Slik oppretter du et intranett med SharePoint

Hva er et smart intranett?

Bedriftens intranett må utformes med omhu, med fokus på ulike aspekter. Fra medarbeiderengasjement, til innholdsskaping, til personaltjenester, til overvåking og styring. Ingenting bør undervurderes hvis du vil ha et vellykket intranett.

Her er en liste over faktorer som utgjør et smart intranett.

1. Det er et reelt arbeidsverktøy

Intranettet hjelper medarbeiderne med å utføre sine daglige oppgaver og øker produktiviteten og trivselen i bedriften. Med de avanserte funksjonene til plattformer som SharePoint Online kan intranettet utformes slik at det

• gjøre det lettere å søke etter informasjon
• forbedre kommunikasjonen mellom kolleger
• formidle oppdatert innhold og nyheter
• administrere oppretting, deling og lagring av dokumenter

Hvis brukerne ikke finner en god grunn til å bruke intranettet, enten det er fordi det ikke tilbyr den rette funksjonaliteten eller fordi det mangler opplæring i hvordan det skal brukes, vil det bli forlatt kort tid etter at det er tatt i bruk. Det er derfor avgjørende at intranettet er praktisk og brukervennlig, slik at de ressursene bedriften har investert i å utvikle det, ikke er bortkastet.

2. Det er designet rundt brukeren

Intranettet må oppfylle de spesifikke behovene til en bedrift og menneskene i den. For å fortsette å fokusere på det praktiske er det ikke nok at intranettet tilbyr funksjonalitet som forenkler forretningsprosessene, men det må også støtte brukernes arbeid med personalisert innhold basert på deres preferanser.

Ved hjelp av SharePoint Online blir intranettet det eneste stedet der man kan finne globalt innhold for hele selskapet, sammen med:

• Nyheter og kommunikasjon som er spesifikk for avdeling, sted eller rolle
• Oppdateringer om initiativer som er av interesse for brukeren
• Interne kontakter som er relevante for dine behov
• Dine favorittapplikasjoner, vanlige spørsmål og dokumenter

Og mye mer.

3. Den når ut til brukerne uansett hvor de er

Informasjon og kunnskap er avgjørende for en vellykket virksomhet og bør være tilgjengelig for alle direkte fra skrivebordet. Uansett hva de gjør, hvor de er og på hvilken som helst type enhet.

SharePoints intranett kan integreres med Microsoft Teams for å forenkle delingen av viktige nyheter og innhold ved å sende tilpassede push-varsler. Hos intranet.ai har vi utviklet en komponent som tar seg av nettopp denne prosessen for å gjøre det mulig for bedrifter å

• informere folk i sanntid
• engasjere brukere med målrettede varsler
• overvåke engasjementet med intern kommunikasjon
• sikre maksimal mottakelse av de viktigste nyhetene

4. Det gir folk mulighet til å lære mer om selskapet

Hvor ofte hender det ikke at man trenger informasjon, men ikke vet hvor man skal henvende seg i bedriften for å få tak i den?

SharePoint Onlines intranett samler på ett sted i bedriftens digitale arbeidsplass de kontaktene, dokumentene, kommunikasjonen, tjenestene og applikasjonene som brukerne trenger for å få arbeidet gjort, uten avbrudd og uten å kaste bort tid på research.

Personkatalogen og organisasjonskartet er noen av funksjonene vi legger til i kundenes intranett, slik at brukerne kan lære mer om organisasjonen og umiddelbart finne kolleger som har svar på spørsmålene deres.

5. Den knytter kolleger sammen

Vi vet at listen over ansatte på intranettet bidrar til å gi en bedre forståelse av selskapet, men hvordan kan brukerne raskt komme i kontakt med en kollega? Hvordan kan de koble seg til for å dele dokumenter eller jobbe sammen om et prosjekt?

Nok en gang er SharePoint-intranettintegrasjon med Microsoft Teams svaret. Teams kan koble sammen brukere og effektivisere deling av informasjon og oppdateringer i sanntid.

I intranettets personkatalog kan brukerne finne Teams-kontaktene til kolleger de trenger å snakke med, og nå dem med et enkelt klikk.

Vi har allerede snakket om push-varsler, men det er verdt å nevne at takket være denne funksjonen kan bedriften også komme raskere i kontakt med medarbeiderne sine og holde dem oppdatert om de nyeste initiativene og prestasjonene de gjør sammen.

