SharePoint Consultant: varför välja intranet.ai?

SharePoint-konsulter: vilka de är och vad de gör?

SharePoint Online i Microsoft 365 används för att bygga moderna företagswebbplatser där du kan:

• digitalisera företagets arkiv genom att migrera dem till Microsofts moln så att det blir möjligt att samarbeta i realtid i dokument och få åtkomst från vilken enhet som helst;
  
• dela målgruppsanpassat innehåll, till exempel nyhetsinlägg och tjänstemeddelanden;
  
• organisera områden som är reserverade för tjänster och resurser som är användbara för medarbetare;
  
• skapa sidor som är dedikerade till enskilda avdelningar eller specifika initiativ.
  

För att kunna anpassa sig till varje organisations behov tillhandahåller SharePoint många funktioner, var och en utformad för att göra det möjligt för användare att slutföra aktiviteterna som listas ovan. Men inte bara det.

SharePoint kan dessutom integreras med externa produkter för att bredda och förstärka webbplatsernas möjligheter. Bland dessa produkter finns Microsoft Teams, Outlook, Forms och Planner i Microsoft 365, lösningarna i Power Platform (Power Automate, Power BI och Power Apps) samt modulerna för employee experience i Microsoft Viva. Det går också att integrera affärssystem och tredjepartsapplikationer som Twitter, Adobe och Google.

Möjligheterna som öppnas tack vare dessa integrationer är många och därmed också chanserna för företag som vill förbättra sin produktivitet och relationen med sina medarbetare. Samtidigt behöver du veta hur du ska gå till väga för att få bästa resultat. Det är här SharePoint-konsulter kommer in i bilden.

Med SharePoint-konsulter avses yrkespersoner som har utbildat sig för att lära företag grunderna i dokumenthantering och företagskommunikation genom korrekt användning av komponenterna som utgör webbplatserna i SharePoint Online. Till exempel webbdelar, listor och dokumentbibliotek.

Förutom att ge råd och vägledning till organisationers interna it-avdelningar ansvarar konsulterna för att hantera arkitektur, design, utveckling, underhåll och migrering av webbplatser som skapas med SharePoint. På så sätt kan de bidra väsentligt till att bygga en digital arbetsplats som inte bara fungerar, utan framför allt är intuitiv och lätt att använda för användarna utifrån deras uppgifter.

Det händer nämligen att en produkt som ett företagsintranät utvecklas med en betydande investering av resurser för att sedan ignoreras av målgruppen. Orsaken beror ofta på dålig navigering på webbplatsen eller på avsaknaden av verktyg för att kunna hantera uppgifter i den nya digitala arbetsmiljön.

Ett exempel kan vara en rörig sida för tjänster som inte låter dig interagera med företagets resurser, till exempel för att boka ett mötesrum eller skicka in ett supportärende. Eller så kan en people directory saknas, det vill säga en adressbok med namn, roller och användbara länkar för att hitta och kontakta kollegor.

Ett annat exempel kan vara att arkiven är ineffektiva. Det betyder att SharePoint-bibliotek inte har konfigurerats på rätt sätt för att förenkla skapande, godkännande, arkivering och delning av dokument.

Listor och bibliotek bör integreras med anpassade flöden som kan automatisera:

• arkiveringen av filer som kommer från Outlook-e-post;
• sparandet av svar från Microsoft Forms-formulär;
• begäran om godkännande vid tillägg eller ändring av ett dokument;
• skickandet av aviseringar i Teams för att meddela kollegor om uppdateringar i delade filer;
• osv.

Kort sagt är det tydligt att ett arkiv inte ska ses som en enkel behållare för dokument, utan det ska utformas för att bli ett praktiskt, smart och skalbart system med vilket du kan hantera det kontinuerliga informationsflödet som ligger till grund för alla interna processer.

Samma resonemang gäller för alla SharePoint-komponenter. Särskilt för webbdelar.

Om de konfigureras och placeras korrekt kan webbdelar göra kommunikationssajter som intranätet och extranätet till informationsrika, interaktiva och dynamiska portaler. Tänk på webbdelen "Nyheter".

Den här komponenten kan användas för att visa användarna på intranätet de senaste inläggen som publicerats av organisationen eller av en avdelning. Genom att utnyttja de filter som finns tillgängliga gör denna webbdel det möjligt att målrikta kommunikationen och skapa anslagstavlor i nyhetsbrevsstil som lyfts fram på webbplatsens sidor.

Nyheter från den globala ledningen kan i stället lyftas fram på intranätets startsida så att kollegor aldrig missar några viktiga uppdateringar.

