SharePoint Consulting:
Miksi valita intranet.ai?

Sivuston luominen SharePoint Onlinella on yksinkertaista. Mutta intranetin kaltaisen sivuston tekeminen digitaalisen työpaikkasi sydämeksi ei ole lainkaan helppoa.

Tässä artikkelissa tarkastelemme Microsoft SharePoint -konsulttien roolia, ammattilaisten, jotka auttavat yrityksiä hyödyntämään alustan mahdollisuuksia asiakirjahallinnassa ja sisäisessä viestinnässä. Tarkastelemme hyviä ja huonoja puolia, jotka liittyvät SharePoint-konsulttien käyttämiseen yrityksen sivustojen mukauttamisessa ja käytön optimoinnissa, ja selvitämme, miksi konsulttipalvelut eivät joskus tuota odotettuja tuloksia.

Lopuksi esittelemme intranet.ai:n: ratkaisun, jonka olemme suunnitelleet parantamaan tuottavuutta, yhteistyötä ja kaikkien yrityksen työntekijöiden hyvinvointia, mikä menee pelkkää SharePoint-konsultointia pidemmälle.

SharePoint Consultant: Keitä he ovat ja mitä he tekevät?

Microsoft 365:n SharePoint Online on tarkoitettu huippuluokan yrityssivustojen rakentamiseen, joissa voit:

• digitalisoida yrityksen arkistoja ja siirtää ne Microsoftin pilvipalveluun, jotta asiakirjojen reaaliaikainen yhteistyö ja käyttö on mahdollista millä tahansa laitteella;
• jakaa kohdennettua sisältöä, kuten uutisviestejä, palveluviestintää ja uutiskirjeitä;
• järjestää työntekijöille hyödyllisille palveluille ja resursseille varattuja tiloja;
• luoda yksittäisille osastoille tai tietyille aloitteille omistettuja sivuja.

Jotta SharePoint Online voisi mukautua kunkin organisaation erilaisiin tarpeisiin, se tarjoaa lukuisia ominaisuuksia, joista jokainen on suunniteltu siten, että käyttäjät voivat suorittaa edellä luetellut tehtävät. Mutta siinä ei ole vielä kaikki.

SharePoint pystyy itse asiassa integroitumaan ulkoisiin tuotteisiin monipuolistamaan ja laajentamaan sivustojensa ominaisuuksia. Näistä tuotteista haluamme nostaa esiin Microsoft Teamsin, Outlookin, Forms ja Plannerin Microsoft 365 -paketista, Power Platform -ratkaisut (Power Automate, Power BI ja Power Apps, tärkeimpiä mainitaksemme) ja Microsoft Viva -työntekijäkokemuksen moduulit. Lisäksi voidaan integroida yrityksen ohjelmistoja ja kolmannen osapuolen sovelluksia, kuten Twitter, Adobe ja Google.

Näiden integraatioiden avaamat mahdollisuudet ovat lukuisat, ja näin ollen myös yritykset, jotka haluavat parantaa tuottavuuttaan ja suhdettaan työntekijöihinsä, voivat tarttua niihin. Mutta kuten aina, parhaiden tulosten saamiseksi on tiedettävä, mihin laittaa kätensä.

Tässä kohtaa SharePoint-konsultit tulevat kuvaan mukaan.

SharePoint-konsultit ovat ammattilaisia, jotka on koulutettu opettamaan yrityksille asiakirjahallinnan ja yritysviestinnän ABC:tä SharePoint Online -sivustojen osatekijöiden oikean käytön avulla. Esimerkiksi web-osat, luettelot ja asiakirjakirjastot.

Sen lisäksi, että konsultit tarjoavat neuvoja ja opastusta kunkin asiakasyrityksen IT-osastoille, he huolehtivat SharePointilla luotujen sivustojen arkkitehtuurista, suunnittelusta, kehittämisestä, ylläpidosta ja siirtymisestä. Näin he voivat antaa merkittävän panoksen sellaisen digitaalisen työpaikan rakentamiseen, joka ei ole vain toimiva vaan myös intuitiivinen ja helppokäyttöinen ja jota käyttäjien on helppo käyttää toimintansa mukaan.

Joskus käy niin, että yritys kehittää intranetin kaltaisen tuotteen ja investoi siihen huomattavan määrän resursseja, mutta sen yleisö jättää sen sitten huomiotta. Syynä on usein sivuston huono navigointi tai sellaisten työkalujen puute, joilla omaa työtä voidaan hallita digitaalisessa ympäristössä.

Esimerkkinä voi olla kaoottinen palvelusivu, joka ei mahdollista vuorovaikutusta yrityksen resurssien kanssa, esimerkiksi kokoushuoneen varaamista tai tukipyynnön lähettämistä. Tai sitten puuttuu henkilöhakemisto eli osoitekirja, joka sisältää nimet, roolit ja hyödylliset linkit kollegoiden löytämiseksi ja yhteydenottoa varten.

