Lavoro digitalizzato attraverso la intranet

Lavoro digitalizzato: cos'è e come funziona oggi

Quando si parla di "lavoro digitalizzato", è bene precisare che non si tratta solo di implementare un software per la digitalizzazione dei processi aziendali o una singola piattaforma per la collaborazione; si fa riferimento a qualcosa che coinvolge l'intero assetto di un'organizzazione: un cambio di paradigma, che fonde cultura, attività e infrastrutture interne per generare valore in modo sostenibile nel tempo.

Con il termine "lavoro digitalizzato", in sostanza, ci riferiamo a una strategia che prevede la migrazione di dati, informazioni e flussi operativi dall'analogico al digitale.

In questo modo, tutte le persone in azienda hanno la possibilità di accedere alle risorse utili per il loro lavoro in qualunque momento, superando le barriere geografiche e i limiti temporali tipici di un'impresa di "vecchio stampo".

La transizione dall'analogico al digitale è fondamentale sotto molti aspetti.

Pensiamo a uno dei più importanti: la digitalizzazione dei documenti cartacei, un processo che consente di archiviare, recuperare e condividere in pochi secondi i file un tempo custoditi in faldoni o dischi locali.

Convertire gli archivi in formato digitale, oltre a semplificare la gestione e la ricerca dei contenuti, elimina anche le inefficienze tipiche dei formati tradizionali. Usando software per la digitalizzazione dei documenti (tra i quali rientra la intranet), le aziende possono:

• creare versioni digitali dei documenti, riducendo il rischio di perdita delle informazioni;
  
• applicare tag e metadati per organizzare con precisione i singoli documenti in archivio;
  
• integrare funzionalità di ricerca full-text, per recuperare facilmente i file di interesse.
  

Per ottenere il massimo dei benefici derivanti dalla digitalizzazione dei documenti cartacei, però, è necessario conoscere (e saper adottare) alcune importanti strategie. Tra queste, citiamo:

• Uso di categorie e tassonomie rilevanti, per organizzare i documenti in base a criteri utili come tipologia o reparto di riferimento.
  
  
• Uso di metadati personalizzati, per facilitare il recupero dei documenti in base a informazioni come autore, data di creazione o stato del file.
  
  
• Creazione di una knowledge base centralizzata, per semplificare la ricerca e la consultazione delle informazioni (ad esempio, tramite la creazione di librerie tematiche).
  
  

A beneficiarne è soprattutto la gestione delle conoscenze interne, dato che l'introduzione di un software per la digitalizzazione dei documenti riesce a semplificare tanto l'archiviazione come l'accesso alle informazioni, automatizzando al contempo molte operazioni ripetitive e riducendo così il rischio di errori.

L'automazione è un vantaggio che risulta particolarmente evidente quando si parla di soluzioni di workflow management, con i quali è possibile delegare attività di routine ai sistemi automatizzati integrati nel proprio digital workplace. Un cambiamento che permette anche di standardizzare le procedure interne, oltre che a ottimizzare la gestione del tempo da parte di tutti i lavoratori.

 

 

Le piattaforme cloud e le moderne intranet, integrate con una suite di collaborazione come Microsoft 365, permettono inoltre di accedere ai documenti, ma anche ai servizi e alle applicazioni aziendali, da qualunque luogo e in qualsiasi momento, purché ci sia una connessione internet.

Ciò porta a una migliore collaborazione tra sedi dislocate, contribuendo all'inclusione di chi lavora da remoto e alla continuità del business, anche in situazioni straordinarie (basti pensare alla crisi sanitaria di qualche anno fa).

La collaborazione in tempo reale favorisce a sua volta l'allineamento costante tra i team aziendali, evitando che aggiornamenti importanti vengano persi o che si creino versioni duplicate dei propri documenti di lavoro. Grazie a un'infrastruttura centralizzata, i dipartimenti possono collaborare su una "fonte di verità" condivisa, coordinandosi meglio rispetto alle modalità di lavoro tradizionali, dove spesso le informazioni venivano gestite separatamente e in modo disorganizzato.

Ma la digitalizzazione di documenti e attività non riguarda solo la produttività e la qualità del lavoro che caratterizzano un'azienda.

