Microsoft 365 Archive: Mitä se on, rajoitukset ja vaihtoehdot

Microsoft 365 Archive laajentaa Microsoft 365:n tallennustilaa ja mahdollistaa SharePoint-sivustojen arkistoinnin. Vaikka toiminnallisuus on lupaava, on kuitenkin pohdittava, mikä on paras aika ottaa tämä uusi tuote käyttöön, kun otetaan huomioon sen käyttökustannukset.

Ennen uuden tilan ostamista SharePoint Onlineen ja ennen Microsoft 365 Archiven käyttökustannuksia on olemassa vaihtoehtoinen ratkaisu, jolla tilaa voidaan vapauttaa ilman lisäkustannuksia ja jolla arkistoja voidaan hallita itsenäisemmin Microsoft 365 -pilvipalvelussa.

Löydät kaikki yksityiskohdat tästä artikkelista.

Microsoft 365 Archive: lyhyt esittely

Microsoft 365 Arkisto on Microsoftin suunnittelema ratkaisu, jolla laajennetaan SharePoint Onlinen perusteella toimivien henkilökohtaisten ja yrityssivustojen käyttämää tallennustilaa.

Nyt julkisessa esikatseluversiossa olevan uuden tuotteen avulla voit itse asiassa arkistoida SharePoint-sivuston sisältämät tiedot, jotta käytettävissä oleva tallennustila ei jäisi vajaakäyttöisen sisällön varaan. Tällöin on mahdollista arkistoida yksi tai useampi SharePoint-sivusto lisätilaan, jota Microsoft 365 Archive tarjoaa edulliseen hintaan. Tähän siirtoon sisältyy:

  • Asiakirjakirjastot
  • Tiedostokokoelmat ja -luettelot

Kun sivuston sisältö on arkistoitu, se pysyy maailmanlaajuisten SharePointin ylläpitäjien käytettävissä, ja he voivat milloin tahansa päättää aktivoida sen uudelleen tai poistaa sen kokonaan.

Tärkeä huomautus: Vaikka tiedot arkistoidaankin, ne säilyttävät samat hakua (tällä hetkellä vain ylläpitäjille, mutta pian kaikille käytössä oleville käyttäjille), tietoturvaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevat standardit, jotka ovat ominaisia SharePointin ja muiden Microsoft 365 -sovellusten jaetuille resursseille.

Mikä on intranet.ai?

intranet.ai on käyttövalmis yritysintranet, joka on suunniteltu vähentämään kustannuksia ja toteuttamisaikaa ja luomaan siten yhteistoiminnallinen ja moderni digitaalinen työympäristö:

  • Alustava hinta 3 650 €/vuosi täydellisestä intranetistä
  • yli 50 sovellusta, mukaan lukien kehittynyt haku, asiakirjojen hallintajärjestelmä ja FAQ-sivut
  • 100-prosenttisesti integroitu SharePoint Onlineen ja Microsoft 365:een

 

Aikatauluta esittely

Miten Microsoftin tallennustila toimii

Microsoftin tallennustila on jaettu kahteen pääluokkaan:

  • Postilaatikon tallennustila, joka sisältää
    • Microsoft-tiliisi liittyvä sähköposti, mukaan lukien Outlook.com, Hotmail, Live ja MSN.
    • Outlook.comin liitetiedostot, sähköpostiviestit, yhteystiedot ja kalenterimerkinnät.

  • Pilvitallennustila
    • OneDriven kanssa tallennetut tai synkronoidut tiedostot ja mediasisältö.
    • Outlook.comin liitteet ja verkkopostiviestit.
    • Tiedostot ja asiakirjat, jotka on tallennettu SharePointissa ja Teamsissa (joka on itse asiassa SharePointin alla tiedostojen tallennusta varten).

