Så här skapar du en SharePoint intranätwebbplats

Vad är ett smart intranät?

Företagets intranät måste skapas med omsorg och med fokus på olika aspekter. Från medarbetarnas engagemang, till skapande av innehåll, till personaltjänster, till övervakning och styrning. Ingenting får underskattas om du vill ha ett framgångsrikt intranät.

Här är en lista på faktorer som gör ett intranät smart.

1. Det är ett verkligt arbetsverktyg

Intranätet hjälper medarbetarna att utföra sina dagliga arbetsuppgifter, vilket ökar deras produktivitet och trivsel på företaget. Med de avancerade funktionerna i plattformar som SharePoint Online kan intranätet utformas för att:

• underlätta sökandet efter information
• förbättra kommunikationen mellan kollegor
• sprida uppdaterat innehåll och nyheter
• hantera skapande, delning och lagring av dokument

Om användarna inte kan hitta en övertygande anledning att använda intranätet, oavsett om det beror på att det inte erbjuder rätt funktionalitet eller på att det saknas utbildning i hur det ska användas, kommer det att överges kort efter driftsättningen. Att se till att intranätet är praktiskt och användbart är därför avgörande för att de resurser som företaget har investerat i att skapa det inte ska gå till spillo.

2. Det är utformat med användaren i centrum

Intranätet måste uppfylla de specifika behoven hos ett företag och dess medarbetare. För att återgå till det praktiska räcker det inte med att intranätet erbjuder funktionalitet som förenklar affärsprocesserna, utan det måste också stödja användarnas arbete med personligt innehåll baserat på deras preferenser.

Genom att använda SharePoint Online blir intranätet den enda punkt där globalt innehåll för hela företaget finns tillsammans med:

• Nyheter och kommunikation som är specifik för avdelning, plats eller roll
• Uppdateringar om initiativ som är av intresse för användaren
• Interna kontakter som är relevanta för dina behov
• Dina favoritapplikationer, vanliga frågor och dokument

Och mycket mer.

3. Den når användarna var de än befinner sig

Information och kunskap är avgörande för ett framgångsrikt företag och bör vara tillgänglig för alla direkt från skrivbordet. Oavsett vad de gör, var de än befinner sig och på alla typer av enheter.

SharePoints intranät kan integreras med Microsoft Teams för att förenkla delningen av viktiga nyheter och innehåll genom att skicka anpassade push-meddelanden. På intranet.ai har vi utvecklat en komponent som tar hand om just den här processen för att göra det möjligt för företag att

• informera människor i realtid
• engagera användare med riktade notiser
• övervaka engagemanget för intern kommunikation
• säkerställa maximal mottagning av de viktigaste nyheterna

4. Det ger människor möjlighet att lära sig mer om företaget

Hur ofta händer det inte att man behöver information men inte vet vart man ska vända sig i företaget för att få den?

SharePoint Onlines intranät samlar på ett ställe i företagets digitala arbetsplats de kontakter, dokument, kommunikationer, tjänster och applikationer som användarna behöver för att få sitt arbete gjort, utan avbrott och utan att slösa tid på efterforskningar.

Personkatalogen och organisationsschemat är några av de funktioner vi lägger till i våra kunders intranät så att användarna kan lära sig mer om sin organisation och omedelbart hitta kollegor med svar på sina frågor.

5. Den kopplar samman kollegor

Okej, vi vet att listan över anställda som finns tillgänglig på intranätet hjälper till att få en bättre förståelse för företaget, men hur kan användarna snabbt kontakta en kollega? Hur kan de ansluta sig för att dela dokument eller arbeta tillsammans i ett projekt?

Återigen är SharePoint intranätintegration med Microsoft Teams svaret. Teams kan verkligen koppla samman användare och effektivisera informationsdelning och uppdateringar i realtid.

I intranätets personkatalog kan användarna hitta Teams-kontakten för kollegor som de behöver prata med och nå dem med ett klick.

Vi har redan talat om push-meddelanden, men det är värt att nämna att tack vare den här funktionen kan företaget också få snabbare kontakt med sina medarbetare och hålla dem uppdaterade om de senaste initiativen och prestationerna tillsammans.

