SharePoint Admin Center: hur man hanterar SharePoint-webbplatser

Administrationscentret för SharePoint: vad är det och vad används det till?

SharePoint Online är den mest kända och mest använda plattformen i Microsoft 365 för att skapa moderna webbplatser som kan stödja företagsgruppernas arbete (när det gäller samarbetswebbplatser) och förenkla intern kommunikation. Det senare gäller för kommunikationswebbplatser, såsom företagsintranätet, med funktioner för innehållshantering från dokument till nyheter.

För att fungera så bra som möjligt och ge dig bästa möjliga användarupplevelse samt skydda integriteten för delade data tillhandahåller SharePoint ett särskilt webbgränssnitt där bara administratörer kan komma åt de konfigurationer som behövs för att hantera företagets webbplatser.

Det handlar om SharePoint Admin Center, navet för hanteringen av SharePoint Online i Microsoft 365.

Detta centraliserade gränssnitt ger dig därför verktygen för att:

• Skapa nya webbplatser i din SharePoint Online-instans
• Hantera åtkomst till innehåll och information som lagras i SharePoint
• Övervaka driften av aktiva SharePoint-webbplatser, inklusive använd lagringsyta
• Införa policyer som stödjer samarbete med särskilt fokus på säkerhet

Och mycket mer, som vi går igenom i detalj i den här artikeln.

Administrationscentret för SharePoint: hur du får åtkomst?

SharePoint Admin Center är endast tillgängligt för administratörer med ett Office 365-abonnemang, som naturligtvis inkluderar SharePoint Online.

Globala administratörer i företagets Microsoft 365-tenant har den högsta behörighetsnivån och tillgång till alla funktioner som erbjuds i SharePoint Admin Center. De kan dock ge åtkomst till admincentret även till andra användare genom att tilldela dem rollen som administratör för att:

• Hantera SharePoint-webbplatssamlingar
• Ställa in lagringskvoter
• Övervaka andra administratörer och webbplatsägare

För att tilldela rollen som administratör i SharePoint behöver globala administratörer därför:

1. Gå till Microsoft 365 Admin Center
2. Välj posten "Roles"
3. Välj posten "Role Assignments" till vänster
4. Dubbelklicka på rollen "SharePoint Administrator"
5. Välj kommandot "Add users"
6. Lägg till de användare som du vill tilldela rollen

Användarna som du lägger till i listan aktiveras för att hantera SharePoint Online och dess webbplatser via de inställningar som finns i SharePoint Admin Center. Hur kommer du dit?

Nu behöver administratörerna bara:

1. Gå till adressen admin.microsoft.com
2. Logga in med dina Office 365-uppgifter
3. Välj SharePoint Admin Center genom att bläddra i rutan till vänster

När du klickar på posten "SharePoint" omdirigeras du till SharePoint Admin Center, där du hittar alla verktyg för att hantera företagets SharePoint-miljö på bästa sätt.

Administrationscentret för SharePoint: vilka funktioner erbjuder det?

Här är vad Admin Center tillhandahåller så att du kan förbättra användarnas upplevelse och säkerställa högsta möjliga säkerhet för företagsdata i webbplatserna i SharePoint Online.

Nedan listas de konfigurationsområden som är viktigast (finns i navigeringsfältet till vänster i Admin Centers huvudgränssnitt). Var och en av dessa områden innehåller specifika inställningar för att definiera policyer, reglera möjligheterna till delning, övervaka strukturen för webbplatssamlingar och mycket mer.

Home page för SharePoint Admin Center

På home page för SharePoint Admin Center får du de första viktiga uppgifterna om statusen för din SharePoint Online-instans. Här visas de dashboard som visar aktuella data i realtid om:

• Användning av företagets webbplatser under de senaste 30 dagarna
• Tjänststatus
• Systemuppdateringar

Systemuppdateringar är meddelanden från Microsoft som informerar administratörer om förbättringar, nya funktioner och eventuella ändringar i SharePoint som kan påverka användarnas upplevelse.

Det finns också en textbaserad sökruta som du kan använda för att hitta aktiva SharePoint-webbplatser och övervaka deras användning, till exempel det använda lagringsutrymmet.

Home page i SharePoint Admin Center

Den upptagna kvoten för alla SharePoint-webbplatser finns uppe till höger, där en enkel grafik visar det använda utrymmet jämfört med det som fortfarande finns tillgängligt för företaget.

