Consultoría SharePoint:
¿por qué elegir intranet.ai?

Crear un sitio con SharePoint Online es sencillo. Pero convertir un sitio como la intranet en el corazón de su lugar de trabajo digital no lo es.

En este artículo, exploraremos el papel de los consultores de Microsoft SharePoint, los profesionales que ayudan a las empresas a aprovechar al máximo las posibilidades de la plataforma para la gestión de documentos y la comunicación interna. Analizaremos los pros y los contras de recurrir a consultores de SharePoint para personalizar y optimizar el uso de los sitios corporativos, y descubriremos por qué los servicios de consultoría a veces no ofrecen los resultados deseados.

Por último, presentaremos intranet.ai: la solución que hemos diseñado para aumentar la productividad, la colaboración y el bienestar de todos en la empresa, yendo más allá de una simple consultoría de SharePoint.

Consultores SharePoint: ¿quiénes son y qué hacen?

SharePoint Online de Microsoft 365 se utiliza para construir sitios corporativos de última generación, donde se puede

• digitalizar archivos corporativos, migrarlos a la nube de Microsoft para permitir la colaboración en tiempo real sobre documentos y el acceso desde cualquier dispositivo;
• compartir contenido específico, como publicaciones de noticias, anuncios de servicios y boletines informativos;
• organizar espacios reservados a servicios y recursos útiles para los trabajadores;
• crear páginas dedicadas a departamentos individuales o iniciativas específicas.

Con el fin de adaptarse a las diferentes necesidades de cada organización, SharePoint Online ofrece numerosas funciones, cada una de ellas diseñada para permitir a los usuarios realizar las tareas enumeradas anteriormente. Pero eso no es todo.

De hecho, SharePoint puede integrarse con productos externos para diversificar y ampliar las capacidades de sus sitios. Entre estos productos, destacan Microsoft Teams, Outlook, Forms y Planner de la suite Microsoft 365, las soluciones de la plataforma Power (Power Automate, Power BI y Power Apps, por citar las principales) y los módulos de experiencia del empleado de Microsoft Viva. Además, se puede integrar software empresarial y aplicaciones de terceros como Twitter, Adobe y Google.

Las posibilidades que abren estas integraciones son numerosas y, en consecuencia, también lo son las oportunidades que deben aprovechar las empresas que quieran mejorar su productividad y la relación con su gente. Pero, como siempre, hay que saber dónde poner las manos para obtener los mejores resultados.

Ahí es donde entran en juego los consultores SharePoint.

Los consultores SharePoint son profesionales formados para enseñar a las empresas el ABC de la gestión documental y la comunicación corporativa a través del uso correcto de los componentes que conforman los sitios SharePoint Online. Por ejemplo, web parts, listas y bibliotecas de documentos.

Además de ofrecer asesoramiento y orientación a los departamentos de TI de cada empresa cliente, los consultores gestionan la arquitectura, el diseño, el desarrollo, el mantenimiento y la migración de los sitios creados con SharePoint. De este modo, pueden contribuir sustancialmente a la construcción de un lugar de trabajo digital que no sólo sea funcional, sino también y sobre todo intuitivo y fácil de utilizar por los usuarios en función de sus actividades.

Sucede que un producto como una intranet es desarrollado por una empresa, invirtiendo una cantidad significativa de recursos, sólo para ser ignorado por su público. La causa suele ser una mala navegación por el sitio o la falta de herramientas con las que gestionar el propio trabajo en un entorno digital.

Un ejemplo podría ser una página de servicios caótica que no permite interactuar con los recursos de la empresa, quizá para reservar una sala de reuniones o enviar un ticket de asistencia. O podría faltar el directorio de personas, es decir, la libreta de direcciones que contiene nombres, funciones y enlaces útiles para encontrar y contactar con colegas.

Sin embargo, como ejemplo menos trivial, podríamos citar la presencia de archivos ineficaces en el propio lugar de trabajo digital. Esto significa que las bibliotecas de SharePoint no están correctamente configuradas para facilitar la redacción, aprobación, almacenamiento y uso compartido de documentos.

Para ello, las listas y bibliotecas deben integrarse con flujos de trabajo personalizados capaces de automatizar

• el archivo de documentos a partir de correos electrónicos de Outlook;
• solicitar la aprobación para añadir o editar un documento compartido;
• enviar notificaciones en los chats de Teams para alertar a los grupos de usuarios sobre las actualizaciones en los materiales de proyecto;
• guardar respuestas a formularios creados con Microsoft Forms;
• etc.

En definitiva, está claro que un archivo no debe entenderse como un simple contenedor de información, sino que debe diseñarse para convertirse en un sistema práctico, inteligente y escalable.

Pero esto es aplicable a cualquier componente de SharePoint Online.

Especialmente, para las web parts.

Si se configuran e insertan correctamente, las web parts pueden convertir sitios de comunicación como intranets y extranets en portales ricos en información, interactivos y dinámicos. Piense en la parte web "Noticias".

