Azienda digitale cloud: guida alla digitalizzazione con la intranet

Per rimanere competitivi in un mercato in rapida evoluzione, la trasformazione digitale è un processo che non può essere trascurato. Ogni giorno, milioni di imprese scelgono di diventare un'azienda digitale cloud, adottando soluzioni personalizzate per ottimizzare i processi interni, aumentare la produttività e migliorare l'employee experience.

La digitalizzazione inizia quindi con l'adozione di strumenti in grado di supportare le attività quotidiane dei lavoratori. Tra questi strumenti, uno dei migliori è sicuramente il digital workplace di Microsoft 365, al cui centro troviamo la intranet di SharePoint Online.

In questo articolo, approfondiremo come e perché utilizzare la intranet per guidare la trasformazione digitale nella propria azienda. Vedremo anche i passaggi da seguire per gestire con successo il processo di digitalizzazione, insieme ai consigli e ai suggerimenti dei nostri esperti.

Cosa troverai in questo articolo

Azienda digitale cloud: cosa significa?
Trasformazione digitale in azienda: come scegliere lo strumento giusto?
Trasformazione digitale in azienda: perché la intranet è la soluzione migliore?
Trasformazione digitale e intranet: fasi di progettazione
Azienda digitale cloud: perché usare Microsoft 365 per la digitalizzazione?

Azienda digitale cloud: cosa significa?

La digitalizzazione aziendale è un cambiamento profondo nei modelli di lavoro e di collaborazione che caratterizzano le attività di un'organizzazione. In questo contesto, il termine "azienda digitale cloud" fa riferimento a un'organizzazione che utilizza le tecnologie cloud per gestire questo cambiamento e raggiungere l'obiettivo di aumentare la propria flessibilità ed efficienza grazie all'adozione di piattaforme interconnesse, accessibili da qualsiasi dispositivo e capaci di adattarsi rapidamente alle esigenze del mercato e dei lavoratori.

Affidarsi al cloud consente infatti alle aziende di creare un'infrastruttura IT più agile, riducendo i costi necessari per la sua implementazione e manutenzione. Ma non a scapito della sicurezza; al contrario, le tecnologie cloud di ultima generazione, come quelle progettate da Microsoft, si basano su sistemi avanzati per la protezione dei dati e l'accesso alle informazioni che vengono scambiate ogni giorno tra colleghi, collaboratori e persone esterne all'organizzazione.

Come dicevamo, un'espressione raffinata di questo approccio è Microsoft 365, che permette la creazione di un digital workplace basato sul cloud di Microsoft tramite cui gestire documenti, comunicazioni e processi aziendali in un ecosistema centralizzato e collaborativo. Questo tipo di approccio è parte integrante della più ampia "trasformazione digitale", un percorso che consente alle aziende di sfruttare appieno dati e tecnologie per migliorare la competitività.

Tuttavia, un cambiamento così radicale può creare complessità, soprattutto per i lavoratori che dovranno utilizzare gli strumenti messi a disposizione dall'azienda per svolgere le proprie attività. Per evitare che ciò comporti un rallentamento nella crescita aziendale, è fondamentale scegliere con cura la tecnologia su cui basare il nuovo digital workplace e accompagnare i colleghi nel suo utilizzo. Ovvio che più gli strumenti adottati sono intuitivi, minore sarà l'investimento in formazione.

Azienda digitale cloud: da dove partire?

Per digitalizzare con successo la propria azienda, è essenziale fornire ai lavoratori un unico accesso a tutte le risorse di cui hanno bisogno, in qualsiasi momento e da qualunque dispositivo. Questa accessibilità viene garantita dai moderni sistemi cloud e rappresenta la base per un digital workplace realmente efficace.

Affidarsi a una piattaforma cloud completa come Microsoft 365 significa mettere a disposizione un ambiente di lavoro centralizzato, capace di connettere funzionalità, risorse e applicazioni aziendali in una sola interfaccia, semplice da navigare e da utilizzare. Nel caso di Microsoft 365, la intranet creata con SharePoint Online svolge un ruolo fondamentale nel mettere in connessione informazioni, azienda e persone.

Prima però di addentrarci nei dettagli del digital workplace di Microsoft 365, vediamo le caratteristiche chiave che una qualsiasi soluzione cloud deve possedere per garantire una corretta gestione della trasformazione digitale in azienda.

Che cos'è il Microsoft Modern Workplace?

Cos'è intranet.ai?

intranet.ai è la intranet aziendale pronta all'uso, progettata per ridurre costi e tempi di implementazione, e creare un ambiente di lavoro digitale collaborativo e moderno:

Da 3.650 €/anno per una intranet completa
50+ applicazioni, tra cui ricerca avanzata, sistema di gestione documentale, notifiche push via Teams, organigramma, profilo personale e pagine FAQ
Integrata con SharePoint Online e Microsoft 365

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Trasformazione digitale in azienda:
come scegliere lo strumento giusto?