Käyttäjille, jotka ovat ostaneet Microsoft 365 -lisenssin, maksu jakautuu seuraavasti:

  • SharePoint Online -palvelussa on tilaa 1TB kullekin yritykselle, johon on lisättävä 10GB jokaiselle käyttäjälle, jolla on SharePointin sisältävä lisenssi. Esimerkiksi yrityksellä, jolla on 100 käyttäjää, joilla on SharePointin sisältävä lisenssi, on 1TB + (10GB * 100) = 2TB yhteistyötilaa.

  • Microsoft 365 Business -paketit
    • 50 Gt sähköpostille ja 1 Tt OneDrivelle käyttäjää kohden.

  • Microsoft 365 Enterprise (E3/E5) -paketit
    • 100 Gt sähköpostille ja rajoittamaton tila OneDrivelle.
    • Kun SharePoint Online -palvelun käytettävissä oleva kiintiö ylittyy, et voi käyttää lähes kaikkia asiakirjojen ja tietojen tallentamiseen ja jakamiseen tarkoitettuja ominaisuuksia.

Käyttäjä ei voi enää esimerkiksi:

  • Ladata, muokata tai synkronoida uusia tiedostoja OneDrivessa, kun taas olemassa oleva sisältö on käytettävissä vain lukutilassa.
  • Tallentaa tai muokata asiakirjoja SharePointissa tai Teamsissa.
  • Lähettää tai vastaanottaa viestejä Microsoft Teamsissa.

Kun kiintiön ylittymisestä on kulunut 12 kuukautta, Microsoft voi poistaa käyttäjän OneDrive-tilin käytöstä ja poistaa peruuttamattomasti kaiken siellä olevan sisällön.

Lopuksi on huomattava, että Outlookin sähköpostitoiminnot keskeytetään, vaikka vain pilvitallennuksen kiintiö ylitettäisiin. OneDrive-tallennus on siis Microsoft 365:n digitaalisen työpaikan ydin ja se kohta, johon käyttäjien ja yritysten on kiinnitettävä eniten huomiota.

Tämä selittää siis Microsoft 365 Archiven merkityksen, sillä se on tällä hetkellä ainoa Microsoftin tarjoama ratkaisu, jolla voidaan välttää tilauksen käytettävissä olevan tallennuskiintiön ylittyminen toimimalla SharePoint-sivustojen ja niiden arkistojen avulla, jotka on suoraan yhdistetty henkilökohtaiseen ja yrityksen OneDrive-tiliin.

Microsoft 365 Archive: mitkä ovat tärkeimmät edut?

Vaikka Microsoft 365 Archive on vielä esikatselutuote, se on jo osoittanut tarjoavansa useita etuja Microsoft 365 -vuokralaisten ja erityisesti SharePoint Online -palvelun tallennuksen hallintaan.

Olemme nähneet, miten SharePoint-sivustojen viemän tilan vähentäminen on nyt mahdollista siirtämällä arkistoidun sisällön painoarvo Microsoft 365 -tallennustilasta Microsoft 365 Archive -tallennustilaan. Siirretty tieto säilyttää myös tietoturva- ja hakustandardit (vaikka jälkimmäinen on edelleen rajoitettu).

Mutta on syytä tuoda esiin muitakin Microsoft 365 Archiven tarjoamia etuja, kuten seuraavat.

 

1. Arkistoinnin nopeus

Microsoft 365 Archive onnistuu käsittelemään SharePointin sivustojen tallennuksen varsin ketterästi, ilman että suorituskyky kärsii määrän tai koon suhteen. Tallennusnopeus mitataan minuuteissa, joten se eroaa Azuren BLOBin kaltaisten ratkaisujen tarjoamasta nopeudesta.

 

2. Alhaiset kustannukset

Microsoft 365 Archiven avulla käyttäjät voivat vapauttaa tilaa Microsoft 365 -ympäristössään ja vähentää SharePoint-sivustojen ja niihin liittyvän OneDriven kautta tallennetun sisällön viemän osuuden. Kaikki tämä tarjoaa käyttäjille ja yrityksille merkittäviä säästöjä verrattuna uuden tallennustilan ostamiseen suoraan. Käyttäjien, joilla on yritysten Microsoft 365 -paketti, on esimerkiksi ostettava korkeampi paketti saadakseen lisää tallennustilaa.

