SharePoint consulting: Waarom kiezen voor intranet.ai?

Een site maken met SharePoint Online is eenvoudig. Maar om van een site als het intranet het hart van je digitale werkplek te maken, is helemaal niet eenvoudig.

In dit artikel gaan we in op de rol van Microsoft SharePoint consultants, de professionals die bedrijven helpen om de mogelijkheden van het platform voor documentbeheer en interne communicatie optimaal te benutten. We onderzoeken de voor- en nadelen van het vertrouwen op SharePoint-consultants om het gebruik van bedrijfssites aan te passen en te optimaliseren, en ontdekken waarom consultingdiensten soms niet de verwachte resultaten opleveren.

Tot slot laten we u kennismaken met intranet.ai: de oplossing die we hebben ontworpen om de productiviteit, samenwerking en het welzijn van iedereen in het bedrijf te verbeteren, en die verder gaat dan alleen SharePoint-consultancy.

SharePoint consultants: wie ze zijn en wat ze doen

SharePoint Online van Microsoft 365 is voor het bouwen van ultramoderne bedrijfssites waar u:

• bedrijfsarchieven digitaliseert en migreert naar de cloud van Microsoft om samenwerking in realtime met documenten en toegang vanaf elk apparaat mogelijk te maken;
• doelgerichte inhoud kunt delen, zoals nieuwsberichten, serviceberichten en nieuwsbrieven;
• ruimtes organiseren die gereserveerd zijn voor nuttige diensten en bronnen voor werknemers;
• pagina's maken voor afzonderlijke afdelingen of specifieke initiatieven.

Om zich aan te passen aan de verschillende behoeften van elke organisatie, biedt SharePoint Online tal van functies, elk ontworpen om gebruikers in staat te stellen de bovenstaande taken uit te voeren. Maar dat is nog niet alles.

SharePoint kan namelijk integreren met externe producten om de mogelijkheden van de sites te diversifiëren en uit te breiden. Onder deze producten willen we Microsoft Teams, Outlook, Forms en Planner uit de Microsoft 365 suite, Power Platform oplossingen (Power Automate, Power BI en Power Apps, om de belangrijkste te noemen) en Microsoft Viva employee experience modules uitlichten. Daarnaast kunnen bedrijfssoftware en toepassingen van derden zoals Twitter, Adobe en Google worden geïntegreerd.

De mogelijkheden van deze integraties zijn talrijk en dus ook de kansen die bedrijven kunnen grijpen om hun productiviteit en de relatie met hun mensen te verbeteren. Maar zoals altijd moet je weten waar je je handen in moet zetten om de beste resultaten te behalen.

Dat is waar SharePoint-consultants om de hoek komen kijken.

SharePoint-consultants zijn professionals die zijn opgeleid om bedrijven het ABC van documentbeheer en bedrijfscommunicatie bij te brengen door middel van het juiste gebruik van de componenten waaruit SharePoint Online-sites bestaan. Bijvoorbeeld webonderdelen, lijsten en documentbibliotheken.

Naast het geven van advies en begeleiding aan de IT-afdelingen van elk bedrijf, houden consultants zich bezig met de architectuur, het ontwerp, de ontwikkeling, het onderhoud en de migratie van sites die met SharePoint zijn gemaakt. Op deze manier kunnen ze een substantiële bijdrage leveren aan het opbouwen van een digitale werkplek die niet alleen functioneel is, maar ook - en dat is nog belangrijker - intuïtief en eenvoudig te gebruiken door gebruikers op basis van hun activiteiten.

Het komt voor dat een product zoals een intranet wordt ontwikkeld door een bedrijf, waarbij een aanzienlijke hoeveelheid middelen wordt geïnvesteerd, om vervolgens te worden genegeerd door het publiek. De oorzaak is vaak een slechte sitenavigatie of een gebrek aan tools om je werk in een digitale omgeving te beheren.

Een voorbeeld kan een chaotische dienstenpagina zijn waarmee je niet kunt communiceren met bedrijfsmiddelen, bijvoorbeeld om een vergaderruimte te boeken of een supportticket in te dienen. Of er ontbreekt een adresboek met namen, rollen en nuttige links om collega's te vinden en te contacteren.

