Microsoft 365 Copilot: qué es, precio y funcionalidad

Qué es Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot es el apoyo a la productividad personal, nacido de la colaboración entre Microsoft y OpenAI (la empresa que creó Chat GPT), la cual ha permitido integrar los "Modelos de Lenguaje Extensos" con Microsoft Graph, la base de Microsoft 365.

Accesible desde las aplicaciones del ecosistema de Microsoft y desde Copilot Chat (presente en Microsoft Teams, Bing y microsoft365.com), Copilot ofrece una experiencia conversacional para interactuar con sus propios datos empresariales, con una gran atención al cumplimiento normativo. De hecho, las interacciones se realizan dentro del perímetro de seguridad de Microsoft, garantizando la privacidad de los datos empresariales y personales.

Podríamos definir Copilot como un potente motor de procesamiento, diseñado para guiar a los usuarios en el uso eficaz de las aplicaciones de Microsoft aprovechando el lenguaje conversacional de modelos de inteligencia artificial generativa como GPT-4 de OpenAI.

Copilot permite así redactar en pocos segundos sus documentos en Word, analizar información en Excel, crear presentaciones ya ilustradas en PowerPoint, gestionar el flujo de comunicación a través de Outlook y colaborar de manera óptima con sus colegas en Teams.

Además de las experiencias "dentro de la aplicación", Copilot ofrece un chat (antes Business Chat) que combina las capacidades de GPT-4 con los datos empresariales de Microsoft 365 para responder a las necesidades de los usuarios y apoyarles en sus actividades cotidianas desde un único punto del entorno digital de trabajo.

Cómo funciona Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot es mucho más que un simple asistente; es una revolución en la forma en que interactuamos con los datos empresariales. En el centro de su funcionamiento se encuentra una inteligencia artificial avanzada que, al integrarse en nuestras herramientas de trabajo cotidianas, optimiza cada interacción haciéndola inmediata, segura y perfectamente alineada con nuestras solicitudes (cuando se conocen los fundamentos del prompting).

Copilot ha sido diseñado para comprender el contexto. Imaginemos que usted está redactando un documento en Word: Copilot puede analizar el tema, proponer párrafos y ampliaciones pertinentes, resumir información compleja e incluso anticiparse a sus preguntas. Se trata ciertamente de potencia de cálculo, pero también de una profunda comprensión del contexto en el que trabaja cada usuario.

Una de las capacidades más sorprendentes de Copilot es su procesamiento del lenguaje natural. Gracias a esta función, usted puede simplemente "hablarle" a Copilot, dándole instrucciones como "extraiga los puntos clave de estos correos electrónicos" o "cree una presentación basada en este documento": sin términos técnicos ni sintaxis predefinida, solo sus propias palabras para comunicarse con la inteligencia artificial y recibir resultados relevantes.

La seguridad es otro pilar fundamental en el funcionamiento de Copilot. Cada usuario tiene acceso a datos personalizados en función de los permisos establecidos por la organización, lo que garantiza que la IA respete los límites de acceso asignados. Así, por ejemplo, si usted está trabajando en un proyecto compartido en SharePoint, Copilot podrá sugerirle contenidos y documentos relacionados con ese proyecto, evitando compartir información sensible para la cual usted no tiene autorización de lectura.

Por último, lo que distingue a Copilot de todos los demás asistentes digitales del mercado es su capacidad para conectar datos entre las aplicaciones de Microsoft 365. Tomemos como ejemplo un informe en Excel: con unos pocos comandos, Copilot puede transformarlo en una presentación de PowerPoint o incluir los resultados de ciertos análisis en un correo electrónico para enviar a sus colegas, sin que usted tenga que pasar de una plataforma a otra del entorno digital de trabajo.

Cuándo se lanzó Microsoft 365 Copilot
y quién puede utilizarlo

Microsoft 365 Copilot se lanzó en Italia el 23 de noviembre de 2023, tras una fase de pruebas en la que participaron pocas empresas a nivel mundial. Sin embargo, recién a partir del 15 de enero de 2024 está accesible para todos: particulares y pymes, además de las grandes organizaciones (las únicas que hasta esa fecha pudieron utilizar las funcionalidades de la nueva IA de Microsoft).

Copilot también se ha puesto a disposición con el motor GPT-4 Turbo, el modelo de inteligencia artificial más avanzado que Microsoft puede ofrecer actualmente. Pero eso no es todo.

A continuación, todas las novedades sobre el acceso a las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot:

• Particulares y familias pueden adquirir la nueva licencia Copilot Pro por 22 €/usuario/mes, si disponen de una suscripción Microsoft 365 Personal o Microsoft 365 Family. De este modo, podrán utilizar Copilot en Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote.
  