6. Det underlättar samarbete

Du kan samla företagets projekt och initiativ på intranätet och lyfta fram dem utifrån företagets behov eller relevans för användarnas avdelning, roll och aktiviteter.

SharePoint Online-intranätet kan också ge snabb åtkomst till projektgrupper och tillhandahålla specifika funktioner för samarbete och samordning av aktiviteter i realtid.

Slutligen bör varje avdelning ha sin egen plats på intranätet.

Företagets webbplats kan kompletteras med en sektion för medarbetare, initiativ och avdelningsspecifik kommunikation. På så sätt kan information som är användbar för en avdelnings verksamhet samlas in och delas utan att gå förlorad i det globala kommunikationsflödet.

7. Det hjälper dig att hitta det du letar efter

Endast 1 procent av de som har ett intranät på företaget är nöjda med sökresultaten.

Med föråldrad teknik kan intranätet inte erbjuda det stöd som behövs för att öka produktiviteten och framför allt nöjdheten hos slutanvändarna. En hög grad av missnöje leder till att portalen, som företaget har investerat betydande resurser i, snabbt överges.

Att förlita sig på en toppmodern, ständigt uppdaterad plattform som SharePoint Online är dock bara det första steget. Faktum är att intranätadministratörer bör planera några nyckelaktiviteter som syftar till att identifiera förbättringsområden och därmed öka användarnöjdheten. Bland dessa aktiviteter betonar vi:

• Övervakning av sökningar och återkommande frågor
• Insamling av feedback med hjälp av enkäter och frågeformulär

När användarnas behov har identifierats kan intranätet berikas med nytt innehåll och nya funktioner för att stödja arbetet för alla medarbetare i företaget.

8. Den tillhandahåller dagliga verktygstjänster

Sökfunktioner är oumbärliga för att arbeta optimalt. Därför är SharePoint-intranätet det bästa verktyget för att:

• tillhandahålla formulär för begäran
• verktyg för att reservera företagets resurser
• få tillgång till tjänster och avtal

9. Det ger dig möjlighet att uttrycka din personlighet

Ett företags framgångar och misslyckanden är alltid beroende av dess kultur och hur människor värderas.

Intranätet bör göra det möjligt för alla medarbetare att dela med sig av sina färdigheter och kunskaper och göra sig kända för sina kollegor. Personalavdelningen kan också använda den delade informationen för att föreslå nya karriärmöjligheter eller välja ut kandidater till lediga tjänster direkt från personer som redan finns på företaget.

10. Det håller användarna engagerade

Om engagemanget är högt ökar produktiviteten och välbefinnandet. Därför bör intranätet komplettera bekvämlighetsaspekten, med funktioner som stöder dagliga aktiviteter, med upplevelser som syftar till engagemang, t.ex. spelifiering.

Gamification gör det möjligt för människor att delta i gemensamma tävlingar, spel och aktiviteter som förbättrar relationerna med kollegorna, men inte bara det. Inom intranätet kan dessa upplevelser i själva verket bidra till att göra internutbildningen mer engagerande genom frågesporter och tävlingar med priser.

11. Det antas smidigt

Det är enklare och går snabbare att ta till sig ett smart intranät.

Användarna behöver verktyg för att förstå värdet av de funktioner som görs tillgängliga för dem. Utbildning spelar därför en nyckelroll när det gäller att ta till sig intranätet, och ett smart intranät som SharePoint Online kan tillgodose detta:

• Webbseminarier och utbildningsinnehåll
• Live-evenemang med frågor och svar
• Guidade turer för att lära sig mer om enskilda funktioner

12. Det stöder dataanalys

Hur vet man om intranätet fungerar bra eller inte? Hjälper det verkligen företaget, eller har det fortfarande många begränsningar? Kan användarna hitta det de behöver?

SharePoint Online-loggar och Office 365 övervakningsfunktioner hjälper dig att svara på dessa frågor. Men de är inte tillräckliga.

