Que choisir entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
Microsoft SharePoint est un outil de collaboration populaire pour la gestion de contenu.
Il existe deux versions principales : SharePoint Online, basé sur le cloud et inclus dans Microsoft 365, et SharePoint On-Premise, nécessitant des serveurs et offrant un contrôle total.
Le choix dépend de vos besoins en stockage, coûts et contrôle.
Dans cet article, nous vous aidons à découvrir quelle solution, entre SharePoint Online et On-Premise, est la meilleure pour votre entreprise.
Quelle est la version de SharePoint la mieux adaptée à vos besoins
Microsoft SharePoint est un outil de collaboration de Microsoft qui est principalement utilisé sur le lieu de travail pour la gestion de contenu, la gestion de documents électroniques et le partage de connaissances.
Sharepoint est une plateforme centralisée et sécurisée qui permet aux groupes de travail de collaborer, de gérer des données et d'améliorer leur efficacité.
Il est utilisé pour créer des intranets et des entreprises numériques sur le lieu de travail en raison de ses fonctions de collaboration.
Sharepoint existe en deux versions : Sharepoint Online et Sharepoint Server (sur site). Bien que les deux puissent être bénéfiques en fonction des objectifs spécifiques de l'entreprise, il est important de se rappeler que :
- Microsoft Sharepoint Server (dernière version 2019) est un produit obsolète qui ne recevra plus de mises à jour. Microsoft a annoncé lors de Microsoft Ignite 2020 qu'un nouveau Sharepoint Server avec un modèle d'abonnement de licence sera publié à la mi-2021. Cependant, aucune nouvelle de cette déclaration n'a fait surface à ce jour.
- Microsoft Sharepoint Online est une proposition 100% SaaS incluse dans l'abonnement Microsoft 365 et représente le présent et l'avenir du produit.
Si vous démarrez un nouveau projet Sharepoint, le choix entre les deux versions devrait clairement favoriser Sharepoint Online si vous voulez que le projet perdure plus longtemps à moyen et long terme.
Nous allons maintenant examiner les différences entre les deux options.
Qu'est-ce qu’intranet.ai ?
intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi, conçu pour réduire les coûts et les délais de mise en œuvre, créant un environnement de travail numérique collaboratif et moderne :
- Prix de départ de 3 650 €/an pour une intranet complète
- 50+ applications, dont la recherche avancée, le système de gestion de documents, les notifications push via Teams, le profil personnel et les pages FAQ
- Intégration à 100 % avec SharePoint Online et Microsoft 365
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On Premise
Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ? Pour répondre à cette question, nous avons examiné plusieurs aspects clés pour vous aider à prendre la meilleure décision.
Tout d'abord, nous avons abordé la question de la taille des données, en soulignant que SharePoint On-Premise offre un stockage illimité tandis que SharePoint Online a des limites spécifiques. Ensuite, nous avons discuté des coûts et des licences, mettant en évidence les différences de modèle de tarification entre les deux versions.
Enfin, nous avons exploré les mises à jour et la gestion, montrant comment elles sont gérées de manière différente pour chaque option.
Que vous optiez pour la flexibilité du cloud avec SharePoint Online ou que vous préfériez le contrôle total de SharePoint On-Premise, il est important de choisir en fonction de vos besoins spécifiques en termes de stockage, de coûts et de gestion.
Quoi que vous choisissiez, il est essentiel de suivre la feuille de route de Microsoft pour rester à jour avec les nouvelles fonctionnalités et améliorations à venir.
Taille des données
Vous pouvez prendre votre décision en fonction de la quantité de données que vous devez stocker.
La capacité de stockage des données de la solution sur site est illimitée. Il vous suffit de penser à la taille de votre instance SQL Server et de garder à l'esprit que toutes les ressources de SharePoint On-Premises sont sérialisées et enregistrées sous forme d'objets blob dans la base de données SQL Server.
SharePoint Online étant entièrement basé sur le cloud, il ne comprend pas d'option de stockage illimité des données. Pour chaque utilisateur sous licence par entreprise, Microsoft a fixé une limite de 1 To + 10 Go.
Si vous avez besoin d'un espace de stockage supplémentaire, vous pouvez l'acheter en complément de votre abonnement à Microsoft Office 365.