Om SharePoint-webbplatser inte kan rättfärdiga tiden, energin och pengarna för att få dem online kan konsultstöd vara en lösning. Men inte alltid. Låt oss se varför.

SharePoint Consulting: för- och nackdelar för företag

Frågan nu är om du verkligen behöver betala någon för att skapa en bra webbplats med SharePoint Online.

Svaret kan variera från fall till fall, men vi anser att en konsultation kan klargöra en grundläggande fråga: att förstå hur och när du ska använda de enskilda funktionerna i SharePoint för att ge användarna den bästa upplevelsen.

Som vi har sagt är SharePoint en mycket flexibel plattform för att digitalisera den komplexa uppsättningen av företagsaktiviteter, och det är möjligt tack vare dess många funktioner. I praktiken ger den en djup anpassning för att kunna anpassas till varje enskild organisations behov.

Att be om hjälp av konsulter kan vara avgörande för att skapa webbplatser som är användbara för medarbetarna och säkra för företagsinformationen, som dagligen utbyts, uppdateras och lagras på webbplatser som företagsintranätet.

Tänk på dokumentbiblioteken.

Om det skulle uppstå friktion mellan SharePoint-webbplatserna och externa program som dokumenten i biblioteken kommer från kan filer gå förlorade eller till och med känsliga data exponeras. Om vi dessutom lägger till avsaknaden av ett robust kontrollsystem för administratörsanvändare skulle resultatet bli att den här förlusten inte går att spåra i organisationens informationsnätverk.

I det här fallet kan en konsultation åtgärda och framför allt förebygga säkerhetsskador i dokumenthanteringssystemet, så att användarna kan dela och arbeta med information i en skyddad digital arbetsplats. Men det är inte allt.

Även om SharePoint är en ganska intuitiv plattform kan det finnas fall där anpassningen av dess komponenter behöver ske genom programmering och kodskrivning.

Erfarna konsulter har den IT-kompetens som krävs för att självständigt konfigurera komponenter som bibliotek och webbdelar eller för att kunna kommunicera med kundföretagens tekniker.

Som ett resultat kan rådgivning göra skillnaden mellan att experimentera med SharePoints möjligheter och att kunna uttrycka dem utan att ta onödiga risker.

Det finns dock fall där rådgivning inte ger positiva resultat.

Detta beror på att yrket som SharePoint-konsult har blivit mycket attraktivt under de senaste åren och lockat ett växande antal personer, både på grund av intresset för Microsofts innovationer och löftet om en konkurrenskraftig lön. För företag har det blivit svårare att förstå vem de ska vända sig till på en marknad som håller på att mättas och där erbjudandena är kostsamma och begränsande. Vi säger "begränsande", eftersom de flesta konsulter erbjuder standardtjänster.

Orsaken ligger i bristen på ett starkt tekniskt know-how för att forma plattformen och utöka dess funktioner genom att lägga till integrationer och nya komponenter. Vissa konsulter kanske saknar erfarenheten för att förutse de friktioner som uppstår mellan vad SharePoint tillåter och vad som behöver införas i en digital arbetsmiljö för att vara till nytta i vardagen.

Problemet har sina rötter i en kunskap som är begränsad till plattformens grundläggande mekanismer, liksom i en alltför ytlig erfarenhet för att veta hur man tar sig ur dessa ramar. Men, som tur är, också marknaden för SharePoint-rådgivning håller på att utvecklas.

Det börjar dyka upp mer kompletta erbjudanden. Som det från intranet.ai.

Varför välja intranet.ai: inte bara konsultation för SharePoint Online

intranet.ai handlar inte bara om konsulttjänster: vi erbjuder en färdig lösning med vilken du kan digitalisera verksamheten på några dagar och till lägre kostnader.

Våra experter har utvecklat en intranätlösning som redan är utrustad med de funktioner som behövs för att stödja alla aktiviteter i en organisation, oavsett bransch.

Vi kan utöka grundfunktionerna i vår intranätlösning genom att integrera komponenter som är specifika för varje företag. För att göra detta har vårt team specialiserat sig på apputveckling baserad på de främsta produkterna från:

• Microsoft 365
• Microsoft Viva
• Microsoft Azure
• Microsoft Power Platform

Dessutom kan intranet.ai förlita sig på det tekniska kunnandet hos Dev4Side, det första mjukvaruhuset i Italien som kan stoltsera med spetskompetens i användningen av Microsoft-teknologier.

Med en portfölj på över 200 projekt som genomförts med framgång och titeln Microsoft Gold Partner har vi kompetensen att fortsätta förbättra vår lösning och lösa varje kunds utmaningar.

