Extranet: come realizzarla con Microsoft 365 e casi d'uso

Cos'è la extranet

La extranet aziendale è una piattaforma digitale privata che apre un canale di comunicazione sicuro tra l’azienda e una cerchia selezionata di utenti esterni. Si tratta di un portale riservato, all'interno del digital workplace, dove i membri di un'organizzazione possono scambiare informazioni, offrire servizi e, se necessario, collaborare su pratiche e documenti in tempo reale con fornitori, distributori, venditori, partner commerciali e clienti.

La extranet affonda le sue radici negli anni ’90, quando le aziende hanno intravisto il potenziale di una comunicazione più diretta con gli stakeholder esterni, senza però compromettere l’integrità dei propri dati. L'extranet è quindi la naturale evoluzione delle prime reti private, costruite appunto come spazi controllati in cui condividere informazioni oltre i confini fisici dell’organizzazione.

Tuttavia, la extranet da sola non è in grado di digitalizzare l'insieme dei processi e il flusso di comunicazione che stanno alla base di un'azienda. Al contrario, viene spesso accompagnata dalla intranet per completare la creazione del digital workplace aziendale. Se la extranet permette di comunicare con utenti esterni selezionati, la intranet è di fatto la rete chiusa riservata al personale.

Il valore apportato dalla extranet consiste principalmente nella possibilità da parte delle aziende di caricare, commentare e modificare documenti in tempo reale insieme ai partner esterni, mantenendo un alto livello di sicurezza.

Di conseguenza, i processi si velocizzano e la collaborazione diventa più semplice: le informazioni viaggiano in modo diretto, riducendo il numero di e-mail e telefonate.

Intranet vs Extranet: qual è la differenza?

Extranet: connessione sicura con partner esterni

La extranet, in modo complementare alla intranet, estende le capacità di comunicazione e collaborazione di un'organizzazione anche al di fuori dei suoi confini - fisici o digitali -, consentendo a partner, fornitori e clienti di accedere a sezioni con informazioni, documenti, servizi e iniziative progettate per aumentare il loro coinvolgimento e semplificare la gestione delle procedure di acquisto o vendita con l'azienda.

Tutto questo, all'interno di uno spazio digitale regolato da protocolli di sicurezza avanzati, che assicurano la protezione dei dati aziendali. Anche se dobbiamo precisare che il livello di sicurezza dipende in larga misura dalla tecnologia utilizzata: che si tratti di intranet o extranet, l'ideale è scegliere un prodotto capace di garantire scalabilità, flessibilità e controllo granulare degli accessi. Un esempio? SharePoint di Microsoft 365, di cui parleremo più avanti in questo articolo.

Tornando all'utilità della extranet, un uso comune riguarda la gestione degli ordini. All'interno del portale, i fornitori possono infatti accedere a funzionalità per monitorare lo stato degli ordini in tempo reale o scaricare i documenti necessari per completare una transazione.

In alternativa, è possibile utilizzare la extranet per progetti di co-sviluppo in cui più aziende sono chiamate a collaborare.

Qualunque sia l'utilizzo, la extranet è uno strumento fondamentale per instaurare relazioni di valore tra un’azienda e gli stakeholder esterni, semplificando il flusso di comunicazione e di lavoro tra loro.

Extranet: funzionalità e vantaggi per le aziende

Di seguito, approfondiremo ciò che una extranet può offrire alle organizzazioni di qualunque settore e dimensione, giustificando l'investimento in tempo e risorse necessario per la loro implementazione nel digital workplace aziendale. Esploreremo, quindi, come questo strumento possa trasformare la relazione tra l'azienda e le persone che, pur essendo coinvolte nelle sue operazioni, non rientrano nell'ambito della intranet.

Scambio di informazioni

Uno dei punti di forza della extranet è la possibilità di condividere informazioni in tempo reale, facilitando lo scambio di dati con un gruppo di utenti specifico, che siano clienti, partner o fornitori.

Attraverso questa piattaforma, le comunicazioni possono essere centralizzate, aggiornate e messe in evidenza in qualunque pagina o sezione del sito, semplificandone anche la navigazione. Questo comporta un notevole risparmio di tempo, riducendo la necessità di utilizzare canali separati, come e-mail o telefonate, per portare avanti le diverse transazioni.

Cooperazione

La extranet dà la possibilità di condividere dati, documenti e informazioni in uno spazio comune, nel quale i membri dell'organizzazione e i partner commerciali possono collaborare in sicurezza. La extranet funge quindi da ponte per le aziende, offrendo loro un punto unico controllato dove poter gestire il flusso di attività e comunicazione esterno.

Organizzazione dei dati

Grazie alla extranet, i dati possono essere resi facilmente accessibili a specifici utenti in tempi brevi, senza rischi per la loro sicurezza. Le informazioni possono essere caricate e verificate con continuità, garantendo che tutti gli stakeholder siano allineati in qualunque momento.