Il existe également une limite de 25 To pour la quantité de données pouvant être collectées par les sites SharePoint Online.
Coûts et licences
Les coûts doivent toujours être pris en compte lorsque l'on choisit le bon logiciel pour soutenir le travail dans l'entreprise, y compris les licences directes et les coûts annexes.
Si vous envisagez la solution SharePoint On-Premise, gardez à l'esprit qu'une suite SharePoint nécessite plusieurs instances de serveur, dont chacune requiert une licence distincte.
En plus de ces licences, vous devrez acheter SQL Server, Windows Server et, surtout, le matériel nécessaire pour supporter le tout, compte tenu des exigences matérielles élevées de SharePoint.
En revanche, vous devrez acheter une licence CAL distincte pour chaque utilisateur qui utilisera l'intranet SharePoint (Standard ou Enterprise).
Le prix de SharePoint Online est déterminé par le nombre d'utilisateurs qui utiliseront le produit. L'abonnement vous permet de mettre rapidement SharePoint à la disposition de votre organisation sans vous soucier de la maintenance.
Vous pouvez également utiliser la suite globale de produits de collaboration, de mailbox et d'archives en cloud avec une licence Microsoft Office 365.
La licence Office 365 Business ou Enterprise comprend SharePoint Online. Elle est également fournie avec une licence dédiée appelée SharePoint Online P1/P2 conçue pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin de mailbox.
L'accès aux applications Web de Microsoft Office est disponible dans les deux versions. Le type de licence est le seul élément qui différe.
La version sur site nécessite une licence exclusive pour afficher et modifier des documents avec des applications Web. En revanche, la version en cloud vous permet de visualiser et de modifier des documents directement à partir du cloud sans avoir besoin de licences supplémentaires.
Mises à jour côté Microsoft
Le service informatique de l'entreprise gère les mises à jour de la version sur site de SharePoint, qui décide quand installer et gérer les mises à jour disponibles.
Pour continuer à bénéficier du support de Microsoft, vous devez toujours maintenir votre environnement de travail à jour.
En revanche, Microsoft se charge de l'installation et de la distribution des mises à jour de SharePoint pour la version en ligne.
Ce qu'il faut prendre en compte pour choisir entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise
Si vous envisagez de créer votre propre intranet d'entreprise à l'aide de SharePoint, mais que vous ne savez pas s'il faut opter pour une solution en ligne ou sur site, vous devez tenir compte des tendances récentes.
Microsoft a adopté la stratégie "cloud-first", comme indiqué dans les prémisses de l'article. Cela signifie que Microsoft met en œuvre de nouvelles fonctionnalités pour les versions en ligne en premier lieu, puis les rend disponibles pour les installations locales plus tard.
Cela pourrait être une indication des plans futurs de Microsoft.
Dans un premier temps, les outils nouveaux et modernes ne seront disponibles que dans le cloud, les installations sur site venant plus tard.
En outre, toutes les fonctionnalités ne seront pas disponibles pour la solution sur site : toutes les intégrations avec d'autres fonctions d'Office 365 ne seront pas disponibles localement.
Comparons les deux versions de SharePoint :
| SHAREPOINT ONLINE | SHAREPOINT ON-PREMISE |
|---|---|
| Pas de serveurs, pas de matériel. Utilisation des centres de données Microsoft Cloud. | Nécessite l'achat de matériel spécifique. |
| Réduction des ressources internes. Mises à jour automatiques effectuées par Microsoft. | L'équipe informatique interne doit gérer les serveurs, mettre en place les mises à jour et les correctifs. |
| Informations stockées dans le cloud. | Informations stockées sur votre réseau local. |
| Il fait partie de votre plan Office 365 ; les dépenses mensuelles se font en fonction du nombre d'utilisateurs. | L'entreprise doit absorber les coûts des licences pour les serveurs et les utilisateurs. |
| Les informations sont conservées conformément aux normes de sécurité propres au secteur. | L'entreprise est responsable de la sécurité des serveurs. |
| Basé sur la redondance intégrée de Microsoft. Aucun contrôle sur les serveurs. | Il s'appuie sur des serveurs et du matériel propriétaires personnalisables. Contrôle total du serveur et des services d'accès. |
| Fonctionnement sur un serveur multi-tenant. | Exploitation unique. |
| Microsoft gère l'installation et la distribution des mises à jour et des améliorations. | Les mises à jour sont installées et gérées en interne.Las actualizaciones se instalan y gestionan internamente. |
| Personnalisations limitées. | Personnalisations illimitées. |
| Sauvegardes générées par Microsoft. | Le propriétaire doit créer, tester et gérer les sauvegardes du centre de données dédié. |
| Il peut connecter des utilisateurs externes et peut être facilement étendu avec une variété de services Azure. | L'infrastructure de connexion des utilisateurs externes doit être construite et ajustée manuellement. |
| Microsoft se charge de l'évolutivité du service. | L'évolutivité est la responsabilité de l'acheteur du service. |
| Les outils et fonctionnalités sont développés et continuellement mis à jour par Microsoft. | Les nouveaux outils ne sont disponibles qu'à une date ultérieure, et pas tous. |
Quand choisir la version en ligne de SharePoint
Pour les entreprises qui souhaitent créer un intranet évolutif, le service en cloud est la meilleure option, réduisant la complexité et vous faisant économiser de l'argent.