La trasformazione digitale è oggi una necessità strategica per le aziende che vogliono rimanere competitive e la scelta della tecnologia con cui realizzare questo cambiamento, dall'impatto tanto strutturale come culturale, è quanto mai essenziale.

Sbagliare significherebbe compromettere la crescita aziendale, generando frustrazione tra i lavoratori e perdendo terreno in un mercato che non aspetta, oltre che perdere l'investimento fatto.

I moderni sistemi cloud, come Microsoft 365, sono una risposta sicura a questa necessità. Permettono infatti di creare un digital workplace capace di ottimizzare i processi aziendali e migliorare la comunicazione tra colleghi, con un conseguente aumento della produttività e del benessere in azienda.

Per fornire supporto nella scelta della giusta tecnologia, vediamo qui le caratteristiche che una soluzione cloud deve avere per accompagnare le aziende nel loro percorso di digitalizzazione.

1. Utilità quotidiana

La giusta soluzione cloud deve, prima di tutto, integrarsi perfettamente nella routine dei lavoratori, facilitando l’accesso alle informazioni e rendendo più fluida la comunicazione con i colleghi. Di conseguenza, non solo riduce il tempo impiegato per trovare dati e documenti, ma offre un supporto concreto alle attività quotidiane, trasformandosi in uno strumento di lavoro indispensabile.

Se la soluzione adottata non ha un’utilità tangibile, rischia di essere abbandonata dopo poco, vanificando l’investimento fatto dall'azienda.

2. Esperienza utente

Porre l'utente al centro della propria strategia di digitalizzazione significa creare un digital workplace dove ogni persona possa trovare facilmente contenuti rilevanti, aggiornamenti sui progetti a cui partecipa e gli strumenti per comunicare e collaborare con i colleghi, indipendentemente dalla sede di lavoro. Un'azienda dovrebbe quindi adottare una piattaforma in grado di offrire un’esperienza personalizzata, con comunicazioni e risorse utili per il singolo utente.

Un esempio è la intranet aziendale, che va oltre il semplice sito di comunicazione interna per costituire il nucleo del digital workplace di Microsoft 365, dove poter scambiare idee, dare e ricevere feedback, contribuire alle iniziative e rimanere sempre informati su ciò che accade in azienda. Oltre ai contenuti mirati all'engagement, la intranet offre importanti funzionalità per personalizzare l'esperienza degli utenti. Tra queste, sottolineiamo l'uso di tag e categorie per targhettizzare le informazioni fornite dall'azienda nel portale.

Esempio di intranet basata su SharePoint Online con intranet.ai

3. Aggiornamenti in tempo reale

In un'azienda digitale, comunicazioni, documenti e conoscenze dovrebbero essere accessibili a tutti i lavoratori, in qualunque momento e su qualsiasi dispositivo. Al momento di scegliere quale tecnologia implementare per gestire il flusso continuo di informazioni, occorre quindi valutare la capacità di una soluzione di:

Tenere i lavoratori sempre aggiornati, ovunque si trovino.
Favorire un coinvolgimento attivo nelle notizie aziendali.
Diffondere gli avvisi in base a specifici gruppi di utenti.

Un esempio di funzionalità utile a tale scopo è il sistema di notifiche push sviluppato dai nostri esperti, che consente di portare le notizie aziendali nell'app di Microsoft Teams per garantirne la massima visibilità e, allo stesso tempo, fornire agli utenti un accesso rapido agli ultimi contenuti pubblicati nella intranet.

4. Conoscere meglio l'azienda

A volte capita di aver bisogno dell'aiuto di un collega per completare un'attività, ma spesso non si sa a chi rivolgersi. Anche se l'azienda è composta da poche persone, può infatti succedere di non sapere a chi chiedere una determinata informazione. Soprattutto, quando occorre chiedere l'aiuto di persone esterne al proprio team o dipartimento.

La trasformazione digitale di un'azienda dovrebbe risolvere questo tipo di problematiche e favorire la creazione di una rete di conoscenze condivise, che includa anche informazioni per trovare e contattare i colleghi più facilmente.

Per esempio, nella nostra soluzione intranet, abbiamo inserito funzionalità specifiche per esplorare la struttura aziendale e conoscere le persone che ne fanno parte. Tra queste, emergono:

Organigramma intelligente
People Directory, integrata con l'organigramma
Profilo personale, integrato con la people directory

Come appare evidente, si tratta proprio di funzionalità interconnesse che hanno l'obiettivo di aiutare gli utenti a trovare sempre la persona giusta per ogni situazione. In più, le informazioni presenti nel profilo personale sono indicizzate in ricerca. Ciò significa che basta usare una parola come "marketing" per trovare subito le persone di questo dipartimento.

