Hur du skapar en SharePoint-intranätwebbplats

Vad är ett smart intranät?

Företagets intranät måste skapas med omsorg och fokusera på olika aspekter. Från medarbetarengagemang till innehållsskapande, medarbetartjänster, uppföljning och styrning. Ingenting får underskattas om du vill ha ett framgångsrikt intranät.

Här är en lista över faktorer som gör ett smart intranät.

1. Det är ett riktigt arbetsverktyg

Intranätet hjälper medarbetare att utföra sina dagliga uppgifter och ökar produktivitet och välmående i företaget. Tack vare avancerade funktioner i plattformar som SharePoint Online kan intranätet utformas för att:

• underlätta sökning efter information
• förbättra kommunikation mellan kollegor
• sprida innehåll och nyheter som alltid är aktuella
• hantera skapande, delning och arkivering av dokument

Om användarna inte hittar en god anledning att använda intranätet, antingen för att det saknar rätt funktioner eller för att utbildning i korrekt användning saknas, kommer det att överges kort efter go-live. Fokus på praktisk nytta och användbarhet i intranätet är därför avgörande för att inte slösa bort de resurser som företaget har investerat i att skapa det.

Exempel på SharePoint-intranät byggt med intranet.ai

2. Den är utformad kring dig

Intranätet måste uppfylla de specifika behoven hos ett företag och människorna som ingår i det. Med fokus på praktisk nytta räcker det inte att intranätet erbjuder funktioner som förenklar affärsprocesser, det ska också stödja ditt och dina kollegors arbete med personanpassat innehåll baserat på era preferenser.

Med SharePoint Online blir intranätet den enda plats där du hittar globalt innehåll för hela företaget tillsammans med:

• Nyheter och meddelanden som är specifika för avdelning, plats eller roll
• Uppdateringar om initiativ som är relevanta för dig
• Interna kontakter som är relevanta för dina behov
• Applikationer, vanliga frågor och dina favoritdokument

Och mycket mer.

3. Når användarna, var de än befinner sig

Information och kunskap är avgörande för ett framgångsrikt företag och bör vara tillgängliga för alla direkt från den egna datorn. Oavsett vad de gör, var de än befinner sig och på vilken typ av enhet som används.

SharePoint-intranätet kan integreras med Microsoft Teams för att förenkla delningen av de viktigaste nyheterna och innehållet, genom att skicka personliga push-aviseringar. I intranet.ai har vi utvecklat en komponent som tar hand om just denna process så att företag kan:

• informera människor i realtid
• engagera användare med riktade aviseringar
• övervaka engagemanget i den interna kommunikationen
• säkerställa maximal räckvidd för de viktigaste nyheterna

4. Hjälper dig att lära känna företaget bättre

Hur ofta händer det att du behöver en information men inte vet vem du ska vända dig till i företaget för att få den?

SharePoint Online-intranätet samlar på en enda plats i företagets digitala arbetsplats kontakter, dokument, kommunikation, tjänster och applikationer som du behöver för att utföra ditt arbete utan avbrott och utan att slösa tid på sökningar.

Personregister och Organigram​ är några av de funktioner vi lägger till i våra kunders intranät, så att du lär känna din organisation bättre och snabbt hittar kollegor med svar på dina frågor.

Personregister i intranet.ai:s SharePoint-intranät

5. Kopplar ihop människor

Okej, vi vet att medarbetarkatalogen på intranätet hjälper dig att få en bättre förståelse för företaget, men hur kan du snabbt kontakta en kollega? Hur kan du ansluta för att dela dokument eller arbeta tillsammans i ett projekt?

Än en gång är integrationen mellan SharePoint-intranätet och Microsoft Teams svaret. Teams kan koppla ihop användare och effektivisera delningen av information och uppdateringar i realtid.

I intranätets Personregister kan du hitta kollegors Teams-kontakt och nå dem med ett klick.

