Microsoft 365 Archive: Wat het is, beperkingen en alternatieven

Microsoft 365 Archive breidt de opslagruimte in Microsoft 365 uit en maakt het archiveren van SharePoint-sites mogelijk. Maar hoewel de functionaliteit veelbelovend is, is het nog steeds nodig om na te denken over het beste moment om dit nieuwe product te gebruiken, gezien de gebruikskosten.

Voordat u nieuwe ruimte koopt in SharePoint Online en voordat u de kosten maakt voor het gebruik van Microsoft 365 Archive, is er een alternatieve oplossing om ruimte vrij te maken zonder extra kosten en met een meer autonoom beheer van archieven in Microsoft 365.

Lees alle details in dit artikel.

Microsoft 365 Archive: een korte introductie

Microsoft 365 Archive is de oplossing die door Microsoft is ontworpen om de opslagruimte uit te breiden die wordt ingenomen door persoonlijke en zakelijke sites op basis van SharePoint Online.

Met dit nieuwe product kunt u de gegevens in een SharePoint-site archiveren om te voorkomen dat de beschikbare opslagruimte in beslag wordt genomen door onderbenutte inhoud. Het is dan mogelijk om een of meer SharePoint-sites te archiveren in de extra ruimte die wordt aangeboden door Microsoft 365 Archive, tegen een betaalbare prijs. Deze migratie omvat:

• Documentbibliotheken
• Bestandenverzamelingen en lijsten

Eenmaal gearchiveerd blijft de inhoud van een site beschikbaar voor globale SharePoint-beheerders, die op elk moment kunnen beslissen om ze opnieuw te activeren of helemaal te verwijderen.

Belangrijke opmerking: Zelfs wanneer de gegevens gearchiveerd zijn, behouden ze dezelfde standaarden voor zoeken (nu alleen voor beheerders, maar binnenkort voor alle ingeschakelde gebruikers), beveiliging en compliance die gedeelde bronnen in SharePoint en de overige Microsoft 365-toepassingen kenmerken.

Hoe de opslagruimte van Microsoft werkt

Microsoft-opslagruimte is onderverdeeld in twee hoofdcategorieën:

• Mailboxopslagruimte, die het volgende omvat
  • Mail gekoppeld aan uw Microsoft-account, inclusief Outlook.com, Hotmail, Live en MSN.
  • Outlook.com bijlagen, e-mailberichten, contactpersonen en agenda-items.
    
    
• Cloudopslagruimte
  • Bestanden en media-inhoud die zijn opgeslagen of gesynchroniseerd met OneDrive.
  • Bijlagen en online e-mailberichten van Outlook.com.
  • Bestanden en documenten opgeslagen in SharePoint en Teams (dat eigenlijk onder SharePoint valt voor bestandsopslag).

Voor gebruikers die een Microsoft 365-licentie hebben aangeschaft, zijn de kosten als volgt verdeeld:

• Ruimte op SharePoint Online biedt 1TB voor elk bedrijf, waaraan 10GB moet worden toegevoegd voor elke gebruiker met een licentie die SharePoint omvat. Een bedrijf met 100 gebruikers met een SharePoint-licentie heeft bijvoorbeeld 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB samenwerkingsruimte.
  
  
• Microsoft 365 Business-plannen
  • 50 GB voor e-mail en 1 TB voor OneDrive, per gebruiker.
    
    
• Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) plannen
  • 100 GB voor e-mail en onbeperkte ruimte voor OneDrive.
  • Zodra je de beschikbare quota in SharePoint Online overschrijdt, krijg je geen toegang meer tot bijna alle functies voor het opslaan en delen van documenten en informatie.

De gebruiker zal bijvoorbeeld niet langer in staat zijn om:

• Nieuwe bestanden uploaden, bewerken of synchroniseren in OneDrive, terwijl bestaande inhoud beschikbaar zal zijn in de modus Alleen-lezen.
• Documenten opslaan of bewerken in SharePoint of Teams.
• Berichten verzenden of ontvangen in Microsoft Teams.

Nadat de 12 maanden zijn verstreken sinds het overschrijden van de quota, kan Microsoft het OneDrive-account van de gebruiker uitschakelen en alle aanwezige inhoud onherroepelijk verwijderen.