Non bisogna infatti sottovalutare il fattore costi.

Eliminando o riducendo la presenza di archivi fisici, ci si può finalmente affidare a sistemi capaci di gestire in autonomia i processi di backup, aggiornamento e distribuzione dei documenti. Di conseguenza, le aziende hanno la possibilità di contenere le spese associate alla gestione degli spazi di stoccaggio, oltre che minimizzare i costi relativi alla creazione di copie multiple (ma non necessarie) dei documenti.

A proposito di digitalizzazione e miglior gestione delle finanze, è bene menzionare che i modelli di infrastruttura cloud consentono di scalare le risorse IT aziendali in base alle effettive necessità dell'organizzazione. In questo modo, si evita di sostenere costi fissi eccessivi, privilegiando una logica di spesa variabile che riflette la reale mole di dati da mantenere in archivio, così come il volume di operazioni svolte quotidianamente dal personale.

 

Il ruolo della intranet nel digital workplace

In passato, la intranet aziendale era concepita come un portale informativo, dove venivano caricati comunicati e link utili per il personale. Oggi, invece, svolge il ruolo di hub digitale collaborativo, in grado di integrare strumenti di messaggistica istantanea, applicazioni per la gestione dei progetti, aree social e spazi di archiviazione condivisi.

Questa evoluzione rispecchia la necessità di creare un luogo virtuale in cui ogni persona possa trovare le risorse e le informazioni necessarie per il proprio lavoro, con una maggiore attenzione sul coinvolgimento e sulla creazione di una community più coesa. L'obiettivo è abbattere le barriere che spesso separano i colleghi di team o dipartimenti differenti, facilitando l'interazione e la condivisione di conoscenze.

La moderna intranet non è più un'isola separata, fine a sé stessa.

Al contrario, diventa il centro operativo di un ecosistema integrato: il famoso "digital workplace", dove applicazioni, risorse, informazioni e contatti comunicano tra loro per supportare il lavoro delle persone e la crescita sostenibile della loro azienda.

Focalizzandoci sul digital workplace di Microsoft 365, la intranet di SharePoint Online svolge proprio queste funzioni, agevolando la digitalizzazione dei processi interni.

Protagonista di questa trasformazione è la comunicazione interna, che si sposta progressivamente dalla tradizionale posta elettronica a piattaforme di collaborazione istantanea. Nella intranet di SharePoint, la comunicazione avviene grazie all'uso di:

• Post di notizie, nella sezione dedicata ai commenti;
• Bacheche virtuali dove poter condividere idee e preferenze;
• Questionari e sondaggi interattivi, creati con Microsoft Forms;
• Canali di Microsoft Teams e conversazioni di Viva Engage integrati.

Certamente, un ambiente di lavoro che riduce sensibilmente l’utilizzo delle mail a favore di canali come quelli elencati, più immediati e coinvolgenti, può migliorare sensibilmente i processi decisionali, grazie alla velocità con cui le informazioni vengono condivise. Ma non solo.

Con la creazione di blog interni, sondaggi, sezioni per riconoscere i successi dei colleghi e festeggiare insieme gli eventi più importanti che accadono in azienda, viene promossa una cultura aziendale inclusiva, capace di ascoltare la voce di tutte le persone che ne fanno parte e di valorizzare il contributo che apportano alla crescita dell'organizzazione.

Le funzionalità della intranet per digitalizzare i documenti

La digitalizzazione dei documenti cartacei, come dicevamo, è una delle aree in cui le aziende possono trarre i maggiori benefici grazie all'adozione di una piattaforma come la intranet basata su SharePoint Online.

Con la soluzione di intranet.ai, in particolare, l'intero ciclo di vita dei documenti viene gestito in modo centralizzato, integrando le funzionalità native di SharePoint con una serie di strumenti personalizzati in grado di automatizzare i flussi di lavoro.

Approfondiamo qui le funzionalità più interessanti.

 

 

Gestione documentale

Per digitalizzare in maniera efficace i propri documenti, è bene poter contare su una piattaforma in grado di supportarne ogni fase del ciclo di vita: dalla creazione alla revisione, dall'approvazione alla pubblicazione e distribuzione in azienda.