Vi har redan pratat om pushnotiser, men det är värt att påminna om att företaget med den här funktionen också kan ansluta snabbare till sina medarbetare och hålla dem uppdaterade om de senaste initiativen och de resultat som uppnås tillsammans.

6. Underlättar samarbetet

Det är möjligt att samla företagets projekt och initiativ på intranätet och lyfta fram dem utifrån verksamhetens behov eller relevans för avdelning, roll och användarnas aktiviteter.

SharePoint Online-intranätet kan också ge snabb åtkomst till projektgrupper och tillhandahålla specifika funktioner för samarbete i realtid och samordning av aktiviteter.

Slutligen bör varje avdelning ha sitt eget utrymme på intranätet.

Företagets intranät kan utökas med en sektion som är dedikerad till människor, initiativ och kommunikation som är specifika för varje avdelning. På så sätt kan användbar information för en avdelnings arbete samlas och delas utan att gå förlorad i det övergripande kommunikationsflödet.

7. Hjälper dig att hitta det du söker

Bara 1 procent av dem som har ett intranät i företaget är nöjda med sökresultaten.

Om intranätet bygger på föråldrad teknik kan det inte ge rätt stöd för att öka produktiviteten och framför allt de slutliga användarnas nöjdhet. En hög grad av missnöje leder till att portalen snabbt överges, trots betydande investeringar från företaget.

Att välja en modern och ständigt uppdaterad plattform som SharePoint Online är ändå bara första steget. Intranätets administratörer bör planera vissa nyckelaktiviteter för att identifiera förbättringsområden och därmed öka användarnas nöjdhet. Bland dessa aktiviteter vill vi lyfta fram:

• Övervakning av sökningar och återkommande frågor
• Insamling av feedback med undersökningar och frågeformulär

När du har identifierat användarnas behov kan intranätet berikas med nytt innehåll och nya funktioner för att stödja allas arbete i företaget.

8. Erbjuder tjänster för vardagen

Sökfunktionerna är oumbärliga för att arbeta optimalt. Därför är SharePoints intranät det bästa verktyget för att:

• tillhandahålla ansökningsformulär
• få åtkomst till tjänster och förmånsavtal

9. Låter dig uttrycka din personlighet

Ett företags framgång eller misslyckande bygger alltid på dess kultur och på hur människor uppskattas.

Intranätet bör göra det möjligt för alla i företaget att dela sina kompetenser och kunskaper för att göra sig kända bland kollegorna. HR-avdelningen kan dessutom använda den delade informationen för att föreslå nya karriärmöjligheter eller välja kandidater till lediga tjänster direkt bland personer som redan finns i företaget.

10. Engagerar användarna

När engagemanget är högt ökar produktivitet och välbefinnande. Därför bör intranätet kombinera praktisk nytta, med funktioner som stödjer dagliga aktiviteter, med upplevelser som syftar till att engagera, till exempel gamification.

Gamification gör det möjligt för människor att delta i tävlingar, spel och gemensamma aktiviteter som förbättrar relationen med kollegor och mer därtill.

I intranätet kan dessa upplevelser användas för att göra intern utbildning mer engagerande med hjälp av quiz och tävlingar med priser.

Skapa snabba quiz och enkäter i intranet.ai:s SharePoint-intranät

11. Antas utan problem

Införandet av ett smart intranät är enklare och snabbare.

Användarna behöver verktyg för att förstå värdet av de funktioner som ställs till deras förfogande. Utbildning spelar därför en nyckelroll i antagandet av intranätet, och ett smart intranät som det i SharePoint Online kan innehålla:

• Webbinarier och utbildningsinnehåll
• Live-evenemang med Q&A-sessioner
• Guidad turer för att fördjupa dig i de enskilda funktionerna

12. Stöder dataanalys

Hur vet du om intranätet fungerar bra eller inte? Hjälper det verkligen företaget, eller har det fortfarande många begränsningar? Kan användarna hitta det de behöver?

Loggarna i SharePoint Online och granskningsfunktionerna i Office 365 hjälper dig att besvara dessa frågor. Men de räcker inte.

