Yammer: la red social empresarial

Interfaz de Microsoft Yammer

No se trata solo de una plataforma para enviar mensajes: es un lugar donde la información fluye libremente, alimentando una cultura de colaboración e innovación continua. Pero eso no es todo. Yammer es, de hecho, una solución que permite romper los límites empresariales, haciendo posible la colaboración incluso con socios externos, siempre respetando la seguridad de las redes privadas.

Además, la plataforma forma parte integral de Microsoft 365, lo que significa que no es una entidad aislada. Al contrario, Yammer se integra de forma nativa con otras herramientas importantes para la comunicación y la colaboración entre colegas, como SharePoint Online, Planner y Outlook. Gracias a este sistema, cada usuario tiene la posibilidad de actualizarse sobre un proyecto, comentar un documento o participar en una reunión sin tener que cambiar de una aplicación a otra.

Integración entre Microsoft Yammer y SharePoint Online

Microsoft Yammer es una verdadera extensión de la comunidad empresarial. Por ejemplo, al igual que en Facebook, existe un feed de noticias que recopila y destaca las actualizaciones más recientes de toda la organización.

Las personas tienen la posibilidad de interactuar con las publicaciones de sus colegas, crear grupos temáticos y ofrecer comentarios inmediatos a través de contenidos de preguntas y respuestas (Q&A), reacciones y encuestas, todo dentro de un entorno que fomenta la espontaneidad y una comunicación más directa, especialmente entre los equipos de trabajo y la dirección. Esta característica en particular ha contribuido a definir Yammer como el "Facebook de la empresa".

Y gracias a la reciente integración con Microsoft Viva, Yammer (ahora Viva Engage) se ha convertido en una herramienta aún más importante para mejorar la experiencia del empleado en la empresa, añadiendo a su gama nuevas funcionalidades para la comunicación, la formación, el desarrollo personal y el intercambio de conocimientos.

Por estos y muchos otros motivos, que exploraremos en los próximos párrafos, Microsoft Yammer puede presumir de contar con más de 8 millones de usuarios suscritos y de estar adoptado por aproximadamente el 80% de las empresas presentes en la lista Fortune 500.

Pero antes de continuar con nuestro análisis, le proponemos una tabla con un breve resumen de las ventajas que Yammer ofrece a las empresas.

Cómo acceder a Microsoft Yammer

Yammer está incluido en todos los planes empresariales de Microsoft 365, con la excepción de la suscripción Microsoft 365 Apps for Enterprise. Después de adquirir las licencias necesarias, solo se requieren unos pocos pasos para acceder a la plataforma. Veámoslos a continuación:

• Acceda al portal de Microsoft 365 con sus credenciales corporativas.
• Seleccione el icono de Yammer en la barra de aplicaciones o escriba "Yammer" en la barra de búsqueda para encontrarlo rápidamente. A continuación, haga clic en el icono para acceder a la aplicación.

Una vez dentro de la plataforma, usted puede comenzar de inmediato a explorar las comunidades creadas por sus colegas o por los administradores, publicar nuevas publicaciones, hacer preguntas e interactuar con las conversaciones ya presentes en el tablón.

Ejemplo de comunidad en Microsoft Yammer

Asignar etiquetas y respuestas destacadas

Yammer es una excelente herramienta para hacer preguntas y recibir respuestas de colegas de distintos departamentos. Cuando se publica una pregunta, una buena práctica consiste en etiquetar a las personas que podrían proporcionar la respuesta correcta. De este modo, las personas etiquetadas reciben una notificación con acceso directo a la consulta.

Una vez recopiladas varias respuestas de colegas, tanto etiquetados como no, los usuarios que han publicado la pregunta pueden elegir la mejor respuesta mediante la función correspondiente. Esta elección también forma parte de las mejores prácticas de Q&A dentro de Yammer, ya que la mejor respuesta se fija en la parte superior de los comentarios y así resulta más fácil de consultar por todo el público empresarial.

Usar las palabras clave correctas en las búsquedas

Gracias a la función de búsqueda integrada, Microsoft Yammer permite acceder rápidamente a documentos, debates o contactos relevantes. Para optimizar los resultados, le recomendamos utilizar palabras clave específicas como "informe de marketing", "feedback de clientes" o el nombre de un colega.

Además, es posible aplicar filtros como la fecha de publicación de una publicación o la comunidad de interés para refinar las búsquedas y encontrar de inmediato los contenidos más útiles dentro de la base de conocimientos de Yammer.