För att få veta alla detaljer om hur intranätet fungerar och hur effektivt det är, behöver du inbyggda verktyg för att spåra användaraktivitet och förstå om webbplatsen verkligen bidrar till deras produktivitet.

13. Det stödjer ledarskapet

I digitaliseringens tidevarv har företagsledare en myriad av innovativa tekniker till sitt förfogande för att

• samordna team
• hantera onboardingfasen
• få viktiga insikter för beslutsfattande
• kommunicera direkt och konstruktivt med kollegor

Med intranätet kan ledningen snabbt kommunicera med alla i företaget och få deras feedback utan att skicka ett enda e-postmeddelande eller ringa ett samtal.

Att integrera SharePoint med Microsofts samarbetsplattformar, till exempel Microsoft Teams, kan dock göra det enklare att organisera videosamtal och livestreaming-evenemang. Att involvera alla användare i affärsinitiativ, var de än befinner sig.

Smart intranät: de viktigaste målen

Vad innebär det att ha ett smart intranät för sitt företag? Innan vi går djupare in i vår vision och tar reda på hur man skapar ett verkligt smart intranät med SharePoint Online, måste vi veta vilka mål intranätet måste uppnå så att företaget kan övervaka dem och utvärdera effektiviteten i sin investering.

De viktigaste målen för ett intranät kan sammanfattas enligt följande:

1. Ökat engagemang hos användarna
2. Förbättrad produktivitet och trivsel i företaget
3. Förbättrad lönsamhet och konkurrenskraft för företaget

Resultatet av ett smart intranät

1. Engagerar användarna
2. Förbättrar produktiviteten
3. Ökar konkurrenskraften

"En mycket engagerad arbetsstyrka är skillnaden mellan ett företag som överträffar sina konkurrenter och ett som inte lyckas växa."[källa]

87 procent av världens arbetstagare är inte engagerade på arbetsplatsen. Detta är anmärkningsvärt när vi betänker att företag som lyckas engagera människor i sina aktiviteter och initiativ lyckas överträffa sina konkurrenter med 147 procent när det gäller genererad vinst.

Ny teknik som SharePoint Onlines intranät, integrerat med Microsoft 365:s digitala arbetsplats, ger företag möjlighet att skilja sig från konkurrenterna genom ökad produktivitet och välbefinnande hos medarbetarna.

Så här fungerar det:

• Med ettintelligent intranät blir den interna kommunikationen mer engagerande med SharePoints innehållshanteringsfunktioner och integration med plattformar för samarbete och medarbetarupplevelse som Microsoft Teams,Forms och Viva.
• Om människor är engagerade och intranätet erbjuder tjänster av hög kvalitet kommer produktiviteten att öka. Användarna blir mer motiverade och kan spara tid på att söka efter kontakter, dokument och annan information som de behöver för att utföra sitt arbete.
• Ju större tidsbesparingar, desto större blir den totala lönsamheten för företaget.

Hur utvärderar man resultatet av sitt intranät?

För att utvärdera hur intranätet har ökat företagets produktivitet kan du ställa in flera kvantitativa KPI:er.

Bland de direkta KPI:erna kan du övervaka:

• Antal visningar per enskild sida
• Antal unika användare som besökt intranätet
• Antal sessioner och varaktighet för enskilda sessioner
• Antal innehåll som publicerats, sökts och visats
• Interaktioner med företagskommunikation, inklusive gillamarkeringar och kommentarer

Bland indirekta KPI:er kan vi hitta:

• Antal förfrågningar som mottagits av företagets helpdesk
• Antal e-postmeddelanden som skickats till kollegor med begäran om information

Så skapar du en smart intranätwebbplats:
överväganden för att inte gå fel

För att skapa ett verkligt smart intranät som kan uppnå de mål som företaget har satt upp finns det vissa överväganden som måste göras i designstadiet. Detta är ett känsligt ögonblick som ignoreras av de flesta företag, men som visar sig vara av yttersta vikt för att säkerställa intranätets effektivitet och därmed maximera investeringen.

För att hjälpa dig att undvika att göra misstag när du skapar ditt intranät, här är vad du behöver tänka på.