Un sistema per la gestione documentale come quello sviluppato da intranet.ai rappresenta quindi un ottimo investimento, dato che consente di realizzare e monitorare il ciclo di vita dei documenti senza mai abbandonare l'ambiente della intranet SharePoint.

Nella seguente tabella, ne riassumiamo le principali caratteristiche.

 

Funzionalità del gestore documentale di intranet.ai

Funzionalità per digitalizzare i documenti	Descrizione
Creazione	L'azienda può predisporre modelli predefiniti in linea con il brand e le best practice adottate per impostare lo stile e le proprietà dei documenti, inclusi i codici di protocollazione.
Revisione	Gli utenti abilitati possono collaborare in tempo reale, lasciare commenti e modificare i file in modalità co-authoring, salvando ogni intervento nella cronologia di SharePoint.
Approvazione	I responsabili per la gestione dei documenti hanno a disposizione flussi automatizzati che fanno progredire i file dallo stato "in bozza" ad "approvato", coinvolgendo gli utenti di interesse, e infine "pubblicato".
Firma elettronica	Grazie all'integrazione con DocuSign, la firma di un documento può avvenire con validità legale in pochi clic e senza mai uscire dalla intranet.

 

Il risultato è ottenere un ambiente digitale in cui ogni reparto ha a disposizione gli strumenti necessari per gestire in autonomia i propri documenti e, al contempo, condividerli in modo sicuro e standardizzato con il resto dell'azienda.

 

Protocollazione automatica dei documenti creati nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Probabilmente, una delle caratteristiche più apprezzate dalle aziende che hanno deciso di adottare la intranet di SharePoint Online riguarda la possibilità di collaborare su un documento in modalità co-authoring, restando all'interno dell'ecosistema Microsoft 365.

In pratica, più utenti possono lavorare sullo stesso file contemporaneamente, senza creare copie e duplicati. Ogni modifica viene salvata in tempo reale e si aggiorna in modo istantaneo nella versione online di Word, Excel o PowerPoint.

Il versioning di SharePoint, infine, archivia ogni intervento, rendendo possibile il ripristino di una qualunque versione precedente in caso di necessità.

 

Cronologia delle versioni nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

La nostra soluzione supporta inoltre due modalità di approvazione:

• Firma elettronica (con DocuSign): ideale per documenti contrattuali o procedure che richiedono una validazione formale.
• Approvazione standard via email: più adatta a casi in cui non è richiesta la firma elettronica, ma si desidera comunque una tracciabilità delle conferme.

Questi flussi servono per ridurre i tempi e gli errori associati ai processi di approvazione tradizionali, che avvenivano solo tramite posta elettronica e senza alcun sistema di tracciabilità.

Una volta approvati, i documenti possono essere distribuiti nella intranet.

Con intranet.ai, ciò avviene tramite un sistema di notifiche automatiche, che avvisano i gruppi di destinatari selezionati quando ci sono nuove procedure da consultare.

 

Distribuzione dei documenti pubblicati nella intranet SharePoint di intranet.ai

Archivi intelligenti

Molte ricerche, tra cui quelle di IDC, Gartner & Forrester, evidenziano che il personale di un'azienda può sprecare il 30% del tempo nella ricerca di documenti. Una perdita che si traduce in ritardi, a cui conseguono un calo della produttività e un aumento dei costi operativi.

Per risolvere questo problema, la nostra soluzione per la intranet SharePoint offre archivi unificati dove consultare tutti i documenti aziendali, indipendentemente dalla raccolta di origine.

Grazie a questa funzionalità, le risorse provenienti da vari dipartimenti o sedi vengono aggregate, semplificando la navigazione attraverso un'interfaccia unica dei contenuti disponibili e la presenza di filtri personalizzabili, basati su tag, categorie e metadati.

Ecco come funziona:

• Uso di tag, ovvero parole chiave che descrivono il contenuto dei documenti (Qualità, HR, Marketing).
• Uso di categorie, ovvero rubriche macro-tematiche che racchiudono documenti dello stesso tipo (Procedure, Manuali, Report).
• Uso di metadati, ovvero campi strutturati integrati con la ricerca di SharePoint che specificano le informazioni contestuali di un documento (data di pubblicazione, numero di versione, autore).

