Empresa digital cloud: cómo digitalizarse con la intranet
Para mantenerse competitivo en un mercado en rápida evolución, la transformación digital es un proceso que no puede pasarse por alto. Cada día, millones de empresas eligen convertirse a la nube, adoptando soluciones personalizadas para optimizar los procesos, aumentar la productividad y mejorar la experiencia del empleado.
La digitalización comienza con la adopción de herramientas capaces de respaldar las actividades diarias de los trabajadores. Una de las mejores es sin duda el digital workplace de Microsoft 365, en cuyo centro se encuentra la intranet de SharePoint Online.
En este artículo, profundizaremos en cómo y por qué utilizar la intranet para impulsar la transformación digital en su empresa. También veremos los pasos a seguir para gestionar con éxito el proceso de digitalización, junto con los consejos y recomendaciones de nuestros expertos.
Lo que encontrará en este artículo
- Empresa digital cloud: ¿qué significa?
- Digitalización empresarial: ¿cómo elegir la herramienta adecuada?
- Digitalización empresarial: ¿por qué la intranet es la mejor solución?
- Transformación digital e intranet: fases de diseño
- Empresa digital cloud: ¿por qué usar Microsoft 365 para la digitalización?
Empresa digital cloud: ¿qué significa?
La digitalización empresarial representa un cambio profundo en los modelos de trabajo y colaboración que caracterizan las actividades de una organización. En este contexto, el término "empresa digital cloud" hace referencia a una organización que utiliza las tecnologías cloud (es decir, en la nube) para gestionar este cambio y alcanzar el objetivo de aumentar su flexibilidad y eficiencia mediante la adopción de plataformas interconectadas, accesibles desde cualquier dispositivo y capaces de adaptarse rápidamente a las necesidades del mercado y de los trabajadores.
Confiar en el cloud permite a las empresas crear una infraestructura de TI más ágil, reduciendo los costos necesarios para su implementación y mantenimiento. Pero esto no ocurre a expensas de la seguridad; al contrario, las tecnologías en la nube de última generación, como las diseñadas por Microsoft, se basan en sistemas avanzados para la protección de datos y el acceso a la información que se intercambia a diario entre colegas, colaboradores y personas externas a la organización.
Como mencionamos, una expresión refinada de este enfoque es Microsoft 365, que permite la creación de un digital workplace basado en la nube de Microsoft, a través del cual se pueden gestionar documentos, comunicaciones y procesos empresariales en un ecosistema centralizado y colaborativo. Este tipo de enfoque es parte integral de la más amplia "transformación digital", un camino que permite a las empresas aprovechar al máximo los datos y las tecnologías para mejorar su competitividad.
Sin embargo, un cambio tan radical puede generar complejidades, especialmente para los trabajadores que deberán utilizar las herramientas proporcionadas por la empresa para llevar a cabo sus actividades. Para evitar que esto ralentice el crecimiento empresarial, es fundamental elegir con cuidado la tecnología en la que se basará el nuevo digital workplace y acompañar a los empleados en su uso. Es evidente que, cuanto más intuitivas sean las herramientas adoptadas, menor será la inversión en formación.
Empresa digital cloud: ¿por dónde empezar?
Para digitalizar con éxito su empresa, es esencial proporcionar a los trabajadores un único acceso a todos los recursos que necesitan, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Esta accesibilidad es garantizada por los modernos sistemas en la nube y constituye la base de un digital workplace realmente eficaz.
Confiar en una plataforma cloud completa como Microsoft 365 significa ofrecer un entorno de trabajo centralizado, capaz de conectar funcionalidades, recursos y aplicaciones empresariales en una sola interfaz, sencilla de navegar y utilizar. En el caso de Microsoft 365, la intranet creada con SharePoint Online desempeña un papel fundamental en la conexión entre información, empresa y personas.
Antes de profundizar en los detalles del digital workplace de Microsoft 365, veamos las características clave que cualquier solución en la nube debe poseer para garantizar una correcta gestión de la transformación digital en la empresa.
Empresa digital cloud: ¿por qué el digital workplace de Microsoft 365?
¿Qué es intranet.ai?
intranet.ai es la intranet corporativa lista para usar diseñada para reducir los costes y el tiempo de implantación, y crear un entorno de trabajo digital moderno y colaborativo:
- Desde 3.650 €/año para una intranet completa
- 50+ aplicaciones, incluidas búsqueda avanzada, sistema de gestión de documentos, notificaciones push a través de Teams, organigrama, perfil del personal y páginas de preguntas frecuentes
- Integrada con SharePoint Online y Microsoft 365
Digitalización empresarial:
¿cómo elegir la herramienta adecuada?
La transformación digital es hoy una necesidad estratégica para las empresas que desean mantenerse competitivas, y la elección de la tecnología con la que llevar a cabo este cambio, con un impacto tanto estructural como cultural, es más esencial que nunca.