Hur man utformar ett företagsintranät

1. Analysfasen

Analysfasen står för 70 procent av framgången för ett intranätprojekt. Detär den mest känsliga fasen, eftersom intranätmodellen som kan tillgodose specifika affärsbehov och strategiska mål definieras. Vanligtvis omfattar analysfasen tre aktiviteter:

1. Analys av sammanhanget och företagskulturen
2. Analys av de mål som ska uppnås (produktivitet, välbefinnande etc.)
3. Analys av slutanvändaren och identifiering av hans eller hennes huvudsakliga behov

1.1 Sammanhangsanalys

Denna första aktivitet omfattar:

• analys av de operativa och strategiska planer som ligger till grund för de interna processerna;
• analys av den mission och de värderingar som ligger till grund för företagskulturen
• analys av den nuvarande kommunikationsstrategin.

Om företaget redan har en intranätportal är det bra att analysera vilka funktioner som används mest frekvent av användarna för att förstå hur man kan förbättra de tjänster och det innehåll som erbjuds.

På så sätt kan du få en tydlig första uppfattning om hur du ska utforma ett intranät som respekterar företagskulturen och är ett lämpligt stöd för personalens aktiviteter.

1.2 Målanalys

Målanalysen används för att anpassa intranätets funktionalitet till de strategier och mål som företaget avser att uppnå.

När de strategiska målen har definierats är det nödvändigt att beskriva de operativa målen. I praktiken är de frågor som denna analysfas måste besvara följande:

• Vilka verktyg ska företagets intranät erbjuda?
• Hur kan intranätet stödja individ- och gruppaktiviteter?
• Vad behöver företaget för att förbättra kommunikationen med medarbetarna?

1.3 Analys av slutanvändare

Intranätet består av människor.

Att känna till slutanvändaren innebär att veta vilka funktioner, innehåll och tjänster som ska erbjudas på intranätet för att alla människor i företaget ska kunna göra sitt jobb bättre.

Målgruppsanalys är ofta underskattad eftersom företag tar de anställdas verkliga behov för givna. Men tyvärr leder en utebliven analys av slutanvändaren till att man skapar ett "värdelöst" eller ineffektivt intranät som saknar skräddarsydda lösningar.

Men hur identifierar man användarnas behov?

Här är några verktyg som vi rekommenderar att du använder.

Fokusgrupper och frågeformulär

För att genomföra en noggrann analys av människor i företaget kan du arbeta på två olika men kompletterande sätt. Låt oss tala om fokusgrupper och frågeformulär.

Fokusgrupper är en kvalitativ forskningsteknik som involverar en liten grupp människor, vanligtvis mellan 6 och 12 deltagare. Diskussionen leds av en moderator (vanligtvis en av de personer som arbetar med intranätdesignen) som styr samtalet genom att föreslå en uppsättning frågor som har förberetts i förväg.

Målet är att samla in åsikter, uppfattningar, idéer och feedback från deltagarna i en interaktiv miljö. Den här metoden gör det möjligt att på djupet utforska människors motiv, attityder, erfarenheter och beteenden, vilket ger insikter som kanske inte framkommer med andra forskningstekniker, till exempel enkäter eller individuella intervjuer.

Medan fokusgrupper gör det möjligt för oss att lära känna slutanvändaren genom dynamiska interaktioner och vägledda diskussioner, ger frågeformulär kvantitativa data som kan analyseras i större skala.

De gör det faktiskt möjligt att samla in specifik, strukturerad information från ett stort antal respondenter, vilket gör det möjligt att identifiera trender, beteendemönster och gemensamma behov som intranätet kan hjälpa till att uppfylla.

När man skapar ett frågeformulär under designfasen av ett intranät är det viktigt att betona att frågorna inte ska ställas om själva intranätet, utan om människors arbete. Du kan då få viktig information om genomsnittlig IT-kunskap, föredragna enheter och applikationer som de använder för att utföra sina dagliga uppgifter.

Intervjuer

Intervjuer är användbara för att få mer direkt och personlig feedback än vad man får genom fokusgrupper och frågeformulär. Det kan vara bra att organisera en intervjuomgång efter att ha gjort en demo av intranätet tillgänglig, med ett urval av användare som har testat prototypen.