För att känna till alla detaljer om hur intranätet fungerar och hur effektivt det är behöver du kunna lita på inbyggda verktyg för att spåra användarnas aktiviteter och förstå om webbplatsen ger ett konkret bidrag till deras produktivitet.

13. Stöder ledarskapet

I den digitala eran har företagsledare tillgång till en myriad av innovativa tekniker för att:

• samordna team
• hantera fasen för onboarding
• få viktiga insikter för beslutsfattande
• kommunicera direkt och konstruktivt med kollegor

Med intranätet kan medlemmar i ledningen snabbt kommunicera med alla i företaget och få deras feedback utan att skicka ett enda mejl eller ringa ett samtal.

Integreringen av SharePoint med Microsofts samarbetsplattformar, såsom Microsoft Teams, kan dessutom förenkla organiseringen av videosamtal och direktsända evenemang. För att engagera alla användare i företagets initiativ, var de än befinner sig.

Smart intranät: huvudsakliga mål

Vad innebär det att ha ett smart intranät för ditt företag? Innan vi fördjupar vår vision och ser hur du skapar ett riktigt smart intranät med SharePoint Online, behöver du veta vilka mål intranätet ska uppnå så att företaget kan följa upp dem och utvärdera hur effektiv investeringen är.

De viktigaste målen för intranätet kan sammanfattas enligt följande:

1. Större användarengagemang
2. Bättre produktivitet och välbefinnande i företaget
3. Ökad lönsamhet och konkurrenskraft för företaget

Resultaten av ett smart intranät

1. Engagerar användarna
2. Förbättrar produktiviteten
3. Ökar konkurrenskraften

"En höggradigt engagerad arbetsstyrka är skillnaden mellan ett företag som överträffar sina konkurrenter och ett som inte lyckas växa". [källa]

87 % av arbetstagarna i världen är inte engagerade på arbetsplatsen. Det är anmärkningsvärt eftersom de företag som lyckas engagera människor i sina aktiviteter och initiativ kan överträffa konkurrenterna med 147 % i genererad vinst.

Nya tekniker som SharePoint Online-intranätet, integrerat med den digitala arbetsmiljön i Microsoft 365, ger företag möjlighet att särskilja sig från konkurrenterna tack vare ökad produktivitet och bättre välmående för medarbetarna.

Så här fungerar det:

• Med ett smart intranät blir internkommunikationen mer engagerande tack vare SharePoints funktioner för innehållshantering och integrationen med plattformar för samarbete och medarbetarupplevelse, som Microsoft Teams, Forms och Viva.
• Om människor är engagerade och intranätet erbjuder tjänster av hög kvalitet ökar produktiviteten. Användarna blir mer motiverade och kan spara tid när de söker efter kontakter, dokument och all information de behöver för att utföra sitt arbete.
• Ju större tidsbesparing, desto högre blir företagets totala lönsamhet.

Hur utvärderar du resultaten av ditt intranät?

För att utvärdera hur intranätet har ökat produktiviteten i ditt företag kan du sätta upp olika kvantitativa KPI:er.

Bland de direkta KPI:erna kan du följa upp:

• Antal visningar per sida
• Antal unika användare som har besökt intranätet
• Antal sessioner och längden på varje session
• Antal publicerade, sökta och visade innehåll
• Interaktioner med företagskommunikationen, såsom gilla-markeringar och kommentarer

Bland de indirekta KPI:erna hittar vi:

• Antal ärenden som inkommit till företagets helpdesk
• Antal mejl som skickas till kollegor för att be om information

Skapa ett smart intranät:
överväganden för att undvika misstag

För att skapa ett verkligt smart intranät som kan nå de mål som företaget har satt behöver du göra några överväganden redan i designfasen. Det är ett känsligt skede som de flesta företag ignorerar, men som är avgörande för att säkerställa intranätets effektivitet och maximera din investering.

För att hjälpa dig att undvika misstag när du skapar ditt intranät, är detta vad du behöver ha i åtanke.