 

Consultare i documenti aziendali nella intranet SharePoint di intranet.ai

 

Soffermandoci sulla sicurezza delle informazioni presenti negli archivi aziendali, intranet.ai sfrutta le autorizzazioni di Microsoft 365 per regolare in maniera granulare l'accesso ai documenti.

Ogni file, cartella o raccolta può essere associata a specifici gruppi o singoli utenti, definendo chi può visualizzare, modificare o condividere i contenuti.

Grazie poi all'integrazione con Viva Topics, l'azienda può creare la propria knowledge base sfruttando l'intelligenza artificiale per collegare le informazioni e creare "topic card" che raggruppano documenti, conversazioni e contatti correlati a specifici argomenti.

Si può così avere una panoramica delle informazioni più importanti relative a un determinato tema, con la possibilità di approfondirlo tramite link diretti ai file e alle discussioni più rilevanti.

Lavoro digitalizzato: quali sono le novità dall'universo Microsoft?

Microsoft 365 e SharePoint Online sono ad oggi (e lo saranno anche in futuro) i punti di riferimento per la trasformazione digitale delle aziende, grazie all'introduzione di funzionalità sempre più avanzate per la creazione e l'estensione del digital workplace.

Queste innovazioni non sono semplici aggiornamenti tecnici, ma sono una risposta concreta alle nuove esigenze aziendali, che vanno dall'automazione dei processi alla gestione intelligente dei dati, passando per la collaborazione sia in ufficio che da remoto.

Tra le novità più importanti del momento spicca sicuramente l'arrivo di Microsoft Copilot AI, l'evoluzione dell'assistente virtuale basata sull'intelligenza artificiale. Se in passato Copilot si limitava a suggerire correzioni o completamenti testuali, oggi si propone come uno strumento capace di automatizzare la quasi totalità delle operazioni interne a un'organizzazione.

Tornando alla digitalizzazione dei documenti cartacei, la nuova AI di Microsoft consente di ottimizzare i flussi di approvazione. Di fatto, Copilot è in grado di identificare le approvazioni necessarie, inviare promemoria agli utenti coinvolti e tracciare il ciclo di vita del documento fino alla sua validazione finale.

Altra importante innovazione in ambito documentale riguarda l'introduzione di Content Assembly su SharePoint Premium. Si tratta di una funzionalità che permette di creare documenti standardizzati a partire da modelli dinamici, con l'obiettivo di velocizzare la produzione di documenti ripetitivi (come moduli, policy o report).

Grazie poi all'integrazione con Copilot AI, il sistema può suggerire contenuti personalizzati in base ai dati già presenti nel digital workplace aziendale. Durante la compilazione di un contratto, Content Assembly può compilare automaticamente i campi relativi a clausole standard, dati del cliente o termini di pagamento, recuperando le informazioni da database interni o CRM integrati.

 

Velocizzare la creazione di documenti digitali con Content Assembly di SharePoint Premium

 

La ricerca di informazioni in grandi archivi pone una delle sfide più complesse per le aziende.

La nuova Advanced Search Experience di SharePoint, basata su algoritmi di intelligenza artificiale, riesce a velocizzare anche questo processo. Non stiamo parlando di una semplice ricerca per parole chiave: il sistema è in grado di comprendere il contesto delle query e restituire risultati pertinenti, anche in caso di richieste ambigue.

Un utente può digitare una domanda del tipo "contratto approvato per il progetto X lo scorso anno" e ottenere immediatamente il documento corretto, senza dover navigare tra decine di cartelle.

Ciò avviene attraverso filtri semantici intelligenti che analizzano i metadati, la struttura dei documenti e persino il contenuto testuale per identificare le informazioni più rilevanti per le singole ricerche.

 

Esempio di risultati di ricerca con l'esperienza moderna di SharePoint

 

In ambito sicurezza, occorre menzionare l'introduzione del Data Loss Prevention 2.0, tramite cui Microsoft ha rafforzato i meccanismi di protezione dei dati sensibili, offrendo controlli di sicurezza avanzati in tempo reale.

Il nuovo DLP consente di definire regole granulari per monitorare l'accesso ai documenti, identificando automaticamente attività sospette come tentativi di esportazione non autorizzata o accessi anomali da dispositivi esterni.

