrerade sökfunktionen gör Microsoft Yammer det möjligt att snabbt komma åt dokument, diskussioner eller relevanta kontakter. För att optimera resultaten rekommenderar vi att du använder specifika nyckelord som "marknadsföringsrapport", "kundfeedback" eller namnet på en kollega.

Dessutom kan du använda filter, som publiceringsdatum för ett inlägg eller den intressegrupp som är relevant för att förfina sökningarna och snabbt hitta de mest användbara innehållen i Yammer's kunskapsbas.

Reagera på inlägg från kollegor

Ett sätt att uppmuntra deltagande på Yammer är att interagera med kollegornas meddelanden genom att ge ett gilla, lämna en kommentar eller dela inlägget på andra kommunikationskanaler (t.ex. företagsintranätet).

De interaktionsmöjligheter som erbjuds av plattformen, typiska för sociala medier, kan vara särskilt användbara för att stärka relationen mellan ledare och företagsgrupper. Chefer kan använda dessa funktioner för att värdera sina teams arbete och fira framgångarna tillsammans med resten av organisationen.

Använda enkäter för att samla feedback

Yammers enkäter är ett verktyg som inte bör underskattas för att samla insikter eller mäta sentimentet hos företagets publik om specifika ämnen.

Att skapa en enkät är mycket enkelt: det räcker med att skriva en fråga och välja svarsalternativ, inklusive flervalsalternativ. Dessutom kan användarna bestämma om enkäten ska spridas i alla företagscommunities eller om den endast ska visas för en specifik grupp mottagare.

Microsoft Yammer-undersökning i Microsoft Teams-appen

Fira prestationerna från andra avdelningar

Ett annat sätt att erkänna kollegornas arbete, förutom de reaktioner vi såg tidigare, är genom funktionen "Utmärkelse". Denna funktion gör det möjligt att offentligt fira framgångarna hos teammedlemmar, inklusive ett personligt meddelande och multimediainnehåll som videor eller bilder.

Gå till profiler för att lära känna dina kollegor

Inom Microsoft Yammer har användare möjlighet att utforska profilerna för medlemmarna i de olika företagsgemenskaperna.

Varje användare kan sedan dela personlig information, inklusive kompetenser, roller och intressen, för att berika sin profil och göra sig lättare att hitta i kollegornas sökningar, där hen visas i resultaten för specifika nyckelord eller baserat på relevansen med de frågor som ställs.

Delta aktivt i communities

Yammer Communities-appen, integrerad med Microsoft Teams, gör det möjligt att gå med i grupper dedikerade till specifika företagsämnen, där man kan dela insikter, byta idéer och ställa frågor genom Teams chatt- och liveströmningsfunktioner.

I detta fall rekommenderar vi en best practice som innebär att uppmuntra till deltagande både genom att bidra till befintliga diskussioner och skapa nya communities. Faktum är att alla på företaget kan öppna en community för att diskutera originella och användbara ämnen för sin egen avdelning eller för hela organisationen.

Communities-appen i Microsoft Yammer i Teams

Följ de mest relevanta konversationerna

Genom att använda taggar "Ämnen" gör Yammer det enkelt att följa de mest relevanta konversationerna. Genom att lägga till en tagg i en diskussion kan du följa utvecklingen i realtid, utan att behöva spara varje inlägg manuellt. På detta sätt kan användare hålla sig uppdaterade om de ämnen som intresserar dem och delta i de viktigaste konversationerna för sitt arbete.

Ladda ner mobilappen

Yammers mobilapp erbjuder användare möjligheten att vara uppkopplade och informerade, var de än befinner sig. Med alla de viktigaste funktionerna från desktopversionen gör appen det möjligt att aktivt delta i konversationer, hantera inlägg och svara på enkäter direkt från din smartphone eller surfplatta.

Det är en snabb åtkomst till uppdateringar som säkerställer att kommunikationen når fram även när företaget tillämpar agil arbetsmetodik eller distansarbete.

Microsoft Yammer: hur fungerar det?

Yammer är ett verktyg som inte bara är designat för att underlätta kommunikationen, utan för att omvandla den till en mer direkt och engagerande upplevelse inom företag. Genom liveevenemang, dedikerade communities, enkäter, taggar och reaktioner anpassar Yammer funktionerna från ett socialt nätverk för intern kommunikation för att förenkla idéutbytet och stärka företagets kultur.

