Entreprise numérique dans le cloud : digitalisation avec l'intranet

Q: Qu'est-ce qu'un 'cloud digital workplace' ?

Un cloud digital workplace intègre des outils professionnels, des ressources et des fonctionnalités de collaboration dans un système unique et accessible, généralement basé sur des plateformes comme Microsoft 365 avec SharePoint.

Q: Quels sont les principaux avantages de Microsoft 365 pour la transformation numérique ?

Microsoft 365 propose des outils de collaboration fluides, une sécurité avancée des données et une accessibilité, essentiels pour un environnement de travail moderne et flexible.

Q: Pourquoi l'expérience employé est-elle une priorité dans la conception du digital workplace ?

Une plateforme intuitive réduit le temps de formation et augmente l’adoption, garantissant que les outils numériques améliorent, plutôt que d’interrompre, les flux de travail.

Q: Comment le service RH peut-il bénéficier d'une intranet basée sur le cloud ?

Les RH peuvent centraliser les ressources pour l’onboarding, suivre les progrès d’apprentissage et faciliter l’engagement des employés grâce à des fonctionnalités de communication intégrées.

Pour rester compétitif sur un marché en pleine mutation, la digitalisation est un processus à ne pas négliger. Chaque jour, des millions d'entreprises choisissent de devenir une "digital cloud company", en adoptant des solutions personnalisées pour optimiser les processus, augmenter la productivité et améliorer l'expérience des employés.

La numérisation commence donc par l'adoption d'outils qui soutiennent les activités quotidiennes des travailleurs. Parmi ces outils, l'un des meilleurs est certainement l'espace de travail numérique Microsoft 365, au cœur duquel se trouve l'intranet SharePoint Online.

Dans cet article, nous allons explorer comment et pourquoi utiliser l'intranet pour conduire la transformation numérique dans votre entreprise. Nous examinerons également les étapes à suivre pour gérer avec succès la digitalisation, ainsi que les conseils de nos experts.

Ce que vous trouverez dans cet article

Entreprise numérique dans le cloud : qu'est-ce que cela signifie ?
Digitalisation de l'entreprise : comment choisir le bon outil ?
Digitalisation de l'entreprise : pourquoi l'intranet est-il la meilleure solution ?
Digitalisation et intranet : étapes de planification
Entreprise numérique dans le cloud : pourquoi utiliser Microsoft 365 ?

Entreprise numérique dans le cloud : qu'est-ce que cela signifie ?

La numérisation des entreprises est un changement profond des modèles de travail et de collaboration qui caractérisent les activités d'une organisation.

Dans ce contexte, le terme "entreprise numérique dans le cloud" désigne une organisation qui utilise les technologies du cloud pour gérer ce changement et atteindre son objectif d'accroître sa flexibilité et son efficacité grâce à l'adoption de plateformes interconnectées, accessibles à partir de n'importe quel appareil et capables de s'adapter aux besoins du marché et des travailleurs.

Le recours à l'informatique dématérialisée permet aux entreprises de créer une infrastructure informatique plus souple, réduisant ainsi les coûts nécessaires à sa mise en œuvre et à sa maintenance. Au contraire, la dernière génération de technologies en nuage, comme celles conçues par Microsoft, repose sur des systèmes avancés de protection des données et d'accès aux informations qui sont échangées chaque jour entre collègues, employés et personnes extérieures à l'organisation.

Comme nous l'avons dit, une expression raffinée de cette approche est Microsoft 365, qui permet la création d'un lieu de travail numérique basé sur le nuage Microsoft à travers lequel les documents, les communications et les processus d'affaires peuvent être gérés dans un écosystème centralisé et collaboratif. Ce type d'approche fait partie intégrante de la "transformation numérique", un parcours qui permet aux entreprises de tirer pleinement parti des données et de la technologie pour améliorer leur compétitivité.

Cependant, un changement aussi radical peut être source de complexité, notamment pour les travailleurs qui devront utiliser les outils fournis par l'entreprise pour accomplir leurs tâches. Pour éviter que cela ne ralentisse la croissance de l'entreprise, il est essentiel de choisir avec soin la technologie sur laquelle se basera le nouveau lieu de travail numérique et d'accompagner les collègues dans son utilisation. Il va sans dire que plus les outils sont intuitifs, moins l'investissement en formation sera important.

Entreprise numérique : par où commencer ?

Pour réussir la numérisation de votre entreprise, il est essentiel de fournir aux employés un accès unique à toutes les ressources dont ils ont besoin, à tout moment et depuis n'importe quel appareil. Cette accessibilité est assurée par les systèmes modernes en nuage et constitue la base d'un lieu de travail numérique réellement efficace.

S'appuyer sur une plateforme cloud complète telle que Microsoft 365 signifie fournir un environnement de travail centralisé qui relie les fonctions, les ressources et les applications de l'entreprise dans une interface unique, facile à naviguer et à utiliser. Dans le cas de Microsoft 365, l'intranet créé avec SharePoint Online joue un rôle clé dans la connexion des informations, de l'entreprise et des personnes.

