Intranetnetwerk: waarom is het onmisbaar voor bedrijven?

Wat is het intranetnetwerk?

Waarom hebben alle bedrijven een intranet nodig?

Het intranet biedt een reeks directe voordelen die de productiviteit van ieder bedrijf kunnen verbeteren als je het op de juiste manier implementeert. Enkele van deze voordelen zijn:

• Tijd besparen: een intranetnetwerk biedt snelle en gecentraliseerde toegang tot bedrijfsinhoud en maakt die beter toegankelijk via zoekfunctionaliteiten en de mogelijkheid om geautomatiseerde archieven aan te maken die eenvoudig te beheren en te gebruiken zijn.
  
  
• Meer betrokkenheid: de ruimte die het intranet biedt helpt je ook om kennis en ideeën eenvoudiger uit te wisselen. Peilingen, prikborden, Q&A-sessies, live-evenementen, communities en gamification-initiatieven zijn slechts enkele van de mogelijkheden die een organisatie kan benutten om medewerkers te betrekken en hun actieve deelname te stimuleren.
  
  
• Sterkere bedrijfscultuur: nieuws, waarden, strategieën en doelstellingen vinden de ideale plek om alle mensen in het bedrijf te bereiken. Het gaat niet alleen om betrokkenheid maar ook om afstemming op de belangrijkste beslissingen en initiatieven. Processen zoals onboarding profiteren hiervan, net als het vermogen om interne vaardigheden te ontwikkelen doordat je de behoeften beter leert kennen dankzij directere en transparantere interne communicatie.
  
  

Maar om het concept van het intranet beter te begrijpen, samen met wat het organisaties kan bieden, kunnen we dit platform vergelijken met twee andere systemen die vaak met elkaar worden verward, hoewel ze fundamenteel verschillend zijn.

We hebben het over het internetnetwerk en het extranetnetwerk.

In de volgende tabel zie je de verschillen.

 

Intranetnetwerk: wat het onderscheidt van Internet en Extranet?

 

Type netwerk	Kenmerken
Internet	Het wereldwijde openbare netwerk dat zonder beperkingen toegankelijk is vanaf alle verbonden apparaten.
Extranet	Zakelijk portaal dat onafhankelijk kan zijn of geïntegreerd met het intranet en dat is ontworpen om interne medewerkers van een organisatie veilig te verbinden met externe stakeholders (partners, leveranciers of klanten).
Intranet	Portaal dat de basis vormt van de digitale werkplek van het bedrijf, waar documenten, communicatie, diensten en hulpmiddelen die je dagelijks nodig hebt voor mensen binnen de organisatie worden gecentraliseerd. Het richt zich dus uitsluitend op interne medewerkers en regelt toegang en machtigingen op basis van de rollen en behoeften van iedere afdeling.

 

De evolutie van het traditionele bedrijfsportaal heeft geleid tot het nieuwe concept van de "digital workplace", een geheel van geïntegreerde technologieën dat alle werkstromen afdekt, hun integratie en volledige digitalisering mogelijk maakt en waarvan het intranet de basis vormt.

Het belangrijkste voordeel van een intranetnetwerk is dus dat het een centraal toegangspunt biedt tot alle diensten die het bedrijf voor medewerkers beschikbaar wil stellen: van communicatie tot de applicaties die je nodig hebt om je werk uit te voeren (documentbeheer, beheer van supportverzoeken, projectmanagement enzovoort).

Dat rollen, content en processen samenkomen in één enkel platform brengt nog een ander aspect naar voren dat je niet mag onderschatten: veiligheid.

Iedere geautoriseerde persoon beschikt over een bedrijfsaccount, meestal beheerd via systemen voor identity management of gesynchroniseerd met gecentraliseerde directory's (in de digitale werkplek van Microsoft is dat Microsoft Entra ID). Dankzij deze systemen blijven content en gegevens alleen beschikbaar voor wie er daadwerkelijk recht op heeft en worden de risico's van dataverlies of ongeoorloofde toegang verkleind.

Intranetnetwerk: welke oplossing moet je kiezen?

De juiste technologie kiezen om je eigen intranetnetwerk op te bouwen is geen puur technische kwestie, maar een beslissing die direct invloed heeft op de manier van werken en dus op de productiviteit en efficiëntie van een organisatie.