Den här översikten över tillgängligt lagringsutrymme är avgörande för en korrekt hantering av SharePoint.

Kom ihåg att lagringsutrymmet för SharePoint Online omfattar 1 TB per företag, plus 10 GB för varje användare med en licens som inkluderar SharePoint. Till exempel: ett företag med 100 användare med en Microsoft 365-licens som inkluderar SharePoint Online kommer att ha 1 TB + (10 GB * 100) = 2 TB utrymme.

När den här kvoten har överskridits blockeras åtkomsten till nästan alla funktioner för lagring och delning av dokument och information i SharePoint Online.

Om det går 12 månader utan att företaget har köpt ytterligare lagringsutrymme kan Microsoft inaktivera kontot och radera allt innehåll permanent.

Förutom en översikt över det aktuella lagringsläget erbjuder SharePoints Admin Center inga verktyg för att undvika att överskrida den tillgängliga kvoten. Det går endast att ta bort webbplatser i instansen.

För att hantera sitt lagringsutrymme har företag därför tre alternativ:

1. Köpa nytt lagringsutrymme för SharePoint, innan kvoten överskrids. Troligen det minst förmånliga alternativet, eftersom priset är 0,2 €/GB/månad.
   
   
2. Köpa Microsoft 365 Archive, lösningen som Microsoft har utformat just för att erbjuda extra lagringsutrymme för SharePoint-webbplatser. Ett mer förmånligt alternativ än direkt köp av ny lagring, med ett pris på 0,05 €/GB/månad.
   
   
3. Vända sig till experter som intranet.ai, för att lära sig att själv hantera lagringsutrymmet i SharePoint, Teams och OneDrive, så att företaget kan spara på köp av ny lagring och externa produkter som Microsoft 365 Archive.
   
   

Våra experter kan ge företag de verktyg och kunskaper som behövs för att minska utrymmet som används av SharePoint och OneDrive.

Med några dagars konsultation kan vi utbilda användare i hur de håller arkiven i företagets moln rena, genom att fokusera på deras hantering i stället för deras placering (det handlar alltså inte om en enkel migrering från ett arkiv till ett annat).

Det blir då möjligt att:

• Förbättra hanteringen av lagringsutrymmet i Microsoft 365, på egen hand.
• Behålla samarbetsfunktionerna, som går förlorade med Microsoft 365 Archive.

Active sites, för att hantera aktiva SharePoint-webbplatser

Som ett alternativ till sökfältet på home page kan administratörer visa listan över aktiva SharePoint-webbplatser i företagets tenant via posten "Active sites" (som finns till vänster, under "Sites").

Den här sidan är dock inte bara användbar för att se aktiva webbplatser. Varje webbplats i listan åtföljs av en serie uppgifter som hjälper dig att förstå dess historik och huvudkonfigurationer. Bland dessa uppgifter finns för varje webbplats:

• Eventuell ansluten Microsoft Teams-grupp eller -kanal (så att du kan se om webbplatsen skapades efter att en grupp eller en privat kanal skapades i Teams eller inte)
• Antal använda GB
• Primära administratörer
• Mall som används
• Skapandedatum
• Osv.

Även på sidan "Active sites" kan administratörer skapa nya webbplatser med kommandot "Create".

Det är värt att understryka att om du går till SharePoint Admin Center för att skapa en ny webbplats får du en särskild fördel, nämligen möjligheten att använda ytterligare mallar jämfört med dem som erbjuds som standard på SharePoints home page. Det handlar alltså om mallar som administratörer kan använda för att inte behöva börja från noll när de skapar en webbplats, och samtidigt ge den funktioner som inte finns i de mallar som finns tillgängliga för vanliga användare.

Avsnittet Active Sites i SharePoint Admin Center

Deleted sites, för att se borttagna SharePoint-webbplatser
(och bestämma vad du ska göra med dem)

Precis under posten "Active sites" hittar du "Deleted sites", som låter dig gå till sidan i SharePoint Admin Center som är dedikerad till webbplatser som har tagits bort (men inte oåterkalleligt).

