Intranätverk: Vad det är och varför företag behöver det

Intranät är det verktyg som vägleder organisationer på alla marknader mot en smart digitaliseringsprocess med många fördelar. Företag kan inte klara sig utan det, särskilt inte i dagens arbetsmiljö där smart arbete är nyckeln.

Låt oss ta en titt på varför.

Vad hittar du i den här artikeln

Vad är ett intranätverk
Vad du kan göra med ett intranät
Intranätverk: hur gör det ditt företag konkurrenskraftigt?
Kostnader och fördelar med ett intranät

Vad är ett intranätverk

I dagens digitala landskap är det nödvändigt att hitta de bästa verktygen för att hålla jämna steg. Intranätet är en affärsplattform som ansluter din organisation till en innovativ och kraftfull arbetsvärld tack vare alla fördelar med digital teknik.

Tillgången är begränsad till dem som är en del av företaget.

Genom ett företagskonto kan alla användare använda det när som helst från sin surfplatta, dator eller smartphone. Organisationen lägger till kommunikation och tjänster för de anställda för att hålla dem synkroniserade med företagets dynamik.

För att ge dig en bättre förståelse för intranätets möjligheter listar vi i den här artikeln några av de affärsaspekter som du kan implementera med hjälp av det.

Varför behöver ditt företag också ett?

För att ett intranät, eller en digitalarbetsplats, är den digitala portal du behöver för att dra nytta av de möjligheter som ny teknik erbjuder, och många företag investerar redan i det.

Ett företagsintranät förbättrar den interna kommunikationen, eftersom du kan kommunicera med alla anställda i realtid och få omedelbar feedback.

Den tid och de resurser som sparas kan användas till andra aktiviteter för att uppnå affärsmålen. Onödigt arbete minskar och du kan koncentrera dig helt på viktigare uppgifter.

Högre produktivitet med bättre affärsappar
Spara tid och resurser
Snabbt utbyte av filer, data och information
Förenklade kommunikationskanaler
Samarbete i realtid
Engagerade medarbetare
Kategoriserat dataarkiv

En optimal arbetsplats

För medarbetaren är intranätet en inkörsport till den digitala arbetsvärlden med alla dess möjligheter. Den miljö som de befinner sig i är en optimal arbetsyta, där tillgång till den information de behöver för att arbeta eller de affärsprocesser de behöver följa kan uppnås på halva tiden och med ett enda klick.

Kort sagt minskar portalen den tid som krävs för att utföra dagliga uppgifter och ökar därmed den kollektiva produktiviteten. Den gör det möjligt att distribuera företagskommunikation, servicenyheter och information som gör det möjligt för de anställda att hålla sig uppdaterade och i takt med organisationens föränderliga dynamik.

Alla människor som är en del av företaget och hanterar det dagligen kan träffas och samarbeta med fler resurser till sitt förfogande och, viktigast av allt, dela med sig av sin kunskap inom företaget.

All aktivitet som genereras med intranätet kommer alltid att fokusera på människor. Från deras feedback och beteende genom enkäter, feedback och anonym rapportering kan du tillhandahålla en plattform som uppfyller deras behov och därmed öka företagets prestanda.

Vad du kan göra med ett intranät

Du kan lägga in företagskommunikation, arbetsdokument som broschyrer, företagsrutiner och all information som företaget behöver för att synkronisera med medarbetarna och vice versa.

Det är också möjligt att göra områden som rör företagets struktur, uppdrag, värderingar och identitet som behövs för att engagera medarbetarna synliga för alla. Varje avdelning kan ha ett eget avgränsat område där man kan följa upp hur arbetet fortskrider och kontrollera avdelningens mål.

Vad är intranet.ai?

intranet.ai är ett färdigt intranät för företag som är utformat för att minska kostnader och implementeringstider och därmed skapa en modern digital arbetsmiljö som präglas av samarbete:

initialt pris på 3 650 €/år för ett komplett intranät
över 50 applikationer, inklusive avancerad sökning, dokumenthanteringssystem och FAQ-sidor
100% integrerat med SharePoint Online och Microsoft 365

Boka en demo

Intranät: områden för anställda

Visste du att på ett intranät har varje medarbetare sin egen privata del där de kan hitta alla tjänster som företaget erbjuder? Företagsprocesser, t.ex. inom välfärdsområdet, digitaliseras på ett intelligent sätt och görs tillgängliga på intranätet med en enkel knapptryckning.

I sin personliga miljö kan den anställde se följande:

sina tidigare och framtida lönebesked
sina favoritappar för arbetet
semesterförfrågningar
utgiftsanspråk
förfrågningar om smarta arbetssätt
den gemensamma företagsdagboken

I det här utrymmet har användarna också ett avsnitt som är tillägnat deras yrkeskarriär där de kan ange alla sina yrkesmässiga framsteg, prestationer, intressen, färdigheter och KSAO i ett digitalt CV.

Det här är ett sätt att göra sig mer känd för chefer och kollegor.