We gaan ervan uit dat een goed ontworpen intranetplatform schaalbaar, veilig, gebruiksvriendelijk en te integreren moet zijn met de tools die je organisatie al gebruikt.

Welke technologie maakt dit allemaal mogelijk? Een van de meest gekozen antwoorden op de markt is het Microsoft-ecosysteem.

De evolutie van de bedrijfsbehoeften en de komst van cloudtechnologieën hebben ervoor gezorgd dat de Microsoft 365-suite en in het bijzonder de toepassing SharePoint Online een referentiepunt zijn geworden voor het bouwen van een modern intranetnetwerk.

Organisaties die een SharePoint-intranet invoeren, krijgen in feite een omgeving die al is geïntegreerd met de andere Microsoft-applicaties, waarmee je alle interne processen kunt digitaliseren (van communicatie en samenwerking tot het beheer van documenten, strategieën en projecten), met een sterke focus op de employee experience (dankzij de suite Microsoft Viva) en op automatisering (dankzij de integratie van oplossingen zoals Power Automate en Copilot).

 

Voorbeeld van een SharePoint intranet gemaakt met intranet.ai

 

We moeten ook benadrukken dat de digital workplace van Microsoft 365 zich onderscheidt door de synchronisatie tussen de verschillende apps. Als je bijvoorbeeld in een verspreid team werkt, kun je documenten delen vanuit een bibliotheek op het SharePoint intranet met collega’s via Teams. De aangebrachte wijzigingen worden automatisch in beide apps weergegeven dankzij de integratie met OneDrive.

Als we dit voorbeeld verder uitwerken, kan een document later per e-mail in Outlook worden gedeeld, waarbij ook externe samenwerkingspartners bij het bedrijf worden betrokken. In dat geval kan het team toegang in alleen-lezenmodus instellen zodat de samenwerkingspartners de wijzigingen kunnen bekijken zonder zelf aanpassingen te maken.

Of de bewerkrechten kunnen alleen aan een specifieke samenwerkingspartner worden toegekend. Bij elke nieuwe update van het bestand kan het team een melding ontvangen (dankzij het gebruik van vermeldingen) en de wijzigingen bekijken in de SharePoint-bibliotheek, in de e-mail in Outlook of direct in de groepschat in Teams.

Kortom het gaat om een synergetische werking tussen het SharePoint intranet en de apps die samen de geïntegreerde digitale werkplek vormen, die zowel de tijd die gebruikers nodig hebben om hun activiteiten uit te voeren verkleint als het risico op dubbele content in de bedrijfsarchieven of het blootleggen van gevoelige informatie aan onbevoegde personen vermindert.

 

Het verzenden van meldingen in Teams om toegang te krijgen tot nieuws in SharePoint met intranet.ai

 

Juist op het gebied van beveiliging en compliance garandeert SharePoint bovendien de naleving van internationale standaarden voor gegevensbescherming (ISO 27001 en HIPAA).

Microsoft investeert namelijk voortdurend in de beveiliging van zijn infrastructuur: dankzij fijnmazige toegangscontroles, versleuteling en tools voor Data Loss Prevention maakt het op SharePoint Online gebaseerde intranet het voor organisaties mogelijk het risico op ongeautoriseerde toegang en datalekken aanzienlijk te verkleinen, waarmee de waarde van dit platform ook in sterk gereguleerde sectoren wordt bevestigd.

De governance wordt ondersteund door audit- en controlesystemen in Microsoft 365, met als opvallende voorbeelden Microsoft Purview en de SharePoint-logboeken. Met deze tools kun je elke kritieke activiteit binnen het platform traceren, zoals het aanmaken van nieuwe sites, het delen van bestanden met externe partijen, het wijzigen van machtigingen enzovoort.

De periodieke analyse van de logboeken en het inschakelen van meldingen bij verdacht gedrag zijn slechts enkele voorbeelden van hoe een organisatie de volledige controle kan behouden over alles wat er binnen het intranet gebeurt en snel kan ingrijpen wanneer dat nodig is.

 

Toegang tot de inhoud van een SharePoint-site beperken

 

Terugkomend op de kern is SharePoint een platform dat het beheer van het werk binnen het bedrijf vereenvoudigt en het verandert in een geïntegreerde, meer boeiende en veiligere workflow.

