SharePoint consulting: waarom kiezen voor intranet.ai?

SharePoint consultants: wie ze zijn en wat ze doen

SharePoint Online van Microsoft 365 wordt gebruikt om moderne bedrijfswebsites te bouwen waar je kunt:

• bedrijfsarchieven digitaliseren door ze naar de Microsoft cloud te migreren zodat samenwerking in realtime op documenten en toegang vanaf elk apparaat mogelijk wordt;
  
• gerichte inhoud delen zoals nieuwsberichten en servicecommunicatie;
  
• ruimtes organiseren die zijn gereserveerd voor diensten en hulpmiddelen die nuttig zijn voor werknemers;
  
• pagina's maken die zijn gewijd aan afzonderlijke afdelingen of specifieke initiatieven.
  

Om zich aan te passen aan de behoeften van elke organisatie biedt SharePoint talrijke functionaliteiten die elk zijn ontworpen om gebruikers in staat te stellen de hierboven vermelde activiteiten af te ronden. Maar dat is niet alles.

SharePoint kan zich namelijk integreren met externe producten om de mogelijkheden van zijn sites te diversifiëren en uit te breiden. Onder deze producten vallen Microsoft Teams, Outlook, Forms en Planner van de Microsoft 365 suite, de oplossingen van het Power Platform (Power Automate, Power BI en Power Apps) en de modules voor employee experience van Microsoft Viva. Bovendien kun je bedrijfssoftware en applicaties van derden zoals Twitter, Adobe en Google integreren.

De mogelijkheden die ontstaan dankzij deze integraties zijn talrijk en bieden organisaties veel kansen om hun productiviteit en de relatie met hun mensen te verbeteren. Je moet echter weten waar je aan moet werken om de beste resultaten te behalen. Dat is waar SharePoint consultants in beeld komen.

Met SharePoint consultant worden professionals bedoeld die zijn opgeleid om bedrijven de basisbeginselen van documentbeheer en bedrijfscommunicatie te leren door het correcte gebruik van de componenten waaruit de SharePoint Online sites bestaan. Denk bijvoorbeeld aan webparts, lijsten en documentbibliotheken.

Naast het bieden van advies en richtlijnen aan interne IT afdelingen beheren consultants de architectuur, het design, de ontwikkeling, het onderhoud en de migratie van de met SharePoint gebouwde sites. Op deze manier kunnen ze een aanzienlijke bijdrage leveren aan het creëren van een digital workplace die niet alleen functioneel is maar vooral intuïtief en eenvoudig te gebruiken voor gebruikers op basis van hun activiteiten.

Het komt namelijk vaak voor dat een product zoals het bedrijfsintranet wordt ontwikkeld met een aanzienlijke investering aan middelen, om vervolgens te worden genegeerd door het beoogde publiek. De oorzaak ligt vaak in een slechte navigatie van de site of in het ontbreken van hulpmiddelen waarmee activiteiten in de nieuwe digitale werkomgeving kunnen worden beheerd.

Een voorbeeld kan een chaotische pagina zijn die is gewijd aan diensten en die je niet laat interageren met bedrijfsresources zoals het reserveren van een vergaderruimte of het verzenden van een supportticket. Of misschien ontbreekt de people directory, de rubricus met namen, rollen en handige links om collega's te vinden en te contacteren.

Een ander voorbeeld kan de aanwezigheid zijn van weinig effectieve archieven. Dit betekent dat de SharePoint-bibliotheken niet op de juiste manier zijn geconfigureerd om het opstellen, goedkeuren, archiveren en delen van documenten te vereenvoudigen.

Lijsten en bibliotheken moeten worden geïntegreerd met aangepaste flows die het volgende kunnen automatiseren:

• het archiveren van bestanden die afkomstig zijn uit Outlook-mails;
• het opslaan van antwoorden op Microsoft Forms-formulieren;
• het aanvragen van goedkeuring voor het toevoegen of wijzigen van een document;
• het versturen van meldingen in Teams om collega’s op de hoogte te brengen van updates in gedeelde bestanden;
• enz.

Kortom, het is duidelijk dat een archief niet moet worden gezien als een eenvoudige container voor documenten, maar moet worden ontworpen als een praktisch, slim en schaalbaar systeem waarmee je de voortdurende informatiestroom beheert die aan de basis ligt van alle interne processen.

Hetzelfde geldt voor elke SharePoint-component. Vooral voor de webparts.

Wanneer ze correct worden geconfigureerd en ingevoegd, kunnen webparts communicatie­sites zoals het intranet en het extranet veranderen in informatieve, interactieve en dynamische portalen. Denk aan de webpart "Nieuws".

Deze component kan worden gebruikt om gebruikers van het intranet de laatste berichten te tonen die door de organisatie of een afdeling zijn gepubliceerd. Door gebruik te maken van de beschikbare filters maakt deze webpart het mogelijk om communicatie te targeten en nieuwsbriefachtige dashboards te creëren die je prominent op de pagina’s van de site kunt plaatsen.