2. Planering för förändring

I dag är det inte längre möjligt att starta ett digitalt projekt utan en plan, särskilt inte om ett projekt som intranätet kommer att förändra den dagliga rutinen för alla medarbetare.

Att ha en plan innebär att välja vem som ska involveras i designfasen, att fastställa den tillgängliga budgeten och att definiera kommunikations- och utbildningsstrategin för att säkerställa att intranätet tas i bruk.

Allt måste bestämmas i förväg för att undvika överraskningar under projektets gång.

Av denna anledning rekommenderar vi:

• Skapa ett team som ansvarar för designen.
• Utvärdera vilka funktioner och resurser som ska ingå i intranätet för att fastställa en realistisk budget.
• Identifiera vilka kommunikationsmedel som föredras av medarbetarna på företaget, vilka fördelar det nya intranätet ger dem och vilka IT-kunskaper som saknas, för att kunna definiera en lämplig intern kommunikations- och utbildningsstrategi.
• Ständigt övervaka insamlingen av feedback från användarna och utvecklingen av projektet.

3. Välja de verktyg som ska göras tillgängliga

Vi har redan sett varför analysfasen är avgörande för utformningen av företagets intranät. Bland all användbar information som kan erhållas gör analysfasen det möjligt att förstå vilka verktyg som inte får saknas på intranätet, baserat på användarnas preferenser och vad de behöver för att göra sitt jobb bättre.

Att definiera "Killer Apps" är därför ett viktigt steg för att skapa ett användbart intranät som intresserar och anammas av alla på företaget.

Efter många års erfarenhet av intranätutveckling har vi skapat några funktioner som bidrar till att uppnå detta mål. Nedan listar vi några exempel på våra webparts som spelar rollen som Killer App:

• Webpart för att lägga upp och ansöka till lediga tjänster, med hjälp av den personliga profilen på SharePoint-intranätet.
• Webpart för att snabbt reservera utrymmen och resurser, från skrivbord till parkeringsplats på företagets parkeringsplats.
• Webpart för att dela inlägg från företagets LinkedIn-, Facebook-, Instagram- och TikTok-profiler.

4. Använda rätt övervakningsverktyg

Det räcker inte att sätta upp mål och nyckeltal för att intranätet ska bli framgångsrikt. Du måste kontinuerligt övervaka resultaten för att kunna bedöma hur effektiv din investering är och förstå hur du kan förbättra intranätet för att öka användarnas engagemang och den kollektiva produktiviteten.

Det finns gott om verktyg för att spåra intranätets prestanda, vissa till och med integrerade i SharePoint.

Men det är inte så lätt att på rätt sätt övervaka resultaten av ett intranätprojekt. Faktum är att få av de tillgängliga verktygen ger detaljerad in sikt i vad som verkligen är viktigt: hur mycket och hur intranätet används i företaget.

För att hjälpa våra kunder att få användbara insikter för att fortsätta förbättra det intranät som de bygger tillsammans har vi utvecklat Intranet Analytics. Vår komponent används för att mäta effektiviteten hos den digitala arbetsplatsen Microsoft 365 och SharePoint-intranätet, med detaljerade rapporter om användarnas beteende.

Det gör det sedan möjligt att berika SharePoints analysfunktioner för att få information som t.ex:

• enskilda sidvisningar
• varaktighet för enskilda sessioner
• använda söknycklar
• åtkomst till dokument
• etc.

Dessutom kanvår funktionalitet integreras med Google Analytics och andra tredjepartsverktyg för ännu djupare analys av intranätet.

5. Definiera strategin för styrning

Dagen efter att intranätet har tagits i drift börjar planen för styrning.

För att lyckas med den här fasen finns det en lista över åtgärder som bör ingå i ett styrningsprogram. I allmänhet rekommenderar vi att man definierar följande i förväg:

1. De externa delningsalternativen för varje webbplats.
2. Sätten att spåra externa användares åtgärder.
3. Hur nya innehållsområden ska tillhandahållas på intranätet.
4. Vilka behörigheter som ska delas ut till interna användare inom företaget.