 

3. Metatietojen säilyttäminen

Jotta arkistoidun SharePoint-sivuston tietojen yksityisyys ja organisointi säilyisivät ennallaan, Microsoft 365 Archive ei toimi kullekin resurssille määritettyjen metatietojen eikä edes yrityksen jakamien käyttöoikeuksien perusteella. Kun sivusto aktivoidaan uudelleen, käyttäjät voivat käyttää sisältöä ja tehdä yhteistyötä kollegoiden kanssa kuten ennen arkistointia.

 

4. Decluttering

Microsoft 365 Archive erottelee automaattisesti SharePoint-tilantissa olevat aktiiviset sivustot inaktiivisista eli vastikään arkistoiduista sivustoista. Itse asiassa arkistoidut sivustot luetellaan asianmukaisessa otsikossa "Archived Sites", johon globaalit tai SharePointin ylläpitäjät pääsevät suoraan hallintakäyttöliittymästä. Näin käyttäjien navigointia ei kuormiteta SharePointin resursseilla, joita käytetään vähän ja joista on siksi vähän hyötyä heidän päivittäisessä toiminnassaan. Tietenkin tämä erottelu helpottaa myös ylläpitäjien hallinnointia vuokralaisen sivustojen osalta.

Mitä eroa on Microsoft 365 Archivella ja
SharePoint Advanced Managementilla?

SharePoint Advanced Management on lisäosa, joka tarjoaa hyödyllisiä ominaisuuksia SharePoint- ja OneDrive-sisällön hallintaan ja parantaa samalla yhteistyökokemusta.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat muun muassa seuraavat:

  • Rajoita pääsyä SharePoint-sivustoon Microsoft 365:n tai Entra ID -ryhmien avulla
  • Saada hallinnointiraportteja SharePoint-sivustojen tietojen käyttöoikeuksista
  • Rajoita pääsyä OneDrive-palveluun suojausryhmien avulla
  • Rajoita pääsyä OneDriveen tallennettuun tiedostoon
  • SharePoint-sivustojen elinkaaren hallinta

Tämän viimeisen ominaisuuden vuoksi SharePoint Advanced Management sekoitetaan usein Microsoft 365 Archiveen, mutta näiden kahden tuotteen välillä on merkittävä ero.

SharePoint-sivustojen hallinta SharePoint Advanced Managementilla rajoittuu itse asiassa siihen, että setunnistaa automaattisesti toimimattomat sivustot ja lähettää omistajilleen ilmoituksen, jotta he voivat tarkistaa, käyttävätkö käyttäjät havaittua sivustoa todella vähän.

SharePoint Advanced Management ei siis anna mahdollisuutta toimia toimimattomien sivustojen viemän muistin suhteen, toisin kuin Microsoft 365 Archive.

Nimi vaaditaan
Sukunimi vaaditaan
Sähköposti vaaditaan
intranet.ai tarvitsee antamasi yhteystiedot ottaakseen sinuun yhteyttä tuotteistamme ja palveluistamme. Voit peruuttaa näiden viestien tilauksen milloin tahansa. Tietoja siitä, kuinka peruutat tilauksen, sekä tietoja tietosuojakäytännöistämme ja sitoutumisestamme yksityisyytesi suojaamiseen, löydät tietosuojakäytännöstämme.

Tilaa uutiskirjeemme

Saat:

  • Oppaamme yritysten digitalisointiin;
  • Syväluotaavia artikkeleita siitä, miten voit parantaa intranettiäsi ja samalla hyödyntää Microsoft 365 -lisenssejäsi parhaalla mahdollisella tavalla.

Voit peruuttaa tilauksen milloin tahansa.

Microsoft 365 Archive: kuinka paljon se maksaa?