6. Det gjør det lettere å samarbeide

Du kan samle bedriftens prosjekter og initiativer på intranettet, og fremheve dem i henhold til bedriftens behov eller relevans for brukernes avdeling, rolle og aktiviteter.

SharePoint Online-intranettet kan også gi rask tilgang til prosjektgrupper, med spesifikk funksjonalitet for samarbeid og koordinering av aktiviteter i sanntid.

Til slutt bør hver avdeling ha sin egen plass på intranettet.

Bedriftsnettstedet kan utvides med en egen seksjon for medarbeidere, initiativer og avdelingsspesifikk kommunikasjon. På denne måten kan informasjon som er nyttig for en avdelings aktiviteter, samles og deles uten å gå tapt i den globale kommunikasjonsflyten.

7. Det hjelper deg med å finne det du leter etter

Bare 1 prosent av de som har et intranett i bedriften, er fornøyde med søkeresultatene.

Intranettet er avhengig av utdatert teknologi og kan derfor ikke tilby den støtten som er nødvendig for å øke produktiviteten og ikke minst sluttbrukernes tilfredshet. En høy misnøyerate fører til at portalen, som bedriften har investert betydelige ressurser i, raskt forlates.

Å basere seg på en toppmoderne, kontinuerlig oppdatert plattform som SharePoint Online er imidlertid bare første skritt. Faktisk bør intranettadministratorer planlegge noen nøkkelaktiviteter som tar sikte på å identifisere forbedringsområder og dermed øke brukertilfredsheten. Blant disse aktivitetene legger vi vekt på:

• Overvåking av søk og tilbakevendende spørsmål
• Innhenting av tilbakemeldinger ved hjelp av spørreundersøkelser og spørreskjemaer

Når brukernes behov er kartlagt, kan intranettet berikes med nytt innhold og ny funksjonalitet for å støtte arbeidet til alle i bedriften.

8. Det gir daglige verktøytjenester

Søkefunksjoner er uunnværlige for å jobbe optimalt. Derfor er SharePoint-intranettet det beste verktøyet for:

• skjemaer for forespørsler
• verktøy for å reservere selskapets ressurser
• få tilgang til tjenester og konvensjoner

9. Det gir deg mulighet til å uttrykke din personlighet

En bedrifts suksess eller fiasko er alltid basert på kulturen og hvordan medarbeiderne blir verdsatt.

Intranettet bør gjøre det mulig for alle i bedriften å dele sine ferdigheter og kunnskaper, og å gjøre seg kjent for sine kolleger. Personalavdelingen kan også se den delte informasjonen for å foreslå nye karrieremuligheter eller velge ut kandidater til ledige stillinger direkte fra personer som allerede jobber i selskapet.

10. Det holder brukerne engasjerte

Hvis engasjementet er høyt, øker produktiviteten og trivselen. Derfor bør intranettet, i tillegg til å være praktisk med funksjoner som støtter de daglige aktivitetene, også tilby engasjerende opplevelser, som for eksempel gamification.

Gamification gjør det mulig å delta i felles konkurranser, spill og aktiviteter som forbedrer forholdet til kolleger, men ikke bare det. På intranettet kan disse opplevelsene faktisk bidra til å gjøre intern opplæring mer engasjerende gjennom spørrekonkurranser og konkurranser med premier.

11. Det tas i bruk på en smidig måte

Et smart intranett blir enklere og raskere å ta i bruk.

Brukerne trenger verktøy for å forstå verdien av de funksjonene de får tilgang til. Opplæring spiller derfor en nøkkelrolle når det gjelder å ta i bruk et intranett, og et smart intranett som SharePoint Online kan tilrettelegge for dette:

• Webinarer og opplæringsinnhold
• Live-arrangementer med spørsmål og svar
• Guidede turer for å lære mer om de enkelte funksjonene

12. Det støtter dataanalyse

Hvordan vet man om intranettet fungerer godt eller ikke? Hjelper det virkelig bedriften, eller har det fortsatt mange begrensninger? Finner brukerne det de trenger?

SharePoint Online-logger og overvåkingsfunksjoner i Office 365 hjelper deg med å svare på disse spørsmålene. Men de er ikke nok.