Als intranetnetwerk is een van de belangrijkste voordelen van de Microsoft-oplossing het gemak waarmee je de inhoud kunt beheren. Dankzij bibliotheken kan elk bestand worden georganiseerd in slimme archieven die het indexeren via metagegevens ondersteunen en functies voor samenwerking bieden, zoals co-authoring en versiebeheer.

Dit betekent dat je samen met je collega's aan een document kunt werken zonder het risico wijzigingen van anderen te overschrijven. Bovendien wordt elke update automatisch opgeslagen en kun je, indien nodig, via het systeem een van de eerdere versies terugvinden en herstellen.

Wat de metagegevens betreft gaat het om een functionaliteit waarmee je documenten kunt verrijken met informatie die nuttig is voor de zoekopdrachten van gebruikers.

In plaats van volledige bibliotheken en afzonderlijke mappen door te bladeren kun je meteen vinden wat je nodig hebt door gebruik te maken van trefwoorden, zoals de naam van de klant die aan een contract is gekoppeld, de aanmaakdatum van een presentatie of de status van nog lopende activiteiten.

Het resultaat is dat je meer tijd hebt om je te concentreren op de belangrijkste aspecten van je werk, terwijl het SharePoint intranet de rest voor zijn rekening neemt.

 

Geavanceerd zoeken in het SharePoint-intranet van intranet.ai

 

Ook al lijkt het al genoeg, SharePoint biedt nog meer: een sociaal intranet, een omgeving waarin collega’s met elkaar kunnen communiceren zoals op een echt sociaal netwerk, buiten de klassieke communicatiekanalen om (bijvoorbeeld e-mail).

Binnen dit sociale intranet kun je berichten plaatsen, reacties achterlaten, deelnemen aan gesprekken of je aansluiten bij thematische community’s, die je vanaf nul opbouwt of die afkomstig zijn uit Viva Engage. Op die manier wordt het eenvoudiger om sterkere relaties op te bouwen en de uitwisseling van ideeën en interesses te stimuleren.

 

Overzicht van de communities die je kunt maken in Viva Engage

Intranetnetwerk met Microsoft 365 en SharePoint Online:
één oplossing om je organisatie te digitaliseren

Zoals al aangegeven vormt de synergie tussen SharePoint Online en de overige toepassingen van Microsoft 365 een van de belangrijkste redenen waarom deze oplossing door steeds meer organisaties wordt gewaardeerd voor het creëren van een intranetnetwerk .

Stel je een digitaal ecosysteem voor waarin alle tools die je dagelijks gebruikt samen werken zonder wrijving. Dat is precies wat het SharePoint intranet biedt.

Een duidelijk voorbeeld van deze synergie is co-authoring in realtime tussen de toepassingen van het oude Office 365. Denk eens aan hoe frustrerend het kan zijn om aan een document te werken dat voortdurend via e-mail wordt gedeeld, met verschillende versies die zich opstapelen en het risico dat de mensen die bij de wijzigingen betrokken zijn in de war raken.

Met SharePoint en Office Online kun je samenwerken aan een Word-, Excel- of PowerPoint-document, in realtime en waar jij en je collega's je ook bevinden. Elke wijziging wordt weergegeven op alle platforms waar het bestand staat, zodat alle teamleden altijd werken met de meest recente versie. Bovendien worden de wijzigingen automatisch in de cloud opgeslagen, zodat niemand hun bijdrage verliest en de informatie altijd veilig blijft.

 

Overzicht van co-authoring in een Word-document

 

Toch beperkt de integratie in het Microsoft-ecosysteem zich niet tot alleen samenwerken aan documenten. Dankzij het Power Platform, dat Power Apps, Power Automate en Power BI omvat, kunnen organisaties tal van activiteiten binnen hun intranet personaliseren en automatiseren.

Je kunt bijvoorbeeld met Power Automate automatische werkstromen maken voor processen zoals inhoudsgoedkeuring. In het geval dat er een nieuwsbericht gepubliceerd moet worden, kun je een stroom configureren die de conceptversie naar verantwoordelijken of reviewers verstuurt en vervolgens de medewerkers die de publicatie verzorgen een melding stuurt over de uitkomst van de goedkeuring.