Reaccionar a las publicaciones de los colegas

Una forma de fomentar la participación en Yammer es interactuar con los mensajes de los colegas, dando un Me gusta, dejando un comentario o compartiendo la publicación en otros canales de comunicación (por ejemplo, la intranet corporativa).

Las formas de interacción que ofrece la plataforma, típicas de las redes sociales, podrían ser particularmente útiles para fortalecer la relación entre líderes y equipos empresariales. Los directivos podrían aprovechar estas funciones para valorar el trabajo de sus equipos y celebrar sus logros junto con el resto de la organización.

Usar las encuestas para recopilar opiniones

Las encuestas de Yammer son una herramienta que no debe subestimarse para recopilar insights o evaluar el sentimiento del público empresarial sobre determinados temas.

Crear una encuesta es realmente sencillo: basta con redactar una pregunta y elegir las opciones de respuesta, incluida la opción de selección múltiple. Además, los usuarios pueden decidir si difundir la encuesta en todas las comunidades corporativas o si mostrarla solo a un grupo específico de destinatarios.

Encuesta de Microsoft Yammer en la aplicación de Microsoft Teams

Celebrar los logros de otros departamentos

Otra forma de reconocer el trabajo de los compañeros, además de las reacciones vistas anteriormente, es mediante la función "Elogio". Esta funcionalidad permite celebrar públicamente los éxitos de los miembros de un equipo, incluyendo un mensaje personalizado y contenido multimedia como videos o imágenes.

Acceder a los perfiles para conocer a los compañeros

Dentro de Microsoft Yammer, los usuarios tienen la posibilidad de explorar los perfiles de los miembros que forman parte de las distintas comunidades empresariales.

Cada usuario puede compartir información personal, incluyendo habilidades, roles e intereses, para enriquecer su perfil y ser encontrado en las búsquedas de sus compañeros, apareciendo entre los resultados por determinadas palabras clave o en función de la relevancia con las preguntas planteadas.

Participar activamente en las comunidades

La aplicación Communities de Yammer, integrada con Microsoft Teams, permite unirse a grupos dedicados a temas empresariales específicos, donde es posible compartir análisis, intercambiar ideas y plantear preguntas a través de las funcionalidades de chat y transmisión en vivo de Teams.

En este caso, una buena práctica que le recomendamos adoptar consiste en fomentar la participación tanto contribuyendo a las discusiones existentes como creando nuevas comunidades. De hecho, todas las personas en la empresa pueden abrir una comunidad para tratar temas originales y útiles para su propio departamento o para toda la organización.

Aplicación Communities de Microsoft Yammer en Teams

Seguir las conversaciones más relevantes

Utilizando las etiquetas "Temas", Yammer permite seguir fácilmente las conversaciones más relevantes. Al agregar una etiqueta a una discusión, usted puede monitorear su desarrollo en tiempo real, sin la necesidad de guardar manualmente cada publicación. De este modo, los usuarios pueden mantenerse al día con los temas de su interés y participar en las conversaciones más importantes para su trabajo.

Descargar la aplicación móvil

La aplicación móvil de Microsoft Yammer ofrece a los usuarios la práctica posibilidad de mantenerse conectados e informados, estén donde estén. Con todas las funcionalidades principales de la versión de escritorio, la app permite participar activamente en las conversaciones, gestionar publicaciones y responder a las encuestas directamente desde su smartphone o tablet.

Se trata de un acceso rápido a las actualizaciones, que garantiza la máxima recepción de las comunicaciones incluso cuando la empresa adopta políticas de trabajo ágil o remoto.

Microsoft Yammer: ¿cómo funciona?

Yammer es una herramienta diseñada no solo para facilitar la comunicación, sino para transformarla en una experiencia más directa y atractiva dentro de las empresas. Entre eventos en vivo, comunidades dedicadas, encuestas, etiquetas y reacciones, Yammer adapta las funcionalidades de una red social a la comunicación interna para simplificar el intercambio de ideas y reforzar la cultura corporativa.

También gracias a su profunda integración con Microsoft Teams, SharePoint Online y, más recientemente, Microsoft Viva: todas herramientas del ecosistema Microsoft 365 que tienen como objetivo mejorar la productividad y el bienestar de los empleados.

Ahora que hemos visto una visión general de la plataforma y algunas buenas prácticas para su uso, pasemos a los detalles de las principales funcionalidades que Microsoft Yammer ofrece para la comunicación y colaboración entre colegas.