Het nieuws afkomstig van de globale directie kan daarentegen worden benadrukt op de homepage van het intranet zodat collega’s nooit belangrijke updates missen.

Als SharePoint-sites niet in staat zijn om de tijd, energie en het geld te rechtvaardigen die nodig zijn om ze online te zetten, kan een consulting de oplossing zijn. Maar dat is niet altijd het geval. Laten we kijken waarom.

SharePoint consulting: voor en nadelen voor bedrijven

De vraag is nu of je echt iemand moet betalen om een goede site te bouwen met SharePoint.

Het antwoord kan van geval tot geval verschillen, maar wij denken dat consulting je kan helpen om duidelijkheid te krijgen over een fundamentele kwestie: begrijpen hoe en wanneer je de afzonderlijke functionaliteiten van SharePoint gebruikt om gebruikers de beste ervaring te bieden.

Zoals gezegd is SharePoint een uiterst flexibel platform waarmee je het complexe geheel aan bedrijfsactiviteiten kunt digitaliseren en dat is mogelijk dankzij de vele functionaliteiten waarover het beschikt. In feite biedt het een diepgaande personalisatie waardoor het zich kan aanpassen aan de behoeften van elke organisatie.

Het inschakelen van consultants kan bepalend zijn om sites te creëren die nuttig zijn voor werknemers en veilig voor bedrijfsinformatie die dagelijks wordt gedeeld, bijgewerkt en gearchiveerd in sites zoals de bedrijfsintranet.

Denk aan document libraries.

Als er wrijving ontstaat tussen SharePoint-sites en externe applicaties waaruit de documenten in de bibliotheken afkomstig zijn, kunnen bestanden verloren gaan of zelfs gevoelige gegevens worden blootgesteld. Als je daarbovenop een gebrek aan een solide controlesysteem voor beheerders toevoegt, kan dit ertoe leiden dat je dit verlies binnen het informatienetwerk van de organisatie niet kunt traceren.

In dat geval kan consulting schade aan de beveiliging van het documentbeheersysteem herstellen en vooral voorkomen, zodat gebruikers informatie kunnen delen en ermee kunnen werken binnen een beveiligde digital workplace. Maar dat is nog niet alles.

Hoewel SharePoint een vrij intuïtief platform is, kunnen er situaties zijn waarin de aanpassing van de onderdelen via programmeren en coderen moet verlopen.

Ervaren consultants beschikken over de IT-kennis die nodig is om onderdelen zoals bibliotheken en webparts zelfstandig te configureren of om met de technici van klantorganisaties te communiceren.

Daardoor kan een consulting het verschil maken tussen experimenteren met de mogelijkheden van SharePoint en deze ook echt benutten zonder onnodige risico’s te nemen.

Toch zijn er gevallen waarin consulting geen positieve resultaten oplevert.

Dit komt doordat het beroep van SharePoint consultant de afgelopen jaren erg aantrekkelijk is geworden en steeds meer mensen aantrekt zowel vanwege de interesse in Microsoft innovaties als vanwege het vooruitzicht op een concurrerend salaris. Voor organisaties is het moeilijker geworden om te begrijpen bij wie je terecht kunt in een markt die aan het verzadigen is en waarin de aanbiedingen duur en beperkend zijn. We zeggen "beperkend", omdat de meeste consultants standaarddiensten aanbieden.

De reden ligt in het ontbreken van een sterke technische knowhow om het platform vorm te geven en de functionaliteiten uit te breiden met integraties en nieuwe onderdelen. Sommige consultants kunnen de ervaring missen om te anticiperen op de spanningen tussen wat SharePoint mogelijk maakt en wat in een digitale werkomgeving moet worden opgenomen om dagelijks nuttig te zijn.

Het probleem vindt zijn oorsprong in een beperkte kennis van de basismechanismen van het platform en in een te oppervlakkige ervaring om te weten hoe je buiten deze kaders kunt treden. Maar gelukkig ontwikkelt de consulting markt voor SharePoint zich ook.

Er beginnen meer complete voorstellen te ontstaan. Zoals dat van intranet.ai.

Waarom je kunt vertrouwen op intranet.ai: niet alleen consulting voor SharePoint Online

intranet.ai doet niet alleen aan consulting: het biedt een gebruiksklare oplossing waarmee bedrijven zich in enkele dagen en tegen lagere kosten kunnen digitaliseren.

Onze experts hebben een intranet ontwikkeld dat al is uitgerust met de functionaliteiten die nodig zijn om alle activiteiten van een organisatie te ondersteunen, ongeacht de sector.

We kunnen de basiscapaciteiten van onze intranetoplossing uitbreiden met de integratie van specifieke componenten voor individuele bedrijven. Om dit te doen heeft ons team zich gespecialiseerd in de ontwikkeling van applicaties op basis van de belangrijkste producten van:

• Microsoft 365
• Microsoft Viva
• Microsoft Azure
• Microsoft Power Platform

Daarnaast kan intranet.ai rekenen op de technische knowhow van Dev4Side, het eerste softwarebedrijf in Italië met uitstekende competenties in het gebruik van Microsoft technologieën.