Microsoft 365 Archive noudattaa pay-as-you-go-mallia, joka jakautuu kahteen osaan:

  1. Tässä esikatseluvaiheessa lisätilaa tilitetään 0,05 GB/kk. Maksussa huomioidaan vain se tallennustila, joka ylittää vuokralaisen kiintiön.
  2. Kunkin arkistoidun sivuston aktivointihinta on 0,60 €/GB. Tarjolla on kuitenkin kokeilujakso, joka sisältää ilmaisen uudelleenaktivoinnin 7 päivän ajan.

Laskutus hoidetaan nimenomaan SharePoint Premiumin Pay-As-You-Go-mallin kautta, joka on yhteydessä Microsoft Azure -tilaukseen. Microsoft 365 -arkiston kustannuksia voidaan sitten seurata Azuren Cost Management -ominaisuuden avulla.

On selvää, että Microsoft 365 Archiven käytön etu on todella hinnassa. SharePoint Online -lisätilasta maksetaan 0,05 €/GB/kk eikä 0,2 €/GB/kk.

Mutta ennen kuin joudut maksamaan näitä kustannuksia, on olemassa vaihtoehto, joka mahdollistaa käyttämättömän tilan poistamisen SharePoint Onlinessa (käsittelemme sitä artikkelin lopussa).

Microsoft 365 Archive: miten sitä käytetään?

Microsoft 365 Archiven käyttö on melko intuitiivista.

SharePoint-sivustojen arkistointi- ja uudelleenaktivointiominaisuudet ovat globaalien tai SharePointin ylläpitäjien käytettävissä suoraan hallintakäyttöliittymästä.

Hallintakäyttöliittymästä on sitten:

  • Siirry kohtaan "Aktiiviset sivustot"
  • Valitse sivustot, jotka aiot arkistoida
  • Napsauta komentoa "Archive" (Arkistoi)

Valitut sivustot näkyvät "Arkistoidut sivustot" -kohteessa, johon pääsee jälleen hallintakäyttöliittymästä. Kun pääset arkistoitujen sivustojen luetteloon, ylläpitäjät voivat milloin tahansa käyttää komentoa "Reactivate" (Aktivoi uudelleen) saadakseen sivustot ja niiden sisällön jälleen käyttöön.

Arkistoitujen SharePoint-sivustojen viemä tila lakkaa laskemasta niiden Microsoft 365 -suunnitelman käytettävissä olevaan kiintiöön, ja se lasketaan ja otetaan huomioon Microsoft 365 -arkiston tarjoamassa kiintiössä yhdessä hinnoittelua käsittelevässä osassa nähtyjen kriteerien mukaisesti.

Vaikka sivustot on arkistoitu, Microsoft 365 Archiveen siirretyt sivustot säilyttävät standardit, jotka koskevat tietojen kestävyyttä, turvallisuutta globaalien ja SharePointin käyttöoikeuksien avulla, EU:n salliman tietomäärän noudattamista ja omien tietojen maantieteellistä sijaintia.

Alta löydät yhteenvetotaulukon kaikista tähän mennessä yhdessä tarkastelemistamme Microsoft 365 Archiven ominaisuuksista.

 

Microsoft 365 Archiven tärkeimmät ominaisuudet

 