Panoramica della People Directory di intranet.ai

5. Collaborazione

Conoscere i colleghi è solo il primo passo per migliorare la collaborazione in azienda. Il secondo consiste nell'accesso a strumenti che rendano questa collaborazione fluida ed efficiente. Le moderne soluzioni cloud mettono a disposizione spazi dedicati alla collaborazione, dove i membri di un dipartimento o le persone coinvolte in un'iniziativa aziendale possono scambiare idee e condividere materiali, senza che vadano persi nel flusso di comunicazione generale.

Ogni team dovrebbe avere la possibilità di accedere a un'area di lavoro privata, magari dotata di funzionalità come calendari condivisi, planner con attività assegnate ai singoli membri e chat per mantenere la conversazione focalizzata sul progetto in corso.

6. Gestione dei documenti

Una soluzione efficace per la trasformazione digitale in azienda non solo aiuta gli utenti a trovare subito le informazioni di cui hanno bisogno, ma supporta anche la creazione di archivi condivisi tramite cui digitalizzare i documenti aziendali e ottimizzarne la gestione.

Dei buoni archivi digitali permettono agli utenti di collaborare sui documenti, tracciare le modifiche apportate dai colleghi, accelerare il processo di approvazione e organizzare le procedure in base a categorie personalizzate.

Con le sue funzionalità per la gestione documentale, SharePoint Online offre un sistema completo di document management che include:

cronologia delle versioni
controllo granulare degli accessi
supporto alla collaborazione in tempo reale
metadati per semplificare l'archiviazione e il recupero dei file

Gestione documentale nella intranet SharePoint di intranet.ai

7. Coinvolgimento

Un digital workplace di successo non si limita a ottimizzare i processi interni, ma crea una community aziendale in cui ogni utente si sente protagonista. Il coinvolgimento aumenta quando le persone sono motivate a partecipare, a collaborare e a contribuire attivamente alle iniziative e alle strategie promosse dall'organizzazione.

Tecniche come la gamification — che stimolano la partecipazione attraverso sfide e obiettivi condivisi, premiando i risultati — aiutano a trasformare il lavoro quotidiano in un’esperienza gratificante, migliorando non solo la produttività, ma anche la soddisfazione personale.

La community aziendale, supportata da piattaforme digitali, facilita un dialogo costante con il management, consentendo a tutti i membri dei team aziendali di contribuire al processo decisionale e di ricevere un riconoscimento tangibile per il loro contributo. Questa connessione favorisce la creazione di una cultura aziendale positiva, in cui il senso di appartenenza e la fiducia reciproca sono rafforzati, portando benefici duraturi in termini di innovazione e crescita collettiva.

8. Analisi delle performance

Per un'azienda che intende digitalizzarsi, è importante poter contare su una soluzione che includa funzionalità specifiche per monitorare l'efficacia della propria strategia di trasformazione digitale.

Il digital workplace di Microsoft 365 mette a disposizione molti strumenti per l'analisi e il tracciamento dei dati relativi a questo processo. SharePoint, ad esempio, permette di tenere traccia dell'utilizzo della intranet aziendale e dei siti di collaborazione che l'azienda ha fornito a team e dipartimenti. Le funzionalità di reporting di SharePoint offrono insight dettagliati sull’accesso ai documenti, sull'efficacia della ricerca delle informazioni e sul tasso di adozione dei suoi siti.

Inoltre, strumenti come Viva Insights forniscono un quadro completo sui livelli di produttività e benessere in azienda, identificando pattern di lavoro che possono essere migliorati. Viva Insights permette, per esempio, di monitorare il tempo dedicato alle riunioni, alle attività individuali e alla formazione, dando anche consigli personalizzati ai singoli utenti per migliorare la loro gestione del tempo, dello stress e delle priorità.

Strumento per l'analisi delle performance della intranet SharePoint di intranet.ai

9. Supporto alle Risorse Umane

Le Risorse Umane giocano un ruolo fondamentale nel processo di digitalizzazione di un'organizzazione, fornendo supporto ai colleghi per orientarsi nel nuovo ambiente di lavoro digitale. È quindi giusto che l'azienda supporti a sua volta le attività del team HR, mettendo a disposizione dei suoi membri i giusti strumenti per valorizzare il talento, favorire la produttività e alimentare il benessere dei lavoratori.

Nel digital workplace di Microsoft 365, diversi strumenti si combinano per semplificare il lavoro delle Risorse Umane, contribuendo a costruire una cultura aziendale più solida e resiliente. Vediamo alcune di queste funzionalità qui di seguito.