Met een portfolio van meer dan 200 succesvolle projecten en de titel van Microsoft Gold Partner hebben wij de expertise om onze oplossing verder te verbeteren en de problemen van elke klant op te lossen.

De bedrijven die voor ons hebben gekozen konden een al operationele digitale werkomgeving adopteren en deze vervolgens verrijken met functionaliteiten die exclusief voor hen zijn ontwikkeld.

We moeten benadrukken dat de waarde van intranet.ai niet alleen gebaseerd is op de sterke verticale expertise waarover het beschikt. Wat ons in staat stelt om je bedrijf beter te begrijpen en inzicht te krijgen in de uitdagingen en de diensten en gemakken die je je mensen wilt bieden, is de multiculturele aard van ons team.

De diversiteit aan perspectieven, ervaringen en benaderingen is een onbetwistbaar pluspunt dat ons altijd heeft geholpen om onvoorziene situaties in elk project te beheren.

Het luistervermogen, de ervaring en de erkende technische knowhow stellen ons in staat om veel meer te bieden dan normale consulting.

Ons werk bestaat erin het werk van anderen eenvoudiger te maken en we zijn bereid om de groei van het intranet dat we samen bouwen met klanten te volgen, zelfs na de go-live, zelfs maanden of jaren na het einde van de samenwerking.

We helpen bij het meten van de effectiviteit en het stimuleren van het gebruik ervan onder gebruikers.

We leggen het bedrijfsbrede publiek uit hoe je Microsoft tools en de geïntegreerde diensten in de digital workplace gebruikt, altijd gebaseerd op het intranet van SharePoint Online. We blijven voortdurend in contact om strategiewijzigingen te evalueren en de geïmplementeerde oplossing verder te verfijnen.

intranet.ai kan niet worden gereduceerd tot een eenvoudig product. Het is een relatie.

Ter verduidelijking tonen we in de onderstaande tabel wat we aan elk bedrijf kunnen bieden om de investering in Microsoft 365 en in het bijzonder in SharePoint optimaal te benutten.

Wie zijn de SharePoint-consultants en wat doen ze?

SharePoint-consultants zijn professionals die je bedrijf leren hoe je SharePoint Online op de juiste manier gebruikt voor documentbeheer en interne communicatie. Ze houden zich bezig met de architectuur, het ontwerp, de ontwikkeling, het onderhoud en de migratie van SharePoint-sites en zorgen voor een intuïtieve en gebruiksvriendelijke digitale werkplek.

Waarom een SharePoint-consultant inschakelen?

Het inschakelen van een SharePoint-consultant kan bepalend zijn om nuttige en veilige sites te creëren. Consultants bieden geavanceerde technische expertise en helpen bedrijven om alle functies van SharePoint optimaal te benutten door het platform aan te passen aan de specifieke behoeften van het bedrijf.

Wat zijn de voor en nadelen van SharePoint-consulting voor een bedrijf?

SharePoint-consulting kan tal van voordelen bieden zoals het creëren van efficiënte en veilige bedrijfswebsites en het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Het kan echter duur en beperkend zijn als consultants niet over de juiste technische kennis beschikken. Het is belangrijk om consultants te kiezen met voldoende ervaring en competenties.

Welke diensten bieden SharePoint-consultants meestal aan?

SharePoint-consultants bieden een reeks diensten aan waaronder het beheer van de site-architectuur het ontwerp de ontwikkeling het onderhoud en de migratie. Ze bieden ondersteuning bij het configureren van SharePoint-functies en bij de integratie met andere Microsoft-applicaties en oplossingen van derden.

Waarom kiezen voor intranet.ai voor SharePoint-consulting?

intranet.ai biedt een kant en klare intranetoplossing waarmee bedrijven zich in enkele dagen en tegen lage kosten kunnen digitaliseren. Het intranet beschikt over functies die de productiviteit de samenwerking en het welzijn van medewerkers verbeteren en integreert perfect met SharePoint Online en Microsoft 365.

Welke diensten biedt intranet.ai als SharePoint-consultant?

intranet.ai biedt diensten voor digitalisering migratie ontwikkeling beheer van het intranetproject gebruikersopleiding en beheer van interne communicatie. Het intranet is sterk aanpasbaar en geïntegreerd met Microsoft 365 om bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Hoe verschilt intranet.ai van andere SharePoint-consultants?

In tegenstelling tot andere consultants biedt intranet.ai niet alleen consulting maar ook een compleet product. Het intranet is al operationeel en kan worden uitgebreid met aangepaste functies waardoor implementatietijd en kosten worden verminderd en een moderne en collaboratieve digitale werkplek wordt geboden.

Hoe ondersteunt intranet.ai bedrijven na de implementatie van het intranet?

intranet.ai volgt de groei van het intranet ook na de go live door te helpen de effectiviteit ervan te meten en het gebruik ervan onder gebruikers te stimuleren. We bieden voortdurende ondersteuning om strategische aanpassingen te evalueren en de digitale werkplek te verbeteren op basis van feedback uit de bedrijfscommunity.