Mais avant d'entrer dans les détails du poste de travail numérique Microsoft 365, examinons les principales caractéristiques que toute solution en nuage doit posséder pour garantir la bonne gestion de la transformation numérique au sein de l'entreprise.

Entreprise numérique dans le cloud : pourquoi le digital workplace de Microsoft 365 ?

Qu'est-ce que intranet.ai ?

intranet.ai est l'intranet d'entreprise prêt à l'emploi conçu pour réduire les coûts et le temps de mise en œuvre, et créer un environnement de travail collaboratif et moderne :

A partir de 3 650 €/an pour un intranet complet
Plus de 50 applications, y compris la recherche avancée, le système de gestion des documents, les notifications push via Teams, l'organigramme, le profil du personnel et les pages FAQ
Intégré à SharePoint Online et Microsoft 365

Demandez la démo

Digitalisation de l'entreprise : comment choisir le bon outil ?

La digitalisation est aujourd'hui une nécessité stratégique pour les entreprises qui veulent rester compétitives, et le choix de la technologie avec laquelle mettre en œuvre ce changement, qui a un impact à la fois structurel et culturel, est plus que jamais essentiel.

Se tromper mettrait en péril la croissance de l'entreprise, en générant de la frustration chez les employés et en perdant du terrain sur un marché qui n'attend pas, ainsi qu'en perdant l'investissement réalisé.

Les systèmes modernes en nuage, tels que Microsoft 365, sont une réponse sûre à ce besoin. Ils permettent de créer un lieu de travail numérique qui optimise les processus d'entreprise et améliore la communication entre collègues, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et du bien-être dans l'entreprise.

Pour vous aider à choisir la bonne technologie, examinons ici les caractéristiques qu'une solution en nuage doit posséder pour accompagner les entreprises sur la voie de la numérisation.

1. Utilité au quotidien

La bonne solution en nuage doit avant tout s'intégrer parfaitement dans les habitudes des travailleurs, en facilitant l'accès à l'information et en rendant la communication avec les collègues plus aisée. Ainsi, non seulement elle réduit le temps nécessaire à la recherche de données et de documents, mais elle offre également une aide concrète pour les tâches quotidiennes, devenant ainsi un outil de travail indispensable.

Si la solution adoptée n'a pas d'utilité tangible, elle risque d'être abandonnée après peu de temps, ce qui rendrait inutile l'investissement réalisé par l'entreprise.

2. Expérience utilisateur

Placer l'utilisateur au centre de sa stratégie de numérisation signifie créer un lieu de travail numérique où chaque personne peut facilement trouver des contenus pertinents, des mises à jour sur les projets auxquels elle participe et des outils pour communiquer et collaborer avec ses collègues, quel que soit l'endroit où elle se trouve. L'entreprise doit donc adopter une plateforme capable d'offrir une expérience personnalisée, avec des communications et des ressources utiles à chaque utilisateur.

Un exemple est l'intranet de l'entreprise, qui va au-delà d'un simple site de communication interne pour former le cœur du lieu de travail numérique Microsoft 365, où l'on peut échanger des idées, donner et recevoir un retour d'information, contribuer à des initiatives et rester informé de ce qui se passe dans l'entreprise. En plus d'un contenu visant l'engagement, l'intranet offre des fonctionnalités importantes pour personnaliser l'expérience de l'utilisateur. Il s'agit notamment de l'utilisation de tags et de catégories pour cibler les informations fournies par l'entreprise sur le portail.

Exemple d'intranet basée sur SharePoint Online avec intranet.ai

3. Mises à jour en temps réel

Dans une entreprise numérique, les communications, les documents et les connaissances doivent être accessibles à tous les travailleurs, à tout moment et sur n'importe quel appareil. Au moment de choisir la technologie à mettre en œuvre pour gérer le flux continu d'informations, il faut donc évaluer la capacité de la solution à :

Maintenir les travailleurs à jour, où qu'ils se trouvent.
Promouvoir une participation active à l'actualité de l'entreprise.
Diffuser des alertes en fonction de groupes d'utilisateurs spécifiques.

Un exemple de fonctionnalité utile à cette fin est le système de notification push développé par nos experts, qui permet d'introduire les nouvelles de l'entreprise dans l'application Microsoft Teams afin d'assurer une visibilité maximale et, en même temps, de fournir aux utilisateurs un accès rapide aux derniers contenus publiés sur l'intranet.

4. Mieux connaître votre entreprise

Il arrive que l'on ait besoin de l'aide d'un collègue pour accomplir une tâche, mais que l'on ne sache pas vers qui se tourner. Même si l'entreprise ne compte que quelques personnes, il peut arriver que vous ne sachiez pas à qui demander une certaine information. En particulier, lorsque vous devez demander de l'aide à des personnes extérieures à votre équipe ou à votre département.

La transformation numérique d'une entreprise devrait résoudre ce type de problème et favoriser la création d'un réseau de connaissances partagées, comprenant des informations permettant de trouver et de contacter des collègues plus facilement.

