Intranetnetwerk: wat het is en waarom bedrijven het nodig hebben

Het intranetnetwerk is het instrument dat organisaties in elke markt begeleidt naar een slim digitaliseringsproces waarvan de voordelen legio zijn. Bedrijven, vooral in de huidige werkomgeving waar slim werken centraal staat, kunnen niet zonder.

Laten we eens kijken waarom.

Wat vind je in dit artikel

Wat is een intranetnetwerk
Wat je met een intranet kunt doen
Intranet: hoe maakt het uw bedrijf concurrerend?
De kosten en baten van een intranetnetwerk

Wat is een intranetnetwerk

In het huidige digitale landschap is het noodzakelijk om de beste tools te vinden om bij te blijven. Het intranet is een bedrijfsplatform dat uw organisatie in contact brengt met een innovatieve en krachtige werkwereld dankzij alle voordelen van digitaal.

De toegang is beperkt tot diegenen die deel uitmaken van het bedrijf. Via een bedrijfsaccount kan elke gebruiker het op elk moment gebruiken vanaf zijn tablet, pc of smartphone. De organisatie voegt er communicatie en diensten voor de werknemer aan toe om hem of haar synchroon te houden met de dynamiek van het bedrijf.

Om je een beter inzicht te geven in de mogelijkheden van het intranet, zetten we in dit artikel een aantal zakelijke aspecten op een rij die je met het gebruik ervan kunt implementeren.

Waarom heeft uw bedrijf er ook een nodig?

Omdat een intranet, of digitalewerkplek, het digitale portaal is dat u nodig hebt om te profiteren van de kansen die nieuwe technologieën bieden, en er zijn al genoeg bedrijven die hierin investeren.

Een bedrijfsintranet verbetert de interne bedrijfscommunicatie, zodat u in realtime met alle werknemers kunt communiceren en onmiddellijk feedback krijgt.

De bespaarde tijd en middelen kunnen worden gebruikt voor andere activiteiten om de bedrijfsdoelen te bereiken.

Onnodig werk wordt verminderd en u kunt zich volledig concentreren op belangrijkere taken.

Hogere productiviteit met betere zakelijke apps
Bespaar tijd en middelen
Snelle uitwisseling van bestanden, gegevens en informatie
Vereenvoudigde communicatiekanalen
Samenwerking in realtime
Betrokkenheid van werknemers
Gecategoriseerd gegevensarchief

Een optimale werkruimte

Het intranet is voor de werknemer een toegangspoort tot de digitale wereld van het werk met al zijn faciliteiten. De omgeving waarin ze zich bevinden is een optimale werkomgeving, waarin toegang tot de informatie die ze nodig hebben om te werken of de bedrijfsprocessen die ze moeten volgen in de helft van de tijd en met één klik kan worden bereikt .Kortom, de portal vermindert de tijd die nodig is om dagelijkse taken uit te voeren en verhoogt zo de collectieve productiviteit.

Het stelt je in staat om bedrijfscommunicatie, servicenieuws en informatie te verspreiden waarmee de medewerker up-to-date kan blijven en in de pas kan blijven met de veranderende dynamiek van de organisatie.

Alle mensen die deel uitmaken van het bedrijf en er dagelijks mee te maken hebben, kunnen elkaar ontmoeten en samenwerken met meer middelen tot hun beschikking en vooral hun kennis delen binnen het bedrijf. Elke activiteit die met het intranet wordt gegenereerd, zal altijd gericht zijn op mensen.

Van hun feedback en gedrag door middel van enquêtes, feedback en anonieme rapportage, kunt u een platform bieden dat aan hun behoeften voldoet en zo de prestaties van het bedrijf verhogen.

Wat je met een intranet kunt doen

U kunt bedrijfscommunicatie, werkdocumenten zoals brochures, bedrijfsprocedures en alle informatie die het bedrijf nodig heeft om te synchroniseren met werknemers en vice versa invoeren.

Het is ook mogelijk om gebieden over de bedrijfsstructuur, missie, waarden en de identiteit die nodig is om werknemers te betrekken, voor iedereen zichtbaar te maken.

Elke afdeling kan haar eigen afgeschermde gebied hebben om de voortgang van de activiteiten te controleren en de doelstellingen van de afdeling na te gaan.