Funktionen att lyfta fram på den här sidan är kommandot "Restore", som du kan använda för att återställa borttagna SharePoint-webbplatser. Mycket användbart, särskilt när en webbplats tas bort av misstag. Men tänk på detta: administratörer har en begränsad tid på sig att återställa en webbplats; när tidsfristen har passerat tas SharePoint-webbplatserna i området "Deleted sites" bort permanent.

Tidsfönstret för återställning varierar beroende på webbplatstyp.

Med undantag för SharePoint-webbplatser som är kopplade till en Teams-kanal (som måste återställas inom 30 dagar från borttagningen direkt i Microsoft Teams) kan team- och kommunikationswebbplatser återställas i det här området i SharePoint Admin Center inom 93 dagar från att de togs bort. Så här gör du:

• Välj de webbplatser du vill återställa i listan som visas i området "Deleted sites".
• Klicka på kommandot "Restore" uppe till vänster.

När 93 dagar har passerat tas webbplatserna bort helt från SharePoint Online. För att undvika att förlora viktig data är det bra att göra en back-up eller använda tredjepartslösningar för att arkivera information från en webbplats som, även om den inte används, kan vara värdefull i framtiden.

Kommandot "Restore" i avsnittet Deleted Sites i SharePoint Admin Center

Policies, för delning och åtkomst till innehåll i SharePoint

Under posten "Policies" finns två mycket viktiga områden i SharePoint Admin Center.

Det är områdena som samlar inställningarna för delning respektive åtkomst.

Börjar vi med området "Sharing" kan administratörer ange gränser för delning av innehåll i SharePoint och OneDrive. Det finns särskilt fyra nivåer:

1. Delning med vem som helst
2. Delning med nya gäster och befintliga gäster
3. Delning endast med befintliga gäster
4. Delning endast med personer i organisationen

Administratörer kan alltså välja graden, från den mest tillåtande för delning av länkar och filer utan krav på sign-in, till den mest restriktiva för delning med dem som har ett företagskonto. Det andra området under "Policies" heter "Access control" och erbjuder mer avancerade inställningar än området "Sharing" för att skydda filer i SharePoint och OneDrive.

I "Access control" finns fyra kategorier av inställningar för att hantera åtkomst till innehåll:

1. Unmanaged Devices. Administratörer kan tillåta, begränsa eller blockera åtkomst för enheter som inte tillhör företagsdomänen, eller som använder operativsystem eller webbläsare som inte följer den konfiguration som har angetts för SharePoint.
   
   
2. Inactivity Timeout. En säkerhetsinställning som används för att ange en period av inaktivitet, efter vilken en användare varnas och till sist loggas ut.
   
   
3. Network Location. Konfigurationen som gör det möjligt att filtrera åtkomst till SharePoint Online baserat på användarens IP-adress. Till exempel kan administratörer tillåta åtkomst endast för användare som använder företagsnätverket.
   
   
4. Legacy Authentication. Inställningen för att tillåta eller blockera åtkomst från tredjepartsappar eller äldre Microsoft Office-appar (Office 2010 och tidigare) som inte kan upprätthålla enhetsbaserade begränsningar.
   
   

Områdena "Sharing" och "Access control" ger tillsammans ett brett utbud av alternativ för att bestämma vem som kan komma åt vad i företagets SharePoint-miljö, så att du kan anpassa plattformens behörigheter till organisationens säkerhetspolicys på ett flexibelt och detaljerat sätt.

Inställningar för fildelning i SharePoint Admin Center

Settings, för att komma åt ytterligare konfigurationer

Under den generella posten "Settings" i SharePoint Admin Center finns inställningar för:

• Välja hur du hanterar aviseringar.
• Ange Home site i din SharePoint-instans.
• Definiera standardkonfigurationer för att skapa nya webbplatser.
• Hantera gränser för lagringsutrymme som varje webbplats använder.
• Osv.

I praktiken hittar du här inställningarna för att anpassa företagets SharePoint-miljö.

När det gäller ett Home site är det en webbplats som fungerar som en landing page och ger en enda åtkomstpunkt till SharePoint Online-miljön. Administratörer kan ställa in en kommunikationswebbplats (till exempel företagets intranät) som Home site för att utöka dess sökomfång och centralisera nyheter och innehåll som är användbara för alla användare.

Term store, för att ändra taxonomin för SharePoint-webbplatser

Genom att välja posten "Term store" i SharePoints Admin Center kommer du till sidan där du kan hantera metadata för dina webbplatser.