Intranet SharePoint per ottimizzare i processi HR: la intranet di SharePoint Online può ospitare sezioni specifiche per le attività delle Risorse Umane, che possono essere utilizzate per centralizzare le risorse utili ai lavoratori e semplificare processi come l’onboarding. Grazie alla creazione di aree dedicate, per esempio, i neoassunti possono trovare facilmente documenti, tutorial, FAQ, contatti e applicazioni di lavoro, così da imparare presto come gestire le nuove mansioni senza dipendere dai colleghi.
Viva Learning per la formazione: integrato in Microsoft 365, Viva Learning serve per migliorare l'esperienza di formazione interna, permettendo anche alle Risorse Umane di proporre corsi mirati e monitorare il progresso dei colleghi nello sviluppo delle proprie competenze.
Viva Insights per il benessere e la produttività: grazie a strumenti come Viva Insights, le Risorse Umane possono ottenere una panoramica sui modelli di lavoro più diffusi all'interno dell'organizzazione e monitorare KPI come il tempo che i colleghi dedicano a riunioni, scrittura di e-mail, formazione e attività individuali. Questi dati consentono di intervenire con iniziative mirate a creare un ambiente di lavoro più sano ed equilibrato.
People Directory, organigramma e profili personali: abbiamo sviluppato queste funzionalità, integrate con la intranet di SharePoint, per consentire alle Risorse Umane di avere sempre informazioni aggiornate sulle competenze presenti in azienda, così da individuare facilmente sia eventuali lacune sia potenziali candidati per le posizioni interne. In questo modo, possono evitare di ricercare nuovo personale all'esterno dell'organizzazione, valorizzando invece le risorse già presenti. Un approccio che, quindi, non solo ottimizza il processo di selezione, ma offre anche ai colleghi nuove opportunità di carriera o cambi di mansione, incentivandone la crescita in azienda.
Intranet SharePoint e Viva Engage per il coinvolgimento: la intranet di SharePoint Online supporta la pubblicazione di sondaggi, eventi e pagine dedicate a iniziative pensate per coinvolgere i colleghi nella vita aziendale. Grazie poi all'integrazione con le community di Viva Engage, tutte le persone in azienda hanno la possibilità di creare gruppi dedicati ad argomenti di loro interesse e a partecipare alle discussioni con funzionalità tipiche dei social media, come reazioni, Like, pubblicazione di storie e post personali. Ciò aiuta le Risorse Umane a tenere unita la community aziendale, stimolando lo scambio di conoscenze e la collaborazione.

Pubblicare sondaggi nella intranet SharePoint di intranet.ai

10. Supporto alla leadership

La leadership deve poter contare sulla giusta tecnologia per guidare la trasformazione digitale e riuscire a sfruttarne il potenziale per ottimizzare i processi di comunicazione, gestione dei team e implementazione delle strategie aziendali. Con Microsoft 365, i manager hanno a disposizione un digital workplace completo per rispondere a questa esigenza.

Partendo dalla comunicazione, Microsoft 365 fornisce strumenti che consentono ai leader di comunicare in modo trasparente e accessibile a tutti i livelli dell'organizzazione.

Intranet SharePoint: la intranet di SharePoint Online permette di centralizzare la comunicazione interna, garantendo che gli aggiornamenti, le policy aziendali e i messaggi della leadership ottengano la massima visibilità grazie a funzionalità specifiche per l'engagement, la distribuzione e la targhettizzazione dei contenuti.
Viva Engage: Viva Engage (evoluzione di Microsoft Yammer) consente di creare il social network aziendale, dove i leader possono interagire con i team e stimolare conversazioni attorno a temi rilevanti per l'organizzazione. Con funzionalità come community e Leadership Corner, i leader hanno la possibilità di farsi conoscere dai colleghi, rispondere alle loro domande e raccogliere feedback utili per migliorare la vita in azienda.
Microsoft Stream: con Stream, i leader possono creare e diffondere video per comunicare in modo più diretto con il pubblico aziendale e approfittare di contenuti più coinvolgenti per condividere aggiornamenti oppure per promuovere nuove iniziative.

Per quanto riguarda la gestione de team aziendali, i leader hanno bisogno di strumenti che semplifichino il coordinamento delle attività e il monitoraggio dei progressi. Microsoft 365 offre soluzioni integrate per supportare i manager in questo compito.

SharePoint: consente di creare siti di collaborazione e document library, centralizzando documenti e risorse essenziali per portare avanti i diversi progetti. Questi spazi di lavoro condivisi permettono ai team di collaborare in modo ordinato, accedendo sempre alla versione più aggiornata dei file e riducendo il rischio di errori.
Microsoft Teams: lo strumento centrale per la collaborazione. Attraverso canali dedicati, chat di gruppo e videochiamate, i team possono confrontarsi in tempo reale e coordinare le attività con maggiore flessibilità. Inoltre, Teams permette ai leader di organizzare riunioni periodiche e fornire feedback tempestivi, facilitando una gestione agile dei progetti.
Microsoft Planner: permette di pianificare e monitorare il lavoro assegnato ai singoli membri del team. Ogni progetto può essere suddiviso in compiti specifici, con scadenze chiare e grafici dettagliati sullo stato di avanzamento. I manager possono così avere controllo su ogni fase del progetto, assicurandosi che le scadenze vengano rispettate e che ogni membro del team sia supportato nelle proprie attività.