Par exemple, dans notre solution intranet, nous avons inclus des fonctionnalités spécifiques pour explorer la structure de l'entreprise et apprendre à connaître les personnes qui la composent.

Ces fonctionnalités sont les suivantes

Organigramme intelligent
Profil personnel, intégré à l'annuaire des personnes
Répertoire des personnes, intégré à l'organigramme

Comme on peut le constater, il s'agit précisément de fonctionnalités interconnectées qui visent à aider les utilisateurs à trouver la bonne personne pour chaque situation. En outre, les informations contenues dans le profil personnel sont indexées dans la recherche. Il suffit donc d'utiliser un mot comme "marketing" pour trouver immédiatement des personnes dans ce département.

Aperçu de la People Directory d'intranet.ai

5. Collaboration

Apprendre à connaître ses collègues n'est que la première étape de l'amélioration de la collaboration au sein de l'entreprise. La seconde est l'accès aux outils qui rendent cette collaboration fluide et efficace. Les solutions "cloud" modernes offrent des espaces de collaboration dédiés, où les membres d'un service ou les personnes impliquées dans une initiative d'entreprise peuvent échanger des idées et partager des documents, sans se perdre dans le flux général de la communication.

Chaque équipe devrait avoir accès à un espace de travail privé, éventuellement équipé de fonctionnalités telles que des calendriers partagés, des planificateurs avec des tâches assignées à des membres individuels et des salles de discussion pour maintenir la conversation centrée sur le projet en cours.

6. Gestion des documents

Une solution de transformation numérique d'entreprise efficace aide non seulement les utilisateurs à trouver immédiatement les informations dont ils ont besoin, mais soutient également la création de référentiels partagés grâce auxquels les documents d'entreprise sont numérisés et leur gestion optimisée.

De bons référentiels numériques permettent aux utilisateurs de collaborer sur les documents, de suivre les modifications apportées par les collègues, d'accélérer le processus d'approbation et d'organiser les procédures selon des catégories personnalisées.

Grâce à ses fonctionnalités de gestion des documents, SharePoint Online offre un système complet de gestion des documents qui comprend

l'historique des versions
un contrôle d'accès granulaire
un support de collaboration en temps réel
des métadonnées pour simplifier le stockage et la récupération des fichiers

Gestion documentaire dans l'intranet SharePoint d'intranet.ai

7. Implication

Un lieu de travail numérique réussi ne se contente pas d'optimiser les processus internes, mais crée une communauté d'entreprise dans laquelle chaque utilisateur se sent protagoniste. L'engagement augmente lorsque les personnes sont motivées pour participer, collaborer et contribuer activement aux initiatives et stratégies promues par l'organisation.

Des techniques telles que la gamification - qui stimulent la participation par le biais de défis et d'objectifs communs, en récompensant les résultats - contribuent à transformer le travail quotidien en une expérience gratifiante, améliorant non seulement la productivité, mais aussi la satisfaction personnelle.

La communauté d'entreprise, soutenue par des plateformes numériques, facilite un dialogue permanent avec la direction, permettant à tous les membres des équipes d'entreprise de contribuer au processus de prise de décision et de recevoir une reconnaissance tangible pour leur contribution. Ce lien favorise la création d'une culture d'entreprise positive dans laquelle le sentiment d'appartenance et la confiance mutuelle sont renforcés, ce qui apporte des avantages durables en termes d'innovation et de croissance collective.

8. Analyse des performances

Pour une entreprise qui cherche à se numériser, il est important de disposer d'une solution qui inclut des fonctionnalités spécifiques pour contrôler l'efficacité de sa stratégie de digitalisation.

La digital workplace Microsoft 365 propose de nombreux outils d'analyse et de suivi des données liées à ce processus. SharePoint, par exemple, permet de suivre l'utilisation de l'intranet et des sites de collaboration que l'entreprise a mis à disposition des équipes et des départements. Les capacités de reporting de SharePoint fournissent des informations détaillées sur l'accès aux documents, l'efficacité de la recherche d'informations et le taux d'adoption de ses sites.

En outre, des outils tels que Viva Insights fournissent une image complète des niveaux de productivité et de bien-être dans l'entreprise, en identifiant les modèles de travail qui peuvent être améliorés. Viva Insights permet, par exemple, de contrôler le temps consacré aux réunions, aux activités individuelles et à la formation, tout en fournissant des recommandations personnalisées aux utilisateurs individuels pour améliorer leur gestion du temps, du stress et des priorités.

Outil pour l'analyse des performances de l'intranet SharePoint d'intranet.ai

9. Soutenir les ressources humaines

Les ressources humaines jouent un rôle clé dans le processus de numérisation d'une organisation, en aidant les collègues à s'orienter dans le nouvel environnement de travail numérique. Il est donc normal que l'entreprise soutienne à son tour les activités de l'équipe des ressources humaines, en fournissant à ses membres les bons outils pour valoriser les talents, favoriser la productivité et entretenir le bien-être des employés.

Dans l'environnement de travail numérique Microsoft 365, divers outils se combinent pour simplifier le travail des RH, contribuant ainsi à bâtir une culture d'entreprise plus forte et plus résiliente. Examinons quelques-unes de ces fonctionnalités ci-dessous.