Tot slot moet worden opgemerkt dat de functionaliteit voor e-mail in Outlook wordt opgeschort, zelfs als alleen de quota voor cloudopslag wordt overschreden. OneDrive opslag is dus de kern van de digitale werkplek van Microsoft 365 en het punt waar gebruikers en bedrijven de meeste aandacht aan moeten besteden.

Dit verklaart het belang van Microsoft 365 Archive, de enige oplossing die Microsoft momenteel biedt om te voorkomen dat het beschikbare opslagquotum in iemands abonnement wordt overschreden door in te grijpen op SharePoint-sites en hun archieven die rechtstreeks zijn gekoppeld aan het persoonlijke en zakelijke OneDrive-account.

Microsoft 365 Archive: Wat zijn de voordelen?

Hoewel het nog steeds een previewproduct is, heeft Microsoft 365 Archive al bewezen verschillende voordelen te bieden voor het beheer van opslag in de Microsoft 365 tenants en vooral SharePoint Online.

We hebben gezien hoe het nu mogelijk is om de ruimte die SharePoint-sites innemen te verminderen door het gewicht van gearchiveerde inhoud te verplaatsen van Microsoft 365-opslag naar Microsoft 365 Archive-opslag. De verplaatste gegevens behouden ook de beveiligings- en zoekstandaarden (hoewel dit laatste nog steeds beperkt is).

Maar er zijn nog andere voordelen die Microsoft 365 Archive biedt om op te wijzen, waaronder de volgende.

1. Snelheid van archivering

Microsoft 365 Archive slaagt erin om de opslag van sites in SharePoint op een vrij wendbare manier af te handelen, zonder de prestaties in aantal of grootte aan te tasten. De opslagsnelheid wordt gemeten in minuten en verschilt dus van de snelheid die wordt geboden door oplossingen zoals Azure's BLOB.

2. Lage kosten

Met Microsoft 365 Archive kunnen gebruikers ruimte vrijmaken in hun Microsoft 365-omgeving, waardoor SharePoint-sites en gerelateerde inhoud die via OneDrive is opgeslagen minder ruimte in beslag nemen. Dit alles biedt gebruikers en bedrijven aanzienlijke besparingen in vergelijking met het rechtstreeks kopen van nieuwe opslag. Gebruikers met zakelijke Microsoft 365-plannen moeten bijvoorbeeld een hoger plan aanschaffen om meer opslagruimte te krijgen.

3. Metadata bewaren

Om de privacy en organisatie van de gegevens in een gearchiveerde SharePoint-site intact te houden, handelt Microsoft 365 Archive niet op de metadata die aan elke bron zijn toegewezen of zelfs de machtigingen die door het bedrijf zijn verstrekt om toegang te krijgen tot de informatie. Zodra een site opnieuw is geactiveerd, hebben gebruikers toegang tot de inhoud en kunnen ze samenwerken met collega's zoals ze deden voordat ze werden gearchiveerd.

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive scheidt automatisch actieve sites in de SharePoint-tenant van inactieve, d.w.z. nieuw gearchiveerde sites. In feite worden gearchiveerde sites weergegeven onder de juiste kop "Gearchiveerde sites", die globale of SharePoint-beheerders rechtstreeks vanuit de beheerinterface kunnen bereiken. Dit voorkomt dat de navigatie van gebruikers wordt belast met bronnen in SharePoint die weinig worden gebruikt en daarom van weinig nut zijn voor hun dagelijkse activiteiten. Natuurlijk maakt deze scheiding het ook eenvoudiger voor beheerders om de sites in de tenant te beheren.

Wat is het verschil tussen Microsoft 365 Archive en
SharePoint Advanced Management?

SharePoint Advanced Management is een add-on die handige functies biedt voor het beheren van SharePoint- en OneDrive-inhoud en tegelijkertijd de samenwerkingservaring verbetert.

De belangrijkste functies zijn

• Toegang tot een SharePoint-site beperken via Microsoft 365- of Entra ID-groepen
• Bestuursrapporten ontvangen voor gegevenstoegang in SharePoint-sites
• Toegang tot de OneDrive-service beperken via beveiligingsgroepen
• De toegang beperken tot een bestand dat is opgeslagen in OneDrive
• De levenscyclus van SharePoint-sites beheren

Deze laatste functie is de reden waarom SharePoint Advanced Management vaak wordt verward met Microsoft 365 Archive, maar er is een groot verschil tussen de twee producten.