Wat is intranet.ai?

intranet.ai is een kant-en-klaar bedrijfsintranet, ontworpen om kosten en implementatietijden te verlagen en zo een collaboratieve en moderne digitale werkomgeving te creëren:

Initiële prijs van 3.650 €/jaar voor een compleet intranet
50+ toepassingen, inclusief geavanceerd zoeken, documentbeheersysteem, pushmeldingen via Teams, persoonlijk profiel en FAQ-pagina's
100% geïntegreerd met SharePoint Online en Microsoft 365

Plan een demo

Intranet: Gebieden voor werknemers

Wist je dat binnen een intranet elke werknemer zijn of haar eigen privégedeelte heeft waarin hij of zij alle diensten kan vinden die het bedrijf voor hem of haar beschikbaar stelt? Bedrijfsprocessen zoals die op het gebied van welzijn worden op intelligente wijze gedigitaliseerd en met één druk op de knop beschikbaar gemaakt binnen het intranet.

In zijn persoonlijke omgeving kan de werknemer het volgende bekijken:

zijn vorige en toekomstige loonstroken
zijn favoriete werkapps
vakantieaanvragen
onkostendeclaraties
smartworking-aanvragen
de gedeelde bedrijfsagenda

In deze ruimte heeft de gebruiker ook een gedeelte gewijd aan zijn professionele carrière waar hij al zijn professionele vorderingen, prestaties, interesses, vaardigheden en KSAO kan invoeren in een digitaal CV.

Dit is een manier om zichzelf beter bekend te maken bij superieuren en collega's.

Elke werknemer kan ook zoeken naar de juiste en competente persoon voor werkprojecten door zijn of haar vaardigheden te onderzoeken.

Vereenvoudigde communicatie

Het intranet zorgt voor een continue, up-to-date en uitgebreide stroom van gedigitaliseerde informatie. Zoals we al zeiden, kan elke werknemer het volgende vinden

bedrijfscommunicatie zoals nieuws of serviceaankondigingen
werkdocumenten zoals brochures, sjablonen of bedrijfsprocedures
informatie die het bedrijf moet synchroniseren met de werknemer en vice versa, zoals doelen, beloningen, nieuwe werknemers

Elementen die de missie, waarden en identiteit van het bedrijf versterken, kunnen ook voor alle gebieden worden gepubliceerd. Door middel van gemarkeerde banners, meldingen en waarschuwingen vindt elk stuk bedrijfsinformatie de juiste zichtbaarheid op basis van zijn prioriteit.

Intelligent onderzoek

Uit een witboek IDC blijkt dat organisaties bijna 2,5 miljoen dollar per jaar verliezen doordat werknemers moeite hebben om kritieke informatie te vinden en terug te vinden. Als elke werknemer daarentegen het juiste document op het juiste moment kan vinden, zullen de bedrijfsprestaties toenemen door deze organisatorische kloof te dichten en zal het bedrijf in de ogen van zijn werknemers alle hulpmiddelen lijken te bieden die ze nodig hebben om onder de best mogelijke en meest innovatieve omstandigheden te werken.

Het ondersteunen van deze operationele kant verbetert vier aspecten in het bijzonder:

Het kennisbeheer in het bedrijf. Voor een optimaal beheer van de kennisstroom in het bedrijf is het noodzakelijk dat de zoekprocessen vlot, volledig en ogenblikkelijk verlopen.
De betrokkenheid van werknemers. Werknemers kunnen werken met waardevolle inhoud in een kwaliteitsvolle werkomgeving.
Effectieve samenwerking tussen teams.
Projectbeheer. Managers kunnen snel en gemakkelijk kritieke informatie bereiken, mensen met de juiste vaardigheden vinden en projecten uit het verleden identificeren.

Het intranet is uitgerust met intelligente zoeksystemen waarmee u op elk van deze aspecten het gaspedaal kunt indrukken, waardoor u tijd en geld bespaart.

U kunt

meerdere databases doorzoeken zoals: documenten in het intranet, nieuws en pagina's ,collega's in het bedrijf, bedrijfsinformatie.
Tags en categorieën toewijzen aan elk stuk inhoud voor effectiever terugvinden.
Dankzij een intelligent analysesysteem de zoekopdrachten van gebruikers volgen om aan hun behoeften te voldoen.

Online archief

Binnen het intranet wordt allerlei informatie verspreid, van service-informatie tot bedrijfsinformatie.

Al deze informatie wordt verzameld in een online cloudarchief zodat deze altijd en overal kan worden gevonden.

