Cloud Unternehmen: Leitfaden zur Digitalisierung mit dem Intranet
Um in einem sich schnell verändernden Markt wettbewerbsfähig zu bleiben, ist die Digitalisierung ein Prozess, der nicht vernachlässigt werden darf. Jeden Tag entscheiden sich Millionen von Unternehmen dafür, ein digitales Cloud-Unternehmen zu werden, indem sie maßgeschneiderte Lösungen einsetzen, um interne Prozesse zu optimieren, die Produktivität zu steigern und die Erfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.
Die Digitalisierung beginnt daher mit der Einführung von Tools, die die täglichen Aktivitäten der Mitarbeiter unterstützen. Eines der besten dieser Tools ist sicherlich der digitale Arbeitsplatz von Microsoft 365, dessen Herzstück das Intranet SharePoint Online ist.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie und warum Sie das Intranet nutzen sollten, um die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Außerdem gehen wir auf die Schritte ein, die Sie befolgen müssen, um den Digitalisierungsprozess erfolgreich zu bewältigen, und geben Ihnen Tipps von unseren Experten.
Was Sie in diesem Artikel finden werden
Cloud Unternehmen: Was bedeutet das?
Die Digitalisierung von Unternehmen ist ein tiefgreifender Wandel der Arbeits- und Kooperationsmodelle, die die Aktivitäten einer Organisation kennzeichnen. In diesem Zusammenhang bezieht sich der Begriff "digitales Cloud-Unternehmen" auf eine Organisation, die Cloud-Technologien nutzt, um diesen Wandel zu bewältigen und ihr Ziel zu erreichen, ihre Flexibilität und Effizienz durch die Einführung vernetzter Plattformen zu steigern, die von jedem Gerät aus zugänglich sind und sich schnell an die Bedürfnisse des Marktes und der Arbeitnehmer anpassen können.
Der Rückgriff auf die Cloud ermöglicht es den Unternehmen, eine flexiblere IT-Infrastruktur zu schaffen und die Kosten für ihre Implementierung und Wartung zu senken. Die neueste Generation von Cloud-Technologien, wie z. B. die von Microsoft, stützt sich auf fortschrittliche Systeme für den Datenschutz und den Zugang zu den Informationen, die täglich zwischen Kollegen, Mitarbeitern und Personen außerhalb des Unternehmens ausgetauscht werden, ohne dass dies zu Lasten der Sicherheit geht.
Wie wir bereits erwähnt haben, ist ein verfeinerter Ausdruck dieses Ansatzes Microsoft 365, das die Schaffung eines Microsoft Cloud-basierten digitalen Arbeitsplatzes ermöglicht, über den Dokumente, Kommunikation und Geschäftsprozesse in einem zentralisierten und kollaborativen Ökosystem verwaltet werden können. Diese Art von Ansatz ist ein integraler Bestandteil der umfassenderen "digitalen Transformation", einer Reise, die es Unternehmen ermöglicht, die Vorteile von Daten und Technologie zur Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit voll auszuschöpfen.
Ein solch radikaler Wandel kann jedoch zu Komplexität führen, insbesondere für die Arbeitnehmer, die die vom Unternehmen bereitgestellten Tools zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen müssen. Um zu verhindern, dass dies das Unternehmenswachstum bremst, ist es wichtig, die Technologie, auf die sich der neue digitale Arbeitsplatz stützt, sorgfältig auszuwählen und die Mitarbeiter bei ihrer Nutzung zu begleiten. Es versteht sich von selbst, dass die Investitionen in Schulungen umso geringer sind, je intuitiver die Tools sind.
Das digitale Unternehmen in der Cloud: Wo soll man anfangen?
Um Ihr Unternehmen erfolgreich zu digitalisieren, müssen Sie Ihren Mitarbeitern einen einzigen Zugang zu allen benötigten Ressourcen bieten, und zwar jederzeit und von jedem Gerät aus. Diese Zugänglichkeit wird durch moderne Cloud-Systeme gewährleistet und ist die Grundlage für einen wirklich effektiven digitalen Arbeitsplatz.
Sich auf eine umfassende Cloud-Plattform wie Microsoft 365 zu verlassen, bedeutet, eine zentralisierte Arbeitsumgebung bereitzustellen, die Geschäftsfunktionen, Ressourcen und Anwendungen in einer einzigen, leicht zu navigierenden und benutzerfreundlichen Oberfläche verbindet. Im Fall von Microsoft 365 spielt das mit SharePoint Online erstellte Intranet eine Schlüsselrolle bei der Verbindung von Informationen, Unternehmen und Menschen.
Doch bevor wir uns mit den Details des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 befassen, wollen wir uns die wichtigsten Funktionen ansehen, die jede Cloud-Lösung aufweisen muss, um sicherzustellen, dass die digitale Transformation im Unternehmen ordnungsgemäß durchgeführt wird.
Cloud Unternhemen: Warum das digitale Workplace von Microsoft 365?
Was ist intranet.ai?
intranet.ai ist ein gebrauchsfertiges Unternehmensintranet, das die Kosten und den Zeitaufwand für die Implementierung senkt und eine kollaborative und moderne digitale Arbeitsumgebung schafft:
- Ab €3.650/Jahr für ein komplettes Intranet
- 50+ Anwendungen, darunter eine erweiterte Suche, ein Dokumentenmanagementsystem, Push-Benachrichtigungen über Teams, ein Organigramm, Personalprofile und FAQ-Seiten
- Integriert in SharePoint Online und Microsoft 365
Unternehmensdigitalisierung: Wie wählt man das richtige Werkzeug?
Die Digitalisierung ist heute eine strategische Notwendigkeit für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, und die Wahl der Technologie, mit der dieser Wandel, der sowohl strukturelle als auch kulturelle Auswirkungen hat, umgesetzt werden soll, ist wichtiger denn je.