For å få full oversikt over hvordan intranettet fungerer og hvor effektivt det er, trenger du egne verktøy for å spore brukernes aktivitet og forstå om nettstedet virkelig bidrar til produktiviteten deres.

13. Det støtter lederskapet

I digitaliseringens tidsalder har bedriftsledere et utall innovative teknologier til rådighet for å

• koordinere team
• administrere introduksjonsfasen
• få viktig innsikt som grunnlag for beslutningstaking
• kommunisere direkte og konstruktivt med kolleger

Med intranettet kan ledelsen kommunisere raskt med alle i bedriften og få tilbakemeldinger uten å sende en eneste e-post eller ta en telefon.

Ved å integrere SharePoint med Microsofts samarbeidsplattformer, som for eksempel Microsoft Teams, kan det imidlertid bli enklere å organisere videosamtaler og direktesendte arrangementer. Slik kan du involvere alle brukere i forretningsinitiativer, uansett hvor de befinner seg.

Smart intranett: de viktigste målene

Hva betyr det å ha et smart intranett for bedriften din? Før vi går dypere inn i visjonen vår og finner ut hvordan vi kan skape et virkelig smart intranett med SharePoint Online, må vi vite hvilke mål intranettet skal oppnå, slik at bedriften kan overvåke dem og evaluere effektiviteten av investeringen.

De viktigste målene for intranettet kan oppsummeres som følger:

1. Økt brukerengasjement
2. Økt produktivitet og trivsel i bedriften
3. Forbedret lønnsomhet og konkurranseevne i bedriften

Resultatene av et smart intranett

1. Engasjerer brukerne
2. Forbedrer produktiviteten
3. Øker konkurranseevnen

"En høyt engasjert arbeidsstyrke er forskjellen mellom et selskap som utkonkurrerer sine konkurrenter og et som ikke klarer å vokse."[kilde]

87 prosent av alle arbeidstakere på verdensbasis er ikke engasjerte på arbeidsplassen. Dette er viktig når vi tar i betraktning at bedrifter som klarer å engasjere medarbeiderne i sine aktiviteter og initiativer, klarer å utkonkurrere konkurrentene sine med 147 prosent når det gjelder generert fortjeneste.

Ny teknologi som SharePoint Onlines intranett, integrert med Microsoft 365s digitale arbeidsplass, gir bedrifter muligheten til å differensiere seg fra konkurrentene gjennom økt produktivitet og trivsel blant medarbeiderne.

Slik fungerer det:

• Medet intelligent intranett blir internkommunikasjonen mer engasjerende ved hjelp av SharePoints innholdshåndteringsfunksjoner og integrasjon med samarbeids- og medarbeideropplevelsesplattformer som Microsoft Teams,Forms og Viva.
• Hvis folk er engasjerte og intranettet tilbyr tjenester av høy kvalitet, vil produktiviteten øke. Brukerne blir mer motiverte og kan spare tid på å søke etter kontakter, dokumenter og annen informasjon de trenger for å utføre arbeidet sitt.
• Jo mer tid som spares, desto større blir den samlede lønnsomheten i bedriften.

Hvordan evaluerer man resultatene av intranettet?

For å evaluere hvordan intranettet har økt bedriftens produktivitet, kan du sette opp flere kvantitative KPI-er.

Blant de direkte KPI-ene kan du overvåke

• Antall visninger per enkeltside
• Antall unike brukere som har besøkt intranettet
• Antall økter og varigheten av de enkelte øktene
• Antall innhold som er lagt ut, søkt etter og vist
• Interaksjoner med bedriftens kommunikasjon, inkludert likes og kommentarer

Blant indirekte KPI-er finner vi

• Antall forespørsler mottatt av bedriftens helpdesk
• Antall e-poster sendt til kolleger med spørsmål om informasjon

Slik lager du et smart intranettsted:
hensyn for å unngå å gå galt

For å skape et virkelig smart intranett som er i stand til å nå de målene bedriften har satt seg, er det visse hensyn som må tas på designstadiet. Dette er et ømtålig øyeblikk som de fleste bedrifter ignorerer, men som viser seg å være svært viktig for å sikre intranettets effektivitet og dermed maksimere investeringen.

For å unngå å gjøre feil når du lager intranettet ditt, kan du lese mer om hva du må huske på.