Microsoft 365 Archiven ominaisuudet

Ominaisuuden kuvaus
Tallennustilan laajentaminen Microsoft 365:ssä SharePoint-sivustojen kautta Microsoft 365 Archiven avulla voit arkistoida SharePoint-sivustojen sisältämiä tietoja, jolloin käytettävissä oleva tallennustila ei jää vajaakäyttöisen sisällön varaan.
Tietojen säilyttäminen Jopa arkistoinnin jälkeen SharePoint-sivuston sisältö pysyy SharePointin globaalien ja vuokralaishallinnoijien käytettävissä, ja he voivat milloin tahansa päättää arkistoidun sivuston aktivoimisesta uudelleen tai poistamisesta.
Hakustandardit (kehitteillä), turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus Arkistoitujen sivustojen tiedoissa säilytetään samat haku-, turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit, jotka ovat ominaisia SharePointin ja muille Microsoft 365 -sovellusten jaetuille resursseille.
Arkistoinnin nopeus Microsoft 365 Archive hallitsee SharePoint-sivustojen arkistoinnin minuuteissa riippumatta arkistoitavien sivustojen määrästä ja koosta.
Metatietojen ylläpito Kullekin resurssille määritetyt metatiedot ja tietojen käyttöoikeudet säilyvät koskemattomina myös sen jälkeen, kun sivusto on arkistoitu.
Aktiivisten sivustojen erottaminen arkistoitavista sivustoista Microsoft 365 Archive erottelee automaattisesti aktiiviset sivustot arkistoitavista sivustoista, mikä yksinkertaistaa hallintaa ja estää käyttäjien navigointia rasittamasta vajaakäytössä olevat resurssit.
Alhaiset kustannukset Microsoft 365 Archive perustuu pay-as-you-go -malliin, johon vaikuttaa arkistoitavien ja uudelleen aktivoitavien sivustojen määrä. Vaikka kustannukset eivät ole merkityksettömiä, ne säästävät suorassa tallennustilan hankinnassa.

Microsoft 365 Archiven rajoitukset

Microsoft 365 Archiven esikatselussa on joitakin merkittäviä rajoituksia, joista osa tai kaikki tullaan korjaamaan vuoteen 2024 mennessä. Arkistoidun sisällön etsimisen lisäksi (nyt vain ylläpitäjien käytettävissä) tässä ovat Archive-toiminnallisuuden tärkeimmät rajoitukset:

  • Arkistointi ja uudelleenaktivointi ovat mahdollisia vain kokonaisten SharePoint-sivustojen osalta, joten ne eivät ole käytettävissä rakeisella tasolla yksittäisten tiedostojen tai kirjastojen viemän tilan hallitsemiseksi.
  • Keskitettyä sivustoa ei voi arkistoida. Se on ensin poistettava rekisteristä sellaisenaan.
  • Sivuston arkistoinnin päivämäärää ja tekijää ei voi tarkastella.
  • Rekisteröidyn sivuston arkistointi Microsoft 365 -varmistuksessa ei ole sallittua.
  • Vuokralaisen uudelleennimeämistä ei tueta arkistoiduissa sivustoissa. Siksi ne on aktivoitava uudelleen.
  • Arkistointia ei voi delegoida käyttäjille, joilla ei ole SharePointin järjestelmänvalvojan tai globaalin järjestelmänvalvojan roolia.

Lisäksi vuokralaisilla, joilla on yli 50 000 sivustoa, voi olla ongelmia yrittää luetella sivustoja hallintakäyttöliittymän "Arkistoidut sivustot" -kohdassa. Sen sijaan monen geon vuokralaisilla ei ole mahdollisuutta siirtää arkistoituja sivustoja.

Microsoft Teamsiin liitettyjen SharePoint-sivustojen osalta on tehtävä ero.

Yksityiseen kanavaan liitettyjä sivustoja ei voi siirtää Microsoft 365 -arkistoon, kun taas tavalliseen Teams-kanavaan liitettyjen SharePoint-sivustojen arkistointi on mahdollista.

Kun Teams-kanavaan liitetty sivusto kuitenkin arkistoidaan, resurssit, kuten esim:

  • Teams-kanava, joka on liitetty arkistoituun sivustoon
  • Exchange-postilaatikko
  • Suunnittelija-välilehden sisältö

Mutta varo: SharePoint-sivuston arkistointi estää automaattisesti kaikkien käyttäjien pääsyn jaettuihin tiedostoihin liitetyssä Teams-kanavassa.

Tästä syystä Microsoft itse suosittelee Teams-kanavan arkistointia yhdessä siihen liittyvän SharePoint-sivuston kanssa, jotta käyttäjäkokemus digitaalisessa työpaikassa ei vaarannu.