Prenez une décision judicieuse aux conséquences à court terme en optant pour la version en ligne, qui permet de gagner du temps et de l'argent en évitant de construire l'infrastructure nécessaire.
Vous pouvez bénéficier des avancées du produit à l'avenir si vous acceptez de suivre la feuille de route des mises à jour de l'éditeur.
Nous avons choisi de suivre la stratégie de Microsoft avec intranet.ai et ne supportons pas les installations de notre intranet sur des environnements sur site.
Quand choisir la version sur site (On-Premise) de SharePoint
Si vous disposez déjà d'une infrastructure dédiée, si vous travaillez dans une organisation aux normes de conformité élevées, si vous avez des exigences de personnalisation élevées et si vous souhaitez économiser sur les licences, la solution On-Premise est la meilleure option.
C'est la solution idéale pour les entreprises qui ont besoin d'une capacité de stockage supérieure à celle fournie par Microsoft ou qui souhaitent avoir plus de contrôle sur l'architecture de leur exploitation.
Si votre intranet doit être accessible uniquement au sein du réseau de votre entreprise, Sharepoint On-Premise peut être la meilleure option.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.
Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des plus grands experts en Italie en ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à créer leur propre environnement de travail numérique dans le cloud de Microsoft, en veillant à l'expérience des utilisateurs.
FAQ sur les deux versions de SharePoint : SharePoint Online et SharePoint On-Premise
1. Que choisir entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
Le choix entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise dépend de vos besoins en termes de stockage, de coûts et de contrôle. SharePoint Online est basé sur le cloud et inclus dans Microsoft 365, tandis que SharePoint On-Premise nécessite des serveurs et offre un contrôle total. Pour en savoir plus sur les différences, lisez l'article complet.
2. Quelle est la version de SharePoint la mieux adaptée à vos besoins ?
SharePoint Online est recommandé pour les nouveaux projets, car il est inclus dans Microsoft 365 et représente l'avenir du produit. SharePoint On-Premise peut être choisi si vous avez déjà une infrastructure dédiée, des exigences de conformité élevées ou de fortes exigences de personnalisation.
3. Quelles sont les différences entre SharePoint Online et SharePoint On-Premise ?
Les principales différences comprennent la taille des données (illimitée pour SharePoint On-Premise, limitée pour SharePoint Online), les coûts et licences (modèles différents), et la gestion des mises à jour (interne pour SharePoint On-Premise, gérée par Microsoft pour SharePoint Online).
4. Quand choisir la version en ligne de SharePoint ?
La version en ligne de SharePoint est recommandée pour les entreprises qui souhaitent un intranet évolutif, réduisant la complexité et les coûts. Elle convient également si vous voulez bénéficier des nouvelles fonctionnalités rapidement.
5. Quand choisir la version sur site (On-Premise) de SharePoint ?
La version sur site de SharePoint est idéale si vous avez déjà une infrastructure dédiée, des normes de conformité élevées, des besoins de personnalisation spécifiques ou si vous voulez économiser sur les licences. Elle convient également si votre intranet doit être accessible uniquement au sein de votre réseau d'entreprise.
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