Vähemmän triviaalina esimerkkinä voidaan mainita tehottomat arkistot digitaalisessa työpaikassa. Tämä tarkoittaa sitä, että SharePoint-kirjastoja ei ole konfiguroitu oikealla tavalla, jotta asiakirjojen laatimista, hyväksymistä, tallentamista ja jakamista voitaisiin yksinkertaistaa.

Tätä varten luettelot ja kirjastot pitäisi integroida räätälöityihin työnkulkuihin, jotka pystytään automatisoimaan:

• tiedostojen arkistointia Outlook-sähköposteista;
• hyväksynnän pyytäminen jaetun asiakirjan lisäämistä tai muokkaamista varten;
• ilmoitusten lähettäminen Teams-keskusteluissa käyttäjäryhmien varoittamiseksi projektimateriaalien päivityksistä;
• formsilla luotujen lomakkeiden vastausten tallentaminen;
• jne.

Lyhyesti sanottuna on selvää, että arkistoa ei pidä ymmärtää pelkäksi tietojen säilytyspaikaksi, vaan se on suunniteltava käytännölliseksi, älykkääksi ja skaalautuvaksi järjestelmäksi.

Tämä pätee kuitenkin mihin tahansa SharePoint Online -komponenttiin.

Erityisesti web-osiin.

Oikein konfiguroituna ja sisällytettynä web-osat voivat tehdä viestintäsivustoista, kuten intranetistä ja extranetistä, tietorikkaita, interaktiivisia ja dynaamisia portaaleja. Ajattele esimerkiksi "News"-verkko-osaa.

Voit käyttää tätä komponenttia näyttämään intranetin käyttäjille organisaation tai jonkin sen osaston julkaisemat uusimmat viestit. Suodattimiensa avulla voit kohdentaa viestintää ja luoda uutiskirjeiden kaltaisia ilmoitustauluja, jotka näkyvät näkyvästi sivustosi sivuilla.

Maailmanlaajuisen johdon uutiset puolestaan voidaan korostaa intranetin etusivulla, jotta kollegat eivät koskaan jää paitsi tärkeistä päivityksistä.

Kun SharePoint-sivustot eivät oikeuta niiden verkkoon saattamiseen käytettyä aikaa, energiaa ja rahaa, konsultointi voi olla ratkaisu.

Näin ei kuitenkaan aina ole. Katsotaanpa miksi.

SharePoint Consulting: Mitkä ovat hyvät ja huonot puolet?

Tässä vaiheessa kannattaa kysyä, tarvitseeko sinun todella maksaa jollekulle hyvän sivuston luomisesta SharePoint Onlineen.

Vastaus voi vaihdella tapauskohtaisesti, mutta mielestämme konsultti voi puhdistaa ilmaa yhdessä keskeisessä kysymyksessä: sen ymmärtämisessä, miten ja milloin yksittäisiä SharePointin ominaisuuksia kannattaa käyttää, jotta käyttäjille saadaan paras mahdollinen käyttökokemus.

Kuten mainitsimme, SharePoint on erittäin joustava alusta, jolla voidaan digitalisoida monimutkainen joukko liiketoimintoja, ja tämä on mahdollista sen monien ominaisuuksien ansiosta. Siksi se vaatii syvällistä räätälöintiä kunkin yksittäisen organisaation tarpeisiin sopivaksi.

Konsulttien avun hakeminen voi auttaa luomaan sivustoja, jotka ovat hyödyllisiä työntekijöille ja turvallisia päivittäin jaettaville ja tallennettaville liiketoimintatiedoille.

Ajattele jälleen asiakirjakirjastoja.

Jos SharePoint-sivustojen ja ulkoisten sovellusten, joista kirjastoihin sijoitetut asiakirjat tulevat, välillä on kitkaa, tiedostoja ja arkaluonteisia tietoja voi vuotaa. Kun tähän lisätään järjestelmänvalvojan käyttäjille tarkoitetun vankan valvontajärjestelmän puute, tuloksena olisi kyvyttömyys seurata tätä vuotoa yrityksen tietoverkossa.

Tässä tapauksessa konsulttiyritys voisi korjata ja ennen kaikkea ehkäistä asiakirjahallintajärjestelmän vakavat vahingot, jolloin käyttäjät voisivat jakaa ja käsitellä tietoja suojatussa työympäristössä. Tässä ei kuitenkaan ole vielä kaikki.

Vaikka SharePoint on melko intuitiivinen alusta, saattaa olla tapauksia, joissa sen komponenttien mukauttaminen edellyttää ohjelmointia ja koodin kirjoittamista.