Infine, la trasformazione digitale deve portare a una migliore gestione delle strategie aziendali. Nel digital workplace di Microsoft 365, Viva Goals è la piattaforma di riferimento per definire obiettivi e risultati da raggiungere secondo il framework OKR.

Viva Goals permette quindi ai manager (ma anche ai membri dei team aziendali) di impostare obiettivi chiari e misurabili, che vengono monitorati in tempo reale all'interno della piattaforma. I manager possono così garantire che le attività dei diversi team e dipartimenti siano allineati con le priorità dell'intera organizzazione.

Trasformazione digitale in azienda: perché la intranet è la soluzione migliore?

In un mondo dove velocità e capacità di adattamento sono indispensabili, le aziende hanno sempre più bisogno di adottare soluzioni che non solo supportino i processi operativi, ma li trasformino. Come abbiamo visto, una intranet aziendale ben progettata, come quella costruita con SharePoint di Microsoft 365, rappresenta un punto di svolta per la digitalizzazione delle imprese.

Con le giuste personalizzazioni, la intranet può diventare il cuore del digital workplace aziendale, dove centralizzare risorse, gestire la comunicazione interna, coordinare le attività dei dipartimenti e coinvolgere i colleghi.

Vediamo ora in che modo una intranet possa supportare concretamente il percorso di trasformazione digitale che una qualunque azienda desideri intraprendere.

Digitalizzazione e obiettivi della intranet

La digitalizzazione con la intranet va oltre il miglioramento tecnologico, per definire una strategia dedicata a migliorare processi interni e cultura aziendale.

Gli obiettivi della intranet si collegano quindi alle principali aree di miglioramento su cui un'azienda dovrebbe focalizzarsi nel processo di digitalizzazione:

Coinvolgimento dei colleghi. Un ambiente digitale che incentiva l'interazione crea una cultura aziendale più forte e duratura nel tempo. La intranet offre una vasta gamma di funzionalità per favorire la partecipazione attiva. Come menzionato già in questo articolo, l'azienda può sfruttare le funzionalità social della intranet SharePoint e l'integrazione con applicazioni Microsoft come Viva Engage per creare aree di conversazione, community tematiche, forum per incentivare lo scambio di idee, sondaggi per raccogliere feedback e altre esperienze di gamification per stimolare la collaborazione tra colleghi e incentivare l'adozione del nuovo digital workplace.
Aumento della produttività. Gestire la trasformazione digitale con la intranet garantisce l'ottimizzazione della comunicazione e dello scambio di informazioni. In particolare, gli utenti possono utilizzare la ricerca avanzata della intranet SharePoint per trovare rapidamente i documenti e i contatti di cui hanno bisogno. Oppure, possono accedere ad archivi digitali che non solo centralizzano tutte le risorse e i documenti aziendali, ma che supportano anche la collaborazione in tempo reale con colleghi e persone esterne all'organizzazione, senza mai compromettere la sicurezza dei dati. Questi sono solo alcuni esempi, ma pensiamo siano rappresentativi di come la intranet possa supportare il lavoro di tutte le persone in azienda, avendo un impatto positivo soprattutto sui processi e le attività che generalmente richiedono un grande consumo di tempo ed energie (proprio come la gestione documentale).
Gestione della conoscenza. La intranet supporta il knowledge management, facilitando la raccolta e la condivisione del know-how aziendale. Attraverso funzionalità come le pagine FAQ, gli utenti hanno la possibilità di apprendere dalle linee guida aziendali e, soprattutto, dalle esperienze dei colleghi per gestire al meglio le proprie attività e far fronte a problematiche comuni. Vengono così abbattuti i silos informativi, che spesso tengono separate le conoscenze tra team e reparti differenti. Al contrario, la intranet permette di consolidare e di rendere facilmente accessibile un patrimonio di conoscenze a beneficio dell’intera organizzazione.

Cos'è una intranet e come può guidare la trasformazione digitale

Trasformazione digitale e intranet: fasi di progettazione

Creare una intranet su misura, per gestire al meglio il passaggio verso un'azienda digitale cloud, richiede un'attenzione che va oltre la semplice scelta della giusta tecnologia. Occorre infatti definire una strategia di cambiamento che rispecchi la cultura aziendale e sia in grado di rispondere alle esigenze di tutti i membri dell'organizzazione.

La progettazione ricopre quindi un ruolo centrale nel garantire il successo della trasformazione digitale nella propria azienda. Di seguito, faremo una panoramica dei passaggi chiave per gestire al meglio le fasi di progettazione di una intranet aziendale.