Alla anställda kan också söka efter rätt och kompetent person för arbetsprojekt genom att undersöka hans eller hennes färdigheter.

Förenklad kommunikation

Intranätet ger ett kontinuerligt, uppdaterat och heltäckande flöde av digitaliserad information.

Som vi nämnde tidigare kan varje medarbetare hitta

företagskommunikation såsom nyheter eller servicemeddelanden
arbetsdokument som broschyrer, mallar eller företagsrutiner
information som företaget behöver för att synkronisera med medarbetaren och vice versa, t.ex. mål, belöningar, nyanställda

Element som förstärker företagets mission, värderingar och identitet kan också publiceras för alla områden. Genom markerade banners, notiser och varningar får varje del av företagsinformationen rätt synlighet baserat på dess prioritet.

Intelligent forskning

En vitbok IDC visar att organisationer förlorar nästan 2,5 miljoner dollar per år när anställda kämpar för att hitta och hämta kritisk information. Om varje medarbetare däremot kan hitta rätt dokument vid rätt tidpunkt kommer företagets resultat att öka genom att den organisatoriska klyftan täpps till, och i medarbetarnas ögon kommer företaget att framstå som ett företag som erbjuder alla de verktyg som behövs för att arbeta under bästa möjliga och mest innovativa förhållanden.

Genom att stödja denna operativa sida förbättras framför allt fyra aspekter:

Kunskapshanteringen i företaget. En optimal hantering av kunskapsflödet i företaget kräver smidiga, fullständiga och omedelbara sökprocesser.
Medarbetarnas engagemang. Medarbetarna kan arbeta med värdefullt innehåll i en arbetsmiljö av hög kvalitet.
Effektivt samarbete mellan olika team.
Projektledning. Chefer kan snabbt och enkelt få tillgång till kritisk information, hitta personer med rätt kompetens och identifiera tidigare projekt.

Intranätet är utrustat med intelligenta söksystem som gör att du kan trycka på gaspedalen för var och en av dessa aspekter, vilket sparar tid och pengar.

Du kan

söka i flera databaser, t.ex. dokument på intranätet, nyheter och sidor, kollegor i företaget, företagsinformation.
Tilldela taggar och kategorier till varje del av innehållet för effektivare hämtning.
Tack vare ett intelligent analyssystem kan du spåra användarnas sökningar för att möta deras behov.

Arkiv online

Inom intranätet distribueras all slags information, från serviceinformation till företagsinformation.

All denna information samlas i ett molnbaserat onlinearkiv så att den kan hittas när som helst och var som helst. Detta förenklar sökandet och sparar värdefull tid. Det företagsinterna intranätet kan inte bara förkorta och förenkla kommunikationskanalen, utan också göra den säker.

Internt är utbytet av digitaliserade data och information helt säkert.

Skapa och stärka en gemenskap

Att vara en del av en gemenskap innebär att diskutera, utbyta åsikter om specifika ämnen, få inspiration från andras idéer och på så sätt förbättra sig själv. Intranet tar community-konceptet och utvidgar och tillämpar det i affärssammanhang.

Tematiska communities gör att du kan få information, idéer och diskutera aktiviteter som rör ett önskat ämne. Om man tänker efter kan även företag utnyttja denna mekanism. Faktum är att alla i samma företag arbetar inom samma område.

Även om de har olika färdigheter, positioner och roller arbetar de alla mot samma mål, säljer samma produkter eller tillhandahåller samma tjänster. Styrkan är att alla har perfekt kunskap om vad de gör och detta är ovärderligt för alla företag.

Att ge människor en chans att konfrontera varandra, utbyta och generera idéer ökar med nödvändighet positiviteten i företaget. Alla tycker om att dela med sig av sin kunskap till andra för att förbättra varandra, vilket också ökar affärsresultaten. Därför är det normalt att en värdekedja växer fram i en digitaliserad miljö.

Intranätverk: Fördelar för anställda och kunder

Genom att ge en röst åt dem som arbetar i företaget varje dag kan eventuella problem i företaget lösas snabbare och risken för missnöjda människor på arbetsplatsen minskar kraftigt.

Dessutom kan fördelarna inte bara ses ur medarbetarens perspektiv, utan även ur kundens perspektiv .Ständig exponering för personer som har nära kontakt med kunderna gör det möjligt att hitta rätt digitaliserad information för att tillgodose deras behov och därmed förstå vilken service som ska levereras före konkurrenterna och hur det ska göras.

Det sprider inom företaget en korrekt medvetenhet om vad som görs och för vem .Vem är bättre lämpad att tillföra denna information till företaget än de som arbetar där varje dag?

Sådana fördelar kan alla företag dra nytta av genom intranätet.

Det är ett perfekt verktyg för att ge dessa människor en röst.

Att skapa diskussionsgrupper på intranätet eller genom något av de digitala arbetsplatsverktyg som till exempel Microsoft 365 gör tillgängliga för oss är verktyg som sedan kan sättas upp och verkligen användas med några få klick.