Hvordan utforme bedriftens intranett

1. Analysefasen

Analysefasen står for 70 prosent av suksessen til et intranettprosjekt. Det er den mest delikate fasen, ettersom intranettmodellen som kan oppfylle spesifikke forretningsbehov og strategiske mål, blir definert. Vanligvis omfatter analysefasen tre aktiviteter:

1. Analyse av konteksten og bedriftskulturen
2. Analyse av målene som skal oppnås (produktivitet, trivsel osv.)
3. Analyse av sluttbrukeren og identifisering av hans eller hennes viktigste behov

1.1 Kontekstanalyse

Denne første aktiviteten omfatter

• analyse av de operative og strategiske planene som ligger til grunn for de interne prosessene;
• analyse av oppdraget og verdiene som ligger til grunn for bedriftskulturen
• analyse av den nåværende kommunikasjonsstrategien.

Hvis bedriften allerede har en intranettportal, er det nyttig å analysere hvilke funksjoner som brukes mest av brukerne, for å forstå hvordan man kan forbedre tjenestene og innholdet som tilbys.

På denne måten kan du få en klar første idé om hvordan du kan utforme et intranett som respekterer bedriftskulturen og er en egnet støtte for de ansattes aktiviteter.

1.2 Målanalyse

Målanalysen brukes til å tilpasse intranettets funksjonalitet til de strategiene og målene bedriften ønsker å oppnå.

Når de strategiske målene er definert, er det nødvendig å skissere de operative målene. I praksis er spørsmålene som må besvares i denne analysefasen

• Hvilke verktøy bør bedriftens intranett tilby?
• Hvordan kan intranettet støtte individuelle aktiviteter og gruppeaktiviteter?
• Hva trenger bedriften for å forbedre kommunikasjonen med medarbeiderne?

1.3 Sluttbrukeranalyse

Intranettet består av mennesker.

Å kjenne sluttbrukeren betyr å vite hvilken funksjonalitet, hvilket innhold og hvilke tjenester intranettet skal tilby for å gjøre det mulig for alle i bedriften å gjøre jobben sin bedre.

Målgruppeanalyser blir ofte undervurdert fordi bedrifter tar de ansattes reelle behov for gitt. Men hvis man ikke analyserer sluttbrukeren, ender man dessverre opp med et "ubrukelig" eller ineffektivt intranett som mangler tilpassede løsninger.

Men hvordan identifiserer man brukerbehovene?

Her er noen verktøy vi anbefaler å bruke.

Fokusgrupper og spørreskjemaer

For å gjennomføre en grundig analyse av menneskene i bedriften kan du bruke to forskjellige, men komplementære metoder. La oss snakke om fokusgrupper og spørreskjemaer.

Fokusgrupper er en kvalitativ forskningsteknikk som involverer en liten gruppe mennesker, vanligvis mellom 6 og 12 deltakere. Diskusjonen ledes av en moderator (vanligvis en av dem som er involvert i utformingen av intranettet), som styrer samtalen ved å foreslå et sett med spørsmål som er forberedt på forhånd.

Målet er å samle meninger, oppfatninger, ideer og tilbakemeldinger fra deltakerne i en interaktiv setting. Denne metoden gjør det mulig å gå i dybden på folks motivasjon, holdninger, erfaringer og atferd, og avslører innsikt som kanskje ikke ville kommet frem med andre forskningsteknikker, som spørreundersøkelser eller individuelle intervjuer.

Mens fokusgrupper gir oss mulighet til å bli kjent med sluttbrukeren gjennom dynamisk interaksjon og guidede diskusjoner, gir spørreskjemaer kvantitative data som kan analyseres i større skala.

De gjør det faktisk mulig å samle inn spesifikk, strukturert informasjon fra et stort antall respondenter, noe som gjør det mulig å identifisere trender, atferdsmønstre og felles behov som intranettet kan bidra til å dekke.

Når man lager et spørreskjema i designfasen av et intranett, er det viktig å understreke at manikke skal stille spørsmålom selve intranettet, men om folks arbeid. På den måten kan du få nøkkelinformasjon om gjennomsnittlig IT-kunnskap, foretrukne enheter og applikasjoner de bruker til å utføre sine daglige oppgaver.