Hur kan Microsoft hjälpa oss att bygga ett intelligent intranät?

Att skapa ett smart företagsintranät är möjligt tack vare Microsoft 365-teknik.

I produktsviten Microsoft 365 (tidigare Office 365) blir SharePoint kärnan i många tjänster med avancerade funktioner för att:

• hantera dokumentens livscykel
• skapa och dela innehåll
• lagra data på ett säkert sätt
• samordna interna processer

Det är därför den bästa plattformen för att skapa ett intranät och förändra företagets produktivitet.

Här är de områden som Microsoft utvecklar för att berika funktionaliteten i sin digitala arbetsplats, där SharePoint står i centrum.

1. Engagemang och samarbete mellan kollegor

Det sker fortsatta investeringar i samarbetsplattformar som integreras med intranätet SharePoint Online och som erbjuder ytterligare funktionalitet för att förbättra samarbetet och kommunikationen i företaget. Bland dessa plattformar kan vi inte låta bli att nämna Microsoft Teams och Viva Engage (lösningen som tog Yammers plats på den digitala arbetsplatsen Microsoft 365).

2. Kopplar samman människor, nyheter, kunskap och applikationer

Publiceringssystemet som finns på SharePoint Online-webbplatser, framför allt intranätet, utvecklas. Med ankomsten av Home Sites och nya funktioner för skapande av innehåll på sidan är det inte möjligt att identifiera verktyg på marknaden som kan konkurrera med SharePoint för att skapa ett intelligent intranät.

3. Kunskapshantering

Vi kommer snart att se ett stort skifte i innehållshantering för intranät, och SharePoint Online leder denna omvandling med skiftet från informationshantering till kollektiv kunskapshantering.

Så här skapar du en intranätwebbplats med SharePoint

För att skapa ditt företags intranät med SharePoint Online måste du först logga in på microsoft365.com för att öppna SharePoint-applikationen och komma till startsidan.

När du är på startsidan klickar du på objektet "Skapa webbplats" längst upp till vänster.

SharePoint kommer att fråga dig om du vill skapa en teamwebbplats eller en kommunikationswebbplats.

Om du inte känner till skillnaden mellan dessa två typer av webbplatser hittar du all information nedan; annars kan du gå direkt till nästa stycke för att gå in på detaljerna om hur du bygger grunden för ditt intranät.

Skillnaden mellan en teamwebbplats och en kommunikationswebbplats i SharePoint

En team- eller samarbetswebbplats är utformad för att förbättra samordningen och kommunikationen mellan användare som behöver arbeta tillsammans i ett projekt.

Den innehåller funktioner för att hantera dokumentbibliotek, delad kalender och SharePoint-listor genom vilka man kan dela upp arbetsbördan mellan medlemmarna i ett team.

En kommunikationswebbplats, å andra sidan, används för att dela information med en bred publik av användare, som inte är begränsad till medlemmarna i ett enda team.

Till skillnad från teamwebbplatser, som fokuserar på att hantera affärsprojekt, fokuserar kommunikationssajter på att dela nyheter och information. Intranätet är ett tydligt exempel på detta.

Vi väljer därför att skapa en SharePoint-kommunikationswebbplats.

De viktigaste stegen för att skapa ditt intranät med SharePoint

När du har valt alternativet "kommunikationswebbplats" börjar den verkliga processen med att skapa intranätet.

För att komma igång tillhandahåller Microsoft flera mallar för att påskynda skapandet av en kommunikationswebbplats som är avsedd för:

• Krishantering
• Avdelningsspecifikt innehåll
• Tjänster och nyheter inom personalområdet
• Möjligheter och interna utbildningar

Tyvärr finns det dock fortfarande ingen riktig färdig mall tillgänglig för företagets intranät. Rådet är att börja från början och använda mallen "Blank".

Nu är det dags att välja namn på intranätet.

Det här är ett viktigt steg eftersom namnet måste kunna förstärka varumärket och samtidigt vara lätt för användarna att komma ihåg.