Hur du utformar ett företagsintranät

1. Analysfasen

Analysfasen står för 70 % av framgången i ett intranätprojekt. Det är den mest känsliga fasen eftersom modellen för ett intranät som kan uppfylla de specifika företagsbehoven och de strategiska målen definieras här. Vanligtvis omfattar analysfasen tre aktiviteter:

1. Analys av kontexten och företagskulturen
2. Analys av mål som ska uppnås (produktivitet, välmående, m.m.)
3. Analys av slutanvändaren och identifiering av hens viktigaste behov

1.1 Analys av kontexten

Denna första aktivitet omfattar:

• analys av operativa och strategiska planer som ligger till grund för de interna processerna;
• analys av mission och värderingar som ligger till grund för företagskulturen;
• analys av den nuvarande kommunikationsstrategin.

Om företaget redan har en portal för intranät är det bra att analysera vilka funktioner som används oftast av användarna för att förstå hur tjänster och innehåll kan förbättras.

På så sätt kan du få en tydlig initial bild av hur du utformar ett intranät som respekterar företagskulturen och fungerar som ett lämpligt stöd för personalens arbete.

1.2 Analys av målen

Analysen av målen används för att alignera intranätets funktioner med de strategier och mål som företaget vill uppnå.

När de strategiska målen har definierats behöver de operativa målen beskrivas. I praktiken är detta frågorna som denna analysfas ska besvara:

• Vilka verktyg bör företagsintranätet erbjuda?
• Hur kan intranätet stödja individuellt arbete och grupparbete?
• Vad behöver företaget för att förbättra kommunikationen med medarbetarna?

1.3 Analys av slutanvändaren

Intranätet består av människor.

Att känna slutanvändaren innebär att veta vilka funktioner, vilket innehåll och vilka tjänster du ska erbjuda i intranätet för att alla i företaget ska kunna utföra sitt arbete på bästa sätt.

Målgruppsanalysen underskattas ofta eftersom företag tar medarbetarnas verkliga behov för givna. Tyvärr leder avsaknaden av en analys av slutanvändaren till skapandet av ett "onödigt" eller mindre effektivt intranät utan skräddarsydda lösningar.

Men hur identifierar du användarnas behov?

Här är några verktyg som vi rekommenderar att du använder.

Focus group och enkäter

För att genomföra en noggrann analys av människorna i företaget kan du arbeta på två olika men kompletterande sätt. Vi talar om focus group och enkäter.

Focus group är en metod för kvalitativ forskning som involverar en liten grupp personer, vanligtvis mellan 6 och 12 deltagare. Diskussionen leds av en moderator (ofta någon av dem som arbetar med att utforma intranätet) som styr samtalet genom att ställa frågor som förberetts i förväg.

Målet är att samla in åsikter, uppfattningar, idéer och feedback från deltagarna i en interaktiv kontext. Metoden gör det möjligt att på djupet utforska människors motivationer, attityder, erfarenheter och beteenden och avslöja insikter som kanske inte framkommer med andra forskningsmetoder, såsom undersökningar eller individuella intervjuer.

Medan focus group gör det möjligt att lära känna slutanvändaren genom dynamiska interaktioner och styrda diskussioner ger enkäter kvantitativa data som kan analyseras i större skala.

De gör det möjligt att samla in specifik och strukturerad information från ett stort antal respondenter, vilket gör det möjligt att identifiera trender, beteendemönster och gemensamma behov som intranätet kan hjälpa till att tillgodose.

När du skapar en enkät under designfasen för ett intranät är det viktigt att betona att du inte ska ställa frågor om själva intranätet, utan ställa frågor om människors arbete. På så sätt kan du få nyckelinformation om genomsnittliga IT-kunskaper, föredragna enheter och de applikationer som används för att utföra det dagliga arbetet.