Concreet kan de stroom, als het concept wordt goedgekeurd, de status van het document wijzigen in de SharePoint-bibliotheek waarin het is opgeslagen. De overgang naar de status "Goedgekeurd" kan op zijn beurt een automatisering activeren die meldingen naar gebruikers verstuurt, zodat zij weten dat de inhoud klaar is om te worden gedeeld op het intranet.

 

Voorbeeld van automatiseringen die je kunt maken in SharePoint met Power Automate

 

Met Power BI kun je intuïtieve dashboards maken die de gegevens van het intranet analyseren, zoals het aantal bezoekers, de meest geraadpleegde pagina's of het niveau van betrokkenheid.

Dit zijn essentiële informatie om te begrijpen hoe het intranet wordt gebruikt en hoe je kunt ingrijpen om de ervaring van de gebruikers te verbeteren, waardoor het adoptiepercentage in het bedrijf toeneemt. Als je bijvoorbeeld merkt dat een bepaalde sectie vaak wordt bezocht, kun je besluiten deze vaker bij te werken of nieuwe verdiepende inhoud toe te voegen.

Om dit type analyse te vereenvoudigen, heeft ons team Intranet Analytics ontwikkeld. In het kort is dit de component waarmee je concrete informatie over het gebruik van je intranet kunt krijgen, waardoor je gegevens kunt bekijken die verder teruggaan dan 90 dagen dan wat SharePoint standaard biedt.

Dankzij het geïntegreerde Power BI-rapport maakt Intranet Analytics het mogelijk om de apparaten te identificeren die gebruikers het vaakst gebruiken om toegang te krijgen tot het intranet, de zoekopdrachten in bepaalde perioden te analyseren en te begrijpen hoe collega's omgaan met de verschillende inhoud die door het bedrijf wordt gepubliceerd.

 

De prestaties van het SharePoint-intranet met intranet.ai monitoren

 

Dankzij de grote flexibiliteit is het intranet van SharePoint Online volledig schaalbaar en aanpasbaar, wat betekent dat het kan meegroeien en veranderen met je activiteiten. We kunnen daarom stellen dat het de beste oplossing is voor alle bedrijven, ongeacht hun sector of grootte.

Ook voor een klein bedrijf kan SharePoint eenvoudig worden aangepast om aan je behoeften te voldoen, bijvoorbeeld door het creëren van gebieden die zijn gewijd aan afzonderlijke afdelingen, elk met functies die zijn ontworpen om de communicatie en samenwerking binnen het team te vereenvoudigen.

 

Afdelingsgebieden in het SharePoint-intranet van intranet.ai

 

Deze flexibiliteit vertaalt zich ook in de mogelijkheid om systemen van derden te integreren, via het gebruik van de SharePoint-API's en vooraf gedefinieerde connectors die beschikbaar zijn voor Microsoft 365.

Zo kun je nieuwe functionaliteiten toevoegen zonder aanvullende oplossingen te hoeven aanschaffen en zonder afhankelijk te zijn van externe leveranciers. Een organisatie kan zelfstandig het eigen interne beheersysteem met SharePoint integreren om de publicatie van documenten zoals facturen of rapporten te automatiseren. Ook kan zij CRM- of ticketingsystemen koppelen om informatie te centraliseren en de toegang tot relevante gegevens voor de verschillende afdelingen te versnellen.

Op deze manier wordt het intranet een echt dynamisch digitaal knooppunt dat organisaties en werknemers actief ondersteunt.

Tot slot van dit korte overzicht vatten we de belangrijkste voordelen samen van een intranetnetwerk (vooral wanneer het is gebaseerd op Microsoft 365 en SharePoint Online).

 

Intranetnetwerk: de belangrijkste voordelen voor bedrijven

 