Tack vare den djupa integrationen med Microsoft Teams, SharePoint Online och mer nyligen Microsoft Viva: alla verktyg i Microsoft 365-ekosystemet som har som mål att förbättra produktiviteten och välbefinnandet hos arbetstagarna.

Nu när vi har sett en översikt av plattformen och några bästa praxis för dess användning, går vi ner i detaljerna om de huvudsakliga funktionerna som Microsoft Yammer erbjuder för kommunikation och samarbete mellan kollegor.

Microsoft Yammer-communities

Communities utgör hjärtat av Microsoft Yammer, eftersom de erbjuder ett virtuellt utrymme där användare kan samlas för att diskutera, dela idéer och samarbeta kring gemensamma projekt.

Oavsett om det handlar om en community för företagets initiativ eller en grupp dedikerad till ämnen som personlig välmående och teknologi, underlättar dessa områden kunskapsutbyte och övervinner de barriärer som ofta separerar olika avdelningar, team och företagskontor.

Bland funktionerna för Yammer-communities lyfter vi fram följande:

• Administratörer kan moderera konversationerna.
• Alla medlemmar i organisationen kan skapa en community.
• Användare kan anpassa sina aviseringar för att ta emot uppdateringar om de ämnen som är av intresse och relevanta för deras arbete.

Microsoft Yammer-community

Konversationer och trådar

Medlemmar i en community kan bidra till konversationer genom att publicera personliga inlägg eller interagera med kollegornas innehåll.

För att undvika att diskussioner om olika ämnen skapar förvirring, låter Yammer användare organisera konversationer i trådar. Med andra ord samlas svar och kommentarer inom de individuella inläggen, vilket underlättar konsultationen.

Här är en sammanfattning av vad Yammer-konversationer gör det möjligt att göra:

• Starta målinriktade diskussioner genom att använda taggar som "Ämnen" och nämna kollegor.
• Bifoga filer, länkar och externa resurser för att berika konversationen.
• Använd gilla och reaktioner för att ge omedelbar feedback på publicerade inlägg.

Live streamade evenemang

Yammer kan vara värd för webbinarier, möten och internutbildningsevenemang, bland annat, och engagera hela företagets publik eller specifika användargrupper. Deltagarna kan dra nytta av dessa möten för att ställa frågor i chatten eller ge snabb feedback tack vare Q&A-funktionen.

Nedan följer en kort översikt av funktionerna i Yammer-live-evenemang:

• Yammer ger möjlighet att samla in feedback genom reaktioner och enkäter, vilket gör att användarna kan delta aktivt i varje evenemang.
  
  
• Under Yammer-evenemang kan du dela filer, länkar och material direkt med deltagarna via den integrerade chatten. Den här funktionen gör det möjligt att skicka dokument och resurser i realtid och säkerställa att alla deltagare har omedelbar åtkomst till det delade innehållet utan att behöva lämna plattformen eller använda externa verktyg.
  
  
• Evenemang kan spelas in och göras tillgängliga för dem som inte kunde delta live. Inspelningarna är lättåtkomliga inom Yammer, vilket gör det möjligt att återhämta innehållet när som helst.
  
  
• Arrangörer kan moderera tillgången till evenemanget genom att manuellt godkänna deltagarnas inträde eller ställa in restriktioner baserat på specifika roller eller företagsgrupper.
  
  
• Under live-evenemang kan arrangörer eller moderatorer filtrera och godkänna frågor innan de visas offentligt.
  
  
• Efter evenemanget kan arrangörer få tillgång till detaljerade rapporter som visar antalet deltagare, engagemang genom reaktioner och enkäter, och data om deltagandets längd.

Live events med Organizer Insights i Microsoft Yammer

Avancerad sökning

Den avancerade sökfunktionen i Yammer är designad för att hjälpa användare att snabbt hitta den information de behöver, oavsett om det handlar om tidigare konversationer, dokument eller medlemmar i gemenskaper.

De tillgängliga filtren hjälper till att begränsa resultaten baserat på kriterier som datum, författare eller typ av innehåll, vilket gör det mycket enklare att hitta rätt information bland en stor mängd data.

Specifikt baseras sökfunktionen i Microsoft Yammer på:

• Taggar, för att hitta diskussioner och inlägg som är associerade med anpassade kategorier.
• Omnämnanden, för att visa innehåll som nämner dig själv eller dina kollegor.
• Nyckelord, för att hitta konversationer, filer eller kontakter med hjälp av specifika termer eller fraser.
• Förslag, för att få fram relevant innehåll baserat på artificiell intelligens-analys.