Ein falscher Ansatz würde das Unternehmenswachstum gefährden, Frustration bei den Mitarbeitern hervorrufen und auf einem Markt, der nicht wartet, an Boden verlieren, sowie die getätigten Investitionen zunichte machen.
Moderne Cloud-Systeme, wie Microsoft 365, sind eine sichere Antwort auf diese Notwendigkeit. Sie ermöglichen es, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der die Geschäftsprozesse optimiert und die Kommunikation zwischen den Kollegen verbessert, was zu einer höheren Produktivität und einem größeren Wohlbefinden im Unternehmen führt.
Um Sie bei der Wahl der richtigen Technologie zu unterstützen, möchten wir Ihnen hier die Eigenschaften vorstellen, die eine Cloud-Lösung haben muss, um Unternehmen auf ihrem Digitalisierungsweg zu begleiten.
1. Nützlichkeit im Alltag
Die richtige Cloud-Lösung muss sich in erster Linie nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren, den Zugang zu Informationen erleichtern und die Kommunikation mit Kollegen vereinfachen. So reduziert sie nicht nur den Zeitaufwand für das Auffinden von Daten und Dokumenten, sondern bietet auch konkrete Unterstützung bei den täglichen Aufgaben und wird zu einem unverzichtbaren Arbeitsmittel.
Wenn die eingesetzte Lösung keinen greifbaren Nutzen hat, besteht die Gefahr, dass sie nach kurzer Zeit wieder aufgegeben wird und sich die Investition des Unternehmens somit nicht lohnt.
2. Benutzererfahrung
Den Nutzer in den Mittelpunkt der Digitalisierungsstrategie zu stellen, bedeutet, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem jeder Mitarbeiter problemlos relevante Inhalte, aktuelle Informationen über Projekte, an denen er beteiligt ist, und Werkzeuge für die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kollegen finden kann, unabhängig von seinem Standort. Ein Unternehmen sollte daher eine Plattform einsetzen, die ein personalisiertes Erlebnis mit für den einzelnen Nutzer nützlichen Mitteilungen und Ressourcen bietet.
Ein Beispiel dafür ist das Unternehmensintranet, das über eine einfache interne Kommunikationsseite hinausgeht und den Kern des digitalen Arbeitsplatzes von Microsoft 365 bildet, wo die Mitarbeiter Ideen austauschen, Feedback geben und empfangen, zu Initiativen beitragen und sich über das Geschehen im Unternehmen informieren können. Zusätzlich zu den Inhalten, die auf das Engagement abzielen, bietet das Intranet wichtige Funktionen zur Personalisierung der Benutzererfahrung. Dazu gehört die Verwendung von Tags und Kategorien, um die vom Unternehmen im Portal bereitgestellten Informationen gezielt zu finden.
Beispiel für ein auf SharePoint Online basiertes Intranet mit intranet.ai
3. Aktualisierungen in Echtzeit
In einem digitalen Unternehmen sollten Kommunikation, Dokumente und Wissen für alle Mitarbeiter jederzeit und auf jedem Gerät zugänglich sein.
Bei der Wahl der Technologie, die zur Verwaltung des kontinuierlichen Informationsflusses eingesetzt werden soll, muss daher geprüft werden, ob die Lösung Folgendes leisten kann
- Die Mitarbeiter auf dem Laufenden halten, egal wo sie sich befinden.
- Die aktive Beteiligung an den Unternehmensnachrichten zu fördern.
- Warnmeldungen für bestimmte Benutzergruppen zu verbreiten.
Ein Beispiel für eine nützliche Funktion für diesen Zweck ist das von unseren Experten entwickelte Push-Benachrichtigungssystem, das es ermöglicht, Unternehmensnachrichten in die Microsoft Teams-App zu bringen, um eine maximale Sichtbarkeit zu gewährleisten und gleichzeitig den Benutzern einen schnellen Zugriff auf die neuesten im Intranet veröffentlichten Inhalte zu ermöglichen.
4. Das Unternehmen besser kennenlernen
Manchmal braucht man die Hilfe eines Kollegen, um eine Aufgabe zu erledigen, weiß aber oft nicht, an wen man sich wenden soll. Selbst wenn das Unternehmen nur aus wenigen Personen besteht, kann es vorkommen, dass man nicht weiß, wen man um eine bestimmte Information bitten soll. Vor allem, wenn man Menschen außerhalb des eigenen Teams oder der eigenen Abteilung um Hilfe bitten muss.
Die digitale Transformation eines Unternehmens sollte diese Art von Problemen lösen und die Schaffung eines gemeinsamen Wissensnetzes fördern, das Informationen enthält, um Kollegen leichter zu finden und zu kontaktieren.
In unsere Intranetlösung haben wir beispielsweise spezielle Funktionen aufgenommen, um die Unternehmensstruktur zu erkunden und die Menschen darin kennenzulernen. Dazu gehören:
- Intelligentes Organigramm
- Personenverzeichnis, integriert mit dem Organigramm
- Persönliches Profil, integriert mit dem Personenverzeichnis
Wie man sieht, handelt es sich hierbei um genau miteinander verknüpfte Funktionen, die dem Benutzer helfen sollen, die richtige Person für jede Situation zu finden. Darüber hinaus werden die Informationen des persönlichen Profils in der Suche indiziert. Das bedeutet, dass man nur ein Wort wie "Marketing" eingeben muss, um sofort Personen aus dieser Abteilung zu finden.
Übersicht des People Directory des Intranets von intranet.ai
5. Zusammenarbeit
Das Kennenlernen Ihrer Kollegen ist nur der erste Schritt zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Der zweite ist der Zugang zu Tools, die diese Zusammenarbeit reibungslos und effizient gestalten. Moderne Cloud-Lösungen bieten spezielle Bereiche für die Zusammenarbeit, in denen Mitglieder einer Abteilung oder Personen, die an einer Unternehmensinitiative beteiligt sind, Ideen austauschen und Materialien gemeinsam nutzen können, ohne dass sie im allgemeinen Kommunikationsfluss untergehen.