SharePoint-sitebeheer met SharePoint Advanced Management is namelijk beperkt tot het automatisch identificeren van inactieve sites en het sturen van een notificatie naar de eigenaars om te zien of de gedetecteerde site daadwerkelijk weinig gebruikt wordt door gebruikers.

Met SharePoint Advanced Management kunt u dus geen actie ondernemen op het geheugen dat inactieve sites innemen, in tegenstelling tot Microsoft 365 Archive.

Microsoft 365 Archive: Hoeveel kost het?

Microsoft 365 Archive volgt een pay-as-you-go model, dat is onderverdeeld in twee componenten:

1. In deze previewfase wordt extra ruimte in rekening gebracht als 0,05 GB/maand. In de kosten wordt alleen rekening gehouden met de opslagruimte die het quotum van de huurder overschrijdt.
2. De activeringsprijs voor elk van de gearchiveerde sites is 0,60 €/GB. Er is echter een proefperiode waarbij de activering 7 dagen gratis is.

De facturering wordt specifiek afgehandeld via het Pay-As-You-Go-model van SharePoint Premium, dat is gekoppeld aan het Microsoft Azure-abonnement. De kosten van Microsoft 365 Archive kunnen vervolgens worden bijgehouden met de kostenbeheerfunctie van Azure.

Het voordeel van Microsoft 365 Archive zit duidelijk in de prijs. Je betaalt 0,05€/GB/maand in plaats van 0,2€/GB/maand voor extra SharePoint Online ruimte.

Maar er is een alternatief voordat je deze kosten moet betalen, waarmee je de ongebruikte ruimte in SharePoint Online kunt verwijderen (we zullen dit aan het einde van het artikel bespreken).

Microsoft 365 Archive: Hoe gebruik je het?

Het gebruik van Microsoft 365 Archive is vrij intuïtief.

De functies voor het archiveren en reactiveren van SharePoint-sites zijn voor globale of SharePoint-beheerders rechtstreeks toegankelijk vanuit hun beheerinterface.

Vanuit de beheerinterface moet men dan

• Naar het item "Actieve sites" gaan
• De sites selecteren die u wilt archiveren
• Klik op de opdracht "Archiveren

De geselecteerde sites verschijnen in het item "Gearchiveerde sites", opnieuw toegankelijk vanuit de beheerinterface. Door de lijst met gearchiveerde sites te openen, kunnen beheerders op elk moment de opdracht "Reactiveren" gebruiken om de sites en hun inhoud weer beschikbaar te maken.

De ruimte die gearchiveerde SharePoint-sites innemen, wordt niet langer meegerekend in de quota die beschikbaar zijn voor hun plan voor Microsoft 365, maar wordt berekend en meegerekend in de quota die door Microsoft 365 Archive worden aangeboden volgens de criteria die samen worden bekeken in het gedeelte over prijzen.

Zelfs als ze worden gearchiveerd, behouden sites die worden verplaatst naar Microsoft 365 Archive de normen op het gebied van duurzaamheid van gegevens, beveiliging via globale en SharePoint-machtigingen, naleving van het aantal gegevens dat is toegestaan door de EU en voor de geografische verblijfplaats van iemands gegevens.

Hieronder vindt u een overzichtstabel van alle functies van Microsoft 365 Archive die we tot nu toe hebben gezien.

De beperkingen van Microsoft 365 Archive

De Microsoft 365 Archive preview heeft een aantal belangrijke beperkingen, waarvan sommige of alle tegen 2024 zullen zijn opgelost. Naast het zoeken naar gearchiveerde inhoud (nu alleen beschikbaar voor beheerders), zijn hier de belangrijkste beperkingen van de archieffunctionaliteit:

• Archivering en reactivering zijn alleen mogelijk voor volledige SharePoint-sites; ze zijn dus niet beschikbaar op een granulair niveau om de ruimte te beheren die door afzonderlijke bestanden of bibliotheken wordt ingenomen.
• Een hub-site kan niet worden gearchiveerd. Deze moet eerst als zodanig worden afgemeld.
• Het is niet mogelijk om de datum en auteur van het archiveren van een site te bekijken.
• Het archiveren van een geregistreerde site in Microsoft 365-back-up is niet toegestaan.
• Tenant hernoemen wordt niet ondersteund in gearchiveerde sites. Daarom moeten ze opnieuw worden geactiveerd.
• Het is niet mogelijk om het archiveren van deze gegevens te delegeren aan gebruikers die geen SharePoint-beheerder of globale beheerderrol hebben.