Tracciabilità delle interazioni B2B

Una delle funzionalità chiave della extranet risiede nella sua capacità di collegare in tempo reale tutte le interazioni tra utenti interni ed esterni coinvolti nei processi aziendali. La piattaforma tiene traccia di ogni passaggio, archiviando le informazioni in uno spazio che offre una visione d'insieme delle attività in corso. Questo consente alle aziende di avere un quadro chiaro delle comunicazioni e degli scambi di dati avvenuti per completare una transazione o portare a termine un progetto con collaboratori esterni.

Miglioramento della Customer Experience

La extranet garantisce un accesso continuo alle informazioni, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. I clienti e i partner commerciali possono così interagire con l’azienda in qualsiasi momento, specialmente se nel portale sono presenti aree dedicate alla condivisione di domande e feedback (per es. sezioni Q&A, sondaggi o moduli). Questa accessibilità rappresenta un vantaggio competitivo da non sottovalutare, dato che non solo consente di ridurre le tempistiche per la risoluzione dei problemi, ma anche di rafforzare la relazione con i propri clienti.

Esempi e casi d'uso di una extranet aziendale

Dalla questa breve panoramica, emerge in modo evidente come la extranet possa diventare il principale asset strategico per migliorare la collaborazione e la comunicazione con stakeholder esterni, coinvolgendoli maggiormente nelle attività di un'azienda. La extranet offre infatti un ambiente sicuro per lo scambio di informazioni e risorse in tempo reale. Tutto chiaro. O forse no? Per completare il quadro, presentiamo di seguito alcuni esempi di come usare una rete extranet.

Project management

Uno degli usi più comuni per una extranet riguarda la gestione dei progetti in collaborazione con partner esterni. I team aziendali possono condividere documenti, timeline di progetto, aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle diverse attività e altre risorse chiave all'interno di aree tematiche e archivi digitali, che, se basati su SharePoint Online, offrono funzionalità avanzate per la catalogazione dei documenti, il co-authoring, la presentazione e la ricerca delle informazioni.

Facendo un esempio concreto, un’azienda manifatturiera potrebbe usare la propria extranet per gestire il progetto di sviluppo di un componente commissionato da un cliente. Il team di progettazione interna e i fornitori esterni potrebbero accedere al portale per monitorare le specifiche tecniche, le scadenze e gli aggiornamenti sul progetto. Ogni fase, dalla prototipazione alla produzione, sarebbe tracciata in modo da consentire al cliente di fornire feedback immediati e ai fornitori di adeguare i materiali o le tempistiche di consegna.

Supporto ai clienti

Una extranet può centralizzare i materiali di supporto, i manuali, le FAQ e i video di formazione destinati ai clienti, che potrebbero accedere in autonomia al portale per trovare una risposta rapida alle proprie domande o approfondire le funzionalità di un prodotto. Il risultato per le aziende sarebbe duplice: da un lato, potrebbero fornire un servizio di auto-assistenza, tramite cui i clienti potrebbero massimizzare i propri acquisti; dall'altro, il reparto di Customer Service riceverebbe meno richieste di supporto, specialmente per quelle problematiche più quotidiane che possono essere risolte da video tutorial e pagine FAQ.

Un esempio tipico è quello di una software house che offre soluzioni SaaS (Software as a Service) nel settore B2B. In questo caso, i clienti potrebbero accedere alla extranet per consultare la documentazione relativa a integrazioni, configurazioni o pratiche di sicurezza consigliate per l’uso ottimale della piattaforma.

Inoltre, il portale potrebbe includere un sistema di ticketing per segnalare eventuali bug o richiedere supporto, nel caso in cui il problema riscontrato non fosse già trattato nella documentazione. Una volta aperto un ticket, il cliente può monitorare lo stato di avanzamento della richiesta, visualizzare gli interventi del team di sviluppo e persino ricevere notifiche automatiche quando una nuova release o una patch risolve la problematica segnalata.

Accesso a cataloghi e listini

Per le aziende che collaborano con una rete di rivenditori, una extranet può tornare utile per la condivisione di cataloghi, listini prezzi e aggiornamenti sulle promozioni in corso. I rivenditori potrebbero così consultare in autonomia le informazioni sui prodotti disponibili e, in alcuni casi, effettuare ordini direttamente attraverso il portale. Un caso d'uso particolarmente interessante per le organizzazioni che operano in settori come automotive, moda e GDO.

Compliance normativa

In settori altamente regolamentati, come il farmaceutico e il finanziario, le aziende devono spesso garantire che partner e collaboratori siano conformi a regolamentazioni e standard operativi. Una extranet permette di centralizzare le linee guida di compliance, offrendo uno spazio sicuro dove i partner possono accedere ai documenti e ricevere notifiche su modifiche e aggiornamenti.

In più, la extranet può includere funzionalità di reportistica per monitorare quali partner hanno visualizzato i documenti di compliance o completato specifici moduli di aggiornamento. In caso di verifiche o audit, l’azienda può facilmente dimostrare il rispetto dei requisiti di legge, mantenendo trasparenza e controllo su tutti i soggetti coinvolti.