Intervjuer

Intervjuer er nyttige for å få mer direkte og personlig tilbakemelding enn innsikt fra fokusgrupper og spørreskjemaer. Det kan være nyttig å organisere en intervjurunde etter at en demo av intranettet er gjort tilgjengelig, med et utvalg av brukere som har testet prototypen.

2. Planlegging for endring

I dag er det ikke lenger mulig å starte et digitalt prosjekt uten en plan, spesielt ikke hvis et prosjekt som intranettprosjektet vil endre de daglige rutinene til alle ansatte.

Å ha en plan innebærer å velge hvem som skal involveres i designfasen, fastsette tilgjengelig budsjett og definere kommunikasjons- og opplæringsstrategien for å sikre at intranettet blir tatt i bruk.

Alt må være bestemt på forhånd for å unngå overraskelser underveis i prosjektet.

Av denne grunn anbefaler vi følgende:

• Opprett et team som er ansvarlig for utformingen.
• Vurdere hvilke funksjoner og ressurser som skal inkluderes i intranettet, for å sette opp et realistisk budsjett.
• Identifiser hvilke kommunikasjonsformer medarbeiderne i bedriften foretrekker, hvilke fordeler det nye intranettet vil gi dem, og hvilke IT-ferdigheter som mangler, slik at dere kan definere en god intern kommunikasjons- og opplæringsstrategi.
• Overvåk kontinuerlig innsamlingen av tilbakemeldinger fra brukerne og utviklingen av prosjektet.

3. Velge hvilke verktøy som skal gjøres tilgjengelige

Vi har allerede sett hvorfor analysefasen er avgjørende i utformingen av bedriftens intranett. Blant den nyttige informasjonen som kan innhentes, gjør analysefasen det mulig å forstå hvilke verktøy som ikke kan mangle på intranettet, basert på brukernes preferanser og hva de trenger for å gjøre jobben sin bedre.

Å definere "Killer Apps" er derfor et viktig skritt i arbeidet med å skape et nyttig intranett som vekker interesse og blir tatt i bruk av alle i bedriften.

Etter mange års erfaring med intranettutvikling har vi utviklet noen funksjoner som bidrar til å nå dette målet. Nedenfor viser vi noen eksempler på våre webdeler som spiller rollen som Killer App:

• Webdel for å legge ut og søke på ledige stillinger ved å utnytte den personlige profilen på SharePoint-intranettet.
• Webpart for rask reservasjon av lokaler og ressurser, fra skrivebord til parkeringsplass på bedriftens parkeringsplass.
• Webdel for å dele innlegg fra bedriftens LinkedIn-, Facebook-, Instagram- og TikTok-profiler.

4. Ta i bruk de riktige overvåkingsverktøyene

Det er ikke nok å sette mål og KPI-er for å sikre suksess med intranettet. Du må kontinuerlig overvåke resultatene for å kunne vurdere effektiviteten av investeringen og forstå hvordan du kan forbedre intranettet for å øke brukerengasjementet og den kollektive produktiviteten.

Det finnes mange verktøy for å spore intranettets ytelse, og noen er til og med integrert i SharePoint.

Men det er ikke så lett å overvåke resultatene av et intranettprosjekt på en skikkelig måte. Faktisk er det få av de tilgjengelige verktøyene som gir detaljert innsikt i det som virkelig er viktig: hvor mye og hvordan intranettet blir brukt i bedriften.

For å hjelpe kundene våre med å få nyttig innsikt slik at de kan fortsette å forbedre intranettet de bygger sammen, har vi utviklet Intranet Analytics. Komponenten vår brukes til å måle effektiviteten til Microsoft 365 Digital Workplace og SharePoint-intranettet, med detaljerte rapporter om brukeratferd.

Deretter kan SharePoints analysefunksjoner berikes for å innhente informasjon som f.eks:

• individuelle sidevisninger
• varigheten av individuelle økter
• søketaster som brukes
• tilgang til dokumenter
• osv.

I tillegg kanfunksjonaliteten vår integreres med Google Analytics og andre tredjepartsverktøy for enda dypere analyse av intranettet.

5. Definere styringsstrategien

Dagen etter at intranettet er satt i drift, begynner arbeidet med styringsplanen.