Intranet SharePoint pour optimiser les processus RH : l'intranet SharePoint Online peut héberger des sections spécifiques pour les activités RH, qui peuvent être utilisées pour centraliser les ressources utiles aux employés et simplifier les processus tels que l'onboarding. En créant des espaces dédiés, par exemple, les nouveaux employés peuvent facilement trouver des documents, des tutoriels, des FAQ, des contacts et des applications de travail, afin qu'ils puissent rapidement apprendre à gérer leurs nouvelles tâches sans dépendre de leurs collègues.
Viva Learning pour la formation : intégré à Microsoft 365, Viva Learning sert à améliorer l'expérience de formation interne, permettant également aux RH de proposer des cours ciblés et de suivre les progrès des collègues dans le développement de leurs compétences.
Viva Insights pour le bien-être et la productivité : grâce à des outils tels que Viva Insights, les RH peuvent se faire une idée des modes de travail les plus courants au sein de l'organisation et surveiller des indicateurs clés de performance tels que le temps que les collègues consacrent aux réunions, à la rédaction d'e-mails, à la formation et aux activités individuelles. Ces données leur permettent d'intervenir au moyen d'initiatives visant à créer un environnement de travail plus sain et plus équilibré.
Répertoire des personnes, organigramme et profils personnels : nous avons développé ces fonctionnalités, intégrées à l'intranet SharePoint, pour permettre aux RH de disposer en permanence d'informations actualisées sur les compétences présentes dans l'entreprise, afin d'identifier facilement les lacunes et les candidats potentiels pour les postes internes. De cette manière, ils peuvent éviter de chercher du nouveau personnel à l'extérieur de l'organisation, mais plutôt valoriser les ressources déjà présentes. Cette approche permet non seulement d'optimiser le processus de sélection, mais aussi d'offrir aux collègues de nouvelles possibilités de carrière ou de changement de poste, stimulant ainsi leur croissance au sein de l'entreprise.
Intranet SharePoint et Viva Engage pour l'engagement : l'intranet SharePoint Online permet la publication d'enquêtes, d'événements et de pages consacrées à des initiatives visant à impliquer les collègues dans la vie de l'entreprise. Grâce à l'intégration avec les communautés Viva Engage, tous les membres de l'entreprise peuvent créer des groupes consacrés à des sujets qui les intéressent et participer aux discussions avec des fonctions de médias sociaux telles que les réactions, les likes, la publication d'histoires et de messages personnels. Cela permet aux RH de maintenir la cohésion de la communauté de l'entreprise, en stimulant l'échange de connaissances et la collaboration.

Publier des sondages sur l'intranet SharePoint avec intranet.ai

10. Soutien à la direction

Les dirigeants ont besoin de la bonne technologie pour conduire la transformation numérique et être en mesure d'exploiter son potentiel pour optimiser les processus de communication, la gestion des équipes et la mise en œuvre des stratégies d'entreprise. Avec Microsoft 365, les dirigeants disposent d'un espace de travail numérique complet pour répondre à ce besoin.

En commençant par la communication, Microsoft 365 fournit des outils qui permettent aux dirigeants de communiquer de manière transparente et accessible à tous les niveaux de l'organisation.

Intranet SharePoint : l'intranet de SharePoint Online centralise la communication interne, en veillant à ce que les mises à jour, les politiques d'entreprise et les messages des dirigeants bénéficient d'une visibilité maximale grâce à des fonctionnalités spécifiques d'engagement, de distribution et de ciblage du contenu.
Viva Engage : Viva Engage (une évolution de Microsoft Yammer) permet de créer un réseau social d'entreprise, où les dirigeants peuvent interagir avec les équipes et stimuler les conversations sur des sujets pertinents pour l'organisation. Grâce à des fonctionnalités telles que la communauté et le Leadership Corner, les dirigeants ont la possibilité de se faire connaître auprès de leurs collègues, de répondre à leurs questions et de recueillir des commentaires utiles pour améliorer la vie au sein de l'entreprise.
Microsoft Stream : avec Stream, les dirigeants peuvent créer et diffuser des vidéos pour communiquer plus directement avec les publics de l'entreprise et profiter d'un contenu plus attrayant pour partager des mises à jour ou promouvoir de nouvelles initiatives.

Lorsqu'il s'agit de gérer des équipes commerciales, les dirigeants ont besoin d'outils qui facilitent la coordination des activités et le suivi des progrès. Microsoft 365 propose des solutions intégrées pour aider les responsables dans cette tâche.