Här är några av våra bästa tips för att ge intranätet ett meningsfullt och minnesvärt namn:

1. Återanvänd företagsnamnet.
   Företaget Contoso kan till exempel kalla sitt intranät för "OneContoso" eller "WeContoso" (för att betona känslan av enighet och gemenskap), eller välja att kombinera varumärket med termen "intranät", vilket i det här fallet resulterar i "InContoso"
   
   
2. Hänvisa till syftet med intranätet.
   I det här fallet kan några exempel vara "MyWorkplace", "Connect", "TheSpot" eller "TheHub" En av våra kunder följde detta mönster och döpte det intranät som vi utformade tillsammans till "ThePipeline" En annan kund gjorde ett verkligt originellt val med namnet "Agora"
   
   
3. Undvik namn som är för långa eller som inte går att uttala.
   De skulle inte bara vara svåra att komma ihåg, utan också göra det komplicerat att dela intranätadressen.
   
   
4. Ta inspiration från vad företaget gör.
   Ett bra exempel är från en av våra kunder som arbetar inom jordbrukssektorn och bestämde sig för att kalla intranätet för "Mandarin" Det säger sig självt hur portalen anpassades, med orange nyanser och rundade silhuetter.
   
   
5. Involvera de personer som ska använda intranätet.
   Du kan använda dig av enkäter och frågeformulär för att samla in kollegornas idéer eller be dem rösta på det namn de föredrar bland dem som företaget föreslår.

När du har valt ett namn för intranätet kommer SharePoint att be dig att skriva en kort beskrivning av den nya webbplatsen och att välja standardspråk. Valet av språk är det andra viktiga momentet i skapandet av intranätet, eftersom SharePoint inte tillåter att man ändrar det i efterhand.

Så snart du går in på den tomma webbplatsen rekommenderar vi att du väljer företagstema för att tillämpa lämplig färgpalett på SharePoint-kontroller, etiketter och grafiska element. För att göra detta, helt enkelt:

• gå till Inställningar, uppe till höger
• klicka på objektet "Ändra utseende"
• välj det tema du föredrar

Du kan välja mellan mallar som erbjuds av Microsoft och använda dem som de är för att påskynda skapandet av intranätet. Eller så kan du välja en mall och anpassa den, kanske för att anpassa paletten till företagets varumärkesfärger. För mer anpassning tillåter SharePoint dig att skapa ditt tema från början.

Under "Ändra utseendet" kan du också ändra utseendet på:

• Header, med specifika inställningarför
  • layout (minimal, kompakt, standard och utökad)
  • bakgrundsfärg, som ska aktiveras eller inte med en graderad transparens
    (färgen hämtas automatiskt från den palett som valts som webbplatsens tema)
  • titel, ska vara aktiverad eller inte
  • logotyp, som ska laddas upp
    
    
• Navigeringsfält, med specifika inställningarför
  • lägga till/ta bort länkar
  • lägga till/ta bort etiketter (grupper av länkar)
  • länkträd, infoga underlänkar för huvudposter
    (bäst att inte överskrida 3 nivåer, för att upprätthålla god användbarhet)
    
    
• Sidfot

Därefter är det dags att definiera innehållet i intranätet, med start på startsidan.

Välj bara "Redigera" i det övre högra hörnet för att komma igång.

SharePoint Online är ett kraftfullt verktyg för innehållshantering, vilket gör att en mängd olika innehåll kan placeras på var och en av sidorna på dess webbplatser.

Först kan redaktörerna ändra antalet och formateringen av de sektioner som utgör en sida för att definiera den struktur som kommer att hysa de enskilda delarna av innehållet.

Efter att ha ställt in sidstrukturen är det sedan möjligt att infoga webbdelarna i det text- och multimediainnehåll som stöds av SharePoint. Bland dessa lyfter vi fram:

• nyheter
• kalender
• organisationsschema
• powerBI-rapporter
• enstaka bilder eller karuseller
• frågeformulär i Microsoft Forms
• youTube- eller Microsoft Stream-videor
• etc.

Web parts kan utökas med anpassade funktioner, till exempel de som erbjuds i våra intranätplaner.