For å lykkes med denne fasen er det en rekke tiltak som bør inngå i styringsprogrammet. Generelt anbefaler vi at man definerer følgende på forhånd

1. De eksterne delingsalternativene for hvert nettsted.
2. Måtene å spore eksterne brukeres handlinger på.
3. Hvordan nye innholdsområder skal legges ut på intranettet.
4. Tillatelsene som skal distribueres til interne brukere i selskapet.

Hvordan hjelper Microsoft oss med å bygge et intelligent intranett?

Det er mulig å skape et smart bedriftsintranett takket være Microsoft 365-teknologiene.

I Microsoft 365-produktpakken (tidligere Office 365) er SharePoint i ferd med å bli kjernen i mange tjenester med avanserte funksjoner for å

• administrere dokumentenes livssyklus
• opprette og dele innhold
• lagre data på en sikker måte
• koordinere interne prosesser

SharePoint er derfor den beste plattformen for å skape et intranett og transformere bedriftens produktivitet.

Her er områdene Microsoft utvikler for å berike funksjonaliteten som inngår i den digitale arbeidsplassen, der SharePoint står i sentrum.

1. Engasjement og samarbeid mellom kolleger

Det investeres stadig i samarbeidsplattformer som integreres med intranettet SharePoint Online, og som tilbyr ekstra funksjonalitet for å forbedre samarbeidet og kommunikasjonen i bedriften. Blant disse plattformene må vi nevne Microsoft Teams og Viva Engage (løsningen som overtok Yammers plass på den digitale arbeidsplassen i Microsoft 365).

2. Kobler sammen mennesker, nyheter, kunnskap og applikasjoner

Publiseringssystemet som finnes på SharePoint Online-nettsteder, særlig intranettet, er i stadig utvikling. Med innføringen av Home Sites og nye funksjoner for innholdsoppretting på siden, er det ikke mulig å finne verktøy på markedet som kan konkurrere med SharePoint når det gjelder å skape et intelligent intranett.

3. Kunnskapshåndtering

Vi vil snart se et stort skifte i innholdshåndteringen på intranett, og SharePoint Online leder an i denne transformasjonen med skiftet fra informasjonshåndtering til kollektiv kunnskapshåndtering.

Slik oppretter du et intranettsted med SharePoint

For å opprette bedriftens intranett med SharePoint Online må du først logge deg på microsoft365.com for å åpne SharePoint-applikasjonen og komme til startsiden.

Når du er på startsiden, klikker du på "Opprett nettsted" øverst til venstre.

SharePoint vil spørre deg om du ønsker å opprette et teamområde eller et kommunikasjonsområde.

Hvis du ikke vet forskjellen mellom disse to typene nettsteder, finner du all informasjonen nedenfor. Hvis ikke, kan du gå direkte til neste avsnitt for å gå inn i detaljene om hvordan du bygger opp grunnlaget for intranettet ditt.

Forskjellen mellom et teamnettsted og et kommunikasjonsnettsted i SharePoint

Et team- eller samarbeidsnettsted er utviklet for å forbedre koordineringen og kommunikasjonen mellom brukere som skal jobbe sammen på et prosjekt.

Det inkluderer funksjoner for å administrere dokumentbiblioteker, delt kalender og SharePoint-lister for å fordele arbeidsmengden mellom medlemmene i et team.

Et kommunikasjonsnettsted, derimot, brukes til å dele informasjon med et bredt publikum av brukere, som ikke er begrenset til medlemmene av et enkelt team.

I motsetning til teamnettsteder, som fokuserer på å administrere forretningsprosjekter, fokuserer kommunikasjonsnettsteder på å dele nyheter og informasjon. Intranettet er et tydelig eksempel på dette.

Vi velger derfor å opprette et SharePoint-kommunikasjonsnettsted.

De viktigste trinnene for å opprette et intranett med SharePoint

Når du har valgt alternativet "kommunikasjonsside", begynner den virkelige prosessen med å opprette intranettet.

For å komme i gang tilbyr Microsoft flere maler som gjør det raskere å opprette et kommunikasjonsnettsted dedikert til:

• Krisehåndtering
• Avdelingsspesifikt innhold
• Personaltjenester og nyheter
• Muligheter og interne opplæringskurs

Dessverre finnes det fortsatt ingen ferdige maler for bedriftens intranett. Rådet er å starte fra bunnen av ved å bruke malen "Blank".