Equivocarse significaría comprometer el crecimiento empresarial, generar frustración entre los trabajadores y perder terreno en un mercado que no espera, además de desperdiciar la inversión realizada.
Los modernos sistemas cloud, como Microsoft 365, son una respuesta segura a esta necesidad. De hecho, permiten crear un digital workplace capaz de optimizar los procesos empresariales y mejorar la comunicación entre los colegas, lo que se traduce en un aumento de la productividad y el bienestar en la empresa.
Para brindarle apoyo en la elección de la tecnología adecuada, aquí analizamos las características que una solución en la nube debe tener para acompañar a las empresas en su proceso de digitalización.
1. Utilidad diaria
La solución en la nube adecuada debe, ante todo, integrarse bien en la rutina de los trabajadores, facilitando el acceso a la información y agilizando la comunicación con los colegas. En consecuencia, no solo reduce el tiempo empleado en buscar datos y documentos, sino que también ofrece un soporte concreto a las actividades diarias, convirtiéndose en una herramienta de trabajo indispensable.
Si la solución adoptada no tiene una utilidad tangible, corre el riesgo de ser abandonada en poco tiempo, desperdiciando así la inversión realizada por la empresa.
2. Experiencia del usuario
Poner al usuario en el centro de su estrategia de digitalización significa crear un digital workplace donde cada persona pueda encontrar fácilmente contenido relevante, actualizaciones sobre los proyectos en los que participa y las herramientas para comunicarse y colaborar con sus colegas, independientemente de su ubicación de trabajo. Una empresa debería, por lo tanto, adoptar una plataforma capaz de ofrecer una experiencia personalizada, con comunicaciones y recursos útiles para cada usuario.
Un ejemplo es la intranet empresarial, que va más allá de un simple sitio de comunicación interna para convertirse en el núcleo del digital workplace de Microsoft 365, donde se pueden intercambiar ideas, dar y recibir feedback, contribuir a iniciativas y mantenerse siempre informado sobre lo que sucede en la empresa. Además del contenido enfocado en el engagement, la intranet ofrece importantes funcionalidades para personalizar la experiencia de los usuarios. Entre ellas, destacamos el uso de etiquetas y categorías para segmentar la información proporcionada por la empresa en el portal.
Ejemplo de intranet basada en SharePoint Online con intranet.ai
3. Actualizaciones en tiempo real
En una empresa digital, las comunicaciones, los documentos y el conocimiento deberían ser accesibles para todos los trabajadores, en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Al elegir qué tecnología implementar para gestionar el flujo continuo de información, es importante evaluar la capacidad de una solución para:
- Mantener a los trabajadores siempre actualizados, sin importar dónde se encuentren.
- Fomentar una participación activa en las noticias de la empresa.
- Difundir avisos según grupos específicos de usuarios.
Un ejemplo de funcionalidad útil para este propósito es el sistema de notificaciones push desarrollado por nuestros expertos, que permite llevar las noticias de la empresa a la aplicación de Microsoft Teams para garantizar su máxima visibilidad y, al mismo tiempo, proporcionar a los usuarios un acceso rápido a los últimos contenidos publicados en la intranet.
4. Conocer mejor la empresa
A veces, es necesario pedir ayuda a un colega para completar una tarea, pero no siempre se sabe a quién acudir. Incluso si la empresa es pequeña, puede suceder que no se sepa a quién preguntar cierta información, especialmente cuando se necesita la ayuda de personas externas a su equipo o departamento.
La transformación digital de una empresa debería resolver este tipo de problemas y fomentar la creación de una red de conocimiento compartido, que también incluya información para encontrar y contactar a los colegas con mayor facilidad.
Por ejemplo, en nuestra solución de intranet, hemos integrado funcionalidades específicas para explorar la estructura organizativa y conocer a las personas que forman parte de ella. Entre ellas, destacan:
- Organigrama inteligente
- Directorio de personas, integrado con el organigrama
- Perfil personal, integrado con el directorio de personas
Como es evidente, se trata de funcionalidades interconectadas cuyo objetivo es ayudar a los usuarios a encontrar siempre a la persona adecuada para cada situación. Además, la información presente en el perfil personal está indexada en la búsqueda. Esto significa que basta con usar una palabra como "marketing" para encontrar de inmediato a las personas de ese departamento.
Visión general del directorio de personas de intranet.ai
5. Colaboración
Conocer a los colegas es solo el primer paso para mejorar la colaboración en la empresa. El segundo consiste en el acceso a herramientas que hagan que esta colaboración sea fluida y eficiente. Las modernas soluciones en la nube ofrecen espacios dedicados a la colaboración, donde los miembros de un departamento o las personas involucradas en una iniciativa empresarial pueden intercambiar ideas y compartir materiales, sin que se pierdan en el flujo general de comunicación.