Een minder triviaal voorbeeld is de aanwezigheid van ineffectieve archieven op iemands digitale werkplek. Dit betekent dat SharePoint-bibliotheken niet op de juiste manier zijn geconfigureerd om het opstellen, goedkeuren, opslaan en delen van documenten te vereenvoudigen.

Hiervoor moeten lijsten en bibliotheken worden geïntegreerd met aangepaste workflows die het volgende kunnen automatiseren

• het archiveren van bestanden vanuit Outlook e-mails;
• het vragen van goedkeuring voor het toevoegen of bewerken van een gedeeld document;
• het versturen van meldingen in Teams chats om gebruikersgroepen te waarschuwen voor updates in projectmaterialen;
• het opslaan van reacties op formulieren die met Forms;
• enz.

Kortom, het is duidelijk dat een archief niet moet worden gezien als een eenvoudige container van informatie, maar moet worden ontworpen om een praktisch, intelligent en schaalbaar systeem te worden.

Maar dit geldt voor elk SharePoint Online component.

Vooral voor webonderdelen.

Als webonderdelen correct worden geconfigureerd en opgenomen, kunnen ze communicatiesites zoals intranet en extranet omvormen tot informatierijke, interactieve en dynamische portalen. Denk maar aan het webonderdeel "Nieuws".

Je kunt dit onderdeel gebruiken om gebruikers op je intranet de nieuwste berichten te tonen die door de organisatie of een van de afdelingen zijn gepubliceerd. Door gebruik te maken van zijn filters kunt u met dit webonderdeel doelgericht communiceren en bulletinboards in nieuwsbriefstijl maken die prominent op uw websitepagina's worden weergegeven.

Nieuws van het wereldwijde management kan aan de andere kant worden gemarkeerd op de startpagina van het intranet, zodat collega's nooit belangrijke updates missen.

Wanneer SharePoint-sites de hoeveelheid tijd, energie en geld die wordt geïnvesteerd om ze online te krijgen niet kunnen rechtvaardigen, kan consulting de oplossing zijn.

Maar dat is niet altijd het geval. Laten we eens kijken waarom.

SharePoint consulting: Wat zijn de voor- en nadelen?

De vraag die je je nu moet stellen is of je echt iemand moet betalen om een goede site te maken met SharePoint Online.

Het antwoord kan van geval tot geval verschillen, maar wij denken dat een consultancy de lucht kan klaren op één belangrijk punt: begrijpen hoe en wanneer individuele SharePoint-functies moeten worden gebruikt om gebruikers de best mogelijke ervaring te bieden.

Zoals we al zeiden, is SharePoint een uiterst flexibel platform om complexe bedrijfsactiviteiten te digitaliseren, en dit is mogelijk door de vele functies die het heeft. Het vereist daarom diepgaande aanpassingen om te voldoen aan de behoeften van elke individuele organisatie.

De hulp inroepen van consultants kan nuttig zijn bij het maken van sites die nuttig zijn voor werknemers en veilig voor de bedrijfsinformatie die dagelijks wordt gedeeld en opgeslagen.

Denk nog eens aan documentbibliotheken.

Als er wrijving is tussen SharePoint-sites en de externe apps waarvan de documenten in de bibliotheken afkomstig zijn, kunnen er bestanden en gevoelige gegevens uitlekken. Voeg daar het ontbreken van een robuust controlesysteem voor beheerders aan toe en het resultaat zou zijn dat het niet mogelijk is om dit lek in het bedrijfsinformatienetwerk te traceren.

In dit geval zou een consultancybedrijf ernstige schade aan het documentbeheersysteem kunnen herstellen en vooral voorkomen, zodat gebruikers informatie kunnen delen en eraan kunnen werken binnen een beschermde werkomgeving. Maar dat is nog niet alles.

Hoewel SharePoint een vrij intuïtief platform is, kunnen er gevallen zijn waarin het aanpassen van de componenten ervan via de wegen van programmeren en het schrijven van code moet gaan.