  
• Las empresas con suscripción Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 E3/E5 o Microsoft 365 E3/E5 ahora pueden adquirir incluso una sola licencia de Copilot. Microsoft ha eliminado el requisito de adquirir al menos 300 licencias, que hasta ahora impedía a muchas pequeñas y medianas empresas acceder a la nueva IA.
  
  
• Copilot ahora también está disponible para el personal docente y administrativo del sector educativo, a través de los planes Education.

Licencias de Microsoft 365 Copilot:
¿qué licencias se necesitan para acceder a Copilot?

Precio de Microsoft 365 Copilot: ¿merece la pena?

La licencia de Microsoft 365 Copilot tiene un coste de 28,10 €/usuario/mes para una empresa.

Puede parecer un precio elevado, pero el tiempo que cada persona en la empresa ahorra gracias a Copilot permite obtener un retorno de la inversión de forma rápida.

De hecho, es necesario ahorrar entre 74 y 30 minutos aproximadamente al mes por cada usuario con acceso a Copilot para recuperar la inversión realizada por la empresa: ¿es un objetivo alcanzable?

La respuesta es sí. Microsoft realizó un análisis sobre el impacto de Copilot en las organizaciones, centrándose en la productividad, la calidad del trabajo y el ahorro de tiempo.

Los resultados indican que el 70 % de los usuarios registró un aumento en la productividad, mientras que el 68 % informó una mejora en la calidad del trabajo. El 57 % de los encuestados destacó un aumento en la creatividad, mientras que el 29 % notó una aceleración en la realización de tareas como la investigación, redacción y síntesis.

En cuanto al ahorro de tiempo:

• el 64 % de los usuarios declaró dedicar menos tiempo a la gestión del correo electrónico
• el 75 % optimizó las actividades de búsqueda de información
• el 86 % logra recuperar más rápidamente los documentos extraviados

Aunque no es posible cuantificar con exactitud el tiempo ahorrado por cada usuario que utiliza Copilot, podemos suponer un ahorro realista de aproximadamente 15 minutos al día. Esto es posible gracias a las funcionalidades que permiten gestionar de forma más eficaz procesos como la comunicación interna y la formación. A continuación, las analizamos.

Copilot para la formación empresarial

Microsoft 365 Copilot es una herramienta útil para mejorar la experiencia de formación en la empresa. De hecho, las empresas pueden aprovechar la funcionalidad de redacción para crear materiales didácticos personalizados, con el fin de satisfacer las necesidades de usuarios individuales, equipos o departamentos enteros.

Copilot apoya a las organizaciones en la preparación de contenidos formativos específicos, permitiendo ahorrar una cantidad considerable de tiempo en la creación de recursos didácticos.

Con la función de redacción, por ejemplo, Copilot puede generar guías y lecciones textuales basadas en los documentos presentes en el entorno digital de trabajo de la empresa, seleccionando la información y adaptándola a los objetivos didácticos de las distintas unidades que componen los diversos itinerarios de formación. Una funcionalidad particularmente útil para apoyar los procesos de onboarding, ayudando a los nuevos empleados a familiarizarse con su rol y con la empresa sin depender de los colegas con más antigüedad.

Una aplicación interesante de Copilot para la formación se refiere a la integración con nuestra plataforma de Microlearning.

Dentro de Microlearning, la inteligencia artificial de Microsoft ofrece apoyo a los usuarios para asimilar con facilidad la información de los cursos que la empresa ha creado a partir de sus documentos.

Copilot puede, por tanto, reelaborar la información de los contenidos generados para aclarar dudas, ofrecer explicaciones e indicar los documentos o microlecciones útiles para profundizar en los temas de interés.

El tiempo ahorrado es incalculable, ya que Copilot en Microlearning crea una experiencia de formación guiada y personalizada según las necesidades de cada usuario.

Copilot para la comunicación interna

Microsoft 365 Copilot abre nuevas e importantes posibilidades para la colaboración y la comunicación entre colegas, ayudándoles a gestionar el intercambio de información, la coordinación de actividades y la creación de contenidos. Veamos brevemente tres de sus funcionalidades principales a continuación.

Resumen de reuniones en Microsoft Teams

Copilot permite obtener un resumen rápido de las reuniones en Teams, reelaborando la información intercambiada durante las sesiones y registrada en la transcripción. De este modo, usted puede recuperar en pocos segundos:

• Los puntos clave de la reunión
• Las decisiones tomadas por los colegas
• Las tareas acordadas, quién deberá realizarlas y para cuándo

Tanto en reuniones ya finalizadas como en tiempo real.