Cada equipo debería tener la posibilidad de acceder a un área de trabajo privada, equipada con funcionalidades como calendarios compartidos, planificadores con tareas asignadas a cada miembro y chats para mantener la conversación enfocada en el proyecto en curso.
6. Gestión de documentos
Una solución eficaz para la transformación digital en la empresa no solo ayuda a los usuarios a encontrar rápidamente la información que necesitan, sino que también facilita la creación de archivos compartidos mediante los cuales digitalizar los documentos empresariales y optimizar su gestión.
Un buen archivo digital permite a los usuarios colaborar en los documentos, rastrear los cambios realizados por los colegas, acelerar el proceso de aprobación y organizar los procedimientos según categorías personalizadas.
Con sus funcionalidades para la gestión documental, SharePoint Online ofrece un sistema completo de gestión documental que incluye:
- historial de versiones
- control granular de accesos
- soporte para colaboración en tiempo real
- metadatos para simplificar el almacenamiento y la recuperación de archivos
Gestión documental en la intranet SharePoint de intranet.ai
7. Participación
Un digital workplace exitoso no solo optimiza los procesos internos, sino que también crea una comunidad empresarial en la que cada usuario se siente protagonista. La participación aumenta cuando las personas están motivadas para colaborar, contribuir activamente y formar parte de las iniciativas y estrategias promovidas por la organización.
Técnicas como la gamificación — que fomentan la participación a través de desafíos y objetivos compartidos, recompensando los logros — ayudan a transformar el trabajo diario en una experiencia gratificante, mejorando no solo la productividad, sino también la satisfacción personal.
La comunidad empresarial, respaldada por plataformas digitales, facilita un diálogo constante con la dirección, permitiendo que todos los miembros de los equipos empresariales contribuyan al proceso de toma de decisiones y reciban un reconocimiento tangible por su aporte. Esta conexión favorece la creación de una cultura empresarial positiva, en la que el sentido de pertenencia y la confianza mutua se fortalecen, generando beneficios duraderos en términos de innovación y crecimiento colectivo.
8. Análisis del rendimiento
Para una empresa que busca digitalizarse, es fundamental contar con una solución que incluya funcionalidades específicas para monitorear la eficacia de su estrategia de transformación digital.
El digital workplace de Microsoft 365 ofrece numerosas herramientas para el análisis y el seguimiento de datos relacionados con este proceso. SharePoint, por ejemplo, permite rastrear el uso de la intranet empresarial y de los sitios de colaboración que la empresa ha proporcionado a los equipos y departamentos. Las funcionalidades de generación de informes de SharePoint ofrecen información detallada sobre el acceso a los documentos, la eficacia en la búsqueda de información y la tasa de adopción de sus sitios.
Además, herramientas como Viva Insights proporcionan una visión completa de los niveles de productividad y bienestar en la empresa, identificando patrones de trabajo que pueden mejorarse. Viva Insights permite, por ejemplo, monitorear el tiempo dedicado a reuniones, tareas individuales y formación, ofreciendo también recomendaciones personalizadas a cada usuario para mejorar su gestión del tiempo, el estrés y las prioridades.
Herramienta para el análisis del rendimiento de la intranet SharePoint de intranet.ai
9. Apoyo a Recursos Humanos
Los Recursos Humanos desempeñan un papel fundamental en el proceso de digitalización empresarial, proporcionando apoyo a los colegas para orientarse en el nuevo digital workplace. Por lo tanto, es justo que la empresa también respalde las actividades del equipo de RR. HH., poniendo a disposición de sus miembros las herramientas adecuadas para potenciar el talento, fomentar la productividad y promover el bienestar de los empleados.
En el digital workplace de Microsoft 365, varias herramientas se combinan para simplificar el trabajo de Recursos Humanos, contribuyendo a construir una cultura empresarial más sólida y resiliente. A continuación, vemos algunas de estas funcionalidades.
-
Intranet de SharePoint para optimizar los procesos de RR. HH.: la intranet de SharePoint Online puede albergar secciones específicas para las actividades de Recursos Humanos, que pueden utilizarse para centralizar los recursos útiles para los empleados y simplificar procesos como el onboarding. Gracias a la creación de áreas dedicadas, por ejemplo, los nuevos empleados pueden encontrar fácilmente documentos, tutoriales, preguntas frecuentes, contactos y aplicaciones de trabajo, facilitando así su adaptación sin depender de los colegas.
-
Viva Learning para la formación: integrado en Microsoft 365, Viva Learning permite mejorar la experiencia de formación interna, brindando también a Recursos Humanos la posibilidad de ofrecer cursos específicos y supervisar el progreso de los empleados en el desarrollo de sus competencias.