Intervjuer

Intervjuer är användbara för att få mer direkta och personliga feedback jämfört med de insikter som erhålls via focus group och enkäter. Det kan vara bra att organisera en intervjurunda efter att du har gjort en demo av intranätet tillgänglig, genom att välja ut de användare som har testat prototypen.

2. Planera förändringen

I dag är det inte längre möjligt att starta ett digitalt projekt utan en plan, särskilt när ett projekt som att skapa intranätet kommer att förändra alla medarbetares vardag.

Att ha en plan innebär att välja de kollegor som ska involveras i designfasen, fastställa den tillgängliga budgeten och definiera strategin för kommunikation och utbildning för att säkerställa att intranätet tas i bruk.

Allt bör beslutas i förväg för att undvika överraskningar under projektet.

Av den här anledningen rekommenderar vi att du:

• Skapar teamet som ansvarar för designen.
• Utvärderar de funktioner och resurser som ska ingå i intranätet, för att fastställa en realistisk budget.
• Identifierar de kommunikationskanaler som föredras av personer i företaget, vilka fördelar det nya intranätet ger dem och vilka IT-kompetenser som saknas, för att definiera en korrekt strategi för intern kommunikation och utbildning.
• Kontinuerligt följer upp insamlingen av feedback från användarna och projektets utveckling.

3. Välja verktygen som ska göras tillgängliga

Vi har redan sett varför analysfasen är avgörande i utformningen av företagets intranät. Bland den användbara information som kan erhållas gör analysfasen det möjligt att förstå vilka verktyg som inte får saknas i intranätet, baserat på användarnas preferenser och vad de behöver för att utföra sitt arbete på bästa sätt.

Att definiera "Killer App" är därför ett viktigt steg för att skapa ett användbart intranät, vilket garanterar intresse och adoption från alla i företaget.

Efter många års erfarenhet av att utveckla intranät har vi skapat vissa funktioner som hjälper till att nå detta mål. Nedan listar vi några exempel på våra webbdelar som fungerar som Killer App:

• Webbdel för att publicera och ansöka till lediga tjänster, med stöd av den personliga profilen i SharePoint-intranätet.
• Webbdel för snabb bokning av utrymmen och resurser, från skrivbord till parkeringsplats på företagets parkering.
• Webbdel för att återdela inlägg från företagets profiler på LinkedIn, Facebook, Instagram och TikTok.

Dela inlägg från företagets sociala medier i intranet.ai:s SharePoint-intranät

4. Välj rätt verktyg för övervakning

Att definiera mål och KPI:er räcker inte för att säkerställa intranätets framgång. Du behöver kontinuerligt övervaka resultaten för att noggrant utvärdera hur effektiv din investering är och förstå hur intranätet kan förbättras för att öka användarnas engagemang och den kollektiva produktiviteten.

Det finns många verktyg som gör det möjligt att spåra intranätets prestanda, vissa till och med integrerade i SharePoint.

Men det är inte så enkelt att övervaka resultaten av ett intranätprojekt på rätt sätt. I praktiken ger få av de tillgängliga verktygen en detaljerad översikt över det som verkligen spelar roll: hur mycket och på vilket sätt intranätet används i företaget.

För att hjälpa våra kunder att få insikter som är användbara för att fortsätta förbättra det intranät vi byggt tillsammans har vi utvecklat Intranet Analytics. Vår komponent används för att mäta effektiviteten i Microsoft 365 digital workplace och SharePoint-intranätet, med detaljerade rapporter om användarnas beteenden.

Det gör det alltså möjligt att utöka SharePoints analysfunktioner för att få information som:

• visningar av enskilda sidor
• varaktighet för enskilda sessioner
• använda sökord
• åtkomst till dokument
• etc.

Dessutom integreras vår funktion med Google Analytics och andra tredjepartsverktyg för en ännu mer djupgående analys av intranätet.

5. Definiera styrningsstrategin

Dagen efter intranätets go-live startar styrningsplanen.