SharePoint : permet de créer des sites de collaboration et des bibliothèques de documents, en centralisant les documents et les ressources qui sont essentiels pour faire avancer les différents projets. Ces espaces de travail partagés permettent aux équipes de collaborer de manière ordonnée, en accédant toujours à la version la plus récente des fichiers et en réduisant le risque d'erreurs.
Microsoft Teams : l'outil central de collaboration. Grâce à des canaux dédiés, des chats de groupe et des appels vidéo, les équipes peuvent comparer leurs notes en temps réel et coordonner leurs activités avec une plus grande flexibilité. En outre, Teams permet aux responsables d'organiser des réunions régulières et de fournir un retour d'information en temps voulu, ce qui facilite la gestion de projets agiles.
Microsoft Planner : permet de planifier et de contrôler le travail assigné à chaque membre de l'équipe. Chaque projet peut être décomposé en tâches spécifiques, avec des échéances claires et des tableaux d'avancement détaillés. Les managers peuvent ainsi contrôler chaque étape du projet, en s'assurant que les délais sont respectés et que chaque membre de l'équipe est soutenu dans ses activités.

Enfin, la transformation numérique doit permettre une meilleure gestion des stratégies d'entreprise. Dans la digital workplace Microsoft 365, Viva Goals est la plateforme de choix pour définir les objectifs et les livrables selon le cadre OKR.

Viva Goals permet ainsi aux managers (mais aussi aux membres des équipes d'entreprise) de fixer des objectifs clairs et mesurables, qui sont suivis en temps réel au sein de la plateforme. Les managers peuvent ainsi s'assurer que les activités des différentes équipes et départements sont alignées sur les priorités de l'ensemble de l'organisation.

Digitalisation de l'entreprise : pourquoi l'intranet est-il la meilleure solution ?

Dans un monde où la rapidité et l'adaptabilité sont indispensables, les entreprises doivent de plus en plus adopter des solutions qui ne se contentent pas de soutenir les processus opérationnels, mais qui les transforment. Comme nous l'avons vu, un intranet d'entreprise bien conçu, tel que celui construit avec SharePoint de Microsoft 365, est un tournant pour les entreprises qui se numérisent.

Avec les personnalisations adéquates, l'intranet peut devenir le cœur du lieu de travail numérique de l'entreprise, où les ressources peuvent être centralisées, la communication interne gérée, les activités départementales coordonnées et les collègues engagés.

Voyons maintenant comment un intranet peut concrètement soutenir la voie de la transformation numérique que toute entreprise souhaite entreprendre.

Numérisation et objectifs de l'intranet

La numérisation avec l'intranet va au-delà de l'amélioration technologique pour définir une stratégie dédiée à l'amélioration des processus internes et de la culture d'entreprise.

Les objectifs de l'intranet sont donc liés aux principaux domaines d'amélioration sur lesquels une entreprise devrait se concentrer dans le cadre du processus de numérisation :

Implication des collègues. Un environnement numérique qui encourage l'interaction crée une culture d'entreprise plus forte et plus durable. L'intranet offre un large éventail de fonctionnalités pour encourager la participation active. Comme mentionné plus haut dans cet article, l'entreprise peut tirer parti des fonctions sociales de l'intranet SharePoint et de l'intégration avec des applications Microsoft telles que Viva Engage pour créer des espaces de conversation, des communautés thématiques, des forums pour encourager l'échange d'idées, des sondages pour recueillir des commentaires et d'autres expériences de gamification pour stimuler la collaboration entre collègues et encourager l'adoption du nouveau lieu de travail numérique.
Productivité accrue. La gestion de la digitalisation avec l'intranet permet d'optimiser la communication et l'échange d'informations. Les utilisateurs peuvent notamment utiliser la fonction de recherche avancée de l'intranet SharePoint pour trouver rapidement les documents et les contacts dont ils ont besoin. Ils peuvent également accéder à des référentiels numériques qui non seulement centralisent toutes les ressources et tous les documents de l'entreprise, mais favorisent également la collaboration en temps réel avec des collègues et des personnes extérieures à l'organisation, sans jamais compromettre la sécurité des données. Il ne s'agit là que de quelques exemples, mais nous pensons qu'ils sont représentatifs de la manière dont l'intranet peut soutenir le travail de toutes les personnes de l'entreprise, en ayant un impact positif en particulier sur les processus et les activités qui consomment généralement beaucoup de temps et d'énergie (tout comme la gestion des documents).
Gestion des connaissances. L'intranet soutient la gestion des connaissances, en facilitant la collecte et le partage du savoir-faire de l'entreprise. Grâce à des fonctionnalités telles que les pages FAQ, les utilisateurs ont la possibilité de s'inspirer des lignes directrices de l'entreprise et, surtout, de l'expérience de leurs collègues afin de mieux gérer leurs propres activités et de faire face à des problèmes communs. Les silos d'information, qui séparent souvent les connaissances entre les différentes équipes et les différents départements, sont ainsi brisés. Au contraire, l'intranet permet de consolider une mine de connaissances et de les rendre facilement accessibles au profit de l'ensemble de l'organisation.

Qu'est-ce qu'une intranet et comment peut-elle accompagner la digitalisation ?

Digitalisation et intranet : étapes de planification

La création d'un intranet sur mesure pour gérer au mieux la transition vers une entreprise numérique nécessite une attention qui va au-delà du simple choix de la bonne technologie. Il faut définir une stratégie de changement qui reflète la culture de l'entreprise et réponde aux besoins de tous les membres de l'organisation.