Voordeel van een intranetnetwerk	Beschrijving
Gecentraliseerde toegang tot informatie	Maakt het mogelijk om op een eenvoudige en snelle manier toegang te krijgen tot bedrijfscontent, zoals documenten, gegevens en applicaties, via één enkel platform. Dankzij geavanceerde zoekfuncties en het toevoegen van metadata wordt de ervaring nog efficiënter, waardoor je minder tijd kwijt bent aan het zoeken naar informatie.
Meer samenwerking	Maakt teamwork gemakkelijker, ook op afstand, dankzij gedeelde ruimtes waar je bestanden in realtime kunt opslaan, bewerken en becommentariëren. Integratie met tools zoals Teams en OneDrive stimuleert het samen creëren van content en de traceerbaarheid van wijzigingen, waardoor dubbel werk en dataduplicatie afnemen.
Directere en meer betrokken communicatie	Biedt speciale kanalen voor het verspreiden van communicatie, nieuws en updates, waardoor informatie direct toegankelijk is zonder de inbox te overbelasten. Bovendien kun je prikborden en nieuwsbrieven aanmaken die zijn gericht op specifieke afdelingen of groepen gebruikers.
Actieve deelname	Maakt het voor gebruikers mogelijk om actief deel te nemen aan de communicatiestroom en uitwisseling van ideeën via sociale functionaliteiten zoals opmerkingen, reacties, community's en enquêtes. Zo wordt het eenvoudiger om een dialoog met de organisatie op te zetten waarin elke medewerker hun stem kan laten horen.
Afstemming	Maakt missie, visie, waarden en bedrijfsstrategieën voor iedereen toegankelijk. Ondersteunt onboarding- en interne opleidingsinitiatieven en draagt zo bij aan het opbouwen van een gedeelde en consistente identiteit.
Beveiliging	Beschermt bedrijfsgegevens met behulp van authenticatiesystemen, encryptie, gedetailleerde machtigingen en audittools. Elke gebruiker krijgt alleen toegang tot de content die voor hen bedoeld is, waardoor het risico op ongeautoriseerde toegang wordt beperkt.
Integratie met Microsoft 365	Het SharePoint-intranet integreert naadloos met Teams, Outlook, OneDrive en Viva en maakt zo een vloeiende beheersing van content, communicatie en processen mogelijk.
Automatisering	Maakt het mogelijk om de meest repetitieve activiteiten te automatiseren, zoals goedkeuringen, meldingen en publicaties, via oplossingen zoals Power Automate en Microsoft 365 Copilot.
Analyse en monitoring	Met Power BI en geavanceerde tools zoals Intranet Analytics kun je het gebruik van het intranet meten, de prestaties van content, de betrokkenheid van gebruikers en meer. Op basis hiervan kun je gerichte strategieën ontwikkelen voor de employee experience, productiviteit en adoptie van de digitale werkplek.
Flexibiliteit en schaalbaarheid	Geschikt voor elke organisatie kan het intranet in de loop van de tijd evolueren door nieuwe functionaliteiten te integreren naargelang de behoeften. Het kan ruimtes bevatten die zijn gewijd aan specifieke teams, afdelingen of locaties en zich aanpassen aan de huisstijl van het merk.
Integratie met systemen van derden	Het intranet kan de software integreren die al in de organisatie wordt gebruikt en zo uitgroeien tot een echt knooppunt waar alle relevante informatie samenkomt en eenvoudig kan worden geraadpleegd.

Intranetnetwerk: wat mag niet ontbreken?

Een van de sleutelelementen van een intranetnetwerk is het opzetten van een duidelijke contentarchitectuur. In SharePoint Online betekent dit dat je gepersonaliseerde pagina's kunt bouwen die de belangrijkste informatie voor de verschillende afdelingen verzamelen en organiseren. Een voorbeeld hiervan is de situatie die zojuist is genoemd, waarbij elke afdeling de mogelijkheid heeft om een eigen ruimte te hebben voor zijn communicatie, initiatieven en mensen.

Met een sectie die is gewijd aan globale communicatie kan het bedrijf nieuws en updates centraliseren, in de zekerheid dat de belangrijkste informatie alle gebruikers bereikt via het gebruik van aantrekkelijke grafische elementen, prominente meldingen en notificaties in de toepassingen die aan het intranet zijn gekoppeld (in de eerste plaats Microsoft Teams).

 

Uitgelichte nieuws op het SharePoint intranet van intranet.ai

 

Een ander belangrijk element dat je niet mag negeren is de zoekfunctie.

SharePoint biedt een zoeksysteem dat metadata en tags gebruikt om het terugvinden van documenten, contactpersonen, pagina’s en bronnen veel nauwkeuriger en sneller te maken. In plaats van door ontelbare bibliotheken en mappen te bladeren kun je gewoon een paar trefwoorden invoeren en binnen enkele seconden relevante resultaten krijgen.