Nå er det på tide å velge navn på intranettet.

Dette er et viktig skritt, ettersom navnet må kunne styrke merkevaren og samtidig være lett å huske for brukerne.

Her er noen av våre beste tips for å gi intranettet et meningsfylt og minneverdig navn:

1. Gjenbruk firmanavnet.
   Contoso kan for eksempel kalle intranettet "OneContoso" eller "WeContoso" (for å understreke følelsen av samhold og fellesskap), eller velge å kombinere merkevaren med begrepet "intranett", som i dette tilfellet blir "InContoso"
   
   
2. Referer til formålet med intranettet.
   I dette tilfellet kan noen eksempler være "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub" En av kundene våre fulgte dette mønsteret og kalte intranettet vi designet sammen, for "ThePipeline" En annen kunde gjorde et virkelig originalt valg med navnet "Agora"
   
   
3. Unngå navn som er for lange eller umulige å uttale.
   Ikke bare vil de være vanskelige å huske, men de vil også gjøre det komplisert å dele intranettadressen.
   
   
4. La deg inspirere av det bedriften driver med.
   Et godt eksempel er fra en av våre kunder som jobber i landbrukssektoren, og som bestemte seg for å kalle intranettet "Mandarin" Det sier seg selv hvordan portalen ble tilpasset, med oransje fargetoner og avrundede silhuetter.
   
   
5. Involver de som skal bruke intranettet.
   Du kan bruke spørreundersøkelser og spørreskjemaer for å samle inn kollegenes ideer, eller be dem stemme på det navnet de foretrekker blant de navnene som bedriften har foreslått.

Når du har valgt navn på intranettet, vil SharePoint be deg om å skrive en kort beskrivelse av det nye nettstedet og velge standardspråk. Valg av språk er det andre viktige momentet i prosessen med å opprette et intranett, fordi SharePoint ikke gir deg mulighet til å endre det senere.

Så snart du går inn på det tomme nettstedet, anbefaler vi at du velger bedriftens tema for å bruke den riktige fargepaletten på SharePoint-kontroller, etiketter og grafiske elementer. Dette gjør du ganske enkelt ved å

• gå til Innstillinger, øverst til høyre
• klikk på "Endre utseende" -elementet
• velg det temaet du foretrekker

Du kan velge mellom maler som Microsoft tilbyr, og bruke dem som de er for å gjøre opprettelsen av intranettet raskere. Eller du kan velge en mal og tilpasse den, for eksempel for å tilpasse paletten til bedriftens merkevarefarger. Hvis du ønsker mer tilpasning, kan du lage et eget tema fra bunnen av i SharePoint.

Under "Endre utseende" kan du også endre utseendet på:

• Header, med spesifikke innstillinger for
  • layout (minimal, kompakt, standard og utvidet)
  • bakgrunnsfarge, som kan aktiveres eller ikke med en gradert gjennomsiktighet
    (fargen hentes automatisk fra paletten som er valgt som nettstedets tema)
  • tittel, som skal aktiveres eller ikke
  • logo, som skal lastes opp
    
    
• Navigasjonslinje, med spesifikke innstillinger for
  • legge til/fjerne lenker
  • legge til/fjerne etiketter (grupper av lenker)
  • lenketre, sette inn underlenker for hovedoppføringer
    (best å ikke overstige 3 nivåer, for å opprettholde god brukervennlighet)
    
    
• Bunntekst

Deretter er det nødvendig å definere innholdet på intranettet, og vi begynner med startsiden.

Velg "Rediger" øverst i høyre hjørne for å komme i gang.

SharePoint Online er et kraftig verktøy for innholdsstyring, som gjør det mulig å plassere et utall forskjellige typer innhold på hver av sidene.

Først kan redaktørene endre antall og formatering av seksjonene som en side består av, for å definere strukturen som skal huse de enkelte innholdsdelene.

Etter at sidestrukturen er satt opp, er det mulig å sette inn webdeler av tekst- og multimedieinnhold som støttes av SharePoint. Blant disse fremhever vi:

• nyheter
• kalender
• organisasjonskart
• powerBI-rapporter
• enkeltbilder eller karuseller
• microsoft Forms spørreskjema
• youTube- eller Microsoft Stream-videoer
• osv.