Jedes Team sollte Zugang zu einem privaten Arbeitsbereich haben, der vielleicht mit Funktionen wie gemeinsamen Kalendern, Planern mit Aufgaben, die einzelnen Mitgliedern zugewiesen sind, und Chaträumen ausgestattet ist, damit sich die Gespräche auf das aktuelle Projekt konzentrieren.
6. Dokumentenverwaltung
Eine effektive Lösung für die digitale Transformation eines Unternehmens hilft den Nutzern nicht nur, die benötigten Informationen sofort zu finden, sondern unterstützt auch die Erstellung gemeinsamer Repositories, mit denen Geschäftsdokumente digitalisiert und deren Verwaltung optimiert werden kann.
Gute digitale Repositories ermöglichen es den Nutzern, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, Änderungen von Kollegen zu verfolgen, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen und Vorgänge nach benutzerdefinierten Kategorien zu organisieren.
Mit seinen Dokumentenverwaltungsfunktionen bietet SharePoint Online ein vollständiges Dokumentenverwaltungssystem, das Folgendes umfasst
- versionsgeschichte
- granulare Zugriffskontrolle
- unterstützung der Zusammenarbeit in Echtzeit
- metadaten zur Vereinfachung der Speicherung und des Abrufs von Dateien
Dokumentenmanagement im Intranet SharePoint von intranet.ai
7. Einbindung
Ein erfolgreicher digitaler Arbeitsplatz optimiert nicht nur die internen Prozesse, sondern schafft eine Unternehmensgemeinschaft, in der sich jeder Nutzer als Akteur fühlt. Das Engagement steigt, wenn die Menschen motiviert sind, sich zu beteiligen, zusammenzuarbeiten und aktiv zu den Initiativen und Strategien beizutragen, die von der Organisation gefördert werden.
Techniken wie Gamification - die die Beteiligung durch gemeinsame Herausforderungen und Ziele sowie durch die Belohnung von Ergebnissen fördern - tragen dazu bei, den Arbeitsalltag zu einem lohnenden Erlebnis zu machen, das nicht nur die Produktivität, sondern auch die persönliche Zufriedenheit verbessert.
Die durch digitale Plattformen unterstützte Unternehmens-Community ermöglicht einen ständigen Dialog mit dem Management, der es allen Mitgliedern der Unternehmensteams ermöglicht, zum Entscheidungsfindungsprozess beizutragen und eine greifbare Anerkennung für ihren Beitrag zu erhalten. Diese Verbindung fördert die Schaffung einer positiven Unternehmenskultur, in der das Zugehörigkeitsgefühl und das gegenseitige Vertrauen gestärkt werden, was sich nachhaltig in Form von Innovation und kollektivem Wachstum auswirkt.
8. Leistungsanalyse
Für ein Unternehmen, das sich digitalisieren möchte, ist es wichtig, über eine Lösung zu verfügen, die spezifische Funktionen zur Überwachung der Effektivität seiner digitalen Transformationsstrategie enthält.
Der digitale Arbeitsplatz von Microsoft 365 bietet zahlreiche Tools zur Analyse und Nachverfolgung von Daten im Zusammenhang mit diesem Prozess. Mit SharePoint können Sie beispielsweise die Nutzung des Unternehmensintranets und der Kollaborationsseiten verfolgen, die das Unternehmen den Teams und Abteilungen zur Verfügung gestellt hat. Die Berichterstattungsfunktionen von SharePoint bieten detaillierte Einblicke in den Dokumentenzugriff, die Effektivität der Informationssuche und die Nutzungsrate der Websites.
Darüber hinaus liefern Tools wie Viva Insights ein vollständiges Bild der Produktivität und des Wohlbefindens im Unternehmen und zeigen Arbeitsmuster auf, die verbessert werden können. Viva Insights ermöglicht es beispielsweise, die für Besprechungen, individuelle Aktivitäten und Schulungen aufgewendete Zeit zu überwachen und den einzelnen Nutzern maßgeschneiderte Empfehlungen zur Verbesserung ihres Zeit-, Stress- und Prioritätenmanagements zu geben.
Tool zur Analyse der Performance des SharePoint-Intranets von intranet.ai
9. Unterstützung der Personalabteilung
Die Personalabteilung spielt eine Schlüsselrolle im Digitalisierungsprozess eines Unternehmens, denn sie unterstützt die Mitarbeiter dabei, sich in der neuen digitalen Arbeitsumgebung zurechtzufinden.
Es ist daher nur richtig, dass das Unternehmen seinerseits die Aktivitäten des HR-Teams unterstützt und seinen Mitgliedern die richtigen Tools zur Verfügung stellt, um Talente zu fördern, die Produktivität zu steigern und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu unterstützen.
Im digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 werden verschiedene Tools kombiniert, um die Arbeit der Personalabteilung zu vereinfachen und eine stärkere und widerstandsfähigere Unternehmenskultur zu schaffen. Werfen wir im Folgenden einen Blick auf einige dieser Funktionalitäten.
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SharePoint-Intranet zur Optimierung von HR-Prozessen: Im SharePoint Online-Intranet können spezielle Bereiche für HR-Aktivitäten eingerichtet werden, um nützliche Ressourcen für Mitarbeiter zu zentralisieren und Prozesse wie das Onboarding zu vereinfachen. Durch die Einrichtung spezieller Bereiche können neue Mitarbeiter beispielsweise Dokumente, Tutorials, FAQs, Kontakte und Arbeitsanwendungen leicht finden, so dass sie schnell lernen können, wie sie ihre neuen Aufgaben bewältigen können, ohne von Kollegen abhängig zu sein.