Dit wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van een gedeelde taxonomie, een gemeenschappelijke classificatie van de inhoud die het eenvoudiger maakt om informatie op te delen in passende mappen en sites.

Om alles nog efficiënter te maken integreert SharePoint ook systemen voor search analytics. Deze tools analyseren de zoekopdrachten van gebruikers en suggereren automatisch gerelateerde bronnen die nuttig kunnen zijn. Ze volgen ook de meest voorkomende verzoeken, zodat het bedrijf eventuele hiaten kan opsporen in de informatie die op het intranet beschikbaar wordt gesteld.

Aan de gebruikerskant kan de zoekfunctie verder worden verbeterd met AI.

In de oplossing van intranet.ai is het bijvoorbeeld het systeem zelf dat inspeelt op de behoeften van medewerkers door de meest relevante resultaten voor te stellen op basis van de gebruikte trefwoorden en hun synoniemen.

 

Intelligent zoeken in het SharePoint-intranet van intranet.ai

 

We hebben al meerdere keren gezegd dat je in het intranet ruimtes kunt creëren die zijn gewijd aan de afdelingen. Maar we zijn nog niet ingegaan op de inhoud die deze secties zou moeten vullen om het werk en de communicatie van een afdeling te ondersteunen.

Elke afdelingsruimte in SharePoint moet namelijk worden gepersonaliseerd met pagina's en web part die een volledig overzicht geven van de lopende initiatieven en activiteiten.

Tot de belangrijkste inhoud die je in deze secties kunt opnemen, behoren onder andere:

• Gedeelde agenda's, waarmee je deadlines en vergaderingen kunt synchroniseren;
• Dynamische dashboards, die in realtime worden bijgewerkt zodat je een duidelijk overzicht hebt van de activiteiten en behaalde resultaten;
• Uitgelichte communicatie, om ervoor te zorgen dat de belangrijkste informatie voor het team niet verloren gaat in de algemene drukte, maar altijd goed zichtbaar is voor alle collega's van de afdeling.
• Archieven, waar je de volledige levenscyclus van je documenten kunt beheren voordat je ze deelt met de rest van het intranet of met externe samenwerkingspartners.

 

Initiatieven, toepassingen en gedeelde agenda in het SharePoint-intranet van intranet.ai

 

Vanuit het perspectief van een afdeling die centraal staat in het functioneren van elke organisatie, de afdeling Human Resources, maakt een portaal zoals het intranet het makkelijker om een brede waaier aan processen te ondersteunen, op voorwaarde dat je het correct gebruikt.

Ons advies is om te overwegen om gebieden te creëren die zijn gewijd aan HR-processen, met passende functionaliteiten voor het beheer van:

• Vakantie- en verlofaanvragen, met de mogelijkheid om goedkeuringsflows te integreren voor het versturen van meldingen naar leidinggevenden en medewerkers;
• Interne beleidsregels, waarbij je tegelijk aanvragen zoals die voor flexibel werken kunt monitoren en goedkeuren;
• Onkostennota's, zodat terugbetalingen sneller verlopen zonder dat je hoeft te wachten op het invullen en ontvangen van papieren formulieren;
• Openstaande functies, om interne competenties te versterken en collega’s de kans te geven rollen op te nemen die passen bij hun ambities. In de oplossing van intranet.ai is er bijvoorbeeld de rubriek Job Posting om sollicitatie- en selectieprocessen te optimaliseren, ook dankzij de integratie met het persoonlijke profiel.

 

Job Posting-gebied in het SharePoint-intranet van intranet.ai

 

De laatste tijd heeft SharePoint belangrijke innovaties geïntroduceerd die de integratie met de tools van Microsoft 365 en toepassingen van derden versterken, met functies die de gebruikerservaring en de productiviteit verder zullen verbeteren.

Je moet daarom voortdurend aandacht besteden aan de nieuwe ontwikkelingen van Microsoft, die de laatste tijd steeds frequenter zijn geworden dankzij de populariteit van kunstmatige intelligentie.

Naast de integratie in zoeksystemen is een andere belangrijke uitbreiding van het intranetnetwerk op basis van SharePoint de introductie van virtuele agenten die bedoeld zijn om het creatieproces en de kwaliteit van bedrijfscontent te verbeteren.