Dit vereenvoudigt het zoeken en bespaart kostbare tijd.

Het interne bedrijfsintranet kan niet alleen het communicatiekanaal verkorten en vereenvoudigen, maar er ook voor zorgen dat dit veilig gebeurt.

Intern is de uitwisseling van gedigitaliseerde gegevens en informatie volledig veilig.

Een gemeenschap creëren en versterken

Deel uitmaken van een gemeenschap betekent discussiëren, van gedachten wisselen over specifieke onderwerpen, inspiratie halen uit de ideeën van anderen en zo jezelf verbeteren.

Het intranet gaat uit van het community-concept en breidt dit uit en past het toe in de bedrijfscontext. Thematische communities geven je de mogelijkheid om informatie te krijgen, ideeën op te doen en te discussiëren over activiteiten die bij een gewenst onderwerp horen.

Als je erover nadenkt, kunnen bedrijven dit mechanisme ook benutten. In feite werken mensen in hetzelfde bedrijf allemaal in hetzelfde vakgebied. Hoewel ze verschillende vaardigheden, posities en rollen hebben, werken ze allemaal aan dezelfde doelen, verkopen ze dezelfde producten of leveren ze dezelfde diensten.

De kracht is dat iedereen perfecte kennis heeft van wat hij doet en dit is van onschatbare waarde voor elk bedrijf. Mensen de kans geven om elkaar te confronteren, ideeën uit te wisselen en te genereren, verhoogt noodzakelijkerwijs de positiviteit in het bedrijf.

Iedereen geniet van de kans om zijn kennis met anderen te delen en zo elkaar te verbeteren, wat ook de bedrijfsresultaten verhoogt. Bijgevolg is het normaal dat er een waardeketen op gang komt in een gedigitaliseerde omgeving.

Intranetnetwerk: Voordelen voor werknemers en klanten

Door een stem te geven aan degenen die elke dag in het bedrijf werken, kunnen eventuele problemen in het bedrijf sneller worden opgelost en wordt het risico op ontevreden mensen in de werkomgeving sterk verminderd.

Bovendien zijn de voordelen niet alleen te zien vanuit het perspectief van de werknemer, maar ook vanuit het perspectief van de klant. Voortdurende confrontatie met mensen die in nauw contact staan met klanten maakt het mogelijk om de juiste gedigitaliseerde informatie te vinden om aan hun behoeften te voldoen en zo te begrijpen welke service vóór de concurrentie geleverd moet worden en hoe dat moet gebeuren.

Het verspreidt binnen het bedrijf een nauwkeurig bewustzijn van wat er wordt gedaan en voor wie. Wie kan deze informatie beter naar het bedrijf brengen dan degenen die er elke dag werken?

Dergelijke voordelen kunnen alle bedrijven oogsten via het intranet.

Het is een perfect instrument om deze mensen een stem te geven.

Het aanmaken van discussiegroepen op het intranet of via een van de digitale werkplektools die Microsoft 365 ons bijvoorbeeld ter beschikking stelt, zijn tools die vervolgens met een paar klikken kunnen worden ingesteld en echt in gebruik kunnen worden genomen.

Het is niets transcendentaals, maar de toegevoegde waarde voor een digitaal bedrijf is zeer groot.

Het verbetert de betrokkenheid en het bedrijfsklimaat

Daarnaast is het intranet een middel dat je beter niet kunt gebruiken, vooral omdat het het bedrijfsklimaat en de bedrijfsidentiteit kan verbeteren. Mensen die hun zegje kunnen doen of die gemakkelijk informatie voor hun werk kunnen vinden bij anderen, voelen zich duidelijk meer betrokken dan mensen die alleen werken.

Als ze beter worden in hun werk, spreekt het voor zich dat naast de productiviteit van het bedrijf ook de positiviteit van het bedrijfsklimaat toeneemt. Bedenk eens hoezeer iemand wiens idee op het intranet is geplaatst, is besproken en daadwerkelijk is uitgevoerd, zich deel kan voelen van het bedrijfsproject.

Denk eens aan de echo die zo'n voorbeeld onder collega's kan teweegbrengen. Het intranet is de perfecte plek om dergelijke stimulerende gedigitaliseerde werkomgevingen te creëren. Het is de perfecte plek om informatie en kennis binnen het bedrijf te delen.