Gestione dei contratti

I partner commerciali e i fornitori possono utilizzare la extranet per accedere ai contratti stipulati con l'azienda, visualizzare lo stato delle approvazioni e caricare documenti correlati. L’accesso centralizzato a queste informazioni consente di accelerare i processi di approvazione, riducendo l'impatto di inefficienze, errori e tempi di attesa. A ogni nuova modifica, il portale può essere personalizzato per inviare notifiche automatiche di aggiornamento a tutte le parti coinvolte.

Soluzione extranet basata su Microsoft 365

Microsoft 365 e, in particolare, SharePoint Online sono da sempre tra le migliore tecnologie per creare una rete extranet sicura e versatile. Le aziende che operano nei settori più diversi, dalla moda alla grande distribuzione organizzata, dalla produzione manifatturiera ai servizi, possono beneficiare di applicazioni all'avanguardia per ottimizzare tutti quei processi in cui sono coinvolte persone esterne alla propria organizzazione.

Come abbiamo visto, la extranet svolge un ruolo fondamentale nel permettere l'accesso regolato alle informazioni e alle risorse aziendali da parte di attori esterni, mantenendo però un controllo rigoroso sulla sicurezza dei dati scambiati. Microsoft 365 risponde a questa esigenza con un'infrastruttura cloud che offre strumenti di cybersecurity come crittografia, controllo degli accessi e gestione delle identità, e che fa leva su un sistema di compliance certificato per le principali normative internazionali. Le aziende possono così accogliere nella loro extranet un numero selezionato di collaboratori esterni, gestendo le autorizzazioni in maniera granulare e scalabile nel tempo.

All’interno dell'ecosistema di Microsoft 365, SharePoint è l’elemento chiave per creare e gestire i siti di comunicazione moderni. Tra questi, troviamo proprio intranet ed extranet.

Importante sottolineare che i siti di comunicazione di SharePoint sono progettati per condividere annunci, report e aggiornamenti che devono raggiungere tutti o una parte del pubblico aziendale. Che i destinatari siano interni all'organizzazione (come per la intranet) oppure esterni (come nel caso della extranet), i contenuti in SharePoint possono di fatto essere targhettizzati per raggiungere solo specifici gruppi di utenti, prendendo come riferimento aspetti come ruolo, reparto di riferimento o sede di lavoro.

Questi siti offrono una piattaforma per pubblicare contenuti visivamente accattivanti e in linea con lo stile del brand aziendale, grazie alla possibilità di personalizzare ogni dettaglio del sito e dei contenuti che ospita.

Di seguito, presentiamo una breve video guida per conoscere meglio le funzionalità messe a disposizione da SharePoint per la creazione di una extranet e, soprattutto, imparare come utilizzare queste funzionalità per costruire il portale a misura della propria azienda.

Intranet vs Extranet di SharePoint Online:
integrazione per un unico ambiente digitale

In passato, intranet ed extranet erano considerate piattaforme separate, ciascuna gestita da software specifici che, per integrarsi, comportavano costi aggiuntivi e complicazioni non sempre evidenti durante la fase di pianificazione.

Oggi, invece, grazie a una visione unificata, intranet ed extranet coesistono armoniosamente in un unico sistema integrato, all'interno del digital workplace di Microsoft 365.

Questa evoluzione rappresenta un enorme passo avanti per le aziende, che ora possono contare su un ecosistema centralizzato per gestire il flusso di comunicazione che, ogni giorno, coinvolge attori interni ed esterni all'organizzazione.

La nuova generazione di software intranet incorpora al suo interno le funzionalità della extranet, eliminando le problematiche legate all’interazione tra diversi programmi.

Nella stessa piattaforma, potrebbero essere digitalizzati e quindi ottimizzati i processi alla base di tutti i dipartimenti aziendali, dal marketing alle risorse umane, creando uno spazio di lavoro digitale flessibile e completo per soddisfare le esigenze uniche della propria azienda.

Cos'è una extranet?

Una extranet è una piattaforma digitale privata che consente alle aziende di interagire con soggetti esterni come fornitori o clienti in modo sicuro. Fornisce accesso controllato a risorse aziendali per una collaborazione efficace.

Quali sono le differenze tra una intranet e una extranet?

Una intranet è una piattaforma interna per i dipendenti, mentre una extranet estende l'accesso a partner esterni, permettendo interazioni protette.

Quali vantaggi offre una extranet?

Una extranet migliora comunicazione, centralizza informazioni e accelera processi, ottimizzando la collaborazione esterna.

Come si crea una extranet con Microsoft 365?

Con SharePoint Online di Microsoft 365, è possibile configurare una extranet sicura e controllare accessi per favorire la collaborazione.

In quali settori è utile una extranet?

La extranet è utile in settori regolamentati, come quello finanziario e farmaceutico, per la gestione sicura di documenti di compliance.