Systemet som lar deg opprette, gjennomgå, godkjenne, signere og
publisere forretningsdokumenter direkte fra SharePoint-intranettet.
System for dokumenthåndtering i SharePoint: hvorfor trenger bedriften din det?
Med vårt dokumenthåndteringssystem kan du håndtere hele livssyklusen til forretningsdokumentene dine uten å forlate intranettet.
Målet er å forbedre SharePoint Onlines muligheter til å digitalisere prosedyrer sømløst, intuitivt og integrert med den digitale arbeidsplassen Microsoft 365.
Opprette enhetlige og protokollerte dokumenter
Med denne funksjonen kan du opprette nye dokumenter fra forhåndsdefinerte maler som er i tråd med bedriftens varemerke og kan tilpasses.
De tilgjengelige malene har innebygde egenskaper som automatisk angir versjonsnummer og en unik protokollkode. På denne måten kan bedriften raskt opprette standardiserte prosedyrer.
Samarbeid i sanntid
Systemet integreres med Microsoft Office, ikke bare for oppretting av dokumenter, men også for samskriving og versjonsarkivering i sanntid.
Brukerne kan invitere kolleger til å samarbeide om prosedyrer, administrere tilgang til informasjon ved hjelp av det felles autorisasjonssystemet i Microsoft 365-produktene og aldri miste oversikten over dokumentendringer.
Velg mellom to arbeidsflyter for godkjenning
Vårt dokumenthåndteringssystem for SharePoint Online støtter to typer godkjenning:
- Elektronisk signatur, takket være integrasjon med DocuSign.
- Standardmodus, via innsending via e-post. Hver enkelt kunde kan velge ut fra sine behov, noe som reduserer tids- og papirforbruket knyttet til godkjenning av dokumenter på tradisjonelle kontorer.
Forenkle distribusjonen av nye prosedyrer
Selskapet kan informere brukerne om at det finnes et nytt dokument på intranettet ved hjelp av et automatisk e-postvarslingssystem som allerede er integrert med vår funksjon.
System for dokumenthåndtering i SharePoint: hva er fordelene?
Vår komponent forbedrer standardfunksjonene i SharePoint Online for å forenkle dokumentoppdateringer og holde bedriftens målgrupper oppdatert.
Offentlig og privat prosedyrehåndtering for avdelinger
Forretningsavdelingene kan bruke vår komponent til å administrere dokumentene sine på egen hånd før de offentliggjøres på intranettet.
De har et privat arbeidsområde der de kan utføre interne utkast, gjennomganger og godkjenningsaktiviteter. Når dokumentene er klare, publiseres de i PDF-format på avdelingens område som er tilgjengelig for alle kolleger.
Versjonering
Versjonsnummeret oppdateres automatisk for hver ny endring i publiserte dokumenter. Brukerne kan bla gjennom SharePoint-historikken for å sammenligne eller gjenopprette tidligere versjoner av arkiverte dokumenter.
Tildeling av protokollkode
Hvert nytt dokument tildeles automatisk en unik protokollkode for å lette identifikasjonen.
Metadata
SharePoint-metadata gjør det mulig for brukerne å kategorisere filer basert på spesifikk informasjon som de selv kan definere, noe som beriker innholdet i de enkelte dokumentene. Det er mulig å oppdatere metadata for å forbedre søk på intranettet.
Innsjekking og utsjekking
Systemet gjør det mulig for brukerne å ta ansvar for en prosedyre, slik at kollegaer ikke kan redigere innholdet før det skjer en utsjekking. Under innsjekkingen forblir dokumentet tilgjengelig for resten av bedriftens brukere i skrivebeskyttet modus.
Tilgangsstyring
Bestem hvem som kan se dokumenter eller gjøre endringer i innholdet. Microsoft 365-tillatelser gjør det mulig å administrere tilgang til informasjon for forretningsområder, dokumenttyper, mapper eller enkeltfiler.
Fulltekstsøk
Avansert søk gjør det raskere å finne informasjon i Microsoft 365, med utgangspunkt i intranettet. Det hjelper deg med å finne dokumenter ved å vise resultater som er relevante for ord, fraser og synonymer.
Det komplette SharePoint-intranettet
integrert med Microsoft 365,
fra 3 650 €/år.
intranet.ai
er løsningen som
reduserer kostnadene
og implementeringstiden.
I drift innen 24 timer etter kjøpet, med 5 dagers rådgivning.
50+ apper for bedriftskommunikasjon, opplæring og kunnskapsdeling.
Kan maksimere investeringen i Microsoft 365 og Microsoft Viva.