La planification joue donc un rôle central dans la réussite de la transformation numérique de sa propre entreprise. Dans ce qui suit, nous allons donner un aperçu des étapes clés pour gérer au mieux les phases de conception d'un intranet d'entreprise.

Définition des priorités

Une analyse solide du contexte et des besoins de l'entreprise est la première étape de la conception du lieu de travail numérique qui inclut, bien sûr, l'intranet. Au cours de cette première phase, un certain nombre d'actions peuvent aider l'entreprise à comprendre quelles sont les priorités à respecter sur la voie de la numérisation. Parmi ces actions, nous soulignons

L'organisation d'ateliers et de groupes de discussion, impliquant tous les membres de l'organisation.
Cartographier les processus d'entreprise existants afin d'identifier les domaines à améliorer.
Réaliser des enquêtes pour comprendre les besoins de chaque travailleur.
Réaliser une analyse coûts/bénéfices pour déterminer le budget à investir dans la numérisation.
Évaluer l'infrastructure technologique actuelle pour s'assurer de sa compatibilité avec le nouvel intranet.
Fixer des objectifs mesurables et les comparer aux meilleures pratiques des entreprises du même secteur.
Définir un groupe de parties prenantes, composé de représentants des différents départements, afin d'aligner les objectifs.
Identifier des indicateurs clés de performance pour contrôler l'impact de la numérisation et mesurer les progrès accomplis.

Organiser le contenu

La réflexion sur la structuration du contenu de l'intranet d'entreprise est nécessaire dès le départ, afin de construire une plateforme intuitive, facile à naviguer et, par conséquent, plus facile à adopter pour les activités quotidiennes.

La priorité doit être donnée à l'organisation des sections principales, telles que les archives de documents et les espaces de collaboration, avec une subdivision qui reflète les départements ou les sujets d'intérêt. Il serait utile d'adopter un système de tags et de catégories pour mieux gérer l'archivage des contenus et simplifier leur diffusion.

Afin de vérifier l'efficacité de la structure conçue, une astuce consiste à effectuer des tests préliminaires auprès d'un groupe d'utilisateurs sélectionné, comprenant des personnes ayant différents niveaux de familiarité avec les outils numériques. Leurs commentaires seront précieux pour donner à l'entreprise une idée de la manière d'améliorer l'expérience utilisateur au sein de l'intranet et de l'espace de travail numérique intégré.

Sélection des fonctionnalités

Les fonctionnalités de l'intranet doivent répondre aux priorités identifiées lors de la première phase d'analyse et doivent être en mesure de soutenir les utilisateurs dans leurs activités, sans alourdir leur navigation.

Pour que la plateforme reste intuitive et orientée vers les objectifs de l'entreprise, des fonctionnalités telles que :

Gestion centralisée des documents, avec recherche avancée et contrôle des versions, pour garantir un accès rapide aux documents les plus récents et réduire le risque d'erreurs.
Des zones de collaboration, telles que des espaces dédiés aux équipes, avec des outils de chat, des planificateurs et des calendriers partagés, facilitant la gestion des activités de groupe et la coordination entre les départements.
Des notifications push personnalisables, pour diffuser des mises à jour internes importantes ou des communications ciblées sur des départements ou des groupes d'utilisateurs spécifiques, afin d'éviter la surcharge d'informations et de garantir que chaque utilisateur ne reçoive que les nouvelles les plus pertinentes.
Annuaire et organigramme intégrés, permettant d'explorer la structure de l'entreprise pour comprendre l'organisation des différents départements et trouver rapidement les contacts utiles.

Participation et formation des utilisateurs

Pour maximiser l'investissement dans l'intranet, il est essentiel que les utilisateurs comprennent sa valeur et se sentent soutenus dans leur parcours d'adoption. L'introduction d'un programme d'"ambassadeurs" pourrait être la solution. Il s'agit de sélectionner les personnes les plus expérimentées et les plus motivées par le numérique au sein de l'organisation, qui peuvent guider et encourager leurs collègues dans l'utilisation de nouveaux outils tels que l'intranet.

Un soutien supplémentaire peut être apporté par la création de visites virtuelles et de pages FAQ qui peuvent faciliter la découverte des principales fonctionnalités de l'intranet et réduire ainsi le temps d'apprentissage. Par exemple, une visite personnalisée pourrait être créée pour présenter les différentes zones de la plateforme, des archives aux pages de services de l'entreprise, en offrant de brèves explications sur la manière de les utiliser.

Les initiatives de gamification sont un autre outil utile pour accroître l'engagement, en particulier dans la phase d'adoption. L'entreprise pourrait décider d'attribuer des badges, des points ou des prix aux utilisateurs qui participent le plus activement aux conversations promues sur l'intranet ou qui ont contribué au téléchargement de documents dans les nouvelles archives numériques. Une autre proposition pourrait être d'organiser de petites compétitions amicales entre les équipes et les départements, afin de faire de l'utilisation de l'intranet une partie agréable de la routine de travail.