-
Viva Insights para el bienestar y la productividad: con herramientas como Viva Insights, Recursos Humanos puede obtener una visión general sobre los modelos de trabajo más comunes dentro de la organización y monitorear KPI como el tiempo que los empleados dedican a reuniones, redacción de correos electrónicos, formación y actividades individuales. Estos datos permiten implementar iniciativas dirigidas a crear un entorno de trabajo más saludable y equilibrado.
-
Directorio de personas, organigrama y perfiles personales: hemos desarrollado estas funcionalidades, integradas con la intranet de SharePoint, para que Recursos Humanos tenga siempre información actualizada sobre las competencias presentes en la empresa, facilitando la identificación tanto de posibles carencias como de candidatos internos para nuevos puestos. De este modo, se puede evitar la búsqueda de personal externo, valorando en su lugar los recursos ya presentes en la organización. Un enfoque que no solo optimiza el proceso de selección, sino que también ofrece a los empleados nuevas oportunidades de carrera o cambios de función, incentivando su crecimiento dentro de la empresa.
-
Intranet de SharePoint y Viva Engage para la participación: la intranet de SharePoint Online facilita la publicación de encuestas, eventos y páginas dedicadas a iniciativas diseñadas para involucrar a los empleados en la vida empresarial. Además, gracias a la integración con las comunidades de Viva Engage, todas las personas en la empresa pueden crear grupos sobre temas de su interés y participar en discusiones con funcionalidades típicas de las redes sociales, como reacciones, "Me gusta", publicación de historias y posts personales. Esto ayuda a Recursos Humanos a fortalecer la comunidad empresarial, fomentando el intercambio de conocimientos y la colaboración.
Publicar encuestas en la intranet SharePoint de intranet.ai
10. Apoyo al liderazgo
El liderazgo debe contar con la tecnología adecuada para impulsar la transformación digital y aprovechar su potencial para optimizar los procesos de comunicación, gestión de equipos e implementación de estrategias empresariales. Con Microsoft 365, los gerentes disponen de un digital workplace completo para satisfacer esta necesidad.
Comenzando por la comunicación, Microsoft 365 proporciona herramientas que permiten a los líderes comunicarse de manera transparente y accesible en todos los niveles de la organización.
-
Intranet de SharePoint: la intranet de SharePoint Online permite centralizar la comunicación interna, garantizando que las actualizaciones, las políticas empresariales y los mensajes del liderazgo obtengan la máxima visibilidad gracias a funcionalidades específicas para la interacción, distribución y segmentación del contenido.
-
Viva Engage: Viva Engage (evolución de Microsoft Yammer) permite crear la red social empresarial, donde los líderes pueden interactuar con los equipos y fomentar conversaciones sobre temas relevantes para la organización. Con funcionalidades como comunidades y rincón de liderazgo, los líderes tienen la oportunidad de darse a conocer entre sus colegas, responder a sus preguntas y recopilar comentarios útiles para mejorar el ambiente laboral.
-
Microsoft Stream: con Stream, los líderes pueden crear y difundir videos para comunicarse de manera más directa con la audiencia empresarial y aprovechar contenidos más atractivos para compartir actualizaciones o promover nuevas iniciativas.
En cuanto a la gestión de los equipos empresariales, los líderes necesitan herramientas que faciliten la coordinación de las actividades y el seguimiento del progreso. Microsoft 365 ofrece soluciones integradas para apoyar a los gerentes en esta tarea.
-
SharePoint: permite crear sitios de colaboración y bibliotecas de documentos, centralizando archivos y recursos esenciales para llevar adelante los distintos proyectos. Estos espacios de trabajo compartidos permiten a los equipos colaborar de manera organizada, accediendo siempre a la versión más actualizada de los archivos y reduciendo el riesgo de errores.
-
Microsoft Teams: la herramienta central para la colaboración. A través de canales dedicados, chats grupales y videollamadas, los equipos pueden comunicarse en tiempo real y coordinar sus actividades con mayor flexibilidad. Además, Teams permite a los líderes organizar reuniones periódicas y proporcionar feedback oportuno, facilitando una gestión ágil de los proyectos.
-
Microsoft Planner: permite planificar y monitorear el trabajo asignado a cada miembro del equipo. Cada proyecto puede dividirse en tareas específicas, con plazos claros y gráficos detallados sobre el estado de avance. De esta manera, los gerentes pueden mantener el control en cada etapa del proyecto, asegurándose de que se cumplan los plazos y que cada miembro del equipo reciba el apoyo necesario en sus actividades.
Finalmente, la digitalización debe conducir a una mejor gestión de las estrategias empresariales. En el digital workplace de Microsoft 365, Viva Goals es la plataforma de referencia para definir objetivos y resultados a alcanzar según el marco OKR.
