La soluzione per la intranet di SharePoint Online che ti permette di distribuire i documenti aziendali e tenere traccia della loro consultazione, grazie all’integrazione con Power BI.
Presa visione per la intranet SharePoint: perché serve alla tua azienda?
Il nostro componente semplifica la gestione e la compliance dei documenti aziendali, aiutandoti a distribuire le procedure più importanti e a monitorarne la consultazione.
Potrai fornire un accesso rapido ai documenti da visionare nella intranet SharePoint, assicurandoti che i colleghi siano sempre aggiornati e riducendo i rischi per la conformità delle operazioni interne.
Richiedi la presa visione dei documenti aziendali
Integrando il nostro componente in una document library, gli utenti Editor possono visualizzare “Acknowledgement” tra le azioni disponibili di default in SharePoint Online. Questo comando permette di inviare una mail di notifica direttamente dalla document library per avvisare i colleghi della presenza di nuovi contenuti da visionare.
Le notifiche possono essere accompagnate da messaggi personalizzati ed essere inviate a:
- Singoli utenti
- Gruppi Microsoft 365
- Liste di distribuzione (anche con utenti guest)
Accedi rapidamente ai documenti da visionare
Gli utenti destinatari delle notifiche di presa visione ricevono una mail automatica con tutte le informazioni utili sui documenti condivisi, come:
- Numero identificativo
- Nome del documento
- Data di aggiunta alla document library
Nella mail di notifica, sono inoltre presenti i link ai singoli documenti per permetterne la rapida consultazione nella pagina dedicata della intranet SharePoint e confermare la presa visione dei documenti.
Gestisci la presa visione su versioni diverse dei documenti
Sfrutta al massimo il sistema di versioning delle document library nella intranet di SharePoint Online. Ogni volta che viene pubblicata una nuova versione di un documento all’interno della document library, le conferme di presa visione fatte dai colleghi sulla versione precedente del file vengono invalidate e verrà inviata loro una mail richiedendo una nuova presa visione.
In questo modo, avrai la certezza che i colleghi siano aggiornati con l’ultima versione delle procedure aziendali.
Pagine e archivi per la presa visione nella intranet
Ci occupiamo noi di configurare la pagina dedicata alla presa visione e le liste di SharePoint Online.
I documenti possono essere divisi in document library tematiche, in base alle esigenze della tua azienda. Per esempio, possiamo creare una libreria con le procedure per l’onboarding dei neoassunti o aree per i manuali.
Le librerie di SharePoint Online diventano così degli archivi centralizzati a cui gli utenti potranno accedere in autonomia per visionare i nuovi contenuti o richiedere la presa visione da parte dei colleghi.
Questi archivi semplificano anche il lavoro degli Editor, che avranno la possibilità di caricare, modificare, distribuire e tracciare la consultazione delle procedure aziendali in unico punto della intranet.
Presa visione: quali sono i vantaggi?
Il nostro componente ti aiuta a consultare e a registrare la lettura dei documenti aziendali archiviati nelle librerie di SharePoint Online.
In poco tempo, la tua azienda avrà a disposizione un processo semplice e sicuro per garantire che gli utenti conoscano le procedure, le linee guida e le normative necessarie per svolgere le proprie attività quotidiane.
Invia notifiche automatiche tramite mail e accedi ai documenti da visionare con un click, grazie al comando Acknowledgement che troverai nella pagina dedicata della tua intranet SharePoint.
Monitora la consultazione dei documenti con Power BI
Grazie all’integrazione con Power BI, il nostro componente può offrirti una panoramica dettagliata sulla presa visione dei documenti aziendali condivisi con i colleghi. I responsabili potranno quindi accedere a un report dinamico per monitorare la consultazione dei documenti presenti in SharePoint Online e analizzare i dati raccolti dalla nostra funzionalità grazie all’utilizzo di filtri come:
- Nome dell’utente destinatario
- Dipartimento dell’utente destinatario
- Titolo del file condiviso per la presa visione
- Data di invio della notifica di Acknowledgement
- Data di presa visione da parte dell’utente destinatario
Installazione semplice
Seguiamo l’installazione del componente nelle document library aziendali di SharePoint Online.
I nostri esperti forniranno un supporto continuo per gestire le funzionalità di notifica e di monitoring per la presa visione dei documenti, aiutandoti anche nella gestione delle informazioni in Power BI.
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