SharePoint Rådgivning: Varför välja intranet.ai?

Att skapa en webbplats med SharePoint Online är enkelt. Men att göra en webbplats som intranätet till hjärtat av din digitala arbetsplats är inte lätt alls.

I den här artikeln kommer vi att utforska rollen som Microsoft SharePoint-konsulter, de yrkesverksamma som hjälper företag att få ut det mesta av plattformens funktioner för dokumenthantering och intern kommunikation. Vi kommer att undersöka för- och nackdelarna med att förlita sig på SharePoint-konsulter för att anpassa och optimera användningen av företagswebbplatser och upptäcka varför konsulttjänster ibland inte ger de förväntade resultaten.

Slutligen kommer vi att presentera intranet.ai: den lösning som vi har utformat för att förbättra produktiviteten, samarbetet och välbefinnandet för alla i företaget, och som går utöver ren SharePoint-konsultation.

SharePoint Consultant: vilka de är och vad de gör

Microsoft 365:s SharePoint Online är till för att bygga toppmoderna företagswebbplatser där du kan:

• digitalisera företagsarkiv och migrera dem till Microsofts moln för att möjliggöra samarbete i realtid kring dokument och åtkomst från alla enheter;
• dela riktat innehåll, t.ex. nyhetsinlägg, servicemeddelanden och nyhetsbrev;
• organisera utrymmen som är reserverade för användbara tjänster och resurser för anställda;
• skapa sidor som är avsedda för enskilda avdelningar eller specifika initiativ.

För att anpassa sig till de olika behoven hos varje organisation tillhandahåller SharePoint Online många funktioner, var och en utformad för att göra det möjligt för användare att utföra de uppgifter som anges ovan. Men det är inte allt.

SharePoint kan faktiskt integreras med externa produkter för att diversifiera och utöka kapaciteten på sina webbplatser. Bland dessa produkter vill vi lyfta fram Microsoft Teams, Outlook, Forms och Planner från Microsoft 365-sviten, Power Platform-lösningar (Power Automate, Power BI och Power Apps, för att nämna de viktigaste) och Microsoft Viva-moduler för medarbetarupplevelse. Dessutom kan företagsprogramvara och tredjepartsapplikationer som Twitter, Adobe och Google integreras.

Möjligheterna som öppnas genom dessa integrationer är många och följaktligen också de möjligheter som kan utnyttjas av företag som vill förbättra sin produktivitet och relationen till sina medarbetare. Men som alltid måste man veta var man ska sätta in sina händer för att få bästa resultat.

Det är där SharePoint-konsulter kommer in i bilden.

SharePoint-konsulter är de yrkesverksamma som har utbildats för att lära företag ABC för dokumenthantering och företagskommunikation genom korrekt användning av de komponenter som utgör SharePoint Online-webbplatser. Till exempel webbdelar, listor och dokumentbibliotek.

Förutom att erbjuda råd och vägledning till IT-avdelningarna på varje kundföretag, hanterar konsulterna arkitektur, design, utveckling, underhåll och migrering av webbplatser som skapats med SharePoint. På så sätt kan de bidra väsentligt till att bygga en digital arbetsplats som inte bara är funktionell utan också, och framför allt, intuitiv och enkel för användarna att använda i enlighet med sina aktiviteter.

Det händer att en produkt som ett intranät utvecklas av ett företag, som investerar en betydande mängd resurser, bara för att ignoreras av sin publik. Orsaken är ofta dålig navigering på webbplatsen eller brist på verktyg för att hantera sitt arbete i en digital miljö.

Ett exempel kan vara en kaotisk servicesida som inte gör det möjligt att interagera med företagets resurser, kanske för att boka ett mötesrum eller skicka in ett supportärende. Eller så saknas personkatalogen, det vill säga adressboken med namn, roller och användbara länkar för att hitta och kontakta kollegor.

För att ta ett mindre trivialt exempel kan vi nämna förekomsten av ineffektiva arkiv på ens digitala arbetsplats. Detta innebär att SharePoint-bibliotek inte är konfigurerade på rätt sätt för att förenkla utarbetande, godkännande, lagring och delning av dokument.

För att göra detta bör listor och bibliotek integreras med anpassade arbetsflöden som kan automatisera:

• arkivering av filer från Outlook-e-postmeddelanden;
• begära godkännande för att lägga till eller redigera ett delat dokument;
• skicka meddelanden i Teams-chattar för att varna användargrupper om eventuella uppdateringar i projektmaterial
• spara svar på formulär som skapats med Forms;
• etc.

Kort sagt, det är tydligt att ett arkiv inte ska förstås som en enkel informationsbehållare, utan bör utformas för att bli ett praktiskt, intelligent och skalbart system.

Men detta gäller för alla SharePoint Online-komponenter.

Speciellt för webbdelar.

Om de konfigureras och inkluderas på rätt sätt kan webbdelar göra kommunikationssajter som intranät och extranät till informationsrika, interaktiva och dynamiska portaler. Tänk på webbdelen "Nyheter".