Ervaren consultants beschikken over geavanceerde IT-kennis om componenten zoals bibliotheken en webonderdelen zelf te configureren of om te kunnen communiceren met IT-engineers bij klanten.

Zij kunnen het verschil maken tussen experimenteren met de mogelijkheden van SharePoint en deze tot uiting kunnen brengen zonder onnodige risico's te nemen.

Maar consulting levert niet altijd positieve resultaten op.

Dat komt omdat het beroep van SharePoint-consultant de afgelopen jaren heel aantrekkelijk is geworden en steeds meer mensen aantrekt, zowel vanwege de interesse in de innovaties van Microsoft als vanwege de belofte van een concurrerend salaris. Daardoor is het voor een bedrijf moeilijk om uit te vinden waar het terecht kan in een markt die verzadigd raakt en waarin het aanbod duur en beperkend is.

Beperkend, omdat de meeste consultants standaarddiensten aanbieden.

De reden hiervoor is het gebrek aan sterke technische knowhow om het platform te modelleren en de functionaliteit uit te breiden door integraties en nieuwe componenten toe te voegen. Sommige consultants hebben misschienniet de ervaring om te anticiperen op de fricties tussen wat SharePoint mogelijk maakt en wat moet wordenopgenomen in een digitale werkplek om van dagelijks nut te zijn.

Het probleem is geworteld in beperkte kennis van de basismechanismen van het platform en een te oppervlakkige ervaring om te weten hoe deze patronen kunnen worden doorbroken. De markt voor SharePoint-consultants evolueertechter - helaas.

Er beginnen meer uitgebreide SharePoint-consultancyaanbiedingen te komen. Zoals het onze.

Waarom intranet.ai niet (alleen) SharePoint Online consulting doet

Wij doen geen consulting. En dat niet alleen.

Wij brengen een product op de consultingmarkt.

Wij bieden een intranet waarmee bedrijven binnen enkele dagen en tegen lagere kosten kunnen digitaliseren.

We hebben een intranet ontwikkeld dat al is uitgerust met de nodige functies waarmee mensen in een organisatie, ongeacht de sector of grootte, digitaal zaken kunnen doen.

Met sterk maatwerk.

We kunnen de basismogelijkheden van ons kant-en-klare intranet uitbreiden met de integratie van bedrijfsspecifieke componenten.

Hiervoor is ons team gespecialiseerd in het ontwikkelen van toepassingen uit de producten van Microsoft 365, Microsoft Viva, Microsoft Power Platform en Microsoft Azure, om de belangrijkste suites te noemen.

We kunnen ook rekenen op de technische knowhow van Dev4Side, het eerste softwarehuis in Italië dat kan bogen op uitmuntende vaardigheden in het gebruik van Microsoft-technologieën.

Met een portfolio van meer dan 200 succesvol afgeronde ontwikkelingsprojecten en met de titel van Microsoft Gold Partner hebben we de ondersteuning die we nodig hebben om onze intranetoplossing te blijven verbeteren en de specifieke problemen van elke klant op te lossen.

Bedrijven die voor ons hebben gekozen, hebben een al operationele digitale werkomgeving kunnen overnemen en deze vervolgens kunnen uitbreiden met functies die speciaal voor hen zijn gebouwd.

Als u meer wilt weten over onze samenwerking met Dev4Side, kunt u de pagina bezoeken die gewijd is aan de functies die we voor onze klanten hebben ontwikkeld.

We moeten benadrukken dat de waarde van intranet.ai niet alleen gebaseerd is op sterke verticale competenties. Wat ons in staat stelt om dicht bij bedrijven te komen en hun problemen te begrijpen, evenals de diensten en gemakken die zij hun mensen willen geven, is het multiculturele karakter van ons team. De diversiteit aan perspectieven, ervaringen en benaderingen is een onbetwistbare troef, die ons altijd heeft geholpen bij het beheren van de onvoorziene omstandigheden die inherent zijn aan elk project.

Dankzij onze luistervaardigheid, ervaring en erkende technische knowhow kunnen we veel meer bieden dan gewone consulting.