Deze agenten kunnen:

• complexe documenten samenvatten;
• vragen beantwoorden over de gegevens die in SharePoint aanwezig zijn;
• zich aanpassen aan de activiteiten binnen een organisatie, met de juiste configuraties.

 

 

Tot slot, voor wie praktische inspiratie wil over hoe je de betrokkenheid en productiviteit kunt vergroten, is er een aparte verdiepende inhoud beschikbaar die de beste ideeën voor het intranet.

Deze ideeën variëren van het opzetten van themarubrieken en discussiefora tot het invoeren van content in microlearningformaat om de leerervaring te verbeteren. Als je deze best practices verder uitwerkt, helpt dat om het intranetnetwerk tot het referentiepunt te maken voor de dagelijkse werkpraktijk van iedereen in het bedrijf.

FAQ over het bedrijfsintranetnetwerk

Wat is een intranetnetwerk?

Een intranetnetwerk is een veilige en afgeschermde digitale omgeving, bedoeld om uitsluitend te worden gebruikt door mensen die binnen een organisatie werken. Binnen deze omgeving kun je documenten delen, communiceren, toegang krijgen tot werkhulpmiddelen en bedrijfsactiviteiten efficiënter organiseren.

Waarvoor dient een intranetnetwerk?

Het intranetnetwerk wordt gebruikt om interne processen te digitaliseren, de communicatie te verbeteren, de samenwerking tussen teams te vergemakkelijken en één enkel toegangspunt te bieden tot bedrijfsresources. Het is ook nuttig om de continuïteit van het werk te waarborgen in situaties waarin je op afstand werkt.

Welke voordelen biedt een intranetnetwerk?

Een intranetnetwerk helpt de werktijden te verkorten, het engagement van mensen te vergroten, de bedrijfscultuur te versterken en bedrijfsinformatie te beschermen. Het bevordert bovendien directere communicatie en een efficiëntere beheersing van documenten.

Wat is het verschil tussen intranet, extranet en internet?

Het intranet is een privénetwerk dat is voorbehouden aan interne medewerkers. Een extranet verbindt het bedrijf ook met externe partijen, zoals leveranciers en klanten, terwijl internet een openbaar netwerk is dat voor iedereen toegankelijk is.

Welke technologie gebruik je om een intranetnetwerk te maken?

Tot de meest gebruikte oplossingen behoort Microsoft SharePoint Online, geïntegreerd in Microsoft 365. Dit platform maakt het mogelijk om moderne, schaalbare en veilige bedrijfsportalen te bouwen die volledig zijn geïntegreerd met tools zoals Teams, OneDrive, Outlook en Power Automate.

Kan een klein bedrijf een intranetnetwerk gebruiken?

Ja, ook een klein bedrijf kan veel voordeel halen uit een intranetnetwerk, omdat je het platform kunt aanpassen aan de eigen behoeften, de communicatie kunt verbeteren en het beheer van dagelijkse activiteiten kunt vereenvoudigen.

Wat mag er niet ontbreken in een goed intranetnetwerk?

Een goed intranetnetwerk moet ruimtes bieden voor elke afdeling, goed georganiseerde communicatie, geavanceerd zoeken, slimme meldingen en de mogelijkheid om eenvoudig samen te werken aan documenten en projecten. Het moet ook integreren met de bedrijfsinstrumenten die al in gebruik zijn.

Kan ik andere software integreren in het intranet?

Ja, moderne intranetten zoals SharePoint Online ondersteunen de integratie met CRM-systemen, ERP-oplossingen, HR-software en ticketsystemen, zodat je werkstromen eenvoudiger kunt automatiseren en bedrijfsgegevens centraal kunt beheren.

Is het intranetnetwerk veilig?

Ja. Dankzij authenticatiesystemen, versleuteling, rechtenbeheer en controlemiddelen zorgt het intranetnetwerk voor gegevensbeveiliging en bescherming tegen onbevoegde toegang.

Wat wordt bedoeld met een sociaal intranet?

Een sociaal intranet is een interactieve omgeving waar medewerkers kunnen communiceren zoals op een sociaal netwerk, met berichten, reacties, thematische communities en enquêtes. Het bevordert de uitwisseling van ideeën en versterkt het gevoel van verbondenheid.