Definizione delle priorità

Una solida analisi del contesto e delle necessità aziendali rappresenta il primo passo nella progettazione del digital workplace che include, ovviamente, la intranet. In questa prima fase, ci sono alcune azioni che possono aiutare l'azienda a capire quali sono le priorità da soddisfare nel percorso verso la digitalizzazione. Tra queste, evidenziamo:

Organizzare workshop e focus group, coinvolgendo tutti i membri dell'organizzazione.
Mappare i processi aziendali esistenti per identificare le aree di miglioramento.
Condurre sondaggi per comprendere le esigenze dei singoli lavoratori.
Eseguire un'analisi costi/benefici per determinare il budget da investire nella digitalizzazione.
Valutare l’infrastruttura tecnologica attuale per garantire la compatibilità con la nuova intranet.
Stabilire obiettivi misurabili e confrontarli con le best practice di aziende dello stesso settore.
Definire un gruppo di stakeholder, con rappresentanti di diversi reparti, per allineare gli obiettivi.
Identificare i KPI per monitorare l’impatto della digitalizzazione e misurarne i progressi.

Organizzazione dei contenuti

Occorre pensare fin da subito a come strutturare i contenuti nella intranet aziendale, per assicurarsi di costruire una piattaforma intuitiva, semplice da navigare e, di conseguenza, più facile da adottare per svolgere le attività quotidiane.

Priorità andrebbe data all'organizzazione delle sezioni principali, come gli archivi documentali e le aree di collaborazione, con una suddivisione che rispecchi i reparti o i temi di interesse. Sarebbe utile adottare un sistema di tag e categorie per gestire meglio l'archiviazione dei contenuti e semplificarne la distribuzione.

Per verificare che la struttura pensata sia efficace, un consiglio è quello di eseguire test preliminari con un gruppo di utenti selezionati, includendo persone con diversi livelli di familiarità con gli strumenti digitali. I loro feedback saranno preziosi per dare all'azienda un'idea di come migliorare l'esperienza utente all'interno della intranet e del digital workplace integrato.

Selezione delle funzionalità

Le funzionalità della intranet devono soddisfare le priorità identificate nella prima fase di analisi e devono poter supportare gli utenti nelle loro attività, senza appesantirne la navigazione.

Per mantenere la piattaforma intuitiva e orientata agli obiettivi aziendali, si potrebbero integrare funzionalità come:

Gestione documentale centralizzata, con ricerca avanzata e controllo delle versioni, per garantire l'accesso rapido ai documenti più recenti e ridurre il rischio di errori.
Aree di collaborazione, come spazi dedicati ai team, con strumenti di chat, planner e calendari condivisi, che facilitano la gestione delle attività di gruppo e il coordinamento tra reparti.
Notifiche push personalizzabili, per diffondere aggiornamenti o comunicazioni interne importanti, mirati a specifici dipartimenti o gruppi di utenti, evitando un sovraccarico di informazioni e assicurando che ogni utente riceva solo le notizie più rilevanti.
Directory e organigramma integrato, che consentono di esplorare la struttura aziendale per capire come sono organizzati i diversi reparti e trovare rapidamente contatti utili.

Coinvolgimento degli utenti e formazione

Per massimizzare l'investimento nella intranet, è fondamentale che gli utenti ne comprendano il valore e si sentano supportati nel percorso di adozione. Introdurre un programma di "ambasciatori" potrebbe essere la soluzione. Si tratta di selezionare tra i membri dell'organizzazioni le persone più esperte e motivate alla digitalizzazione, che possano guidare e incoraggiare i colleghi all’uso dei nuovi strumenti come la intranet.

Un ulteriore supporto può essere fornito tramite la creazione di tour virtuali e pagine FAQ che possano facilitare la scoperta delle principali funzionalità della intranet e ridurre così i tempi di apprendimento. Ad esempio, si potrebbe creare un tour personalizzato per presentare le diverse aree della piattaforma, dagli archivi alle pagine dedicate ai servizi aziendali, offrendo brevi spiegazioni su come utilizzarle.

Le iniziative di gamification sono un altro strumento utile per aumentare il coinvolgimento, soprattutto nella fase di adozione. L'azienda potrebbe decidere di assegnare badge, punti o premi agli utenti che partecipano più attivamente alle conversazioni promosse nella intranet oppure che hanno contribuito a caricare documenti nei nuovi archivi digitali. Un'altra proposta potrebbe essere quella di organizzare piccole competizioni amichevoli tra team e dipartimenti, per rendere l’uso della intranet una parte piacevole della routine lavorativa.

Valutare l'efficacia della intranet nel processo di digitalizzazione

Per garantire che la intranet aziendale soddisfi le aspettative che si nutrono nei confronti della propria strategia di digitalizzazione, è importante sapere come monitorare il tasso di adozione da parte degli utenti e l'impatto reale che la intranet ha sui livelli di produttività e benessere in azienda.