Comunidades de Microsoft Yammer

Las comunidades representan el corazón de Microsoft Yammer, ya que ofrecen un espacio virtual donde los usuarios pueden reunirse para debatir, compartir ideas y colaborar en proyectos comunes.

Ya se trate de una comunidad sobre iniciativas corporativas o de un grupo dedicado a temas como el bienestar personal y la tecnología, estas áreas facilitan el intercambio de conocimientos superando las barreras que a menudo separan los diferentes departamentos, equipos y sedes de la empresa.

Entre las características de las comunidades de Yammer, destacamos las siguientes:

• Los administradores pueden moderar las conversaciones.
• Todos los miembros de la organización pueden crear una comunidad.
• Los usuarios pueden personalizar las notificaciones para recibir actualizaciones solo sobre los temas de su interés y relevantes para su trabajo.

Comunidad de Microsoft Yammer

Hilos de conversación​

Los miembros de una comunidad pueden contribuir a las conversaciones, publicando publicaciones personales o interactuando con el contenido de sus colegas.

Para evitar que discusiones sobre temas diferentes generen confusión, Yammer permite organizar las conversaciones en hilos. En otras palabras, las respuestas y los comentarios se recopilan dentro de las publicaciones individuales, lo que facilita la consulta.

A continuación, un resumen de lo que permiten hacer las conversaciones en Yammer:

• Iniciar discusiones dirigidas, utilizando etiquetas de “Temas” y mencionando a sus colegas.
• Adjuntar archivos, enlaces y recursos externos para enriquecer la conversación.
• Usar Me gusta y reacciones para dar retroalimentación instantánea a las publicaciones.

Eventos en directo por streaming

Yammer puede albergar seminarios web, reuniones y eventos de formación interna, entre otras cosas, involucrando a toda la audiencia empresarial o a grupos específicos de usuarios. Los participantes pueden aprovechar estos encuentros para hacer preguntas en el chat o proporcionar comentarios rápidos gracias a la funcionalidad de preguntas y respuestas (Q&A).

A continuación, una breve panorámica de las características de los eventos en directo de Yammer:

• Yammer ofrece la posibilidad de recopilar retroalimentación mediante reacciones y encuestas, permitiendo que usted participe activamente en cada evento.
  
  
• Durante los eventos de Yammer, es posible compartir archivos, enlaces y materiales directamente con los participantes a través del chat integrado. Esta función permite enviar documentos y recursos en tiempo real, asegurando que todos los participantes tengan acceso inmediato al contenido compartido sin necesidad de salir de la plataforma ni utilizar herramientas externas.
  
  
• Los eventos pueden grabarse y ponerse a disposición de quienes no hayan podido asistir en directo. Las grabaciones son fácilmente accesibles dentro de Yammer, permitiendo recuperar el contenido en cualquier momento.
  
  
• Los organizadores pueden moderar el acceso al evento, aprobando manualmente la entrada de determinados participantes o estableciendo restricciones según roles o grupos empresariales específicos.
  
  
• Durante los eventos en directo, los organizadores o moderadores pueden filtrar y aprobar las preguntas antes de que se muestren públicamente.
  
  
• Al finalizar el evento, los organizadores pueden acceder a informes detallados que muestran el número de participantes, la interacción mediante reacciones y encuestas, y los datos relativos a la duración de la participación.

Eventos en vivo con Organizer Insights en Microsoft Yammer

Búsqueda avanzada

La función de búsqueda avanzada en Yammer está diseñada para ayudarle a encontrar rápidamente la información que necesita, ya se trate de conversaciones pasadas, documentos o miembros de las comunidades.

Los filtros disponibles le permiten acotar los resultados según criterios como la fecha, el autor o el tipo de contenido que está buscando, lo que facilita enormemente identificar la información correcta entre una gran cantidad de datos.

En concreto, la búsqueda dentro de Microsoft Yammer se basa en:

• Etiquetas, para identificar discusiones y publicaciones asociadas a categorías personalizadas.
• Menciones, para ver los contenidos en los que se le menciona a usted o a sus compañeros.
• Palabras clave, para encontrar conversaciones, archivos o contactos utilizando términos o frases específicos.
• Sugerencias, para obtener contenidos relevantes en función del análisis de inteligencia artificial.