Kokeneilla konsulteilla on edistynyt IT-osaaminen, jotta he voivat itse konfiguroida komponentteja, kuten kirjastoja ja verkko-osia, tai pystyä kommunikoimaan asiakasyritysten IT-insinöörien kanssa.

He voivat tehdä eron sen välillä, kokeilevatko SharePointin mahdollisuuksia vai pystyvätkö he ilmaisemaan niitä ottamatta turhia riskejä.

Konsultointi ei kuitenkaan aina tuota myönteisiä tuloksia.

Tämä johtuu siitä, että SharePoint-konsultoinnin ammatista on tullut viime vuosina varsin houkutteleva, ja se houkuttelee yhä useampia ihmisiä sekä Microsoftin innovaatioiden herättämän kiinnostuksen että kilpailukykyisen palkan lupauksen vuoksi. Tämän seurauksena yrityksen on vaikea keksiä, mihin kääntyä markkinoilla, jotka ovat kyllästymässä ja joilla tarjonta on kallista ja rajoittavaa.

Rajoittavat, koska useimmat konsultit tarjoavat vakiopalveluja.

Syynä on vahvan teknisen osaamisen puute, jonka avulla voitaisiin mallintaa alustaa ja laajentaa sen toiminnallisuutta lisäämällä integraatioita ja uusia komponentteja. Joillakin konsulteillaei ehkä oleriittävästi kokemusta , jotta he voisivatennakoida kitkaa sen välillä, mitä SharePoint mahdollistaa, ja sen välillä, mitä digitaaliseen työpaikkaan onsisällytettävä , jotta siitä olisi päivittäistä hyötyä.

Ongelman juuret ovat alustan perusmekanismien rajallisessa tuntemuksessa sekä liian pinnallisessa kokemuksessa, jotta tiedettäisiin, miten näistä kaavoista voitaisiin irrottautua. SharePoint-konsulttien markkinatkuitenkin kehittyvät - valitettavasti.

Kattavampia SharePoint-konsultointitarjouksia alkaa olla tarjolla. Kuten meidän.

Miksi intranet.ai ei tee (vain) SharePoint Online -konsultointia?

Emme tee konsultointia. Eikä vain sitä.

Tuomme konsultointimarkkinoille tuotteen.

Tarjoamme intranetin, jonka avulla yritykset voivat digitalisoida muutamassa päivässä ja edullisesti.

Olemme kehittäneet intranetin, joka on jo valmiiksi varustettu tarvittavilla ominaisuuksilla, joiden avulla organisaation ihmiset voivat toimialasta tai koosta riippumatta hoitaa liiketoimintaansa digitaalisesti.

Vahvalla räätälöinnillä.

Voimme laajentaa käyttövalmiin intranetin perusominaisuuksia integroimalla yrityskohtaisia komponentteja.

Tätä varten tiimimme on erikoistunut kehittämään sovelluksia Microsoft 365:n, Microsoft Vivan, Microsoft Power Platformin ja Microsoft Azuren tuotteista, tärkeimpiä kokonaisuuksia mainitaksemme.

Voimme luottaa myös Dev4Siden tekniseen osaamiseen, sillä Dev4Side on Italian ensimmäinen ohjelmistotalo, jolla on huippuosaamista Microsoftin teknologioiden käytössä.

Meillä on yli 200 onnistuneesti toteutettua kehityshanketta ja Microsoft Gold Partner-titteli, joten saamme tarvitsemamme tuen, jonka avulla voimme parantaa intranet-ratkaisuamme ja ratkaista kunkin asiakkaan erityiset ongelmat.

Meidät valinneet yritykset ovat voineet ottaa käyttöönsä jo toimivan digitaalisen työympäristön ja laajentaa sitä sitten juuri niille rakennetuilla ominaisuuksilla.

Jos haluat lisätietoja yhteistyöstämme Dev4Siden kanssa, käy
-sivulla, joka on omistettu asiakkaillemme kehittämillemme ominaisuuksille.

Meidän on korostettava, että intranet.ai:n arvo ei perustu vain vahvaan vertikaaliseen osaamiseen. Tiimimme monikulttuurinen luonne mahdollistaa sen, että pääsemme lähelle yrityksiä ja ymmärrämme niiden vaikeuksia sekä palveluja ja mukavuuksia, joita ne haluaisivat tarjota työntekijöilleen. Näkökulmien, kokemusten ja lähestymistapojen moninaisuus on kiistaton voimavara, joka on aina auttanut meitä hallitsemaan mihin tahansa hankkeeseen liittyviä epävarmuustekijöitä.

Kuuntelutaitomme, kokemuksemme ja tunnustettu tekninen osaamisemme mahdollistavat sen, että voimme tarjota paljon muutakin kuin tavallista konsultointia.