Det är inget transcendentalt, men mervärdet för ett digitalt företag är mycket högt.

Det förbättrar engagemanget och affärsmiljön

Intranätet är dessutom ett verktyg som det är bättre att inte använda, främst för att det kan förbättra affärsklimatet och företagsidentiteten.

Människor som kan göra sin röst hörd eller enkelt hitta information för sitt arbete hos andra känner sig helt klart mer engagerade än de som arbetar ensamma. Om de blir bättre på sitt arbete säger det sig självt att förutom företagets produktivitet så ökar också det positiva företagsklimatet.

Tänk på hur mycket en person vars idé har lagts ut på intranätet, diskuterats och faktiskt genomförts kan känna sig som en del av företagets projekt. Tänk på det eko som ett sådant exempel kan skapa bland kollegorna.

Intranätet är den perfekta platsen för att skapa sådana stimulerande digitaliserade arbetsmiljöer. Det är den perfekta platsen för att dela information och kunskap inom företaget. Intranätet bildar en företagsgemenskap där informationsdelning och diskussioner är vardagsmat.

Spridningen av affärsrelaterat innehåll skapar en bred kunskap som ökar känslan av tillhörighet till företaget. Medarbetarna behöver bara ta några steg från sina anslagstavlor för att komma i kontakt med varandra och dela information som snabbar upp arbetet och gör dem mer produktiva. Chatsystem, kommentarer, feedback, reaktioner och intressanta meddelanden ökar användarnas engagemang och gör att affärskommunikationen tas emot på rätt sätt.

Medarbetarnas engagemang

Engagerade medarbetare ger bättre resultat i företaget.

Medarbetaren står i centrum för intranätet och detta återspeglas i alla de arbetsverktyg som intranätet tillhandahåller.

Förutom att hålla medarbetaren i ständig kontakt med företaget genom företagsnyheter, varningar, meddelanden eller diskussioner inom företaget och se till att han alltid har det material han behöver för att dela med sig, kan intranätet också utöka hans nätverk genom att han enkelt kan få kontakt med kollegor från alla avdelningar.

Varje användare är en del av en klassisk telefonbok där personlig information som kontakter, intressen, tidigare erfarenheter och färdigheter kan hittas. Medarbetarna kan på så sätt skapa ett starkare digitaliserat företagsnätverk och kommunicera allt smidigare.

Intranätet blir en plats för utbyte, diskussion och erkännande genom offentliga meddelanden och feedback .Känslan av att tillhöra organisationen blir allt viktigare.

Framgång i affärsverksamheten

Alla företags framgångar beror på hur nöjda och delaktiga medarbetarna är. Ju mer medarbetarna engagerar sig i företaget, desto större är sannolikheten att målen uppnås.

Människor och deras behov bör stå i centrum för företagets intranät .Därför behöver människor ett användbart digitalt utrymme där de kan lägga in information, utbyta åsikter med kollegor och uttrycka åsikter och idéer. Engagerade medarbetare blir mer motiverade och deras arbete blir mer giv ande.

Ett intranät är därför inte bara användbart för att förbättra den interna kommunikationen och effektivisera affärsprocesser, utan också för att det möjliggör avancerat digitalt samarbete mellan människor och hjälper företag att skapa engagemang.

Kostnader och fördelar med ett intranät

Idag har intranätet blivit ett oumbärligt verktyg som inget företag på någon marknad kan klara sig utan, med tanke på de enorma fördelar det ger.

Frågan du kanske ställer dig är därför: vad kostar så många fördelar?

Vårt svar är att med vårt intranät kan du uppnå ett kraftfullt intranät, integrerade system med Microsoft 365 och verktyg för artificiell intelligens med 10 procent av kostnaden och 10 procent av tiden.

Integrationen med Microsoft 365 och användningen av AI ger dig branschledande avancerade verktyg för digitalisering av verksamheten. Om du använder rätt KPI:er kommer du snart att inse att intranätet kan ge konkreta besparingar för alla företag i alla branscher.

Vill du ha ett komplett intranät?

"Intranet-in-a-box" är en komplett tjänst för ditt företag:

Vi erbjuder dig ett varumärkesanpassat intranät integrerat med Microsoft 365 och Viva.
Vi går bortom gränserna för en vanlig företagswebbplats med våra anpassningsbara funktioner.
Vi uppdaterar alla komponenter till de senaste Microsoft-standarderna.

Förenkla den interna kommunikationen och digitalisera ditt företag med en minimal investering.

Kontakta oss

Giuseppe Marchi

Giuseppe är Microsoft MVP för SharePoint och Microsoft 365 sedan 2010 och grundade Dev4Side och intranet.ai i syfte att hjälpa företag att få en enklare och effektivare arbetsmiljö.

Han arbetar som konsult med allt som rör digitalt samarbete, intranätportaler och Microsofts molnplattformar.