Baserat på de projekt som genomförts med våra kunder har vi utvecklat mer än 50 komponenter för att berika funktionaliteten i SharePoint Online när det gäller kommunikation, samarbete, produktivitet, kunskapsdelning och utbildning. Exempelvis finns webparts tillgängliga i våra planer för att:

• hantera hela livscykeln för dokument
• hitta interna kontakter och lära känna dina kollegor bättre
• få tillgång till företagets favorit- eller rekommenderade arbetsappar
• ansöka till lediga tjänster och påskynda urvalsprocessen
• publicera nyheter och kommunikation för användargrupper med hjälp av dynamisk grafik och integration med Microsoft Teams för att säkerställa maximal mottagning

Oavsett om det handlar om standardiserade eller anpassade webbdelar bör du komma ihåg att dina webbdelar för intranät ska väljas utifrån kollegornas verkliga behov och de processer som kännetecknar ditt företag.

När de användbara webbdelarna har lagts in återstår bara att skapa, publicera och ständigt uppdatera innehållet på intranätet. Så att användarnas intresse hålls högt över tiden.

Som avslutning erbjuder vi nedan en sammanfattande tabell med de viktigaste stegen att följa för att skapa ett intranät med SharePoint Online:

Vad är ett intelligent intranet?

Ett intelligent intranet är ett internt företagsnätverk som stödjer de anställdas dagliga aktiviteter och förbättrar produktiviteten och välbefinnandet. Det erbjuder avancerade funktioner såsom informationssökning, kommunikation mellan kollegor, dokumenthantering och uppdaterat innehåll.

Vad är de huvudsakliga målen med ett intelligent intranet?

De viktigaste målen med ett intelligent intranet är: öka användarengagemanget, förbättra produktiviteten och välbefinnandet i företaget samt öka företagets lönsamhet och konkurrenskraft.

Hur utformas ett intelligent intranet?

Designen av ett intelligent intranet innefattar flera faser: analys av företagskontexten, definition av strategiska och operativa mål, analys av slutanvändarens behov genom fokusgrupper, enkäter och intervjuer, planering av förändringar, val av verktyg och funktioner samt kontinuerlig prestationsövervakning.

Vilka är de grundläggande funktionerna i ett intelligent intranet?

De grundläggande funktionerna inkluderar: verktyg för sökning och dokumenthantering, intern kommunikation och push-notiser, kontaktregister, samarbetesverktyg, dedikerade utrymmen för avdelningar och stöd för utbildning och dataanalys.

Hur kan en effektiv adoption av intranätet säkerställas?

För att säkerställa en effektiv adoption av intranätet är det nödvändigt att erbjuda kontinuerlig utbildning genom webbseminarier, utbildningsinnehåll, live-evenemang och guidade turer av funktionerna. Dessutom är det viktigt att kontinuerligt övervaka användarfeedback och förbättra plattformen baserat på deras behov.

Vilka är fördelarna med ett intranet integrerat med Microsoft 365?

Ett intranet integrerat med Microsoft 365 erbjuder många fördelar, inklusive: avancerad dokumenthantering, realtidssamarbete genom Microsoft Teams, skapande och delning av innehåll med SharePoint, prestandaanalys med PowerBI och stöd för företagsproduktivitet med verktyg som Microsoft Forms och Viva.

Hur kan resultaten av ett intelligent intranet utvärderas?

Resultaten av ett intelligent intranet kan utvärderas genom kvantitativa KPI:er såsom antalet sidvisningar, unika användare, sessionslängd och interaktioner med företagskommunikation. Verktyg som Intranet Analytics, integrerade med SharePoint och Google Analytics, hjälper till att spåra prestanda och kontinuerligt förbättra plattformen.

Vilka är de viktigaste stegen för att skapa ett intranet med SharePoint?

De viktigaste stegen för att skapa ett intranet med SharePoint inkluderar: skapa en kommunikationssida, välja ett meningsfullt namn, välja standardspråk, tillämpa företagets tema, anpassa navigeringen, strukturera innehållssidor med sektioner och webbdelar samt hålla innehållet uppdaterat.