Puede utilizar este componente para mostrar a los usuarios de su intranet las últimas entradas publicadas por su organización o uno de sus departamentos. Aprovechando sus filtros, esta parte web le permite orientar las comunicaciones y crear tablones de anuncios al estilo de boletines informativos que se colocarán en primer plano en las páginas de su sitio.

Por otro lado, las noticias de la dirección global pueden destacarse en la página de inicio de la intranet para que los compañeros nunca se pierdan ninguna actualización importante.

Cuando los sitios SharePoint no pueden justificar la cantidad de tiempo, energía y dinero invertidos en ponerlos en línea, la solución puede ser una consultoría.

Pero no siempre es así. Veamos por qué.

Consultoría SharePoint: ¿cuáles son los pros y los contras para una empresa?

La pregunta que hay que hacerse en este punto es si realmente es necesario pagar a alguien para crear un buen sitio con SharePoint Online.

La respuesta puede variar de un caso a otro, pero creemos que una consulta puede aclarar el aire sobre una cuestión fundamental: entender cómo y cuándo utilizar las características individuales de SharePoint para dar a los usuarios la mejor experiencia posible.

Como hemos dicho, SharePoint es una plataforma extremadamente flexible para digitalizar el complejo conjunto de actividades empresariales, y esto es posible gracias a las numerosas funciones de que dispone.Por ello, requiere una profunda personalización para adaptarse a las necesidades de cada organización.

Recurrir a la ayuda de consultores puede ser decisivo para crear sitios útiles para los trabajadores y seguros para la información corporativa que se comparte y almacena a diario.

Piense de nuevo en las bibliotecas de documentos.

Si se produjeran fricciones entre los sitios de SharePoint y las aplicaciones externas de las que proceden los documentos de las bibliotecas, podría haber pérdidas de archivos y datos confidenciales. Si a esto se añade la falta de un sistema de control robusto para los usuarios administradores, el resultado sería la incapacidad de rastrear esta pérdida en la red de información corporativa.

En este caso, una consultoría podría reparar y, sobre todo, evitar daños graves en el sistema de gestión documental, permitiendo a los usuarios compartir y trabajar con la información dentro de un entorno de trabajo protegido. Pero eso no es todo.

Aunque SharePoint es una plataforma bastante intuitiva, puede haber casos en los que la personalización de sus componentes tenga que pasar por la programación y la escritura de código.

Los consultores experimentados tienen conocimientos avanzados de TI para configurar ellos mismos componentes como bibliotecas y partes web o para poder comunicarse con los técnicos de TI de las empresas clientes.

Pueden marcar la diferencia entre experimentar con el potencial de SharePoint y ser capaces de exprimirlo sin correr riesgos innecesarios.

Pero la consultoría no siempre da resultados positivos.

Esto se debe a que la profesión de consultor de SharePoint se ha vuelto bastante atractiva en los últimos años, atrayendo a un número cada vez mayor de personas tanto por el interés que despiertan las innovaciones de Microsoft como por la promesa de un salario competitivo. En consecuencia, es difícil para una empresa saber a quién dirigirse en un mercado que se está saturando y en el que las ofertas son caras y limitantes.

Limitantes, porque la mayoría de los consultores ofrecen servicios estándar.

La razón radica en la falta de conocimientos técnicos sólidos con los que modelar la plataforma, ampliando su funcionalidad mediante la adición de integraciones y nuevos componentes. Esposible que algunos consultoresno tengan la experiencia necesariaparaanticipar lasfricciones entre lo que SharePoint permite y lo quees necesario incorporar a un puesto de trabajo digital para que sea útil en el día a día.

El problema radica en un conocimiento limitado de los mecanismos básicos de la plataforma, así como en una experiencia demasiado superficial para saber cómo salirse de estos patrones. Sin embargo ,el mercado de consultores de SharePoint está evolucionando, afortunadamente.

Empieza a haber propuestas más completas de consultoría SharePoint. Como la nuestra.

Por qué intranet.ai no hace (sólo) consultoría para SharePoint Online

No hacemos consultoría. No sólo eso.

Aportamos un producto al mercado de la consultoría.

Ofrecemos una intranet de SharePoint Online con la que las empresas pueden digitalizarse en pocos días y a un coste reducido.

Hemos desarrollado una intranet ya dotada de las funcionalidades necesarias que permiten a las personas de una organización, sea cual sea su sector o tamaño, realizar sus actividades de forma digital.

Con una fuerte personalización.

Podemos ampliar las capacidades básicas de nuestra intranet lista para usar con la integración de componentes específicos de la empresa.

Para ello, nuestro equipo está especializado en el desarrollo de aplicaciones a partir de los productos de Microsoft 365, Microsoft Viva, Microsoft Power Platform y Microsoft Azure, por citar las suites más importantes.

También podemos contar con los conocimientos técnicos de Dev4Side, la primera casa de software de Italia que presume de excelencia en el uso de tecnologías Microsoft.