För att hantera denna fas framgångsrikt finns det en lista med åtgärder som bör ingå i ditt styrningsprogram. I allmänhet rekommenderar vi att du definierar i förväg:

1. Alternativen för extern delning för varje webbplats.
2. Sätten att spåra externa användares åtgärder.
3. Rutinerna för provisionering av nya innehållsområden i intranätet.
4. Behörigheterna som ska tilldelas interna användare i företaget.

Hur hjälper Microsoft oss att bygga ett smart intranät?

Att skapa ett smart företagsintranät är möjligt tack vare teknikerna i Microsoft 365.

I sviten av produkter Microsoft 365 (tidigare Office 365) håller SharePoint Online på att bli kärnan i många tjänster med avancerade funktioner för att:

• hantera dokumentens livscykel
• skapa och dela innehåll
• lagra data på ett säkert sätt
• samordna interna processer

Detta gör plattformen till det bästa valet för att skapa intranätet och förändra produktiviteten i ditt företag.

Här är de områden som Microsoft utvecklar för att berika funktionerna i sin digitala arbetsplats, med SharePoint i centrum.

1. Engagemang och samarbete mellan kollegor

Det görs kontinuerliga investeringar i samarbetsplattformar som integreras med SharePoint Onlines intranät och erbjuder ytterligare funktioner för att förbättra samarbetet och kommunikationen i företaget.

Bland dessa plattformar måste vi nämna Microsoft Teams och Viva Engage (lösningen som ersatte Yammer i Microsoft 365s digitala arbetsplats).

2. Koppling mellan människor, nyheter, kunskap och applikationer

Publiceringssystemet i SharePoint Online-webbplatserna, där intranätet utmärker sig, utvecklas. Med Home Sites och nya funktioner för att skapa innehåll på sidor är det svårt att hitta verktyg på marknaden som kan konkurrera med SharePoint för att skapa ett smart intranät.

3. Kunskapshantering

Snart kommer vi att se en stor förändring i hanteringen av intranätets innehåll, och SharePoint Online leder denna omvandling genom att gå från informationshantering till hantering av kollektiv kunskap.

Skapa ett intranät med SharePoint

För att skapa ditt företags intranät med SharePoint Online loggar du först in på microsoft365.com för att öppna SharePoint-appen och gå till startsidan.

När du är på startsidan klickar du på "Create site" uppe till vänster.

SharePoint frågar om du vill skapa en gruppwebbplats eller en kommunikationswebbplats.

Om du inte känner till skillnaden mellan dessa två typer av webbplatser hittar du all information nedan. Annars kan du gå direkt till nästa avsnitt för att se i detalj hur du bygger grunden för ditt intranät.

Skillnad mellan gruppwebbplats och kommunikationswebbplats i SharePoint

En gruppwebbplats eller samarbetswebbplats är utformad för att förbättra koordineringen och kommunikationen mellan användare som behöver arbeta tillsammans i ett projekt.

Den innehåller funktioner för att hantera dokumentbibliotek, delad kalender och SharePoint-listor som hjälper dig att fördela arbetsbördan mellan teammedlemmar.

En kommunikationswebbplats används i stället för att dela information med en bred målgrupp av användare, inte bara med medlemmarna i ett enskilt team.

Till skillnad från gruppwebbplatser, som fokuserar på hantering av företagsprojekt, fokuserar kommunikationswebbplatser på att dela nyheter och information. Intranätet är ett tydligt exempel.

Välj därför att skapa en SharePoint-kommunikationswebbplats.

Steg för att skapa ett intranät med SharePoint Online

När du har valt alternativet "kommunikationswebbplats" börjar den verkliga processen för att skapa intranätet.

För att komma igång erbjuder Microsoft flera mallar som hjälper dig att snabbare skapa en kommunikationswebbplats för:

• Krishantering
• Avdelningsspecifikt innehåll
• Hr-tjänster och nyheter
• Möjligheter och interna utbildningskurser

Tyvärr finns det ännu ingen färdig mall som är helt redo att använda för företagsintranät. Tipset är att börja från noll med mallen "Blank".