Omröstningar och Q&A

Med Yammer kan du snabbt publicera omröstningar inom dina gemenskaper. Klicka på alternativet "Omröstning", skriv in huvudfrågan och ge upp till fyra svarsalternativ, som kan ändras vid behov. Användare kan ställa in ett slutdatum för insamlingen av svar, efter vilket omröstningen automatiskt stängs och resultaten görs tillgängliga för alla deltagare.

Plattformen erbjuder också funktionen Q&A via knappen "Ställ en fråga", som visas bland de huvudsakliga åtgärderna i panelen för att skapa ett inlägg.

När en användare ställer en fråga med detta kommando, uppmanas gemenskapens medlemmar att svara och deras bidrag ordnas i trådar under huvudfrågan, med möjlighet för den som ställt frågan (eller gemenskapsadministratörerna) att markera ett bidrag som det bästa svaret. På så sätt fästs svaret högst upp i tråden och markeras för att hjälpa de som kan ha samma fråga i framtiden.

Rapportering om engagemang

Yammer erbjuder också rapporterings- och analysverktyg som gör det möjligt för administratörer och specifika användare (t.ex. evenemangsarrangörer) att övervaka kollegornas engagemang.

Med dessa verktyg kan du utvärdera hur aktivt medlemmar deltar i diskussioner, vilka ämnen som får mer uppmärksamhet i de olika gemenskaperna och hur engagemangsgraden utvecklas över tid. På så sätt blir det enklare att identifiera de områden som behöver mer uppmärksamhet för att förbättra internkommunikationen och svara på kollegornas behov.

Microsoft Yammer och Viva Engage: vad har förändrats?

För att avsluta vår översikt av Microsoft Yammer, kan vi inte undvika att prata om dess senaste transformation. År 2023 tillkännagav Microsoft början på processen som ledde till att Yammer blev en av de viktigaste modulerna i Microsoft Viva, sviten designad för att hantera och förbättra medarbetarupplevelsen.

Yammer är nu Viva Engage och denna förändring har inte bara inneburit ett nytt namn på produkten, utan också nya riktlinjer och funktioner.

Vad har förändrats från Yammer till Viva Engage? Låt oss börja med att säga att ingen funktionalitet från Microsoft Yammer har gått förlorad; tvärtom, Viva Engage har integrerat communities, evenemang och konversationer och berikat dem med ytterligare funktioner för:

• Öka ledarskapets engagemang
• Optimera informationshanteringen
• Erbjuda mer detaljerade rapporter

Dessutom erbjuder Viva Engage nya funktioner för internkommunikation, som berättelser, Leadership Corner och kampanjer.

Berättelser är nya innehåll inspirerade av sociala medier som Instagram, som gör det möjligt att dela kortare och mer engagerande uppdateringar i videoformat. Det är viktigt att notera att berättelser kan delas i kommunikationskanaler som företagsintranätet (om det är baserat på SharePoint Online).

Området Leadership Corner är en dedikerad kanal för top-down kommunikation där ledare kan dela uppdateringar, fira framgångar och organisera AMA-evenemang (Ask Me Anything) för att förbättra samarbetet och relationen med företagsenheterna.

Översikt av Leadership Corner i Viva Engage

Slutligen hittar vi kampanjer. Viva Engage gör det möjligt att starta skräddarsydda kommunikationskampanjer där du kan:

• Uppnå de mål som har definierats av kampanjadministratörerna.
• Inkludera olika typer av innehåll, från videor till evenemang och undersökningar.
• Få detaljerad insikt i mottagarnas engagemangsnivå.

Vad är Microsoft Yammer?

Microsoft Yammer, som nu har utvecklats till Viva Engage, är ett företags sociala nätverk inom Microsoft 365 som främjar samarbete och intern kommunikation genom att koppla samman medlemmarna i organisationen på stor skala.

Hur förbättrar Yammer företagskommunikationen?

Yammer erbjuder en centraliserad plattform för diskussioner, kunskapsdelning och livestreamingevenemang, och integreras med verktyg som SharePoint och Teams för att underlätta arbetsflöden.

Vilka är de viktigaste funktionerna i Yammer?

Funktionerna inkluderar communitygrupper, frågor och svar, live-evenemang och innehålls-taggar för att underlätta delning och interaktion.

Hur kan jag få tillgång till Yammer?

Det är tillgängligt för Microsoft 365 företagsabonnenter, med undantag för vissa planer, via Office 365-portalen.