Bovendien kunnen tenants met meer dan 50.000 sites problemen hebben met het opsommen van de sites in het item "Gearchiveerde sites" in de beheerinterface. Daarentegen hebben multi-geo huurders niet de mogelijkheid om gearchiveerde sites te verplaatsen.

Wat betreft SharePoint-sites die verbonden zijn met Microsoft Teams, moet een onderscheid worden gemaakt.

Sites die zijn aangesloten op een privékanaal kunnen niet worden gemigreerd naar Microsoft 365 Archive, terwijl archivering wel mogelijk is voor SharePoint-sites die zijn aangesloten op een standaard Teams-kanaal.

Wanneer een site die is verbonden met een Teams-kanaal echter wordt gearchiveerd, worden bronnen zoals:

• Het Teams-kanaal dat is verbonden met de gearchiveerde site
• De mailbox in Exchange
• De inhoud in het tabblad Planner

Maar let op: het archiveren van een SharePoint-site blokkeert automatisch de toegang tot gedeelde bestanden in het gekoppelde Teams-kanaal voor alle gebruikers.

Daarom raadt Microsoft zelf aan om het Teams-kanaal samen met de bijbehorende SharePoint-site te archiveren, zodat de gebruikerservaring binnen de digitale werkplek niet in het gedrang komt.

Een laatste overweging betreft synchronisatie.

Als een SharePoint-site wordt gearchiveerd terwijl synchronisatie met een apparaat (zoals een computer of mobiel apparaat) actief is, zal de clientsoftware die wordt gebruikt voor synchronisatie fouten melden zodra het archiveringsproces is voltooid.

De synchronisatieclient meldt de gebruiker dat de synchronisatie is geblokkeerd en dat er daarom discrepanties kunnen zijn tussen de gegevens op het apparaat en de gegevens op de SharePoint-site.

Microsoft 365 Archive: is er een alternatief?

Microsoft 365 Archive biedt belangrijke voordelen, maar ook belangrijke beperkingen. De kosten om SharePoint-sites gearchiveerd te houden blijven aanzienlijk, en laten we niet vergeten dat belangrijke functies voor samenwerking en contentbeheer verloren gaan bij de migratie naar Microsoft 365 Archive.

Bovendien is archivering beperkt tot alleen SharePoint-sites en biedt het dus geen ruimte voor het belangrijkste cloudplatform van Microsoft 365, namelijk OneDrive.

Onder de alternatieven op de markt is er een goedkopere en uitgebreidere oplossing. Dit is de adviesdienst die intranet.ai aanbiedt om te leren hoe je zelfstandig opslagruimte kunt beheren in SharePoint, Teams en OneDrive om zo te besparen op de aanschaf van nieuwe opslag en externe producten zoals Microsoft 365 Archive.

intranet.ai: de beste oplossing voor
ruimtebeheer in de Microsoft-cloud

Onze experts kunnen bedrijven voorzien van de tools en kennis die ze nodig hebben om de ruimte die ze innemen in SharePoint en OneDrive te verminderen, waardoor ze besparen op de aanschaf van nieuwe opslag en de kosten van het gebruik van producten zoals Microsofts nieuwe Archive.

Met een paar dagen consultancy kunnen we gebruikers trainen in het schoonhouden van archieven in de enterprise cloud, waarbij we handelen op basis van hun beheer in plaats van hun locatie (het is dus geen eenvoudige migratie van het ene archief naar het andere).

Het wordt dus mogelijk om:

• Het beheer van opslagruimte in Microsoft 365 te verbeteren, op eigen houtje.
• Samenwerkingsfuncties te behouden, die verloren gaan met Microsoft 365 Archive.

Het proces is eenvoudig.

We beginnen met het snel scannen van alle archieven in Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, waarbij we de versies van de aanwezige bestanden analyseren.

We berekenen de opslagruimte die individuele bestandsversies innemen en rapporteren het bedrijf hoeveel ruimte het kan vrijmaken door de inhoud te verwijderen, afhankelijk van het nut.

Om nauwkeurig minder bruikbare versies te identificeren, kunnen we regels voor aangepaste analyse implementeren die zich richten op specifieke SharePoint-sites, bestanden met versies ouder dan een bepaalde datum of bestanden van bepaalde typen.