Nu är det dags att välja namn på intranätet.

Det här är ett viktigt steg, eftersom namnet både ska stärka varumärket och vara lätt för användarna att komma ihåg.

Här är några av våra best practices för att ge intranätet ett meningsfullt och minnesvärt namn:

1. Utgå från företagsnamnet. Till exempel skulle företaget Contoso kunna kalla sitt intranät "OneContoso" eller "WeContoso" (för att betona känslan av enhet och gemenskap), eller välja en kombination av varumärket och ordet "intranät", vilket i så fall blir "InContoso".
   
   
2. Hänvisa till intranätets syfte. Några exempel kan vara "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub". En av våra kunder följde denna modell och döpte intranätet vi tog fram tillsammans till "ThePipeline". En annan kund valde något verkligen originellt: "Agorà".
   
   
3. Undvik för långa eller svåruttalade namn. De är svåra att komma ihåg och gör det även krångligt att dela adressen till intranätet.
   
   
4. Hämta inspiration från vad företaget gör. Ett fint exempel är en kund i livsmedelsbranschen som bestämde sig för att kalla intranätet "Mandarin". Det säger sig självt att portalen anpassades med orange toner och mjuka, rundade former.
   
   
5. Involvera personerna som ska använda intranätet. Du kan använda omröstningar och enkäter för att samla in kollegornas idéer eller be dem rösta på det namn de föredrar bland företagets förslag.

När du har valt ett namn för intranätet ber SharePoint dig att skriva en kort beskrivning av den nya webbplatsen och välja standardspråk. Valet av språk är det andra nyckelsteget i att skapa intranätet, eftersom SharePoint inte tillåter att du ändrar det i efterhand.

När du kommer in på den tomma webbplatsen rekommenderar vi att du väljer företagstema för att tillämpa rätt färgpalett på SharePoints kommandon, etiketter och grafiska element. Gör så här:

• gå till Inställningar uppe till höger
• klicka på "Change the look"
• välj det tema du föredrar

Du kan välja mellan Microsofts färdiga mallar och använda dem som de är för att snabba upp skapandet av intranätet. Eller så kan du välja en mall och anpassa den, till exempel för att justera färgpaletten efter företagets varumärkesfärger. För ännu större anpassning låter SharePoint dig skapa ditt eget tema från grunden.

Fortfarande under "Change the look" kan du ändra utseendet på:

• Sidhuvud med specifika inställningar för:
  • layout (minimal, kompakt, standard och utökat)
  • bakgrundsfärg, som kan aktiveras eller inte med graderad transparens
    (färgen hämtas automatiskt från paletten som valts som webbplatsens tema)
  • titel, som kan aktiveras eller inte
  • logotyp, som ska laddas upp
    
    
• Navigeringsfält med specifika inställningar för:
  • lägga till/ta bort länkar
  • lägga till/ta bort etiketter (grupper av länkar)
  • länkstruktur, genom att lägga till underlänkar för huvudalternativen
    (gå helst inte över 3 nivåer för att behålla god användbarhet)
    
    
• Sidfot

Du behöver sedan definiera intranätets innehåll med start från startsidan.

Välj "Edit" uppe till höger för att börja.

SharePoint Online är ett kraftfullt verktyg för innehållshantering och låter dig lägga in en mängd olika innehåll på varje sida på webbplatsen.

Till att börja med kan redaktörer ändra antalet sektioner och deras formatering som utgör en sida, för att definiera strukturen som ska rymma det enskilda innehållet.

När sidstrukturen är satt kan du lägga till webbdelar för det text- och medieinnehåll som stöds av SharePoint. Bland dessa vill vi lyfta fram:

• nyheter
• kalender
• organisationsschema
• Power BI-rapporter
• enskilda bilder eller karuseller
• Microsoft Forms-enkät
• videor från YouTube eller Microsoft Stream
• osv.