Di conseguenza, è importante conoscere le funzionalità per l'analisi dei dati che una intranet, come quella di SharePoint, mette a disposizione degli amministratori; ma è altrettanto importante definire gli indicatori di performance, sia quantitativi che qualitativi, su cui basare i dati raccolti e le proprie valutazioni.

Per aiutare in questa seconda parte, ovvero la definizione dei KPI, proponiamo di seguito alcuni esempi di metriche che si dovrebbero tenere in considerazione al momento di adottare una intranet.

Partiamo dai KPI quantitativi, che servono per monitorare tramite dato numerico l'utilizzo della piattaforma e la sua capacità di attirare e mantenere coinvolti gli utenti:

Visualizzazioni di pagina, utenti unici e durata delle sessioni. Questi dati aiutano a misurare il coinvolgimento degli utenti.
Numero di contenuti creati e documenti caricati. Dato indicativo dell'utilizzo quotidiano della piattaforma e dell'impatto su comunicazione interna, gestione documentale e scambio di conoscenze.
Interazioni con le comunicazioni interne. Numero di Like, commenti e condivisioni possono fornire insight utili per capire come migliorare la strategia di comunicazione aziendale. Per esempio, si potrebbero identificare le pagine e le tematiche che generano un minor livello di engagement e che, quindi, non risultano particolarmente utili agli utenti. Al contrario, i contenuti e gli argomenti che interessano di più ai colleghi potrebbero essere presi come punto di riferimento per migliorare la strategia di comunicazione dell'azienda.
Richieste gestite nella intranet. Dati che riflettono l'efficienza dei servizi che sono stati integrati nel portale, come le funzionalità di help desk o di prenotazione delle risorse.

Passiamo poi ai KPI qualitativi, che si focalizzano su feedback e altri dati non puramente numerici per monitorare la percezione di utilità della intranet da parte del pubblico aziendale:

Analisi delle chiavi di ricerca. Aiutano a comprendere quali informazioni vengono cercate più di frequente dagli utenti, suggerendo i contenuti che si potrebbero ampliare, aggiungere o solo organizzare meglio, per renderli più accessibili.
Feedback tramite sondaggi e focus group. Forniscono insight sul valore percepito della piattaforma e sulle possibili aree di miglioramento. Chi meglio delle persone che devono usare la intranet per svolgere le proprie attività sa come si potrebbe migliorare il portale per renderlo un supporto alla produttività ancora più efficace.

Azienda digitale cloud: perché usare Microsoft 365 per la digitalizzazione?

Microsoft 365 offre una suite completa e integrata, ideale per realizzare la transizione verso un'azienda digitale cloud. Al centro di questa trasformazione troviamo SharePoint Online, che permette di costruire una intranet moderna, accessibile e perfetta per soddisfare i requisiti e le aspettative poste nella digitalizzazione, visti insieme in questo articolo.

Microsoft 365 è un ecosistema che risponde alle principali esigenze di qualunque organizzazione: coinvolgere i colleghi, mettere in connessione persone e risorse, facilitare la gestione delle informazioni e creare una comunicazione interna più diretta e personalizzata.

Approfondiamo come la tecnologia di Microsoft 365, in particolare SharePoint, contribuisca alla costruzione di una intranet efficace per digitalizzare la propria azienda.

Coinvolgere i colleghi

L'integrazione nativa tra la intranet di SharePoint e le altre applicazioni di Microsoft 365 offre un ecosistema digitale completo, ideale per facilitare la collaborazione e la comunicazione tra colleghi, team e dipartimenti aziendali.

Ogni strumento aggiunge valore, fornendo specifiche funzionalità che supportano le attività condivise. Di seguito, forniamo una breve panoramica delle principali applicazioni di Microsoft 365 che, se integrate con la intranet, possono rafforzare la community aziendale attraverso un maggior coinvolgimento di tutte le persone che ne fanno parte.