Évaluer l'efficacité de l'intranet dans le processus de numérisation

Pour que l'intranet de l'entreprise réponde aux attentes que vous avez vis-à-vis de votre stratégie de digitalisation, il est important de savoir comment suivre le taux d'adoption par les utilisateurs et l'impact réel de l'intranet sur les niveaux de productivité et de bien-être dans l'entreprise.

Il est donc important de connaître les capacités d'analyse de données qu'un intranet, tel que SharePoint, met à la disposition des administrateurs ; mais il est tout aussi important de définir les indicateurs de performance, tant quantitatifs que qualitatifs, sur lesquels baser les données collectées et ses propres évaluations.

Pour nous aider dans cette deuxième partie, à savoir la définition des KPI, nous proposons ci-dessous quelques exemples de métriques à prendre en compte lors de l'adoption d'un intranet.

Commençons par les ICP quantitatifs, qui servent à contrôler, au moyen de données numériques, l'utilisation de la plateforme et sa capacité à attirer et à maintenir l'intérêt des utilisateurs :

Pages vues, utilisateurs uniques et durée de la session. Ces données permettent de mesurer l'engagement des utilisateurs.
Nombre de contenus créés et de documents téléchargés. Données indicatives de l'utilisation quotidienne de la plateforme et de son impact sur la communication interne, la gestion des documents et l'échange de connaissances.
Interactions de communication interne. Le nombre de likes, de commentaires et de partages peut fournir des indications utiles sur la manière d'améliorer la stratégie de communication de l'entreprise. Par exemple, les pages et les sujets qui génèrent un faible niveau d'engagement et qui ne sont donc pas particulièrement utiles aux utilisateurs peuvent être identifiés. Inversement, le contenu et les sujets qui intéressent le plus les collègues peuvent servir de référence pour améliorer la stratégie de communication de l'entreprise.
Demandes de renseignements traitées sur l'intranet. Données reflétant l'efficacité des services intégrés dans le portail, tels que le service d'assistance ou les fonctions de réservation.

Nous passons ensuite aux ICP qualitatifs, qui se concentrent sur le retour d'information non purement numériques pour contrôler l'utilité perçue de l'intranet par le public de l'entreprise :

L'analyse des mots-clés. Elle permet de comprendre quelles sont les informations les plus fréquemment recherchées par les utilisateurs, suggérant des contenus qui pourraient être développés, ajoutés ou simplement mieux organisés pour les rendre plus accessibles.
Retour d'information par le biais d'enquêtes et de groupes de discussion. Ils donnent un aperçu de la valeur perçue de la plateforme et des domaines susceptibles d'être améliorés. Qui mieux que les personnes qui doivent utiliser l'intranet pour accomplir leurs tâches sait comment le portail pourrait être amélioré pour en faire un support de productivité encore plus efficace.

Entreprise numérique dans le cloud : pourquoi utiliser Microsoft 365 ?

Microsoft 365 offre une suite complète et intégrée qui est idéale pour effectuer la transition vers une entreprise numérique en nuage. Au cœur de cette transformation se trouve SharePoint Online, qui vous permet de construire un intranet moderne, accessible et transparent pour répondre aux exigences et aux attentes placées dans la numérisation, vues ensemble dans cet article.

Microsoft 365 est un écosystème qui répond aux principaux besoins de toute organisation : impliquer les collègues, connecter les personnes et les ressources, faciliter la gestion de l'information et créer une communication interne plus directe et personnalisée.

Voyons de plus près comment la technologie Microsoft 365, en particulier SharePoint, aide à construire un intranet efficace pour numériser votre entreprise.

Impliquer les collègues

L'intégration native entre l'intranet SharePoint et les autres applications Microsoft 365 offre un écosystème numérique complet, idéal pour faciliter la collaboration et la communication entre collègues, équipes et départements de l'entreprise.

Chaque outil apporte une valeur ajoutée en fournissant des fonctionnalités spécifiques qui soutiennent les activités partagées. Nous présentons ci-dessous un bref aperçu des principales applications Microsoft 365 qui, lorsqu'elles sont intégrées à l'intranet, peuvent renforcer la communauté de l'entreprise grâce à une plus grande implication de toutes les personnes qui la composent.