Webbdelar kan utökas med anpassade funktioner, såsom de som erbjuds i våra intranätpaket. Baserat på projekt vi har genomfört med våra kunder har vi utvecklat över 50 komponenter för att berika SharePoint Onlines funktioner inom kommunikation, samarbete, produktivitet, kunskapsdelning och utbildning.

I våra paket finns till exempel webbdelar som låter dig:

• hantera hela dokumentens livscykel
• hitta interna kontakter och lära känna dina kollegor bättre
• komma åt dina favoritappar för arbete eller de som rekommenderas av företaget
• ansöka till lediga tjänster och påskynda rekryteringsprocessen
• publicera nyheter och meddelanden för användargrupper med dynamisk grafik och integrering med Microsoft Teams för maximal räckvidd

Oavsett om de är standard eller anpassade ska du komma ihåg att webbdelarna i ditt intranät behöver väljas utifrån kollegornas faktiska behov och de processer som kännetecknar ditt företag.

När du har lagt in de webbdelar som behövs återstår det att skapa, publicera och kontinuerligt uppdatera intranätets innehåll. På så sätt håller du användarnas intresse uppe över tid.

Avslutningsvis föreslår vi nedan en sammanfattande tabell med de viktigaste stegen att följa för att skapa ett intranät med SharePoint Online:

Vad är ett smart intranät?

Ett smart intranät är ett internt företagsnätverk som stödjer medarbetarnas dagliga aktiviteter och förbättrar produktivitet och välmående. Det erbjuder avancerade funktioner som informationssökning, kommunikation mellan kollegor, dokumenthantering och uppdaterat innehåll.

Vilka är de viktigaste målen med ett smart intranät?

De viktigaste målen med ett smart intranät är att öka användarengagemanget, förbättra produktiviteten och det organisatoriska välmåendet samt öka företagets lönsamhet och konkurrenskraft.

Hur utformar du ett smart intranät?

Utformningen av ett smart intranät omfattar flera steg: analys av företagskontexten, fastställande av strategiska och operativa mål, analys av slutanvändarnas behov genom fokusgrupper, enkäter och intervjuer, förändringsplanering, val av verktyg och funktioner samt löpande uppföljning av prestanda.

Vilka är de grundläggande funktionerna i ett smart intranät?

De grundläggande funktionerna omfattar verktyg för sökning och dokumenthantering, internkommunikation och pushnotiser, kontaktkatalog, samarbetsverktyg, utrymmen dedikerade för avdelningar samt stöd för utbildning och dataanalys.

Hur säkerställer du ett effektivt införande av intranätet?

För att säkerställa ett effektivt införande av intranätet är det avgörande att du erbjuder kontinuerlig utbildning genom webbinarier, utbildningsinnehåll, evenemang på plats och guidade rundturer av funktionerna. Det är också viktigt att du löpande följer upp användarnas feedback och förbättrar plattformen baserat på deras behov.

Vilka är fördelarna med ett intranät som är integrerat med Microsoft 365?

Ett intranät som är integrerat med Microsoft 365 erbjuder många fördelar, bland annat avancerad dokumenthantering, samarbete i realtid via Microsoft Teams, skapande och delning av innehåll med SharePoint, analys av prestanda med Power BI samt stöd för företagsproduktivitet med verktyg som Microsoft Forms och Viva.

Hur utvärderar du resultaten av ett smart intranät?

Resultaten av ett smart intranät kan utvärderas med kvantitativa KPI:er som antal sidvisningar, unika användare, sessionstid och interaktioner med företagskommunikation. Verktyg som Intranet Analytics, integrerade med SharePoint och Google Analytics, hjälper dig att spåra prestanda och kontinuerligt förbättra plattformen.

Vilka är de viktigaste stegen för att skapa ett intranät med SharePoint?

De viktigaste stegen för att skapa ett intranät med SharePoint är att skapa en kommunikationswebbplats, välja ett meningsfullt namn, välja standardspråk, tillämpa företagstemat, anpassa navigeringen, strukturera innehållssidor med sektioner och webbdelar samt hålla innehållet uppdaterat.