Viva Goals permite, por lo tanto, a los gerentes (y también a los miembros de los equipos empresariales) establecer objetivos claros y medibles, los cuales son monitoreados en tiempo real dentro de la plataforma. Así, los gerentes pueden garantizar que las actividades de los distintos equipos y departamentos estén alineadas con las prioridades de toda la organización.
Digitalización empresarial: ¿por qué la intranet es la mejor solución?
En un mundo donde la velocidad y la capacidad de adaptación son indispensables, las empresas necesitan cada vez más adoptar soluciones que no solo respalden los procesos operativos, sino que los transformen. Como hemos visto, una intranet empresarial bien diseñada, como la construida con SharePoint de Microsoft 365, representa un punto de inflexión para la digitalización de las empresas.
Con las personalizaciones adecuadas, la intranet puede convertirse en el corazón del digital workplace empresarial, donde centralizar recursos, gestionar la comunicación interna, coordinar las actividades de los departamentos e involucrar a los colegas.
Veamos ahora cómo una intranet puede respaldar de manera concreta el proceso de transformación digital que cualquier empresa desee emprender.
Digitalización y objetivos de la intranet
La digitalización con la intranet va más allá de la mejora tecnológica, ya que permite definir una estrategia enfocada en optimizar los procesos internos y la cultura empresarial.
Los objetivos de la intranet están vinculados a las principales áreas de mejora en las que una empresa debería centrarse dentro del proceso de digitalización:
-
Compromiso de los colaboradores. Un entorno digital que fomenta la interacción crea una cultura empresarial más sólida y duradera en el tiempo. La intranet ofrece una amplia variedad de funcionalidades para promover la participación activa. Como se menciona en este artículo, la empresa puede aprovechar las funciones sociales de la intranet de SharePoint y su integración con aplicaciones de Microsoft como Viva Engage para crear espacios de conversación, comunidades temáticas, foros para el intercambio de ideas, encuestas para recopilar opiniones y otras experiencias de gamificación que estimulan la colaboración entre colegas y fomentan la adopción del nuevo digital workplace.
-
Incremento de la productividad. Gestionar la transformación digital con la intranet garantiza la optimización de la comunicación y el intercambio de información. En particular, los usuarios pueden utilizar la búsqueda avanzada de la intranet de SharePoint para encontrar rápidamente los documentos y contactos que necesitan. También pueden acceder a archivos digitales que no solo centralizan todos los recursos y documentos de la empresa, sino que también permiten la colaboración en tiempo real con colegas y personas externas a la organización, sin comprometer la seguridad de los datos. Estos son solo algunos ejemplos, pero consideramos que representan cómo la intranet puede apoyar el trabajo de todas las personas en la empresa, impactando positivamente en los procesos y actividades que, en general, consumen una gran cantidad de tiempo y energía (como la gestión documental).
-
Gestión del conocimiento. La intranet facilita la gestión del conocimiento, promoviendo la recopilación y el intercambio del know-how empresarial. A través de funcionalidades como las páginas FAQ, los usuarios tienen la oportunidad de aprender de las directrices de la empresa y, sobre todo, de las experiencias de sus colegas para gestionar mejor sus actividades y afrontar problemas comunes. De este modo, se eliminan los silos informativos que a menudo separan los conocimientos entre equipos y departamentos. En cambio, la intranet permite consolidar y hacer fácilmente accesible un patrimonio de conocimientos en beneficio de toda la organización.
Qué es una intranet y cómo puede impulsar la transformación digital
Transformación digital e intranet: fases de diseño
Crear una intranet a medida para gestionar de la mejor manera la transición hacia una empresa digital cloud requiere una atención que va más allá de la simple elección de la tecnología adecuada. De hecho, es necesario definir una estrategia de cambio que refleje la cultura empresarial y que sea capaz de responder a las necesidades de todos los miembros de la organización.
El diseño desempeña, por lo tanto, un papel central en garantizar el éxito de la transformación digital en su empresa. A continuación, haremos un recorrido por los pasos clave para gestionar de la mejor manera las fases de diseño de una intranet empresarial.
Definición de prioridades
Un sólido análisis del contexto y de las necesidades empresariales representa el primer paso en el diseño del digital workplace que incluye, por supuesto, la intranet. En esta primera fase, hay algunas acciones que pueden ayudar a la empresa a comprender cuáles son las prioridades a satisfacer en el camino hacia la digitalización. Entre ellas, destacamos:
- Organizar talleres y focus groups, involucrando a todos los miembros de la organización.
- Mapear los procesos empresariales existentes para identificar las áreas de mejora.
- Realizar encuestas para comprender las necesidades de cada trabajador.
- Llevar a cabo un análisis de costos y beneficios para determinar el presupuesto a invertir en la digitalización.
- Evaluar la infraestructura tecnológica actual para garantizar la compatibilidad con la nueva intranet.
- Establecer objetivos medibles y compararlos con las mejores prácticas de empresas del mismo sector.