Encuestas y Q&A

Con Yammer, usted puede publicar encuestas rápidas dentro de sus comunidades. Solo necesita hacer clic en la opción "Encuesta", ingresar la pregunta principal y proporcionar hasta cuatro opciones de respuesta, que pueden ser modificadas según sus necesidades. Los usuarios pueden establecer una fecha límite para la recolección de respuestas, tras la cual la encuesta se cierra automáticamente y los resultados se ponen a disposición de todos los participantes.

La plataforma también ofrece la función Q&A mediante el botón “Hacer una pregunta”, que aparece entre las acciones principales en el panel dedicado a la creación de publicaciones.

Cuando un usuario plantea una pregunta con este comando, se invita a los miembros de la comunidad a responder y sus aportaciones se ordenan en hilos bajo la pregunta principal, con la posibilidad de que quien hizo la pregunta (o los administradores de la comunidad) marque una contribución como la mejor respuesta. Al hacerlo, la respuesta se fija en la parte superior del hilo y se resalta para ayudar a quienes puedan tener la misma duda en el futuro.

Informes sobre el engagement

Yammer pone finalmente a su disposición herramientas de informes y análisis que permiten a los administradores y a usuarios específicos (por ejemplo, los organizadores de un evento) monitorear el nivel de participación de los compañeros.

Con estas herramientas, usted puede evaluar qué tan activamente participan los miembros en las discusiones, qué temas están ganando popularidad en las distintas comunidades y cómo evoluciona el nivel de participación con el tiempo. De este modo, resulta más fácil identificar las áreas que requieren mayor atención para mejorar la comunicación interna y responder a las necesidades de los compañeros.

Microsoft Yammer y Viva Engage: ¿qué ha cambiado?

Para concluir nuestra visión general sobre Microsoft Yammer, no podemos dejar de hablar de su transformación más reciente. En 2023, Microsoft anunció el inicio del proceso que llevó a Yammer a convertirse en uno de los módulos principales de Microsoft Viva, la suite diseñada para gestionar y mejorar la experiencia del empleado.

Yammer es ahora Viva Engage y este cambio ha afectado no solo al nombre del producto, sino también a su dirección y funcionalidades.

¿Qué ha cambiado de Yammer a Viva Engage? Empecemos diciendo que ninguna funcionalidad de Microsoft Yammer se ha perdido; al contrario, Viva Engage ha incorporado comunidades, eventos y conversaciones enriqueciéndolos con funcionalidades adicionales para:

• Aumentar el compromiso del liderazgo
• Optimizar la gestión de la información
• Proporcionar informes más detallados

Además, Viva Engage presenta nuevas funcionalidades para la comunicación interna como las historias, el Rincón de liderazgo y las campañas.

Las historias representan nuevos contenidos inspirados en redes sociales como Instagram, que permiten compartir actualizaciones más breves y atractivas en formato vídeo.

Es importante destacar que las historias pueden compartirse en canales de comunicación como la intranet corporativa (si está basada en SharePoint Online).

El Rincón de liderazgo, en cambio, representa un canal dedicado a la comunicación descendente donde los líderes pueden compartir actualizaciones, celebrar logros y organizar eventos del tipo AMA (Ask Me Anything) para mejorar la coordinación y la relación con los equipos empresariales.

Visión general del Rincón de Liderazgo en Viva Engage

Por último, encontramos las campañas. Viva Engage permite lanzar campañas de comunicación personalizadas a través de las cuales es posible:

• Alcanzar los objetivos definidos por los administradores de la campaña.
• Incluir diferentes tipos de contenido, desde vídeos hasta eventos y encuestas.
• Obtener información detallada sobre el nivel de participación de los destinatarios.

¿Qué es Microsoft Yammer?

Microsoft Yammer, ahora evolucionado como Viva Engage, es una red social empresarial dentro de Microsoft 365 que favorece la colaboración y la comunicación interna conectando a los miembros de la organización a gran escala.

¿Cómo mejora Yammer la comunicación empresarial?

Yammer ofrece una plataforma centralizada para discusiones, intercambio de conocimientos y eventos en streaming, integrándose con herramientas como SharePoint y Teams para facilitar los flujos de trabajo.

¿Cuáles son las funcionalidades principales de Yammer?

Las funcionalidades incluyen grupos de comunidad, preguntas y respuestas, eventos en vivo y etiquetas de contenido para facilitar el intercambio y la interacción.

¿Cómo puede usted acceder a Yammer?

Está disponible para los suscriptores empresariales de Microsoft 365, con excepción de algunos planes, a través del portal de Office 365.