Webdeler kan utvides med tilpassede funksjoner, slik som de som tilbys i intranettplanene våre.

Basert på prosjekter vi har gjennomført med kundene våre, har vi utviklet mer enn 50 komponenter for å berike funksjonaliteten til SharePoint Online når det gjelder kommunikasjon, samarbeid, produktivitet, kunnskapsdeling og opplæring. I planene våre finnes det for eksempel webdeler for å

• administrere hele dokumentets livssyklus
• finne interne kontakter og bli bedre kjent med kollegene dine
• få tilgang til selskapets favoritt- eller anbefalte arbeidsapper
• søke på ledige stillinger, slik at utvelgelsesprosessen går raskere
• publisere nyheter og kommunikasjon for brukergrupper, ved hjelp av dynamisk grafikk og integrering med Microsoft Teams for å sikre maksimal mottakelse

Uansett om det er standard eller egendefinerte webdeler, må du huske at intranettets webdeler bør velges ut fra kollegenes reelle behov og de prosessene som kjennetegner bedriften din.

Når de nyttige webdelene er lagt inn, gjenstår det bare å opprette, publisere og kontinuerlig oppdatere innholdet på intranettet. Slik at brukernes interesse holdes oppe over tid.

Avslutningsvis har vi laget en tabell som oppsummerer de viktigste trinnene du må følge for å opprette et intranett med SharePoint Online:

Hva er et intelligent intranett?

Et intelligent intranett er et internt bedriftsnettverk som støtter de ansattes daglige aktiviteter, og forbedrer produktiviteten og trivselen. Det tilbyr avanserte funksjoner som informasjonssøk, kommunikasjon mellom kolleger, dokumenthåndtering og oppdatert innhold.

Hva er hovedmålene med et intelligent intranett?

Hovedmålene med et intelligent intranett er: å øke brukerinvolveringen, forbedre produktiviteten og trivselen i bedriften, samt øke selskapets lønnsomhet og konkurranseevne.

Hvordan er et intelligent intranett designet?

Designet av et intelligent intranett inkluderer flere faser: analyse av bedriftskonteksten, definisjon av strategiske og operative mål, analyse av sluttbrukerens behov gjennom fokusgrupper, spørreskjemaer og intervjuer, planlegging av endringer, valg av verktøy og funksjoner, samt kontinuerlig ytelsesovervåking.

Hva er de grunnleggende funksjonene i et intelligent intranett?

De grunnleggende funksjonene inkluderer: verktøy for søk og dokumenthåndtering, intern kommunikasjon og push-varsler, kontaktregister, samarbeid verktøy, dedikerte rom for avdelinger, og støtte for opplæring og dataanalyse.

Hvordan kan effektiv adopsjon av intranettet sikres?

For å sikre effektiv adopsjon av intranettet er det essensielt å tilby kontinuerlig opplæring gjennom webinarer, opplæringsinnhold, live-arrangementer og guidede turer gjennom funksjonene. I tillegg er det viktig å kontinuerlig overvåke brukerfeedback og forbedre plattformen basert på deres behov.

Hva er fordelene med et intranett integrert med Microsoft 365?

Et intranett integrert med Microsoft 365 tilbyr mange fordeler, inkludert: avansert dokumenthåndtering, samarbeid i sanntid gjennom Microsoft Teams, opprettelse og deling av innhold med SharePoint, ytelsesanalyse med PowerBI, og støtte for bedriftens produktivitet med verktøy som Microsoft Forms og Viva.

Hvordan kan resultatene av et intelligent intranett evalueres?

Resultatene av et intelligent intranett kan evalueres gjennom kvantitative KPI-er som antall sidevisninger, unike brukere, øktvarighet og interaksjoner med bedriftskommunikasjon. Verktøy som Intranet Analytics, integrert med SharePoint og Google Analytics, hjelper med å spore ytelsen og kontinuerlig forbedre plattformen.

Hva er de viktigste trinnene for å opprette et intranett med SharePoint?

De viktigste trinnene for å opprette et intranett med SharePoint inkluderer: opprette et kommunikasjonsside, velge et meningsfullt navn, velge standardspråk, bruke selskapets tema, tilpasse navigasjonen, strukturere innholdssidene med seksjoner og webdeler, og holde innholdet oppdatert.