¿Tiempo ahorrado? Aproximadamente 15 minutos por usuario al día (y hemos sido conservadores).

Resumen del correo en Outlook

Es posible pedir a Copilot que resuma la información contenida en los correos intercambiados con usuarios específicos o incluso no relacionados entre sí, pero que tratan del mismo tema.

Copilot también resalta las solicitudes realizadas por los remitentes, sugiriendo cómo responder y qué actividades añadir a la lista personal de tareas para cumplir con ellas.

El tiempo ahorrado depende del número de correos que recibe un usuario al día. Para un colega del departamento de Ventas, que se encarga de gestionar la comunicación con los clientes, podríamos estimar un ahorro diario que va de 15 a 30 minutos.

Redacción de contenidos

Con una sola solicitud, Copilot es capaz de reelaborar los datos almacenados en el entorno corporativo de Microsoft 365 para crear el borrador de:

• Documentos en Word
• Presentaciones en PowerPoint
• Correos para enviar mediante Outlook
• Publicaciones para publicar en Viva Engage
• Noticias y comunicaciones para la intranet de SharePoint

Cada uno de estos contenidos va acompañado de archivos adjuntos, tablas, gráficos e ilustraciones que Copilot considera relevantes según el público objetivo, el medio de comunicación y el objetivo que usted desea alcanzar.

¿Tiempo ahorrado gracias a esta funcionalidad? Al menos 30 minutos por usuario al día.

¿Qué es Microsoft 365 Copilot y cómo funciona?

Microsoft 365 Copilot es una solución de productividad empresarial que combina los "Modelos de Lenguaje Extensos" de OpenAI con Microsoft Graph. Esta integración ofrece una experiencia conversacional para interactuar con los datos empresariales mediante lenguaje natural, garantizando al mismo tiempo la seguridad y la privacidad de los datos en Microsoft 365.

¿Cuándo se lanzó Microsoft 365 Copilot y quién puede utilizarlo?

Microsoft 365 Copilot se lanzó el 23 de noviembre de 2023 y se puso a disposición de particulares, pymes y grandes organizaciones a partir del 15 de enero de 2024. Las licencias necesarias varían según el tipo de usuario, con opciones para particulares, empresas e instituciones educativas.

¿Qué licencias se necesitan para utilizar Microsoft 365 Copilot?

Las licencias de Microsoft necesarias para acceder a Copilot varían según el tipo de usuario. Para particulares, se requieren las licencias Microsoft 365 Personal o Microsoft 365 Family. Para empresas, son aptas las licencias Microsoft 365 Business Premium, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 E3, Microsoft 365 E5, Office 365 E3 y Office 365 E5. Las instituciones educativas pueden acceder mediante las licencias Microsoft 365 A3, Microsoft 365 A5, Office 365 A3 y Office 365 A5.

¿Cuál es el coste de Microsoft 365 Copilot para las empresas?

Actualmente, el coste de Microsoft 365 Copilot para las empresas es de 28,10 €/usuario/mes. Aunque puede parecer un precio elevado, la inversión se recupera rápidamente gracias al demostrado aumento de la productividad de los usuarios. Basta con ahorrar entre 74 y 30 minutos aproximadamente por usuario al mes para compensar la inversión y convertirla en una ganancia para las empresas.

¿Dónde puede usted adquirir las licencias de Microsoft 365 Copilot para su empresa?

Las licencias de Microsoft 365 Copilot pueden adquirirse directamente de Microsoft o a través de socios como intranet.ai. Además de las licencias, ofrecemos un plan de adopción personalizable y guiado para maximizar la inversión en Copilot.

¿Qué funcionalidades ofrece Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot ofrece una amplia gama de funcionalidades, entre ellas el resumen de reuniones en Microsoft Teams, el resumen de correos electrónicos en Outlook, la creación de contenidos en SharePoint, Word, Outlook, PowerPoint y Microsoft Viva, así como el soporte a la formación empresarial también a través de nuestra plataforma de Microlearning. Estas funcionalidades permiten optimizar la comunicación interna y mejorar la eficiencia general de una empresa.

¿Cómo puede usted obtener soporte para la adopción de Microsoft 365 Copilot en su empresa?

Puede obtener soporte para la adopción de Copilot contactando con intranet.ai. Ofrecemos servicios personalizados para la migración de datos al cloud de Microsoft, la evaluación de seguridad y permisos, la formación de usuarios y el desarrollo de extensiones para enriquecer las funcionalidades de Microsoft 365 Copilot.