De oplossing voor het SharePoint Online intranet waarmee je bedrijfsdocumenten kunt verspreiden en de raadpleging ervan kunt bijhouden, dankzij integratie met Power BI.
Document Acknowledgement:
Waarom heeft jouw bedrijf het nodig?
Onze component vereenvoudigt het beheer en de naleving van bedrijfsdocumenten en helpt u belangrijke procedures te verspreiden en de raadpleging ervan te controleren.
U kunt snel toegang geven tot documenten die u op het SharePoint-intranet kunt bekijken, zodat collega's altijd up-to-date zijn en de compliancerisico's voor interne activiteiten afnemen.
Collega's vragen om documenten in te zien
Door onze component in een documentbibliotheek te integreren, kunnen gebruikers van Editor "Acknowledgement" zien als een van de acties die standaard beschikbaar zijn in SharePoint Online. Met deze opdracht kan rechtstreeks vanuit de documentbibliotheek een melding worden verzonden om collega's te waarschuwen voor nieuwe inhoud die kan worden bekeken.
Meldingen kunnen vergezeld gaan van aangepaste berichten en verzonden worden naar:
- Individuele gebruikers
- Microsoft 365-groepen
- Distributielijsten (zelfs met gastgebruikers)
Snelle toegang tot te bekijken documenten
Gebruikers die ontvangers zijn van meldingen ontvangen automatisch een e-mail met alle nuttige informatie over de gedeelde documenten, zoals:
- ID-nummer
- Documentnaam
- Datum van toevoeging aan de documentbibliotheek
Daarnaast bevat de meldingse-mail links naar de afzonderlijke documenten, zodat ze snel kunnen worden geraadpleegd op de speciale SharePoint intranetpagina en gebruikers kunnen bevestigen dat de documenten zijn bekeken.
Weergave van verschillende versies van je documenten beheren
Maak optimaal gebruik van het versiebeheersysteem van documentbibliotheken in het SharePoint Online intranet. Telkens wanneer er een nieuwe versie van een document in de documentbibliotheek wordt gepubliceerd, worden de ontvangstbevestigingen die collega's op de vorige versie van het bestand hebben gemaakt, ongeldig gemaakt en wordt er een e-mail naar hen gestuurd waarin om een nieuwe ontvangstbevestiging wordt gevraagd.
Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat collega's op de hoogte zijn van de laatste versie van de procedures van uw bedrijf.
Intranetpagina's en -archieven voor bevestiging van documenten
Wij zorgen voor de configuratie van de pagina gewijd aan erkenning, inclusief de SharePoint Online-lijsten.
Documenten kunnen worden onderverdeeld in thematische documentbibliotheken op basis van de behoeften van uw bedrijf. We kunnen bijvoorbeeld een bibliotheek maken met inwerkprocedures voor nieuwe medewerkers of ruimtes voor handleidingen.
SharePoint Online-bibliotheken worden zo gecentraliseerde archieven waar gebruikers zelfstandig toegang toe hebben om nieuwe inhoud te bekijken of om bevestiging te vragen aan collega's.
Deze archieven vereenvoudigen ook het werk van redacteuren, die bedrijfsprocedures kunnen uploaden, wijzigen, verspreiden en raadplegen op één centraal punt op het intranet.
Document acknowledgement:
Wat zijn de voordelen?
Ons component helpt u bij het verwijzen naar en vastleggen van het lezen van bedrijfsdocumenten die zijn opgeslagen in SharePoint Online-bibliotheken.
In een mum van tijd beschikt uw bedrijf over een eenvoudig en veilig proces om ervoor te zorgen dat gebruikers op de hoogte zijn van de procedures, richtlijnen en voorschriften die nodig zijn om hun dagelijkse activiteiten uit te voeren.
Stuur automatische e-mailmeldingen en krijg met één klik toegang tot documenten die moeten worden beoordeeld, dankzij de opdracht Acknowledgement op de speciale pagina van uw SharePoint-intranet.
Raadpleging van documenten volgen met Power BI
Dankzij de integratie met Power BI kan onze component je een gedetailleerd overzicht geven van de raadpleging van bedrijfsdocumenten die met collega's worden gedeeld. Managers hebben toegang tot een dynamisch rapport om de raadpleging van documenten in SharePoint Online te controleren en de gegevens te analyseren die door onze functionaliteit zijn verzameld met behulp van filters zoals:
- Naam ontvanger
- Afdeling ontvanger
- Titel van het te raadplegen bestand
- Datum verzonden Bevestigingsbericht
- Datum van raadpleging door de ontvangende gebruiker
Eenvoudige installatie
Wij houden toezicht op de installatie van onze component in de SharePoint-documentbibliotheken van uw bedrijf.
Onze experts bieden voortdurende ondersteuning bij het beheer van de meldings- en bewakingsfuncties voor het raadplegen van documenten en helpen u ook bij het beheren van de informatie in Power BI.
Het complete SharePoint intranet
geïntegreerd met Microsoft 365,
vanaf 3.650 €/jaar.
intranet.ai
is de oplossing om
kosten te besparen en
implementatietijden te verkorten.
Operationeel binnen 24 uur na aankoop, met 5 dagen advies.
50+ apps voor communicatie, training en het delen van bedrijfskennis.
In staat om uw investering in Microsoft 365 en Microsoft Viva te maximaliseren.