De företag som har valt oss har kunnat ta i bruk en digital arbetsplats som redan fungerar, för att sedan berika den med funktioner som är byggda enbart för dem.

Vi måste understryka att värdet av intranet.ai inte bara bygger på de starka specialistkompetenser som vi besitter. Det som gör att vi kan komma nära företagen och förstå deras svårigheter, liksom de tjänster och bekvämligheter de vill ge sina medarbetare, är vårt teams multikulturella natur.

Mångfalden av perspektiv, erfarenheter och arbetssätt är en obestridlig tillgång som alltid har hjälpt oss att hantera oförutsedda händelser i varje projekt.

Vår lyhördhet, erfarenhet och erkända tekniska know-how gör att vi kan erbjuda mycket mer än vanlig rådgivning.

Vårt arbete är att göra andras arbete enklare och vi är redo att följa utvecklingen av det intranät som byggs tillsammans med kunderna även efter go-live, även månader eller år efter att samarbetet avslutats.

Vi hjälper till att mäta dess effektivitet och att sprida användningen bland användarna.

Vi förklarar för företagets publik hur du använder Microsofts verktyg och de tjänster som är integrerade i den digitala arbetsplatsen, som alltid bygger på SharePoint Onlines intranät. Vi håller en löpande kontakt för att utvärdera strategiska förändringar och fortsätta att förbättra den implementerade lösningen.

intranet.ai kan inte reduceras till en enkel produkt. Det är en relation.

För att förtydliga presenterar vi i tabellen nedan vad vi kan erbjuda vilket företag som helst för att få utväxling på investeringen i Microsoft 365 och i synnerhet i SharePoint.

Vilka är SharePoint-konsulter och vad gör de?

SharePoint-konsulter är yrkespersoner som är utbildade för att lära företag att använda SharePoint Online på rätt sätt för dokumenthantering och intern kommunikation. De arbetar med arkitektur, design, utveckling, underhåll och migrering av SharePoint-webbplatser och säkerställer en digital arbetsplats som är intuitiv och lätt att använda.

Varför vända sig till en SharePoint-konsult?

Att vända sig till en SharePoint-konsult kan vara avgörande för att skapa användbara och säkra webbplatser. Konsulter erbjuder avancerad teknisk kompetens och hjälper dig att utnyttja alla funktioner i SharePoint på bästa sätt genom att anpassa plattformen efter specifika verksamhetsbehov.

Vilka är för- och nackdelarna med SharePoint-konsultation för ett företag?

SharePoint-konsultation kan ge många fördelar, såsom att skapa effektiva och säkra företagswebbplatser och optimera affärsprocesser. Den kan dock bli kostsam och begränsande om konsulterna saknar avancerad teknisk know-how. Det är viktigt att välja konsulter med rätt erfarenhet och kompetens.

Vilka tjänster erbjuder SharePoint-konsulter vanligtvis?

SharePoint-konsulter erbjuder ett brett utbud av tjänster, inklusive webbplatsarkitektur, design, utveckling, underhåll och migrering. De ger stöd i konfigurationen av SharePoint-funktioner och i integrationen med andra Microsoft- och tredjepartsapplikationer.

Varför välja intranet.ai för SharePoint-konsultation?

intranet.ai erbjuder en färdig intranetlösning som gör att företag kan digitaliseras på några dagar och till lägre kostnad. Vårt intranät har funktioner som optimerar produktivitet, samarbete och medarbetarnas välbefinnande och integreras sömlöst med SharePoint Online och Microsoft 365.

Vilka tjänster erbjuder intranet.ai som SharePoint-konsult?

intranet.ai erbjuder digitalisering, migrering, utveckling, intranetprojektledning, användarutbildning och intern kommunikationshantering. Vår intranetlösning är höggradigt anpassningsbar och integrerad med Microsoft 365 för att optimera affärsprocesser.

Hur skiljer sig intranet.ai från andra SharePoint-konsulter?

Till skillnad från andra konsulter erbjuder intranet.ai inte bara rådgivning utan också en komplett produkt. Vårt intranät är redan driftklart och kan byggas ut med anpassade funktioner, vilket reducerar implementeringstid och kostnader och ger en modern, samarbetsinriktad digital arbetsplats.

Hur stöttar intranet.ai företag efter att intranätet har implementerats?

intranet.ai följer intranätets utveckling även efter go live och hjälper dig att mäta effektiviteten och sprida användningen bland användarna. Vi erbjuder löpande support för att utvärdera strategiförändringar och förbättra den digitala arbetsplatsen utifrån feedback från företagets community.