Con una cartera de más de 200 proyectos de desarrollo completados con éxito y con el título de Microsoft Gold Partner, tenemos el apoyo que necesitamos para seguir mejorando nuestra solución de intranet y resolver los problemas únicos de cada cliente.

Las empresas que nos han elegido han podido adoptar un entorno de trabajo digital que ya está operativo, y luego ampliarlo con funciones creadas exclusivamente para ellas.

Para saber más sobre nuestra colaboración con Dev4Side, visite la página dedicada a las funcionalidades que hemos desarrollado para nuestros clientes.

Debemos subrayar que el valor de intranet.ai no se basa únicamente en sólidas competencias verticales. Lo que nos permite acercarnos a las empresas y entender sus retos, así como los servicios y comodidades que les gustaría dar a su gente, es la naturaleza multicultural de nuestro equipo. La diversidad de perspectivas, experiencias y enfoques es un activo incuestionable, que siempre nos ha ayudado a gestionar las contingencias inherentes a cualquier proyecto.

Nuestra capacidad de escucha, experiencia y reconocidos conocimientos técnicos nos permiten ofrecer mucho más que una consultoría al uso.

Nuestro trabajo es facilitarle el suyo y estamos preparados para seguir el crecimiento de la intranet construida juntos incluso después de la puesta en marcha, incluso meses o años después del fin de nuestra colaboración.

Le ayudaremos a medir su eficacia y a difundir su uso entre los usuarios.

Explicaremos al público de su empresa cómo utilizar las herramientas y los servicios integrados de Microsoft. Estaremos en contacto permanente para evaluar los cambios de estrategia y seguir perfeccionando su nuevo lugar de trabajo digital.

A estas alturas, el mensaje está claro: intranet.ai no es sólo un producto. Es una relación.

Para simplificar, presentamos en la siguiente tabla lo que podemos ofrecer a su empresa para capitalizar su inversión en Microsoft 365 y SharePoint Online en particular.

¿Quiénes son los consultores de SharePoint y qué hacen?

Los consultores de SharePoint son profesionales capacitados para enseñar a las empresas el uso correcto de SharePoint Online para la gestión documental y la comunicación interna. Se ocupan de la arquitectura, el diseño, el desarrollo, el mantenimiento y la migración de los sitios de SharePoint, garantizando un entorno de trabajo digital intuitivo y fácil de usar.

¿Por qué acudir a un consultor de SharePoint?

Acudir a un consultor de SharePoint puede ser crucial para crear sitios útiles y seguros. Los consultores ofrecen competencias técnicas avanzadas y ayudan a las empresas a aprovechar al máximo todas las funcionalidades de SharePoint, personalizando la plataforma según las necesidades específicas de la empresa.

¿Cuáles son los pros y los contras de la consultoría de SharePoint para una empresa?

La consultoría de SharePoint puede ofrecer numerosas ventajas, como la creación de sitios empresariales eficientes y seguros, y la optimización de los procesos empresariales. Sin embargo, puede resultar costosa y limitante si los consultores no tienen conocimientos técnicos avanzados. Es importante elegir consultores con experiencia y competencias adecuadas.

¿Qué servicios ofrecen generalmente los consultores de SharePoint?

Los consultores de SharePoint ofrecen una gama de servicios, entre los que se incluyen la gestión de la arquitectura de los sitios, el diseño, el desarrollo, el mantenimiento y la migración. Proporcionan apoyo en la configuración de las funcionalidades de SharePoint y en la integración con otras aplicaciones de Microsoft y de terceros.

¿Por qué elegir intranet.ai para la consultoría de SharePoint?

intranet.ai ofrece una solución de intranet lista para usar que permite a las empresas digitalizarse en pocos días y a bajos costos. Nuestra intranet cuenta con funcionalidades que optimizan la productividad, la colaboración y el bienestar de los empleados, integrándose perfectamente con SharePoint Online y Microsoft 365.

¿Qué servicios ofrece intranet.ai como consultor de SharePoint?

intranet.ai ofrece servicios de digitalización, migración, desarrollo, gestión de proyectos de intranet, formación de usuarios y gestión de la comunicación interna. Nuestra solución de intranet es altamente personalizable e integrada con Microsoft 365 para optimizar los procesos empresariales.

¿Cómo se diferencia intranet.ai de otros consultores de SharePoint?

A diferencia de otros consultores, intranet.ai no solo ofrece consultoría, sino también un producto completo. Nuestra intranet ya está operativa y puede ampliarse con funcionalidades personalizadas, reduciendo tiempos y costos de implementación y ofreciendo un entorno de trabajo digital colaborativo y moderno.

¿Cómo apoya intranet.ai a las empresas después de la implementación de la intranet?

intranet.ai sigue el crecimiento de la intranet incluso después del lanzamiento, ayudando a medir su eficacia y a promover su uso entre los usuarios. Ofrecemos soporte continuo para evaluar cambios de estrategia y mejorar el entorno de trabajo digital según los comentarios de la comunidad empresarial.