Andere voordelen van onze consulting service zijn onder andere

1. Implementatie van een geplande verificatiestroom, om te bepalen hoe vaak archieven in Microsoft 365 moeten worden geanalyseerd en zo te zorgen voor een constante bewaking van de beschikbare quota.
2. Inzicht in opslagbeheer en advies over hoe bestanden op de juiste manier in de cloud kunnen worden opgeslagen.

Onze experts bieden ook ondersteuning bij het beheren van opslagruimte in OneDrive. Gebruikers leren dan hoe ze OneDrive-opslag op persoonlijk en bedrijfsniveau kunnen beheren. Onafhankelijk, zodat ze niet afhankelijk zijn van de IT-afdeling.

Wat is Microsoft 365 Archief?

Microsoft 365 Archief is een oplossing ontwikkeld door Microsoft om de opslagruimte van SharePoint Online uit te breiden, waardoor u SharePoint-sites kunt archiveren om de ruimte die wordt ingenomen door minder vaak gebruikte inhoud te verminderen. Het is vooral nuttig voor bedrijven om opslagcapaciteit effectief te beheren zonder de beschikbare quota te overschrijden, terwijl hoge normen voor beveiliging en naleving worden gehandhaafd.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van Microsoft 365 Archief?

De belangrijkste voordelen van Microsoft 365 Archief zijn de vermindering van de ruimte die door SharePoint-sites wordt ingenomen, snelle archivering, behoud van metadata, scheiding van actieve en gearchiveerde sites en de lage kosten van de service. Deze voordelen helpen organisaties hun opslagbronnen beter te beheren zonder de toegang tot en het gebruik van gearchiveerde gegevens in gevaar te brengen.

Wat zijn de beperkingen van de voorbeeldfuncties van Microsoft 365 Archief?

De huidige beperkingen van Microsoft 365 Archief omvatten het onvermogen om ruimte op een gedetailleerd niveau te beheren, de onmogelijkheid om hubs sites te archiveren zonder ze eerst uit te schrijven, en beperkingen op gegevensvisualisatie en het hernoemen van tenants in gearchiveerde sites. Andere beperkingen betreffen het beheer van SharePoint-sites die zijn gekoppeld aan Microsoft Teams en mogelijke problemen in zeer grote of multi-geo tenants.

Hoe werkt Microsoft 365 Archief?

Om Microsoft 365 Archief te gebruiken, krijgen beheerders toegang tot de SharePoint-beheerinterface, selecteren de sites die ze willen archiveren en gebruiken het commando 'Archiveren'. Gearchiveerde sites worden vervolgens beheerd via de sectie 'Gearchiveerde sites', waar inhoud op elk moment kan worden geactiveerd, met behoud van beveiligings- en nalevingsfunctionaliteiten.

Welke adviesdiensten biedt intranet.ai aan?

intranet.ai biedt adviesdiensten aan om bedrijven te helpen bij het beheren van opslagruimte in Microsoft 365, SharePoint en OneDrive. De diensten omvatten het scannen van archieven om minder nuttige inhoud te identificeren, het implementeren van aangepaste regels voor analyse en het trainen van gebruikers om archieven schoon te houden zonder afhankelijk te zijn van de IT-afdeling. Deze aanpak bespaart opslagkosten en behoudt samenwerkingsfunctionaliteiten.

Wat zijn de voordelen van de adviesdiensten van intranet.ai?

De voordelen van de adviesdiensten van intranet.ai omvatten beter beheer van opslagruimte, behoud van samenwerkingsfunctionaliteiten, de mogelijkheid om archieven in Microsoft 365 te analyseren om onnodige inhoud te elimineren en het implementeren van geplande verificatieworkflows om constant de beschikbare ruimte te monitoren. Dit stelt bedrijven in staat om hun middelen effectief te beheren zonder extra kosten te maken.

Hoe kan ik profiteren van de adviesdiensten van intranet.ai?

Bedrijven kunnen contact opnemen met de experts van intranet.ai voor een snelle scan van archieven in Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive. Onze experts zullen de versies van de aanwezige bestanden analyseren, het ingenomen geheugen berekenen en inzichten geven over hoe u opslagruimte goed kunt beheren om te besparen op de aankoop van nieuwe geheugen of producten zoals MS 365 Archief.