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Viva Learning für Schulungen: Integriert in Microsoft 365 dient Viva Learning zur Verbesserung der internen Schulungserfahrung und ermöglicht es der Personalabteilung, gezielte Kurse anzubieten und die Fortschritte der Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten zu überwachen.
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Viva Insights für Wohlbefinden und Produktivität: Mit Tools wie Viva Insights kann die Personalabteilung Einblicke in die häufigsten Arbeitsmuster innerhalb der Organisation gewinnen und KPIs wie die Zeit, die Kollegen für Meetings, E-Mail-Schreiben, Schulungen und individuelle Aktivitäten aufwenden, überwachen. Diese Daten ermöglichen es ihnen, mit Initiativen einzugreifen, die auf die Schaffung eines gesünderen und ausgewogeneren Arbeitsumfelds abzielen.
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Personalverzeichnis, Organigramm und persönliche Profile: Diese in das SharePoint-Intranet integrierten Funktionen wurden von uns entwickelt, damit die Personalabteilung stets über aktuelle Informationen zu den im Unternehmen vorhandenen Kompetenzen verfügt und sowohl eventuelle Lücken als auch potenzielle Kandidaten für interne Stellen leicht erkennen kann. Auf diese Weise können sie die Suche nach neuem Personal außerhalb des Unternehmens vermeiden und stattdessen die bereits vorhandenen Ressourcen aufstocken. Ein Ansatz, der nicht nur den Auswahlprozess optimiert, sondern auch den Kollegen neue Karrieremöglichkeiten oder Stellenwechsel bietet und so ihr Wachstum innerhalb des Unternehmens fördert.
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SharePoint Intranet und Viva Engage für das Engagement: Das SharePoint Online Intranet unterstützt die Veröffentlichung von Umfragen, Veranstaltungen und Seiten, die Initiativen zur Einbindung der Kollegen in das Unternehmensleben gewidmet sind. Dank der Integration mit den Viva Engage-Communities kann jeder im Unternehmen Gruppen zu Themen erstellen, die für ihn von Interesse sind, und sich mit Social-Media-Funktionen wie Reaktionen, Likes, Geschichten und persönlichen Beiträgen an Diskussionen beteiligen. Dies hilft der Personalabteilung, die Unternehmensgemeinschaft zusammenzuhalten und den Wissensaustausch und die Zusammenarbeit zu fördern.
Umfragen im Intranet SharePoint von intranet.ai veröffentlichen
10. Unterstützung von Führungskräften
Um die digitale Transformation voranzutreiben und deren Potenzial zur Optimierung von Kommunikationsprozessen, Teammanagement und der Umsetzung von Geschäftsstrategien nutzen zu können, braucht die Führung die richtige Technologie. Mit Microsoft 365 steht Führungskräften ein umfassender digitaler Arbeitsplatz zur Verfügung, der diesen Anforderungen gerecht wird.
Angefangen bei der Kommunikation bietet Microsoft 365 Tools, die es Führungskräften ermöglichen, auf allen Ebenen des Unternehmens transparent und zugänglich zu kommunizieren.
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SharePoint Intranet: Das Intranet von SharePoint Online zentralisiert die interne Kommunikation und sorgt dafür, dass Aktualisierungen, Unternehmensrichtlinien und Führungsnachrichten mit spezifischen Funktionen für die Einbindung, Verteilung und Ausrichtung von Inhalten maximale Sichtbarkeit erlangen.
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Viva Engage: Viva Engage (eine Weiterentwicklung von Microsoft Yammer) ermöglicht den Aufbau eines sozialen Unternehmensnetzwerks, in dem Führungskräfte mit ihren Teams interagieren und Unterhaltungen über unternehmensrelevante Themen anregen können. Mit Funktionen wie der Community und der Leadership Corner haben Führungskräfte die Möglichkeit, sich bei ihren Kollegen bekannt zu machen, ihre Fragen zu beantworten und nützliches Feedback zu sammeln, um das Leben im Unternehmen zu verbessern.
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Microsoft Stream: Mit Stream können Führungskräfte Videos erstellen und senden, um direkter mit dem Unternehmen zu kommunizieren und die Vorteile ansprechenderer Inhalte zu nutzen, um Updates zu teilen oder neue Initiativen zu fördern.
Wenn es um die Verwaltung von Unternehmensteams geht, benötigen Führungskräfte Tools, die die Koordinierung von Aktivitäten und die Überwachung des Fortschritts erleichtern. Microsoft 365 bietet integrierte Lösungen, die Manager bei dieser Aufgabe unterstützen.
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SharePoint: Ermöglicht die Erstellung von Websites für die Zusammenarbeit und Dokumentenbibliotheken, in denen Dokumente und Ressourcen zentralisiert werden, die für das Vorantreiben verschiedener Projekte wichtig sind. Diese gemeinsam genutzten Arbeitsbereiche ermöglichen es Teams, auf geordnete Weise zusammenzuarbeiten, immer auf die aktuellste Version von Dateien zuzugreifen und das Risiko von Fehlern zu verringern.
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Microsoft Teams: das zentrale Tool für die Zusammenarbeit. Über spezielle Kanäle, Gruppenchats und Videoanrufe können Teams Notizen in Echtzeit austauschen und Aktivitäten flexibler koordinieren. Darüber hinaus ermöglicht Teams den Leitern, regelmäßige Meetings zu organisieren und zeitnahes Feedback zu geben, was das agile Projektmanagement erleichtert.
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Microsoft Planner: ermöglicht die Planung und Überwachung der den einzelnen Teammitgliedern zugewiesenen Arbeit. Jedes Projekt kann in spezifische Aufgaben unterteilt werden, mit klaren Fristen und detaillierten Fortschrittsdiagrammen. Auf diese Weise haben die Manager die Kontrolle über jede Phase des Projekts und können sicherstellen, dass die Fristen eingehalten werden und jedes Teammitglied bei seinen Aktivitäten unterstützt wird.