Microsoft 365 per digitalizzare collaborazione e comunicazione
Applicazione Microsoft 365	Funzionalità	Integrazione con la intranet SharePoint
Microsoft Teams	Favorisce una gestione fluida della comunicazione interna tramite chat, riunioni e chiamate, migliorando la collaborazione tra team e singoli utenti.	Le comunicazioni pubblicate nella intranet di SharePoint Online possono essere distribuite nei gruppi e canali di Teams attraverso un sistema di notifiche push, sviluppato dai nostri esperti.
Viva Engage	Consente di creare community dedicate alle iniziative aziendali, alle comunicazioni globali o ad argomenti trasversali come benessere, tecnologia e novità di settore.	Le conversazioni delle diverse community possono essere integrate nelle pagine della intranet, creando un punto centrale per l'aggiornamento e la conversazione.
Planner	Semplifica le attività di project management tramite la divisione di un progetto in task, l'assegnazione ai membri di un team e il tracciamento dei progressi.	Le bacheche di Planner possono essere inserite in aree apposite della intranet SharePoint per centralizzare la comunicazione e la gestione delle attività condivise.
Viva Connections	Permette di accedere alla home page della intranet e ai contenuti presenti SharePoint direttamente dall'app di Teams.	Grazie a Viva Connections, la intranet di SharePoint viene integrata in Microsoft Teams, creando un unico portale per notizie e aggiornamenti.
Forms	Serve per creare sondaggi e questionari personalizzati e dal design moderno. Include funzionalità per l'analisi dei feedback raccolti, così da ottenere rapidamente insight utili per la presa di decisione.	Sondaggi e questionari possono essere incorporati nella intranet SharePoint, per arricchire pagine dedicate a eventi, iniziative o sessioni di brainstorming.

Mettere in connessione persone e risorse

Microsoft 365, con la sua intranet SharePoint, facilita la connessione tra persone e risorse aziendali, creando un ecosistema in cui i colleghi accedono facilmente a contatti, conoscenze e strumenti di lavoro. La people directory e l'organigramma migliorano la collaborazione rendendo visibili competenze e ruoli aziendali, facilitando l’identificazione dei contatti giusti per ogni progetto.

La ricerca avanzata permette, invece, di collegare persone e risorse. Gli utenti possono infatti utilizzarla per trovare in pochi secondi documenti, applicazioni e notizie rilevanti che provengono dalla intranet SharePoint e dall'ambiente Microsoft 365 integrato.

Gestione delle informazioni

Microsoft 365 è una piattaforma pensata per migliorare la gestione delle informazioni all’interno di un’organizzazione, permettendo ai team di accedere, organizzare e condividere dati e conoscenze in modo semplice e sicuro. Grazie alla gestione documentale di SharePoint, è possibile creare archivi strutturati con versioni, metadati e permessi di accesso personalizzati.

Come abbiamo visto, la ricerca avanzata della intranet consente poi di recuperare facilmente le informazioni presenti nel digital workplace integrato, velocizzando il flusso di lavoro. Questa funzionalità è potenziata dall’integrazione con altre applicazioni di Microsoft 365 come Outlook, per gestire e-mail e calendari in un unico spazio, e Teams, dove i documenti condivisi possono essere visualizzati, modificati e aggiornati in tempo reale dai vari membri del team.

Per quanto riguarda la condivisione della conoscenza, Microsoft Stream e Viva Engage supportano la diffusione di video e contenuti formativi, facilitando l'accesso alle informazioni rilevanti su iniziative, aggiornamenti e procedure aziendali. Le funzionalità interattive come sondaggi e sessioni Q&A permettono inoltre di scambiare opinioni ed esperienze personali con i colleghi, contribuendo alla creazione della knowledge base aziendale.

Infine, Power BI supporta una gestione avanzata delle informazioni, consentendo la creazione di report e dashboard personalizzati che possono essere basati sui dati di utilizzo della intranet o che si possono integrare nelle pagine del portale per facilitarne la consultazione.

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Giuseppe Marchi

Microsoft MVP per SharePoint e Microsoft 365 dal 2010.

Giuseppe è il fondatore di intranet.ai e uno dei massimi esperti in Italia per tutto ciò che riguarda Microsoft 365. Da anni, aiuta le aziende a creare il proprio ambiente di lavoro digitale sul cloud di Microsoft, curando l'esperienza delle persone.

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FAQ su trasformazione digitale e intranet SharePoint

Cos'è un “cloud digital workplace”?

Un cloud digital workplace integra strumenti aziendali, risorse e funzionalità di collaborazione in un sistema unico e accessibile, solitamente su piattaforme come Microsoft 365 con SharePoint.

Come una intranet cloud migliora la produttività?

Le intranet cloud centralizzano la comunicazione, ottimizzano la gestione dei documenti e offrono aggiornamenti in tempo reale, migliorando la collaborazione e riducendo le ridondanze nei processi.

Quali sono i principali vantaggi di Microsoft 365 per la trasformazione digitale?

Microsoft 365 offre strumenti di collaborazione senza soluzione di continuità, sicurezza avanzata dei dati e accessibilità, fondamentali per un ambiente di lavoro moderno e flessibile.

Perché l'employee experience è una priorità nella creazione del digital workplace?

Una piattaforma intuitiva riduce i tempi di formazione e aumenta l’adozione, assicurando che gli strumenti digitali migliorino, anziché interrompere, i flussi di lavoro.

Come può il reparto HR beneficiare di una intranet basata su cloud?

L'HR può centralizzare le risorse per l’onboarding, monitorare i progressi di apprendimento e facilitare il coinvolgimento dei dipendenti attraverso funzionalità di comunicazione integrate.