- Definir un grupo de stakeholders, con representantes de distintos departamentos, para alinear los objetivos.
- Identificar los KPI para monitorear el impacto de la digitalización y medir su progreso.
Organización de contenidos
Es necesario pensar desde el principio en cómo estructurar los contenidos en la intranet empresarial, para asegurarse de construir una plataforma intuitiva, fácil de navegar y, en consecuencia, más sencilla de adoptar para realizar las actividades diarias.
Se debería dar prioridad a la organización de las secciones principales, como los archivos documentales y las áreas de colaboración, con una división que refleje los departamentos o los temas de interés. Sería útil adoptar un sistema de etiquetas y categorías para gestionar mejor el archivo de contenidos y facilitar su distribución.
Para verificar que la estructura pensada sea efectiva, un consejo es realizar pruebas preliminares con un grupo de usuarios seleccionados, incluyendo personas con distintos niveles de familiaridad con las herramientas digitales. Sus comentarios serán valiosos para proporcionar a la empresa una idea de cómo mejorar la experiencia del usuario dentro de la intranet y del digital workplace integrado.
Selección de funcionalidades
Las funcionalidades de la intranet deben responder a las prioridades identificadas en la primera fase de análisis y deben poder apoyar a los usuarios en sus actividades sin sobrecargar la navegación.
Para mantener la plataforma intuitiva y orientada a los objetivos empresariales, se podrían integrar funcionalidades como:
- Gestión documental centralizada, con búsqueda avanzada y control de versiones, para garantizar el acceso rápido a los documentos más recientes y reducir el riesgo de errores.
- Áreas de colaboración, como espacios dedicados a los equipos, con herramientas de chat, planificadores y calendarios compartidos, que facilitan la gestión de las actividades de grupo y la coordinación entre departamentos.
- Notificaciones push personalizables, para difundir actualizaciones o comunicaciones internas importantes, dirigidas a departamentos específicos o grupos de usuarios, evitando una sobrecarga de información y asegurando que cada usuario reciba solo las noticias más relevantes.
- Directorio y organigrama integrado, que permiten explorar la estructura empresarial para comprender cómo están organizados los distintos departamentos y encontrar rápidamente contactos útiles.
Compromiso de los usuarios y formación
Para maximizar la inversión en la intranet, es fundamental que los usuarios comprendan su valor y se sientan respaldados en el proceso de adopción. Introducir un programa de "embajadores" podría ser la solución. Se trata de seleccionar entre los miembros de la organización a las personas más expertas y motivadas en la digitalización, quienes pueden guiar y motivar a sus colegas en el uso de nuevas herramientas como la intranet.
Un apoyo adicional puede proporcionarse mediante la creación de tours virtuales y páginas FAQ que faciliten el descubrimiento de las principales funcionalidades de la intranet y reduzcan el tiempo de aprendizaje. Por ejemplo, se podría crear un tour personalizado para presentar las diferentes áreas de la plataforma, desde los archivos hasta las páginas dedicadas a los servicios empresariales, ofreciendo breves explicaciones sobre cómo utilizarlas.
Las iniciativas de gamificación son otra herramienta útil para aumentar el compromiso, especialmente en la fase de adopción. La empresa podría decidir asignar insignias, puntos o premios a los usuarios que participen más activamente en las conversaciones promovidas en la intranet o que hayan contribuido subiendo documentos a los nuevos archivos digitales. Otra propuesta podría ser organizar pequeñas competiciones amistosas entre equipos y departamentos, para hacer que el uso de la intranet sea una parte agradable de la rutina laboral.
Evaluar la eficacia de la intranet en el proceso de digitalización
Para garantizar que la intranet empresarial cumpla con las expectativas de su estrategia de digitalización, es importante saber cómo monitorear la tasa de adopción por parte de los usuarios y el impacto real que la intranet tiene en los niveles de productividad y bienestar en la empresa.
Por lo tanto, es esencial conocer las funcionalidades para el análisis de datos que una intranet, como la de SharePoint, pone a disposición de los administradores; pero también es importante definir los indicadores de rendimiento, tanto cuantitativos como cualitativos, sobre los cuales basar los datos recopilados y sus evaluaciones.
Para ayudar en esta segunda parte, es decir, la definición de los KPI, a continuación, presentamos algunos ejemplos de métricas que deberían considerarse al momento de adoptar una intranet.
Comencemos con los KPI cuantitativos, que sirven para monitorear mediante datos numéricos el uso de la plataforma y su capacidad para atraer y mantener comprometidos a los usuarios:
- Visualizaciones de página, usuarios únicos y duración de las sesiones. Estos datos ayudan a medir el compromiso de los usuarios.
- Número de contenidos creados y documentos subidos. Un dato indicativo del uso diario de la plataforma y su impacto en la comunicación interna, la gestión documental y el intercambio de conocimientos.