Schließlich muss die digitale Transformation zu einem besseren Management von Geschäftsstrategien führen. Im digitalen Arbeitsplatz von Microsoft 365 ist Viva Goals die Plattform der Wahl für die Definition von Zielen und Leistungen gemäß dem OKR-Rahmen.
Viva Goals ermöglicht es Managern (aber auch Mitgliedern von Unternehmensteams), klare und messbare Ziele zu setzen, die in Echtzeit auf der Plattform überwacht werden. Manager können so sicherstellen, dass die Aktivitäten verschiedener Teams und Abteilungen auf die Prioritäten der gesamten Organisation abgestimmt sind.
Unternehmensdigitalisierung: Warum ist das Intranet die beste Lösung?
In einer Welt, in der Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit unverzichtbar sind, müssen Unternehmen zunehmend Lösungen einsetzen, die betriebliche Prozesse nicht nur unterstützen, sondern umgestalten.
Wie wir gesehen haben, ist ein gut konzipiertes Unternehmensintranet, wie das mit SharePoint von Microsoft 365 erstellte, ein Wendepunkt für die Digitalisierung von Unternehmen. Mit den richtigen Anpassungen kann das Intranet zum Herzstück des digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen werden, wo Ressourcen zentralisiert, die interne Kommunikation verwaltet, Abteilungsaktivitäten koordiniert und Kollegen eingebunden werden können.
Sehen wir uns nun an, wie ein Intranet den Weg der digitalen Transformation, den jedes Unternehmen beschreiten möchte, konkret unterstützen kann.
Ziele der Digitalisierung und des Intranets
Die Digitalisierung mit dem Intranet geht über die technologische Verbesserung hinaus und definiert eine Strategie, die auf die Verbesserung der internen Prozesse und der Unternehmenskultur ausgerichtet ist.
Die Ziele des Intranets beziehen sich somit auf die wichtigsten Verbesserungsbereiche, auf die sich ein Unternehmen im Rahmen des Digitalisierungsprozesses konzentrieren sollte:
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Einbindung der Mitarbeiter. Ein digitales Umfeld, das die Interaktion fördert, schafft eine stärkere und nachhaltigere Unternehmenskultur. Das Intranet bietet eine breite Palette von Funktionalitäten, die eine aktive Beteiligung fördern. Wie bereits in diesem Artikel erwähnt, kann das Unternehmen die sozialen Funktionen des SharePoint-Intranets und die Integration mit Microsoft-Anwendungen wie Viva Engage nutzen, um Konversationsbereiche, Themen-Communities, Foren zur Förderung des Ideenaustauschs, Umfragen zur Einholung von Feedback und andere Gamification-Erlebnisse einzurichten, um die Zusammenarbeit unter den Kollegen zu fördern und die Annahme des neuen digitalen Arbeitsplatzes zu unterstützen.
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Gesteigerte Produktivität. Die Bewältigung der digitalen Transformation mit dem Intranet gewährleistet eine optimierte Kommunikation und einen besseren Informationsaustausch. Insbesondere können die Benutzer die erweiterte Suchfunktion nutzen, um schnell die benötigten Dokumente und Kontakte zu finden. Oder sie können auf digitale Repositories zugreifen, die nicht nur alle Unternehmensressourcen und -dokumente zentralisieren, sondern auch die Echtzeit-Zusammenarbeit mit Kollegen und Personen außerhalb des Unternehmens unterstützen, ohne dass die Datensicherheit jemals beeinträchtigt wird. Dies sind nur einige wenige Beispiele, die aber unserer Meinung nach repräsentativ dafür sind, wie das Intranet die Arbeit aller Mitarbeiter im Unternehmen unterstützen kann und sich insbesondere auf Prozesse und Aktivitäten positiv auswirkt, die im Allgemeinen viel Zeit und Energie verbrauchen (wie z. B. das Dokumentenmanagement).
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Wissensmanagement. Das Intranet unterstützt das Wissensmanagement, indem es die Sammlung und Weitergabe von Unternehmens-Know-how erleichtert. Durch Funktionalitäten wie FAQ-Seiten haben die Benutzer die Möglichkeit, aus Unternehmensrichtlinien und vor allem aus den Erfahrungen von Kollegen zu lernen, um ihre eigenen Aktivitäten besser zu steuern und gemeinsame Probleme zu bewältigen. Informationssilos, die oft das Wissen zwischen verschiedenen Teams und Abteilungen trennen, werden so aufgebrochen. Im Gegenteil, das Intranet ermöglicht es, eine Fülle von Wissen zu konsolidieren und zum Nutzen der gesamten Organisation leicht zugänglich zu machen.
Was ist ein Intranet und wie kann es die Digitalisierung vorantreiben?
Digitalisierung und Intranet: Planungsschritte
Die Erstellung eines maßgeschneiderten Intranets, das den Übergang zu einem digitalen Cloud-Geschäft am besten bewältigt, erfordert Aufmerksamkeit, die über die bloße Auswahl der richtigen Technologie hinausgeht. Es erfordert die Definition einer Veränderungsstrategie, die die Unternehmenskultur widerspiegelt und die Bedürfnisse aller Mitglieder der Organisation berücksichtigt.
Die Planung spielt daher eine zentrale Rolle, um den Erfolg der digitalen Transformation im eigenen Unternehmen sicherzustellen. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die wichtigsten Schritte, um die Gestaltungsphasen eines Firmen-Intranets optimal zu gestalten.