In caso di potenziali violazioni, il sistema può persino bloccare l'operazione e avvisare gli amministratori IT interni all'azienda per informarli sulla situazione e permettergli di intervenire prima che ci siano danni all'infrastruttura.

 

Avvisi generati da corrispondenze con i criteri e attività provenienti da dispositivi Windows 10

 

Un'ulteriore innovazione che sta ridefinendo il concetto di lavoro digitalizzato è rappresentata dai Loop Components, moduli di contenuto interattivi che possono essere incorporati e modificati in tempo reale all'interno di applicazioni come Teams, Outlook e SharePoint.

I Loop Components permettono di creare e aggiornare tabelle, liste di attività, note condivise o dashboard interattive che si sincronizzano automaticamente tra tutti gli utenti coinvolti.

Ad esempio, un team di progetto può gestire un elenco di attività direttamente in una chat di Teams, mentre lo stesso elenco viene aggiornato in tempo reale su una dashboard di SharePoint visibile a tutto il dipartimento.

 

Componenti Loop basati su Adaptive Card sincronizzate nelle app Microsoft 365

 

Siamo arrivati al termine della nostra breve panoramica sul lavoro digitalizzato, il ruolo che ricopre la intranet (soprattutto quella di SharePoint) e le funzionalità in cui dovrebbero investire le aziende per vedere un ritorno concreto.

Quelle di cui abbiamo parlato potrebbero sembrare soluzioni complesse da implementare, ma, in realtà, con il giusto supporto e adeguate sessioni di formazione, è possibile comprendere in poco tempo e adottare nella propria quotidianità questi strumenti pensati per le nuove modalità di lavoro.

FAQ sulla digitalizzazione del lavoro e dei documenti aziendali

Cos'è il lavoro digitalizzato?

Il lavoro digitalizzato è un cambiamento che coinvolge tutta l’organizzazione. Non si limita all’uso di strumenti informatici, ma trasforma cultura, processi e infrastrutture aziendali, migrando flussi, dati e attività dall’analogico al digitale per creare valore in modo sostenibile.

Quali benefici porta il lavoro digitalizzato alle aziende?

Le aziende ottengono maggiore accessibilità alle risorse, miglior collaborazione tra team anche da remoto, automazione dei processi ripetitivi e una comunicazione interna più rapida ed efficace. Inoltre, si riducono i costi legati alla gestione fisica dei documenti e si ottimizza l’uso del tempo.

Cosa significa digitalizzare i documenti cartacei?

Digitalizzare i documenti significa trasformarli da formato fisico a digitale, rendendoli facilmente archiviabili, ricercabili e condivisibili. Questo processo riduce gli errori, migliora la sicurezza delle informazioni e consente di gestire i contenuti in modo più efficiente.

Quali funzionalità deve offrire un buon software di digitalizzazione documentale?

Un buon software deve supportare la creazione, revisione, approvazione e pubblicazione dei documenti, offrendo collaborazione in tempo reale, gestione delle versioni, ricerca intelligente e controllo degli accessi. La firma elettronica e le notifiche automatiche migliorano ulteriormente l’efficienza.

Come si organizzano al meglio i documenti digitali?

La gestione efficace si basa sull’uso di categorie, tag e metadati, che facilitano la classificazione e il recupero dei contenuti. Le informazioni possono essere raccolte in archivi centralizzati e consultate tramite interfacce intuitive integrate con strumenti di ricerca avanzata.

Che ruolo ha la intranet nella digitalizzazione dei documenti?

La intranet moderna è un hub digitale integrato con strumenti come Microsoft 365 e SharePoint Online. Supporta l’intero ciclo di vita dei documenti, consente una condivisione standardizzata tra reparti e automatizza le notifiche, migliorando sicurezza, tracciabilità e accessibilità delle informazioni.

Quali sono le innovazioni Microsoft per il lavoro digitalizzato?

Microsoft ha introdotto Copilot AI per automatizzare le approvazioni, Content Assembly per creare documenti dinamici, una nuova esperienza di ricerca intelligente in SharePoint, funzionalità di sicurezza avanzate con Data Loss Prevention 2.0 e componenti Loop per una collaborazione sincrona tra le app della suite Microsoft 365.