Het intranet vormt een bedrijfsgemeenschap waar informatie-uitwisseling en discussies aan de orde van de dag zijn. De verspreiding van inhoud met betrekking tot het bedrijfsleven genereert wijdverspreide kennis die het gevoel van verbondenheid met het bedrijf vergroot.

Werknemers hoeven maar een paar stappen van hun prikbord te zetten om met elkaar in contact te komen en informatie te delen die het werk versnelt en productiever maakt. Chatsystemen, commentaren, feedback, reacties en interessante berichten verhogen de betrokkenheid van de gebruiker en een gepaste ontvangst van bedrijfscommunicatie.

Betrokkenheid van werknemers

Betrokken werknemers zorgen voor betere resultaten in het bedrijf.

De werknemer staat centraal in het intranet en dit blijkt uit alle werkinstrumenten die het biedt.

Naast het feit dat het hem voortdurend in contact houdt met het bedrijf via bedrijfsnieuws, waarschuwingen, mededelingen of discussies binnen het bedrijf en ervoor zorgt dat hij altijd het materiaal heeft dat hij nodig heeft om te delen, kan het ook zijn netwerk uitbreiden door hem gemakkelijk in contact te laten komen met collega's van alle afdelingen.

Elke gebruiker maakt deel uit van een klassiek telefoonboek waarin persoonlijke informatie zoals zijn contacten, interesses, eerdere ervaringen en vaardigheden te vinden zijn. Werknemers kunnen op deze manier een sterker gedigitaliseerd bedrijfsnetwerk creëren en steeds soepeler communiceren.

Het intranet wordt een plaats voor uitwisseling, discussie en erkenning via openbare berichten en feedback. Hun gevoel deel uit te maken van de organisatie wordt steeds belangrijker.

Bedrijfssucces

Het succes van elk bedrijf hangt af van de tevredenheid en deelname van zijn werknemers. Hoe groter de betrokkenheid van de werknemers bij het bedrijf, hoe groter de kans dat de doelen worden bereikt.

Mensen en hun behoeften moeten centraal staan in het bedrijfsintranet. Daarom moeten mensen een bruikbare digitale ruimte krijgen waar ze informatie kunnen invoeren, van gedachten kunnen wisselen met collega's en meningen en ideeën kunnen uiten. Toegewijde werknemers zullen gemotiveerder zijn en hun werk zal vruchtbaarder zijn.

Een intranet is dus niet alleen nuttig voor het verbeteren van de interne communicatie en het stroomlijnen van bedrijfsprocessen, maar ook omdat het geavanceerde digitale samenwerking tussen mensen mogelijk maakt en bedrijven helpt betrokkenheid te creëren.

Wat zijn de kosten en baten van een intranet?

Tegenwoordig is het intranet een onmisbaar hulpmiddel geworden waar geen enkel bedrijf in welke markt dan ook zonder kan, gezien de enorme voordelen die het met zich meebrengt.

De vraag die je jezelf daarom misschien stelt is: wat zijn de kosten van zoveel voordelen?

Ons antwoord is dat je met ons intranet een krachtig intranet, geïntegreerde systemen met Microsoft 365 en tools voor kunstmatige intelligentie kunt realiseren met 10 procent van de kosten en 10 procent van de tijd.

De integratie met Microsoft 365 en het gebruik van AI geeft je toonaangevende geavanceerde tools voor bedrijfsdigitalisering. Als je de juiste KPI's gebruikt, zul je snel beseffen dat het intranet tastbare besparingen kan opleveren voor elk bedrijf in elke branche.

Wil je een compleet, gebruiksklaar intranet?

"Intranet-in-a-box" is de complete service voor je bedrijf:

We bieden je een merkintranet dat al geïntegreerd is met Microsoft 365 en Viva.
We gaan verder dan de grenzen van een standaard bedrijfssite met onze aanpasbare functies.
We werken alle componenten bij volgens de nieuwste Microsoft-standaarden.

Vereenvoudig de interne communicatie en digitaliseer uw bedrijf met een minimale investering.

Neem contact op

Giuseppe Marchi

Microsoft MVP voor SharePoint en Microsoft 365 sinds 2010. Giuseppe heeft Dev4Side en intranet.ai opgericht met als doel bedrijven te helpen een eenvoudigere en effectievere werkomgeving te krijgen.

Hij werkt als consultant voor alles wat te maken heeft met digitale samenwerking, intranetportalen en Microsoft-cloudplatformen.