Prioritätensetzung
Eine solide Analyse des Unternehmenskontextes und der Bedürfnisse ist der erste Schritt bei der Gestaltung des digitalen Arbeitsplatzes, zu dem natürlich auch das Intranet gehört. In dieser ersten Phase gibt es eine Reihe von Maßnahmen, die dem Unternehmen helfen können, zu verstehen, welche Prioritäten auf dem Weg zur Digitalisierung erfüllt werden müssen. Dazu gehören unter anderem:
- Organisation von Workshops und Fokusgruppen, an denen alle Mitglieder der Organisation teilnehmen.
- Kartierung bestehender Geschäftsprozesse, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln.
- Durchführung von Umfragen, um die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter zu ermitteln.
- Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse, um das Budget für Investitionen in die Digitalisierung zu ermitteln.
- Bewertung der aktuellen technologischen Infrastruktur, um die Kompatibilität mit dem neuen Intranet sicherzustellen.
- Legen Sie messbare Ziele fest und vergleichen Sie diese mit den besten Praktiken von Unternehmen desselben Sektors.
- Definieren Sie eine Stakeholder-Gruppe mit Vertretern aus verschiedenen Abteilungen, um die Ziele abzustimmen.
- Festlegung von Leistungsindikatoren zur Überwachung der Auswirkungen der Digitalisierung und zur Messung des Fortschritts.
Inhalte strukturieren
Es ist notwendig, sich von Anfang an Gedanken über die Strukturierung der Inhalte des Intranets zu machen, um eine Plattform zu schaffen, die intuitiv und leicht zu navigieren ist und daher leichter für die tägliche Arbeit genutzt werden kann.
Vorrangig sollten die Hauptbereiche, wie z. B. das Dokumentenarchiv und die Bereiche für die Zusammenarbeit, nach Abteilungen oder Themen von Interesse gegliedert werden. Es wäre sinnvoll, ein System von Tags und Kategorien einzuführen, um die Archivierung der Inhalte besser zu verwalten und ihre Verteilung zu vereinfachen.
Um zu überprüfen, ob die entworfene Struktur effektiv ist, empfiehlt es sich, erste Tests mit einer ausgewählten Gruppe von Nutzern durchzuführen, darunter Personen, die mit digitalen Werkzeugen unterschiedlich vertraut sind. Ihr Feedback wird dem Unternehmen wertvolle Hinweise darauf geben, wie die Nutzererfahrung im Intranet und am integrierten digitalen Arbeitsplatz verbessert werden kann.
Auswahl der Funktionalitäten
Die Funktionalitäten des Intranets müssen den in der ersten Analysephase ermittelten Prioritäten entsprechen und die Nutzer bei ihren Tätigkeiten unterstützen, ohne ihre Navigation zu erschweren.
Um die Plattform intuitiv und an den Unternehmenszielen orientiert zu halten, sind Funktionen wie:
- Zentralisierte Dokumentenverwaltung mit erweiterter Suche und Versionskontrolle, um einen schnellen Zugriff auf die neuesten Dokumente zu gewährleisten und das Fehlerrisiko zu verringern.
- Bereiche für die Zusammenarbeit, wie z. B. spezielle Teambereiche mit Chat-Tools, Planern und gemeinsamen Kalendern, die die Verwaltung von Gruppenaktivitäten und die Koordination zwischen Abteilungen erleichtern.
- Anpassbare Push-Benachrichtigungen zur Verbreitung wichtiger interner Updates oder Mitteilungen, die sich an bestimmte Abteilungen oder Benutzergruppen richten, um eine Informationsflut zu vermeiden und sicherzustellen, dass jeder Benutzer nur die wichtigsten Nachrichten erhält.
- Integriertes Verzeichnis und Organigramm, das es Ihnen ermöglicht, die Unternehmensstruktur zu erkunden, um zu verstehen, wie die verschiedenen Abteilungen organisiert sind, und schnell nützliche Kontakte zu finden.
Einbeziehung der Benutzer und Schulung
Um die Investition in das Intranet zu maximieren, ist es entscheidend, dass die Nutzer seinen Wert verstehen und sich bei der Einführung unterstützt fühlen. Die Einführung eines "Botschafter"-Programms könnte die Lösung sein. Dabei werden die erfahrensten und digital motiviertesten Personen innerhalb der Organisation ausgewählt, die ihre Kollegen bei der Nutzung neuer Tools wie dem Intranet anleiten und ermutigen können.
Weitere Unterstützung kann durch die Erstellung von virtuellen Touren und FAQ-Seiten geleistet werden, die das Kennenlernen der wichtigsten Intranetfunktionen erleichtern und so die Lernzeit verkürzen. So könnte beispielsweise eine maßgeschneiderte Tour erstellt werden, die die verschiedenen Bereiche der Plattform - von den Archiven bis zu den Seiten mit den Unternehmensdiensten - vorstellt und kurze Erklärungen zu deren Nutzung bietet.
Gamification-Initiativen sind ein weiteres nützliches Instrument zur Steigerung des Engagements, insbesondere in der Einführungsphase. Das Unternehmen könnte beschließen, Abzeichen, Punkte oder Preise an die Nutzer zu vergeben, die sich am aktivsten an den im Intranet geförderten Gesprächen beteiligen oder zum Hochladen von Dokumenten in das neue digitale Archiv beigetragen haben. Ein weiterer Vorschlag könnte darin bestehen, kleine freundschaftliche Wettbewerbe zwischen Teams und Abteilungen zu veranstalten, um die Nutzung des Intranets zu einem angenehmen Teil des Arbeitsalltags zu machen.
Bewertung der Wirksamkeit des Intranets im Digitalisierungsprozess
Um sicherzustellen, dass das Intranet die Erwartungen erfüllt, die Sie an Ihre Digitalisierungsstrategie stellen, ist es wichtig zu wissen, wie die Akzeptanz der Nutzer und die tatsächlichen Auswirkungen des Intranets auf die Produktivität und das Wohlbefinden im Unternehmen überwacht werden können.