Metadata är informationen som ligger till grund för systemet för sökning och arkivering av innehåll på webbplatser i SharePoint Online. Inställningarna på sidan "Term store" spelar därför en avgörande roll för korrekt hantering av SharePoint och de företagsdata som plattformen lagrar.

Administratörer kan här skapa eller ändra den lokala taxonomin för en SharePoint-webbplats genom att arbeta på nivåerna tag, term set och enskilda termer, som kan anpassas med egenskaper som namn, beskrivning och användningsangivelser.

Det går att tilldela en person eller en grupp användare till ett specifikt term set. I detta fall ger de tilldelade etiketterna inga extra behörigheter, men de hjälper till att identifiera, eller snarare spåra, användare genom en uppsättning termer som till exempel en befattning och en avdelning.

Definiera språket för Term Store i SharePoint Admin Center

Migration, för att hantera migreringsprocesser i SharePoint

SharePoints Admin Center erbjuder ett verktyg som är utformat för att hantera migreringsprocesser: Migration Manager, som finns under posten "Migration" i den vänstra navigeringspanelen.

Migration Manager samlar inställningar för migrering till SharePoint Online och stödjer överföring av data som finns i plattformar som Microsoft Stream, Dropbox och Google Workspace.

I samma område finns även nedladdningen av SharePoint Migration Tool tillgänglig. Ett användbart verktyg för att migrera innehåll från äldre versioner av SharePoint On-Prem eller från filer som hämtas från nätverksmappar.

Advanced, för att få åtkomst till avancerade konfigurationer

I avsnittet "Advanced" i SharePoint Admin Center erbjuds administratörer vissa avancerade konfigurationer som bland annat används för att hantera behörigheter som krävs av anpassade appar som installeras i SharePoint Online.

Det är inställningar som bidrar till att hantera plattformens möjligheter till utökning, och som gör det möjligt att justera de behörigheter som anpassade komponenter har för att interagera med data i SharePoint eller, mer generellt, i organisationens Microsoft 365-miljö.

Översikt över avancerad hantering i SharePoint Admin Center

För att avsluta denna korta översikt presenterar vi nedan en sammanfattande tabell över de viktigaste funktionerna och konfigurationerna som är tillgängliga för admin i SharePoint Online i det tillhörande administrationscentret.

Vad är SharePoint Admin Center?

SharePoint Admin Center är webbgränssnittet som ger dig som administratör i SharePoint Online alla verktyg du behöver för att centralt hantera webbplatser, innehåll och datasäkerhet.

Hur får du åtkomst till SharePoint Admin Center?

Gå till admin.microsoft.com, logga in med dina Office 365-inloggningsuppgifter och välj admin center för SharePoint i panelen till vänster.

Vilka är de viktigaste funktionerna i SharePoint Admin Center?

De viktigaste funktionerna inkluderar att skapa nya webbplatser, hantera åtkomst till innehåll, övervaka lagringsutrymme, införa policyer för samarbete och säkerhet samt hantera konfigurationerna för aktiva SharePoint-webbplatser.

Hur tilldelar du rollen Admin i SharePoint?

För att tilldela rollen Admin i SharePoint ska globala administratörer gå till Microsoft 365 admin center, välja "Roles", sedan "Role Assignments", dubbelklicka på rollen "SharePoint Administrator", välja "Add users" och lägga till de användare som ska få rollen.

Hur återställer du en borttagen SharePoint-webbplats?

För att återställa en borttagen SharePoint-webbplats ska du gå till sidan "Deleted sites" i SharePoint Admin Center, markera de webbplatser du vill återställa och klicka på kommandot "Restore". Detta måste göras inom 93 dagar från borttagningen.

Vilka delningsalternativ finns i SharePoint?

Delningsalternativen i SharePoint omfattar delning med vem som helst, med nya gäster och befintliga gäster, endast med befintliga gäster och endast med personer i organisationen. Dessa alternativ kan konfigureras i området "Sharing" i SharePoint Admin Center.

Vad är en Home site i SharePoint Online?

En Home site i SharePoint Online är en webbplats som fungerar som en landningssida och ger en enda ingång till SharePoint Online. Du kan ställa in en kommunikationswebbplats som Home site för att centralisera nyheter och innehåll som är användbara för alla användare i organisationen.