Viimeinen näkökohta koskee synkronointia.

Jos SharePoint-sivusto arkistoidaan, kun synkronointi laitteen (kuten tietokoneen tai mobiililaitteen) kanssa on aktiivinen, synkronointiin käytetty asiakasohjelmisto ilmoittaa virheistä, kun arkistointiprosessi on valmis.

Synkronointiasiakasohjelma ilmoittaa käyttäjälle, että synkronointi on estetty, minkä vuoksi laitteessa olevien tietojen ja SharePoint-sivuston tietojen välillä voi olla ristiriitaisuuksia.

Microsoft 365 Archive: onko olemassa vaihtoehtoa?

Microsoft 365 Archive tarjoaa merkittäviä etuja, mutta myös merkittäviä rajoituksia. SharePoint-sivustojen arkistointikustannukset ovat edelleen huomattavat, eikä pidä unohtaa, että tärkeät yhteistyö- ja sisällönhallintaominaisuudet menetetään siirryttäessä Microsoft 365 Archiveen.

Lisäksi arkistointi rajoittuu vain SharePoint-sivustoihin eikä näin ollen mahdollista Microsoft 365:n tärkeimmän pilvialustan eli OneDriven viemän tilan hyödyntämistä.

Markkinoilla olevista vaihtoehdoista löytyy halvempi ja kattavampi ratkaisu. Kyseessä on intranet.ai:n tarjoama konsultointipalvelu, jonka avulla voi oppia itsenäisesti hallinnoimaan SharePointin, Teamsin ja OneDriven tallennustilaa, jotta voi säästää uusien tallennustilojen ja ulkoisten tuotteiden, kuten Microsoft 365 Archiven, hankinnassa.

intranet.ai: paras ratkaisu tilan
hallintaan Microsoftin pilvipalvelussa

Asiantuntijamme voivat tarjota yrityksille työkalut ja tietämyksen, joita ne tarvitsevat vähentääkseen SharePointin ja OneDriven käyttämää tilaa, jolloin säästetään uuden tallennustilan hankinnassa ja Microsoftin uuden Archive-tuotteen kaltaisten tuotteiden käyttökustannuksissa.

Muutaman päivän konsultoinnin avulla voimme kouluttaa käyttäjät siihen, miten arkistot pidetään siistinä yrityksen pilvipalvelussa, ja toimia niiden hallinnan eikä sijainnin mukaan (kyseessä ei siis ole yksinkertainen siirtyminen arkistosta toiseen).

Näin ollen tulee mahdolliseksi:

  • Parantaa tallennustilan hallintaa Microsoft 365:ssä, omatoimisesti.
  • Ylläpitää yhteistyöominaisuuksia, jotka menetetään Microsoft 365 Archivin myötä.

Prosessi on yksinkertainen.

Aloitamme skannaamalla nopeasti kaikki Microsoft Teamsin, SharePointin ja OneDriven arkistot ja analysoimalla niissä olevien tiedostojen versiot.

Laskemme yksittäisten tiedostoversioiden viemän tallennustilan ja raportoimme yritykselle, kuinka paljon tilaa se voisi vapauttaa poistamalla sisällön, hyötytavasta riippuen.

Vähemmän käyttökelpoisten versioiden tarkkaa tunnistamista varten voimme ottaa käyttöön mukautettuja analyysisääntöjä, jotka keskittyvät tiettyihin SharePoint-sivustoihin, tiettyyn päivämäärää vanhempia versioita sisältäviin tiedostoihin tai tietyntyyppisiin tiedostoihin.

Muita konsultointipalvelumme etuja ovat muun muassa seuraavat:

  1. Aikataulutetun tarkistusvirran toteuttaminen, jotta voidaan määrittää, kuinka usein arkistoja analysoidaan Microsoft 365:ssä, ja varmistaa näin käytettävissä olevan kiintiön jatkuva seuranta.
  2. Oivallus tallennustilan hallinnasta ja neuvoja siitä, miten tiedostot tallennetaan oikein pilvipalvelussa.