- Interacciones con las comunicaciones internas. El número de "Me gusta", comentarios y comparticiones pueden proporcionar información útil para mejorar la estrategia de comunicación empresarial. Por ejemplo, se pueden identificar las páginas y temáticas que generan un menor nivel de compromiso y que, por lo tanto, no resultan particularmente útiles para los usuarios. Por el contrario, los contenidos y temas que más interesan a los colegas pueden tomarse como referencia para mejorar la estrategia de comunicación de la empresa.
- Solicitudes gestionadas en la intranet. Datos que reflejan la eficiencia de los servicios integrados en el portal, como las funcionalidades de help desk o de gestión de reservas.
Pasemos ahora a los KPI cualitativos, que se centran en comentarios y otros datos no puramente numéricos para monitorear la percepción de utilidad de la intranet por parte del público empresarial:
- Análisis de las palabras clave de búsqueda. Ayudan a comprender qué información buscan con mayor frecuencia los usuarios, sugiriendo los contenidos que se podrían ampliar, agregar o simplemente organizar mejor para hacerlos más accesibles.
- Comentarios mediante encuestas y grupos focales. Proporcionan información sobre el valor percibido de la plataforma y las posibles áreas de mejora. ¿Quién mejor que las personas que deben usar la intranet para realizar sus tareas sabe cómo mejorar el portal para convertirlo en un apoyo aún más eficaz para la productividad?
Empresa digital cloud: ¿por qué usar Microsoft 365 para la digitalización?
Microsoft 365 ofrece una suite completa e integrada, ideal para llevar a cabo la transición hacia una empresa digital cloud. En el centro de esta transformación se encuentra SharePoint Online, que permite construir una intranet moderna, accesible y perfecta para satisfacer los requisitos y las expectativas de la digitalización, analizados en este artículo.
Microsoft 365 responde a las principales necesidades de cualquier organización: involucrar a los colegas, conectar personas y recursos, facilitar la gestión de la información y crear una comunicación interna más directa y personalizada.
Profundicemos en cómo la tecnología de Microsoft 365, en particular SharePoint, contribuye a la construcción de una intranet eficaz para digitalizar su empresa.
Involucrar a los colegas
La integración nativa entre la intranet de SharePoint y las demás aplicaciones de Microsoft 365 ofrece un ecosistema digital completo, ideal para facilitar la colaboración y la comunicación entre colegas, equipos y departamentos empresariales.
Cada herramienta aporta valor, proporcionando funcionalidades específicas que respaldan las actividades compartidas.
A continuación, ofrecemos una breve descripción de las principales aplicaciones de Microsoft 365 que, si se integran con la intranet, pueden fortalecer la comunidad empresarial a través de una mayor participación de todas las personas que la conforman.
| Aplicación de Microsoft 365 | Funcionalidades | Integración con la intranet de SharePoint |
| Microsoft Teams | Facilita una gestión fluida de la comunicación interna mediante chat, reuniones y llamadas, mejorando la colaboración entre equipos y usuarios individuales. | Las comunicaciones publicadas en la intranet de SharePoint pueden distribuirse en los grupos y canales de Teams a través de un sistema de notificaciones push, desarrollado por nuestros expertos. |
| Viva Engage | Permite crear comunidades dedicadas a iniciativas empresariales, comunicaciones globales o temas transversales como bienestar, tecnología y novedades del sector. | Las conversaciones de las distintas comunidades pueden integrarse en las páginas de la intranet, creando un punto central para la actualización y la conversación. |
| Planner | Simplifica la gestión de proyectos mediante la división de tareas, su asignación a los miembros de un equipo y el seguimiento del progreso. | Los tableros de Planner pueden incorporarse en áreas específicas de la intranet de SharePoint para centralizar la comunicación y la gestión de tareas compartidas. |
| Viva Connections | Permite acceder a la página principal de la intranet y a los contenidos de SharePoint directamente desde la aplicación de Teams. | Gracias a Viva Connections, la intranet de SharePoint se integra en Microsoft Teams, creando un único portal para noticias y actualizaciones. |
| Forms | Se utiliza para crear encuestas y cuestionarios personalizados con un diseño moderno. Incluye funcionalidades para analizar los comentarios recopilados, obteniendo así información útil para la toma de decisiones. |
Las encuestas y cuestionarios pueden integrarse en la intranet de SharePoint para enriquecer páginas dedicadas a eventos, iniciativas o sesiones de lluvia de ideas. |
Conectar personas y recursos
Microsoft 365, con su intranet SharePoint, facilita la conexión entre personas y recursos empresariales, creando un ecosistema en el que los colegas pueden acceder fácilmente a contactos, conocimientos y herramientas de trabajo. El directorio de personas y el organigrama mejoran la colaboración al hacer visibles las competencias y los roles empresariales, facilitando la identificación de los contactos adecuados para cada proyecto.