Folglich ist es wichtig, die Möglichkeiten der Datenanalyse zu kennen, die ein Intranet wie SharePoint den Administratoren zur Verfügung stellt; ebenso wichtig ist es jedoch, die quantitativen und qualitativen Leistungsindikatoren zu definieren, auf die sich die gesammelten Daten und die eigenen Bewertungen stützen sollen.
Als Hilfestellung für diesen zweiten Teil, d. h. die Definition von KPIs, schlagen wir im Folgenden einige Beispiele für Messgrößen vor, die bei der Einführung eines Intranets berücksichtigt werden sollten.
Beginnen wir mit den quantitativen KPIs, die dazu dienen, die Nutzung der Plattform und ihre Fähigkeit, Nutzer anzuziehen und zu binden, anhand von Zahlen zu überwachen:
- Seitenaufrufe, einzelne Nutzer und Sitzungsdauer. Diese Daten helfen, das Engagement der Nutzer zu messen.
- Anzahl der erstellten Inhalte und hochgeladenen Dokumente. Daten, die Aufschluss über die tägliche Nutzung der Plattform und die Auswirkungen auf die interne Kommunikation, das Dokumentenmanagement und den Wissensaustausch geben.
- Interaktionen bei der internen Kommunikation. Die Anzahl der Likes, Kommentare und Shares kann nützliche Erkenntnisse darüber liefern, wie die Kommunikationsstrategie des Unternehmens verbessert werden kann. So können beispielsweise Seiten und Themen ermittelt werden, die ein geringeres Maß an Engagement erzeugen und daher für die Nutzer nicht besonders nützlich sind. Umgekehrt könnten die Inhalte und Themen, an denen die Kollegen am meisten interessiert sind, als Bezugspunkt für die Verbesserung der Kommunikationsstrategie des Unternehmens dienen.
- Über das Intranet bearbeitete Anfragen. Daten, die die Effizienz der in das Portal integrierten Dienste widerspiegeln, wie z. B. Helpdesk- oder Buchungsfunktionen.
Wir gehen dann zu den qualitativen KPIs über, die sich auf das Feedback und andere nicht rein numerische Daten konzentrieren, um die wahrgenommene Nützlichkeit des Intranets durch das Unternehmenspublikum zu überwachen:
- Die Schlüsselwortanalyse. Sie helfen zu verstehen, welche Informationen von den Nutzern am häufigsten gesucht werden, und geben Hinweise auf Inhalte, die erweitert, hinzugefügt oder einfach besser organisiert werden könnten, um sie besser zugänglich zu machen.
- Feedback durch Umfragen und Fokusgruppen. Sie geben Aufschluss über den wahrgenommenen Wert der Plattform und mögliche Verbesserungsbereiche. Wer wüsste besser als die Menschen, die das Intranet zur Erfüllung ihrer Aufgaben nutzen müssen, wie das Portal verbessert werden könnte, um es zu einer noch effektiveren Produktivitätsunterstützung zu machen.
Cloud Unternehmen: Warum Microsoft 365 für die Digitalisierung nutzen?
Microsoft 365 bietet eine umfassende und integrierte Suite, die ideal für den Übergang zu einem digitalen Cloud-Unternehmen ist. Das Herzstück dieser Transformation ist SharePoint Online, mit dem Sie ein modernes, zugängliches und nahtloses Intranet aufbauen können, das die Anforderungen und Erwartungen an die Digitalisierung erfüllt, die wir in diesem Artikel gemeinsam betrachten.
Microsoft 365 ist ein Ökosystem, das die wichtigsten Bedürfnisse jeder Organisation abdeckt: die Einbindung von Kollegen, die Verbindung von Menschen und Ressourcen, die Erleichterung der Informationsverwaltung und die Schaffung einer direkteren und personalisierten internen Kommunikation.
Wir gehen der Frage nach, wie die Microsoft 365-Technologie, insbesondere SharePoint, zum Aufbau eines effektiven Intranets zur Digitalisierung Ihres Unternehmens beiträgt.
Kollegen einbinden
Die native Integration zwischen dem SharePoint-Intranet und anderen Microsoft 365-Anwendungen bietet ein komplettes digitales Ökosystem, das ideal ist, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Kollegen, Teams und Unternehmensabteilungen zu erleichtern.
Jedes Tool bietet einen Mehrwert, indem es spezifische Funktionen zur Unterstützung gemeinsamer Aktivitäten bereitstellt. Nachfolgend geben wir einen kurzen Überblick über die wichtigsten Microsoft 365-Anwendungen, die, wenn sie in das Intranet integriert werden, die Unternehmensgemeinschaft durch eine stärkere Einbindung aller Personen darin stärken können.