On huomattava, että asiantuntijamme tarjoavat tukea myös OneDriven tallennustilan hallinnassa. Tällöin käyttäjät oppivat, miten OneDrive-tallennustilaa hallitaan henkilökohtaisella ja yritystasolla. Itsenäisesti, jotta he eivät ole riippuvaisia IT-osastosta.

 

intranet.ai:n konsultointipalvelun edut

 
Konsultointipalvelumme edut Kuvaus
Tallennustilan hallinta koko Microsoft 365 -ympäristössä Opetamme yrityksille, miten SharePointin ja OneDriven arkistojen asianmukaisen hallinnan avulla ei koskaan ylitetä Microsoft 365 -paketin käytettävissä olevia tallennustilarajoja.
Arkistojen hallinta OneDrivessa Tarjoamme tukea myös OneDrivelle, minkä ansiosta käyttäjät voivat hallita henkilökohtaisia ja yrityksen arkistoja ilman IT-osaston tukea.
Yhteistyöominaisuuksien säilyttäminen Käyttäjät voivat vähentää tiedostojen viemän tilan käyttöä SharePointissa ja OneDrivessa ilman, että heidän tarvitsee arkistoida sisältöä ja häiritä reaaliaikaista yhteistyötä kollegoiden kanssa.
Microsoft 365:n arkistojen analysointi Huolehdimme Teamsin, SharePointin ja OneDriven arkistojen nopeasta skannauksesta ja analysoimme olemassa olevien tiedostojen versiot osoittaaksemme tilan, joka voitaisiin vapauttaa poistamalla vähemmän hyödyllistä sisältöä.
Sääntöjen luominen mukautettua analyysia varten Toteutamme ratkaisuja, joissa on kriteerit, joiden avulla tunnistetaan ja poistetaan tarkasti versiot, jotka ovat käyttäjän toiminnan kannalta vähemmän hyödyllisiä, jotta arkistot pysyvät aina puhtaina.
Tarkistusvirran ajoittaminen Toteutamme aikataulutettuja tarkistusvirtoja, joiden avulla määritetään, kuinka usein arkistoja analysoidaan Microsoft 365:ssä, ja varmistetaan käytettävissä olevan tilan jatkuva seuranta.
Tallennuksen hallinnan oivallus Tarjoamme näkemystä ja neuvoja siitä, miten tiedostoja tallennetaan oikein pilvipalvelussa, ja autamme käyttäjiä hallitsemaan tallennustilaa itsenäisesti.

Vapauta tilaa intranet.ai:n avulla


Konsultointipalvelumme on paras ratkaisu Microsoft 365 -pilvipalvelun tilojen hallintaan,
säästää uuden tallennustilan ja tuotteiden, kuten Microsoft 365 Archive, hankinnassa.

Autamme yritystäsi:

  • Hallitsemaan arkistoja yrityksen Microsoft 365 -ympäristössä itsenäisesti.
  • Ottaa käyttöön mukautettuja sääntöjä ja automaatioita arkistojen puhdistamiseen.
  • Vapauttaa tilaa SharePointissa, Teamsissa ja OneDrivessa säilyttäen samalla yhteistyön.

 

Ota yhteyttä

Giuseppe Marchi


Giuseppe on ollut SharePointin ja Microsoft 365:n Microsoft MVP vuodesta 2010 lähtien. Hän perusti Dev4Siden ja intranet.ai:n tavoitteenaan auttaa yrityksiä luomaan yksinkertaisempi ja tehokkaampi työympäristö.

Hän toimii konsulttina kaikessa, mikä liittyy digitaaliseen yhteistyöhön, intranet-portaaleihin ja Microsoftin pilvialustoihin.

UKK Microsoft 365 Archiven osalta


Mikä on Microsoft 365 Archive?