La búsqueda avanzada, por su parte, permite conectar personas y recursos. Los usuarios pueden utilizarla para encontrar en segundos documentos, aplicaciones y noticias relevantes provenientes de la intranet de SharePoint y del entorno integrado de Microsoft 365.
Gestión de la información
Microsoft 365 es una plataforma diseñada para mejorar la gestión de la información dentro de una organización, permitiendo a los equipos acceder, organizar y compartir datos y conocimientos de manera sencilla y segura. Gracias a la gestión documental de SharePoint, es posible crear archivos estructurados con versiones, metadatos y permisos de acceso personalizados.
Como hemos visto, la búsqueda avanzada de la intranet permite recuperar fácilmente la información disponible en el digital workplace integrado, acelerando el flujo de trabajo. Esta funcionalidad se potencia con la integración de otras aplicaciones de Microsoft 365 como Outlook, para gestionar correos electrónicos y calendarios en un solo espacio, y Teams, donde los documentos compartidos pueden visualizarse, editarse y actualizarse en tiempo real por los diferentes miembros del equipo.
En cuanto a la compartición del conocimiento, Microsoft Stream y Viva Engage apoyan la difusión de videos y contenidos formativos, facilitando el acceso a información relevante sobre iniciativas, actualizaciones y procedimientos empresariales. Las funcionalidades interactivas como encuestas y sesiones de preguntas y respuestas (Q&A) también permiten intercambiar opiniones y experiencias personales con los colegas, contribuyendo a la creación de la base de conocimiento empresarial.
Por último, Power BI permite una gestión avanzada de la información, facilitando la creación de informes y paneles de control personalizados que pueden basarse en los datos de uso de la intranet o integrarse en las páginas del portal para su fácil consulta.
¿Quiere una intranet completa y lista para usar?
intranet.ai es la solución basada en SharePoint Online para simplificar la comunicación interna y digitalizar los procesos empresariales con una inversión mínima de tiempo y dinero.
- 50+ funcionalidades para la comunicación y la experiencia de los empleados
- Diseño de marca, personalizable hasta el último detalle
- Integración total con Microsoft 365 y Viva
Giuseppe Marchi
MVP de Microsoft para SharePoint y Microsoft 365 desde 2010.
Giuseppe es el fundador de intranet.ai y uno de los principales expertos en Italia en todo lo relacionado con Microsoft 365. Durante años, ha estado ayudando a las empresas a construir su espacio de trabajo digital en la nube de Microsoft, curando la experiencia de las personas.
Organiza eventos mensuales en línea para poner al día a los clientes sobre las novedades de Microsoft 365 y ayudarles a sacar el máximo partido de su espacio de trabajo digital.
FAQ sobre transformación digital e intranet SharePoint
¿Qué es un “cloud digital workplace”?
Un cloud digital workplace integra herramientas empresariales, recursos y funcionalidades de colaboración en un sistema único y accesible, generalmente en plataformas como Microsoft 365 con SharePoint.
¿Cómo mejora la productividad una intranet cloud?
Las intranet cloud centralizan la comunicación, optimizan la gestión de documentos y ofrecen actualizaciones en tiempo real, mejorando la colaboración y reduciendo redundancias en los procesos.
¿Cuáles son las principales ventajas de Microsoft 365 para la transformación digital?
Microsoft 365 ofrece herramientas de colaboración sin interrupciones, seguridad avanzada de datos y accesibilidad, aspectos fundamentales para un entorno de trabajo moderno y flexible.
¿Por qué la employee experience es una prioridad en la creación del digital workplace?
Una plataforma intuitiva reduce los tiempos de formación y aumenta la adopción, garantizando que las herramientas digitales mejoren, en lugar de interrumpir, los flujos de trabajo.
¿Cómo puede el departamento de RR. HH. beneficiarse de una intranet basada en cloud?
RR. HH. puede centralizar los recursos para el onboarding de empleados, monitorear el progreso del aprendizaje y facilitar el compromiso de los empleados a través de funcionalidades de comunicación integradas.
Siga leyendo
Knowledge management: ejemplos y mejores prácticas en la empresa
¿Qué se entiende por knowledge management? Veamos qué es y cómo implementarla con ejemplos, mejores prácticas y el mejor software: la intranet.
Las 10 mejores aplicaciones de empresas para su business
¿Qué aplicaciones de empresa son las mejores? ¿Cuáles son las más populares? Veamos el top 10 para conocer las ventajas del entorno de trabajo digital.
Intranet SaaS: qué es y diferencias con la versión on-prem
Una intranet SaaS es una solución sin infraestructura on-premise, con actualizaciones y seguridad gestionadas por el proveedor. Veamos todos los detalles.