| Microsoft 365-Anwendung | Funktionsweise | Integration in das SharePoint-Intranet |
| Microsoft Teams | Erleichtert die reibungslose Verwaltung der internen Kommunikation über Chats, Meetings und Anrufe und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und einzelnen Benutzern. | Die im SharePoint-Intranet veröffentlichten Mitteilungen können über ein von unseren Experten entwickeltes Push-Benachrichtigungssystem an Teams-Gruppen und -Kanäle verteilt werden. |
| Viva Engage | Ermöglicht die Einrichtung von Communities für Unternehmensinitiativen, globale Kommunikation oder übergreifende Themen wie Wellness, Technologie und Branchennews. | Konversationen aus den verschiedenen Communities können in die Intranetseiten integriert werden, wodurch ein zentraler Punkt für Updates und Konversationen entsteht. |
| Planner | Vereinfacht Projektmanagement-Aktivitäten, indem er ein Projekt in Aufgaben unterteilt, diese den Teammitgliedern zuweist und den Fortschritt verfolgt. | Planner-Boards können in speziellen Bereichen des SharePoint-Intranets platziert werden, um die Kommunikation und Verwaltung gemeinsamer Aufgaben zu zentralisieren. |
| Viva-Connections | Ermöglicht den Zugriff auf die Intranet-Startseite und SharePoint-Inhalte direkt von der Teams-App aus. | Mit Viva Connections wird das SharePoint-Intranet in Microsoft Teams integriert, wodurch ein einziges Portal für Nachrichten und Updates entsteht. |
| Forms | Für die Erstellung von individuellen Umfragen und Fragebögen in modernem Design. Es enthält Funktionen zur Analyse des gesammelten Feedbacks, so dass Sie schnell nützliche Erkenntnisse für die Entscheidungsfindung gewinnen können. |
Umfragen und Fragebögen können in das SharePoint-Intranet eingebettet werden, um Seiten für Veranstaltungen, Initiativen oder Brainstorming-Sitzungen zu bereichern. |
Menschen und Ressourcen miteinander verbinden
Microsoft 365 mit seinem SharePoint-Intranet macht es einfach, Menschen und Unternehmensressourcen miteinander zu verbinden und ein Ökosystem zu schaffen, in dem Kollegen leicht auf Kontakte, Wissen und Tools zugreifen können. Das Personenverzeichnis und das Organigramm verbessern die Zusammenarbeit, indem sie die Kompetenzen und Rollen des Unternehmens sichtbar machen und es einfacher machen, die richtigen Ansprechpartner für jedes Projekt zu identifizieren.
Die erweiterte Suche wiederum ermöglicht es, Personen und Ressourcen miteinander zu verknüpfen. Die Benutzer können damit in Sekundenschnelle relevante Dokumente, Anwendungen und Nachrichten aus dem SharePoint-Intranet und der integrierten Microsoft 365-Umgebung finden.
Informationsmanagement
Microsoft 365 ist eine Plattform zur Verbesserung des Informationsmanagements innerhalb einer Organisation, die es Teams ermöglicht, einfach und sicher auf Daten und Wissen zuzugreifen, sie zu organisieren und zu teilen. Dank der Dokumentenverwaltung von SharePoint ist es möglich, strukturierte Repositories mit angepassten Versionen, Metadaten und Zugriffsberechtigungen zu erstellen.
Wie wir gesehen haben, ermöglicht die erweiterte Suche des Intranets dann das einfache Abrufen von Informationen aus dem integrierten digitalen Arbeitsplatz, wodurch der Arbeitsablauf beschleunigt wird. Diese Funktionalität wird durch die Integration mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie Outlook, um E-Mails und Kalender an einem Ort zu verwalten, und Teams, wo gemeinsam genutzte Dokumente von verschiedenen Teammitgliedern in Echtzeit eingesehen, bearbeitet und aktualisiert werden können, noch verbessert.
Was den Wissensaustausch betrifft, so unterstützen Microsoft Stream und Viva Engage die Verbreitung von Videos und Schulungsinhalten und erleichtern den Zugang zu relevanten Informationen über Unternehmensinitiativen, Updates und Verfahren. Interaktive Funktionen wie Umfragen und Q&A-Sitzungen ermöglichen den Austausch von Meinungen und persönlichen Erfahrungen mit Kollegen und tragen so zum Aufbau der Wissensbasis des Unternehmens bei.
Schließlich unterstützt Power BI ein fortschrittliches Informationsmanagement, indem es die Erstellung maßgeschneiderter Berichte und Dashboards ermöglicht, die auf Intranet-Nutzungsdaten basieren oder zur einfachen Referenzierung in Portalseiten integriert werden können.
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Giuseppe Marchi
Microsoft MVP für SharePoint und Microsoft 365 seit 2010.
Giuseppe ist der Gründer von intranet.ai und einer der Top-Experten in Italien für alles, was mit Microsoft 365 zu tun hat. Seit Jahren unterstützt er Unternehmen beim Aufbau ihres digitalen Arbeitsbereichs in der Microsoft-Cloud und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter sich wohl fühlen.
Er organisiert monatliche Online-Veranstaltungen, um Kunden über die Neuerungen in Microsoft 365 zu informieren und ihnen zu helfen, das Beste aus ihrem digitalen Arbeitsplatz herauszuholen.
FAQ zur digitalen Transformation und dem SharePoint-Intranet
Was ist ein "Cloud Digital Workplace"?
Ein Cloud Digital Workplace integriert Unternehmenswerkzeuge, Ressourcen und Kollaborationsfunktionen in einem einzigen, zugänglichen System, das in der Regel auf Plattformen wie Microsoft 365 mit SharePoint basiert.
Wie verbessert ein Cloud-Intranet die Produktivität?
Cloud-Intranets zentralisieren die Kommunikation, optimieren das Dokumentenmanagement und bieten Echtzeit-Updates, wodurch die Zusammenarbeit verbessert und Prozessredundanzen reduziert werden.
Was sind die Hauptvorteile von Microsoft 365 für die digitale Transformation?
Microsoft 365 bietet nahtlose Kollaborationstools, erweiterte Datensicherheit und Zugänglichkeit, die für eine moderne und flexible Arbeitsumgebung unerlässlich sind.
Warum ist die Employee Experience eine Priorität bei der Gestaltung des Digital Workplace?
Eine intuitive Plattform verkürzt die Einarbeitungszeit und erhöht die Akzeptanz, wodurch sichergestellt wird, dass digitale Werkzeuge die Arbeitsabläufe verbessern, anstatt sie zu unterbrechen.
Wie kann die Personalabteilung von einem cloudbasierten Intranet profitieren?
Die Personalabteilung kann Ressourcen für das Onboarding zentralisieren, Lernfortschritte überwachen und das Mitarbeiterengagement durch integrierte Kommunikationsfunktionen fördern.
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