Du kan använda den här komponenten för att visa användarna på ditt intranät de senaste inläggen som publicerats av organisationen eller en av dess avdelningar. Med hjälp av filtren i denna webbdel kan du rikta kommunikationen och skapa anslagstavlor i stil med nyhetsbrev som får en framträdande plats på dina webbsidor.

Nyheter från den globala ledningen kan å andra sidan lyftas fram på intranätets startsida så att kollegorna aldrig missar några viktiga uppdateringar.

När SharePoint-webbplatser inte kan motivera den tid, energi och pengar som investeras i att få dem online, kan konsulttjänster vara lösningen.

Men det är inte alltid fallet. Låt oss se varför.

SharePoint Consulting: Vilka är för- och nackdelarna?

Frågan att ställa vid denna tidpunkt är om du verkligen behöver betala någon för att skapa en bra webbplats med SharePoint Online.

Svaret kan variera från fall till fall, men vi tror att en konsult kan rensa luften i en viktig fråga: att förstå hur och när man ska använda enskilda SharePoint-funktioner för att ge användarna bästa möjliga upplevelse.

Som vi nämnde är SharePoint en extremt flexibel plattform för att kunna digitalisera den komplexa uppsättningen affärsaktiviteter, och detta är möjligt på grund av de många funktioner som den har. Det kräver därför djup anpassning för att passa behoven hos varje enskild organisation.

Att ta hjälp av konsulter kan vara avgörande för att skapa webbplatser som är användbara för medarbetarna och säkra för den affärsinformation som delas och lagras på daglig basis.

Tänk igen på dokumentbibliotek.

Om det uppstår friktion mellan SharePoint-webbplatser och de externa appar som dokumenten i biblioteken kommer ifrån, kan det leda till läckage av filer och känslig data. Lägg till avsaknaden av ett robust kontrollsystem för administratörsanvändare, och resultatet skulle bli oförmågan att spåra detta läckage i företagets informationsnätverk.

I det här fallet kan ett konsultföretag reparera och framför allt förhindra allvarliga skador på dokumenthanteringssystemet, så att användarna kan dela och arbeta med information i en skyddad arbetsmiljö. Men det är inte allt.

Även om SharePoint är en ganska intuitiv plattform kan det finnas tillfällen då anpassningen av dess komponenter måste gå via programmering och kodskrivning.

Erfarna konsulter har avancerade IT-kunskaper för att själva kunna konfigurera komponenter som bibliotek och webbdelar eller för att kunna kommunicera med IT-ingenjörer hos kundföretag.

De kan göra skillnaden mellan att experimentera med potentialen i SharePoint och att kunna uttrycka den utan att ta onödiga risker.

Men konsultation ger inte alltid positiva resultat.

Det beror på att SharePoint-konsultyrket har blivit ganska attraktivt de senaste åren och lockar ett växande antal människor både på grund av intresset för Microsofts innovationer och löftet om en konkurrenskraftig lön. Det gör att det är svårt för ett företag att veta vart man ska vända sig på en marknad som börjar bli mättad och där utbudet är dyrt och begränsande.

Begränsande, eftersom de flesta konsulter erbjuder standardtjänster.

Orsaken är att det saknas ett starkt tekniskt kunnande för att modellera plattformen och utöka dess funktionalitet genom att lägga till integrationer och nya komponenter. Vissa konsulterhar kanskeinte erfarenheten att förutse friktionernamellan vad SharePoint möjliggör och vad som måsteingå ien digital arbetsplats för att vara till daglig nytta.

Problemet bottnar i begränsad kunskap om plattformens grundläggande mekanismer, samt en alltför ytlig erfarenhet för att veta hur man bryter sig ur dessa mönster. Marknaden för SharePoint-konsulter utvecklasdock -tyvärr.

Det börjar bli mer omfattande SharePoint-konsulterbjudanden. Såsom vår.

Varför intranet.ai inte (bara) gör SharePoint Online-konsultation

Vi sysslar inte med konsultation. Och inte bara det.

Vi tar med oss en produkt till konsultmarknaden.

Vi erbjuder ett intranät med vilket företag kan digitalisera på några dagar och till en reducerad kostnad.

Vi har utvecklat ett intranät som redan är utrustat med de nödvändiga funktioner som gör det möjligt för människor i en organisation, oavsett sektor eller storlek, att bedriva sin verksamhet digitalt.

Med stark kundanpassning.

Vi kan utöka de grundläggande funktionerna i vårt färdiga intranät genom att integrera företagsspecifika komponenter.

För att göra detta är vårt team specialiserat på att utveckla applikationer från produkterna Microsoft 365, Microsoft Viva, Microsoft Power Platform och Microsoft Azure, för att nämna de viktigaste sviterna.

Vi kan också räkna med det tekniska kunnandet hos Dev4Side, det första mjukvaruhuset i Italien som kan skryta med spetskompetens inom användningen av Microsoft-teknik.