Microsoft 365 Archive on Microsoftin kehittämä ratkaisu, joka laajentaa SharePoint Onlinen tallennustilaa ja mahdollistaa SharePoint-sivustojen arkistoinnin vähentäen harvoin käytetyn sisällön viemää tilaa. Se on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka haluavat hallita tallennuskapasiteettia tehokkaasti ylittämättä käytettävissä olevia kiintiöitä samalla, kun säilytetään korkeat turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusstandardit.

Mitkä ovat Microsoft 365 Archiven tärkeimmät edut?

Microsoft 365 Archiven tärkeimpiä etuja ovat SharePoint-sivustojen viemän tilan vähentäminen, nopea arkistointi, metatietojen säilyttäminen, aktiivisten ja arkistoitujen sivustojen erottaminen sekä palvelun alhaiset kustannukset. Nämä edut auttavat organisaatioita hallitsemaan tallennusresursseja paremmin vaarantamatta arkistoidun datan käyttöä ja saatavuutta.

Mitkä ovat Microsoft 365 Archiven esikatselutoimintojen rajoitukset?

Microsoft 365 Archiven nykyisiä rajoituksia ovat kyvyttömyys hallita tilaa tarkasti, mahdottomuus arkistoida keskitin-sivustoja ilman niiden rekisteröinnin purkamista ensin sekä rajoitukset tietojen visualisoinnissa ja vuokralaisen uudelleennimeämisessä arkistoiduissa sivustoissa. Muut rajoitukset koskevat Microsoft Teamsiin yhdistettyjen SharePoint-sivustojen hallintaa sekä mahdollisia ongelmia erittäin suurissa tai monipaikkaisissa vuokralaisissa.

Miten Microsoft 365 Archive toimii?

Microsoft 365 Archiven käyttöön ylläpitäjät pääsevät SharePoint-hallintaliittymässä, jossa he valitsevat arkistoitavat sivustot ja käyttävät 'Arkistoi'-komentoa. Arkistoidut sivustot hallitaan 'Arkistoidut sivustot' -osiossa, missä sisältö voidaan aktivoida uudelleen milloin tahansa säilyttäen turvallisuus- ja vaatimustenmukaisuusominaisuudet.

Mitä konsultointipalveluita intranet.ai tarjoaa?

intranet.ai tarjoaa konsultointipalveluita yrityksille, jotka haluavat hallita tallennustilaa Microsoft 365:ssä, SharePointissa ja OneDrivessa. Palvelut sisältävät arkistojen skannauksen vähemmän hyödyllisen sisällön tunnistamiseksi, mukautettujen sääntöjen toteuttamisen analysointia varten sekä käyttäjien kouluttamisen pitämään arkistot siistinä ilman IT-osaston apua. Tämä lähestymistapa säästää tallennuskustannuksissa ja säilyttää yhteistyötoiminnot.

Mitkä ovat intranet.ai:n konsultointipalveluiden edut?

intranet.ai:n konsultointipalveluiden edut sisältävät paremman tallennustilan hallinnan, yhteistyötoimintojen säilyttämisen, kyvyn analysoida Microsoft 365:n arkistoja tarpeettoman sisällön poistamiseksi sekä aikataulutettujen tarkistusprosessien toteuttamisen käytettävissä olevan tilan jatkuvaksi seuraamiseksi. Tämä mahdollistaa yritysten hallita resurssejaan tehokkaasti ilman lisäkustannuksia.

Miten voin hyötyä intranet.ai:n konsultointipalveluista?

Yritykset voivat ottaa yhteyttä intranet.ai:n asiantuntijoihin nopean arkistojen skannauksen suorittamiseksi Microsoft Teamsissä, SharePointissa ja OneDrivessa. Asiantuntijamme analysoivat tiedostojen versiot, laskevat käytetyn muistin ja antavat tietoa tallennustilan asianmukaisesta hallinnasta, jotta uusien muistien tai MS 365 Archive -tuotteiden ostaminen säästyy.