Microsoft 365 pour numériser la collaboration et la communication
Application Microsoft 365	Fonctionnalité	Intégration à l'intranet SharePoint
Microsoft Teams	Facilite la gestion de la communication interne via le chat, les réunions et les appels, en améliorant la collaboration entre les équipes et les utilisateurs individuels.	Les communications publiées sur l'intranet SharePoint Online peuvent être distribuées aux groupes et canaux Teams via un système de notification push développé par nos experts.
Viva Engage	Permet de créer des communautés dédiées aux initiatives de l'entreprise, à la communication globale ou à des sujets transversaux tels que le bien-être, la technologie et l'actualité du secteur.	Les conversations des différentes communautés peuvent être intégrées dans les pages de l'intranet, créant ainsi un point central pour les mises à jour et les conversations.
Planner	Simplifie les activités de gestion de projet en divisant un projet en tâches, en les assignant aux membres de l'équipe et en suivant les progrès réalisés.	Les tableaux de planification peuvent être placés dans des zones dédiées de l'intranet SharePoint afin de centraliser la communication et la gestion des tâches partagées.
Viva Connections	Permet d'accéder à la page d'accueil de l'intranet et au contenu SharePoint directement à partir de l'application Teams.	Avec Viva Connections, l'intranet SharePoint est intégré à Microsoft Teams, créant ainsi un portail unique pour les nouvelles et les mises à jour.
Forms	Utilisé pour créer des enquêtes et des questionnaires personnalisés avec un design moderne. Il comprend une fonctionnalité d'analyse des commentaires recueillis, ce qui vous permet d'obtenir rapidement des informations utiles pour la prise de décision.	Les enquêtes et les questionnaires peuvent être intégrés à l'intranet SharePoint pour enrichir les pages consacrées aux événements, aux initiatives ou aux sessions de brainstorming.

Connecter les personnes et les ressources

Microsoft 365, avec son intranet SharePoint, facilite la mise en relation des personnes et des ressources de l'entreprise, en créant un écosystème où les collègues accèdent facilement aux contacts, aux connaissances et aux outils. L'annuaire des personnes et l'organigramme améliorent la collaboration en rendant visibles les compétences et les rôles au sein de l'entreprise, ce qui permet d'identifier plus facilement les bons contacts pour chaque projet.

La recherche avancée, quant à elle, permet de relier les personnes et les ressources. Les utilisateurs peuvent l'utiliser pour trouver en quelques secondes des documents, des applications et des actualités pertinents à partir de l'intranet SharePoint et de l'environnement Microsoft intégré.

Gestion de l'information

Microsoft 365 est une plateforme conçue pour améliorer la gestion de l'information au sein d'une organisation, permettant aux équipes d'accéder, d'organiser et de partager des données et des connaissances facilement et en toute sécurité. Grâce à la gestion documentaire de SharePoint, il est possible de créer des référentiels structurés avec des versions, des métadonnées et des permissions d'accès personnalisées.

Comme nous l'avons vu, la recherche avancée de l'intranet permet ensuite de retrouver facilement des informations dans le lieu de travail numérique intégré, ce qui accélère le flux de travail. Cette fonctionnalité est renforcée par l'intégration avec d'autres applications Microsoft 365 telles que Outlook, pour gérer les courriels et les calendriers en un seul endroit, et Teams, où les documents partagés peuvent être consultés, modifiés et mis à jour en temps réel par différents membres de l'équipe.

En ce qui concerne le partage des connaissances, Microsoft Stream et Viva Engage soutiennent la diffusion de vidéos et de contenus de formation, facilitant l'accès à des informations pertinentes sur les initiatives, les mises à jour et les procédures de l'entreprise. Des fonctions interactives telles que les enquêtes et les sessions de questions-réponses permettent également l'échange d'opinions et d'expériences personnelles avec les collègues, contribuant ainsi à la création de la base de connaissances de l'entreprise.

Enfin, Power BI prend en charge la gestion avancée des informations, en permettant la création de rapports et de tableaux de bord personnalisés qui peuvent être basés sur les données d'utilisation de l'intranet ou être intégrés dans les pages du portail pour en faciliter la consultation.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP pour SharePoint et Microsoft 365 depuis 2010.

Giuseppe est le fondateur d'intranet.ai et l'un des meilleurs experts en Italie pour tout ce qui concerne Microsoft 365. Depuis des années, il aide les entreprises à construire leur espace de travail numérique sur le cloud de Microsoft, en améliorant l'expérience des personnes.

Il organise des événements mensuels en ligne pour informer les clients des nouveautés de Microsoft 365 et les aider à tirer le meilleur parti de leur espace de travail numérique.

FAQ sur la transformation numérique et l’intranet SharePoint

Qu’est-ce qu’un « cloud digital workplace » ?

Un cloud digital workplace intègre des outils d’entreprise, des ressources et des fonctionnalités de collaboration dans un système unique et accessible, généralement sur des plateformes comme Microsoft 365 avec SharePoint.

Comment un intranet cloud améliore-t-il la productivité ?

Les intranets cloud centralisent la communication, optimisent la gestion des documents et fournissent des mises à jour en temps réel, améliorant ainsi la collaboration et réduisant les redondances dans les processus.

Quels sont les principaux avantages de Microsoft 365 pour la transformation numérique ?

Microsoft 365 offre des outils de collaboration fluides, une sécurité avancée des données et une accessibilité essentielle pour un environnement de travail moderne et flexible.

Pourquoi l’expérience employé est-elle une priorité dans la création du digital workplace ?

Une plateforme intuitive réduit les temps de formation et augmente l’adoption, garantissant que les outils numériques améliorent, plutôt que de perturber, les flux de travail.

Comment le département RH peut-il bénéficier d’un intranet basé sur le cloud ?

Les RH peuvent centraliser les ressources pour l’intégration, suivre les progrès d’apprentissage et faciliter l’engagement des employés grâce à des fonctionnalités de communication intégrées.