Tehtävämme on tehdä sinun työstäsi helpompaa, ja olemme valmiita seuraamaan yhdessä rakennetun intranetin kasvua myös käyttöönoton jälkeen, jopa kuukausia tai vuosia yhteistyömme päättymisen jälkeen.

Autamme sinua mittaamaan sen tehokkuutta ja levittämään sen käyttöä käyttäjien keskuudessa.

Selitämme yrityksesi yleisölle, miten Microsoftin työkaluja ja integroituja palveluita käytetään. Pidämme jatkuvasti yhteyttä, jotta voimme arvioida strategiassa tapahtuvia muutoksia ja jatkaa uuden digitaalisen työpaikkasi hiomista.

Tähän mennessä viesti on selvä: intranet.ai ei ole pelkkä tuote. Se on suhde.

Yksinkertaistaaksemme esittelemme alla olevassa taulukossa, mitä voimme tarjota yrityksellesi, jotta investointisi Microsoft 365:een ja erityisesti SharePoint Onlineen saadaan hyötykäyttöön.

Keitä ovat SharePoint-konsultit ja mitä he tekevät?

SharePoint-konsultit ovat ammattilaisia, jotka on koulutettu opettamaan yrityksille SharePoint Onlinen oikeaa käyttöä asiakirjojen hallintaan ja sisäiseen viestintään. He käsittelevät SharePoint-sivustojen arkkitehtuuria, suunnittelua, kehitystä, ylläpitoa ja siirtoa varmistaen intuitiivisen ja helppokäyttöisen digitaalisen työympäristön.

Miksi palkata SharePoint-konsultti?

SharePoint-konsultin palkkaaminen voi olla ratkaisevaa hyödyllisten ja turvallisten sivustojen luomiseksi. Konsultit tarjoavat edistyneitä teknisiä taitoja ja auttavat yrityksiä hyödyntämään SharePointin kaikkia ominaisuuksia, räätälöimällä alustan yrityksen erityistarpeiden mukaan.

Mitkä ovat SharePoint-konsultoinnin hyvät ja huonot puolet yritykselle?

SharePoint-konsultointi voi tarjota lukuisia etuja, kuten tehokkaiden ja turvallisten yrityssivustojen luomisen ja liiketoimintaprosessien optimoinnin. Se voi kuitenkin olla kallista ja rajoittavaa, jos konsulteilla ei ole edistyneitä teknisiä taitoja. On tärkeää valita konsultit, joilla on riittävästi kokemusta ja osaamista.

Mitä palveluja SharePoint-konsultit yleensä tarjoavat?

SharePoint-konsultit tarjoavat laajan valikoiman palveluja, kuten sivuston arkkitehtuurin hallintaa, suunnittelua, kehitystä, ylläpitoa ja siirtoa. He tarjoavat tukea SharePointin ominaisuuksien konfiguroinnissa ja integroinnissa muihin Microsoftin ja kolmansien osapuolten sovelluksiin.

Miksi valita intranet.ai SharePoint-konsultointiin?

intranet.ai tarjoaa valmiin intranet-ratkaisun, joka mahdollistaa yritysten digitalisoitumisen muutamassa päivässä ja alhaisemmilla kustannuksilla. Intranetimme on varustettu ominaisuuksilla, jotka optimoivat tuottavuutta, yhteistyötä ja työntekijöiden hyvinvointia, integroituen saumattomasti SharePoint Onlineen ja Microsoft 365:een.

Mitä palveluja intranet.ai tarjoaa SharePoint-konsulttina?

intranet.ai tarjoaa digitalisointi-, siirto-, kehitys-, intranet-projektinhallinta-, käyttäjäkoulutus- ja sisäisen viestinnän hallintapalveluja. Intranet-ratkaisumme on erittäin muokattavissa ja integroitu Microsoft 365:n kanssa liiketoimintaprosessien optimoimiseksi.

Kuinka intranet.ai eroaa muista SharePoint-konsulteista?

Toisin kuin muut konsultit, intranet.ai ei tarjoa vain konsultointia, vaan myös kokonaisen tuotteen. Intranetimme on jo toiminnassa ja sitä voidaan laajentaa räätälöidyillä ominaisuuksilla, mikä vähentää käyttöönottoaikaa ja -kustannuksia sekä tarjoaa modernin, yhteistyöhön perustuvan digitaalisen työympäristön.

Kuinka intranet.ai tukee yrityksiä intranetin käyttöönoton jälkeen?

intranet.ai seuraa intranetin kasvua myös käyttöönoton jälkeen, auttaen mittaamaan sen tehokkuutta ja edistäen sen käyttöä käyttäjien keskuudessa. Tarjoamme jatkuvaa tukea strategiamuutosten arvioimiseksi ja digitaalisen työympäristön parantamiseksi yritysyhteisön palautteen perusteella.