Onze taak is de uwe gemakkelijker te maken en we staan klaar om de groei van het samen gebouwde intranet tevolgen , zelfs na de go-live, zelfs maanden of jaren na het einde van onze samenwerking.

We helpen u de doeltreffendheid ervan te meten en het gebruik ervan te verspreiden onder de gebruikers.

We leggen het publiek van uw bedrijf uit hoe de tools en geïntegreerde services van Microsoft moeten worden gebruikt. We houden voortdurend contact om veranderingen in de strategie te evalueren en uw nieuwe digitale werkplek te blijven verfijnen.

De boodschap is inmiddels duidelijk: intranet.ai is niet zomaar een product. Het is een relatie.

Ter vereenvoudiging presenteren we in onderstaande tabel wat we jouw bedrijf kunnen bieden om jouw investering in Microsoft 365 en SharePoint Online in het bijzonder goed te gebruiken.

Wie zijn SharePoint-consultants en wat doen ze?

SharePoint-consultants zijn professionals die zijn opgeleid om bedrijven het juiste gebruik van SharePoint Online voor documentbeheer en interne communicatie aan te leren. Ze behandelen de architectuur, het ontwerp, de ontwikkeling, het onderhoud en de migratie van SharePoint-sites, en zorgen voor een intuïtieve en gebruiksvriendelijke digitale werkplek.

Waarom een SharePoint-consultant inhuren?

Het inhuren van een SharePoint-consultant kan cruciaal zijn voor het creëren van nuttige en veilige sites. Consultants bieden geavanceerde technische vaardigheden en helpen bedrijven om optimaal gebruik te maken van alle functies van SharePoint, door het platform aan te passen aan de specifieke behoeften van het bedrijf.

Wat zijn de voor- en nadelen van SharePoint-consultancy voor een bedrijf?

SharePoint-consultancy kan tal van voordelen bieden, zoals het creëren van efficiënte en veilige bedrijfswebsites en de optimalisatie van bedrijfsprocessen. Het kan echter kostbaar en beperkend zijn als de consultants niet over geavanceerde technische knowhow beschikken. Het is belangrijk om consultants te kiezen met voldoende ervaring en vaardigheden.

Welke diensten bieden SharePoint-consultants doorgaans aan?

SharePoint-consultants bieden een scala aan diensten, waaronder site-architectuurbeheer, ontwerp, ontwikkeling, onderhoud en migratie. Ze bieden ondersteuning bij het configureren van SharePoint-functies en bij de integratie met andere Microsoft- en derdenapplicaties.

Waarom kiezen voor intranet.ai voor SharePoint-consultancy?

intranet.ai biedt een kant-en-klare intranetoplossing waarmee bedrijven zich in een paar dagen en tegen lagere kosten kunnen digitaliseren. Ons intranet is uitgerust met functies die de productiviteit, samenwerking en het welzijn van medewerkers optimaliseren, en naadloos integreren met SharePoint Online en Microsoft 365.

Welke diensten biedt intranet.ai aan als SharePoint-consultant?

intranet.ai biedt digitalisatie, migratie, ontwikkeling, intranet projectmanagement, gebruikersopleiding en interne communicatiemanagementdiensten. Onze intranetoplossing is zeer aanpasbaar en geïntegreerd met Microsoft 365 om bedrijfsprocessen te optimaliseren.

Hoe verschilt intranet.ai van andere SharePoint-consultants?

In tegenstelling tot andere consultants biedt intranet.ai niet alleen consultancy, maar ook een compleet product. Ons intranet is al operationeel en kan worden uitgebreid met aangepaste functies, waardoor de implementatietijd en -kosten worden verminderd en een moderne, collaboratieve digitale werkomgeving wordt geboden.

Hoe ondersteunt intranet.ai bedrijven na de implementatie van het intranet?

intranet.ai volgt de groei van het intranet zelfs na de livegang, helpt de effectiviteit ervan te meten en het gebruik ervan onder gebruikers te bevorderen. We bieden voortdurende ondersteuning om strategiewijzigingen te evalueren en de digitale werkplek te verbeteren op basis van feedback van de zakelijke gemeenschap.