Med en portfölj på mer än 200 framgångsrikt genomför da utvecklingsprojekt och med titeln Microsoft Gold Partner har vi det stöd vi behöver för att fortsätta att förbättra vår intranätlösning och lösa varje kunds unika problem.

De företag som har valt oss har kunnat använda en redan fungerande digital arbetsmiljö och sedan utöka den med funktioner som har byggts just för dem.

Om du vill veta mer om vårt samarbete med Dev4Side kan du besöka sidan som handlar om de funktioner som vi har utvecklat för våra kunder.

Vi måste understryka att värdet av intranet.ai inte bara bygger på starka vertikala kompetenser. Det som gör att vi kan komma nära företagen och förstå deras svårigheter, liksom de tjänster och bekvämligheter som de skulle vilja ge sina medarbetare, är den mångkulturella karaktären i vårt team. Mångfalden avperspektiv, erfarenheter och tillvägagångssätt är en obestridlig tillgång, som alltid har hjälpt oss att hantera de oförutsedda händelserna i alla projekt.

Vår förmåga att lyssna, vår erfarenhet och vårt erkända tekniska kunnande gör att vi kan erbjuda mycket mer än vanlig konsultverksamhet.

Vårtjobb är att göra ditt enklare, och vi är redo att följa utvecklingen av detintranät som vi byggt tillsammans, även efter att det tagits i drift, även månader eller år efter att vårt samarbete avslutats.

Vi hjälper dig att mäta dess effektivitet och sprida dess användning bland användarna.

Vi förklarar för ditt företags målgrupp hur man använder Microsofts verktyg och integrerade tjänster. Vi kommer att hålla ständig kontakt för att utvärdera förändringar i strategin och fortsätta att förfina din nya digitala arbetsplats.

Vid det här laget är budskapet tydligt: intranet.ai är inte bara en produkt. Det är en relation.

För att förenkla presenterar vi i tabellen nedan vad vi kan erbjuda ditt företag för att du ska kunna dra nytta av din investering i Microsoft 365 och SharePoint Online i synnerhet.

Vilka är SharePoint-konsulter och vad gör de?

SharePoint-konsulter är professionella utbildade för att lära företag den korrekta användningen av SharePoint Online för dokumenthantering och intern kommunikation. De hanterar arkitektur, design, utveckling, underhåll och migrering av SharePoint-webbplatser och säkerställer en intuitiv och lättanvänd digital arbetsplats.

Varför anlita en SharePoint-konsult?

Att anlita en SharePoint-konsult kan vara avgörande för att skapa användbara och säkra webbplatser. Konsulter erbjuder avancerade tekniska färdigheter och hjälper företag att utnyttja alla funktioner i SharePoint, genom att anpassa plattformen efter företagets specifika behov.

Vilka är för- och nackdelarna med SharePoint-konsulttjänster för ett företag?

SharePoint-konsulttjänster kan erbjuda många fördelar, såsom skapandet av effektiva och säkra företagswebbplatser och optimeringen av affärsprocesser. Det kan dock vara kostsamt och begränsande om konsulterna inte har avancerad teknisk kunskap. Det är viktigt att välja konsulter med tillräcklig erfarenhet och kompetens.

Vilka tjänster erbjuder SharePoint-konsulter generellt?

SharePoint-konsulter erbjuder en rad tjänster, inklusive webbplatsarkitekturhantering, design, utveckling, underhåll och migrering. De erbjuder support vid konfigurering av SharePoint-funktioner och integration med andra Microsoft- och tredjepartsapplikationer.

Varför välja intranet.ai för SharePoint-konsulttjänster?

intranet.ai erbjuder en färdig intranätslösning som gör det möjligt för företag att digitalisera på några dagar och till reducerade kostnader. Vårt intranät är utrustat med funktioner som optimerar produktivitet, samarbete och medarbetares välbefinnande och integreras sömlöst med SharePoint Online och Microsoft 365.

Vilka tjänster erbjuder intranet.ai som SharePoint-konsult?

intranet.ai erbjuder digitalisering, migrering, utveckling, projektledning av intranät, användarutbildning och hantering av intern kommunikation. Vår intranätslösning är mycket anpassningsbar och integrerad med Microsoft 365 för att optimera affärsprocesser.

Hur skiljer sig intranet.ai från andra SharePoint-konsulter?

Till skillnad från andra konsulter erbjuder intranet.ai inte bara konsulttjänster utan också en komplett produkt. Vårt intranät är redan operativt och kan utökas med anpassade funktioner, vilket minskar implementeringstiden och kostnaderna och erbjuder en modern, samarbetsinriktad digital arbetsmiljö.

Hur stödjer intranet.ai företag efter intranätimplementeringen?

intranet.ai följer tillväxten av intranätet även efter driftsättningen, hjälper till att mäta dess effektivitet och främjar dess användning bland användarna. Vi erbjuder kontinuerligt stöd för att utvärdera strategiförändringar och förbättra den digitala arbetsplatsen baserat på feedback från företagsgemenskapen.