Järjestelmä, jonka avulla voit luoda, tarkistaa, hyväksyä, allekirjoittaa ja julkaista liiketoiminta-asiakirjoja suoraan SharePoint-intranetissäsi osoitteessa.
SharePoint-asiakirjojen hallintajärjestelmä: miksi yrityksesi tarvitsee sitä?
Asiakirjahallintajärjestelmämme avulla voit käsitellä liiketoiminta-asiakirjojesi koko elinkaaren poistumatta intranetistä.
Sen tavoitteena on parantaa SharePoint Online -palvelun ominaisuuksia, jotta menettelyt voidaan digitalisoida saumattomasti, intuitiivisesti ja integroituna Microsoft 365 -digitaaliseen työpaikkaan.
Luo yhtenäisiä ja pöytäkirjamaisia asiakirjoja
Ominaisuutemme avulla voit luoda uusia asiakirjoja ennalta määritellyistä malleista, jotka ovat yritysbrändisi mukaisia ja muokattavissa.
Käytettävissä olevissa malleissa on sisäänrakennettuja ominaisuuksia, jotka ilmaisevat automaattisesti versionumeron ja yksilöllisen protokollakoodin. Näin yrityksesi voi luottaa standardoitujen menettelyjen nopeaan luomiseen.
Reaaliaikainen yhteistyö
Järjestelmä integroituu Microsoft Officeen asiakirjojen luomisen lisäksi myös reaaliaikaista yhteiskirjoittamista ja versioiden arkistointia varten.
Käyttäjät voivat kutsua kollegoita yhteistyöhön menettelyjen parissa, hallita tietojen käyttöoikeuksia Microsoft 365 -tuotteiden yhteisellä valtuutusjärjestelmällä eivätkä koskaan menetä asiakirjojen muutosten jäljitystä.
Valitse kahden hyväksyntätyönkulun välillä
SharePoint Online -dokumentinhallintajärjestelmämme tukee kahta hyväksyntätyyppiä:
- DocuSign-integraation ansiosta.
- Tavallinen tila, sähköpostin lähettämisen kautta. Jokainen asiakas voi valita tarpeidensa mukaan, mikä vähentää perinteisissä toimistoissa tapahtuvaan asiakirjojen hyväksyntään liittyvää aikaa ja paperinkulutusta.
Yksinkertaistetaan uuden menettelyn jakelua
Yritys voi ilmoittaa käyttäjille uuden asiakirjan ilmestymisestä intranetissä automaattisen sähköposti-ilmoitusjärjestelmän avulla, joka on jo integroitu ominaisuuteemme.
SharePoint-asiakirjojen hallintajärjestelmä: mitkä ovat sen hyödyt?
Komponenttimme parantaa SharePoint Onlinen vakio-ominaisuuksia, jotta asiakirjojen päivittäminen olisi yksinkertaisempaa ja yritysyleisö pysyisi yhtenäisenä.
Julkisten ja yksityisten menettelyjen hallinnointi yksiköille
Yritysosastot voivat käyttää komponenttiamme hallinnoidakseen itsenäisesti asiakirjojaan ennen niiden julkaisemista intranetissä.
Heillä on yksityinen työtila, jossa he voivat suorittaa sisäisiä laadinta-, tarkastelu- ja hyväksymistoimia. Kun asiakirjat ovat valmiita, ne julkaistaan PDF-muodossa osaston alueella, joka on kaikkien kollegojen käytettävissä.
Versionointi
Versionumero päivitetään automaattisesti jokaisen julkaistun asiakirjan uuden muutoksen yhteydessä. Käyttäjät voivat selata SharePoint-historiaa vertaillakseen tai palauttaakseen minkä tahansa arkistoitujen asiakirjojen aikaisemman version.
Pöytäkirjan koodin määrittäminen
Jokaiselle uudelle asiakirjalle annetaan automaattisesti yksilöllinen protokollakoodi tunnistamisen helpottamiseksi.
Metatiedot
SharePointin metatietojen avulla käyttäjät voivat luokitella tiedostoja erityisten tietojen perusteella, jotka käyttäjät voivat määritellä itsenäisesti, mikä rikastuttaa yksittäisten asiakirjojen sisältöä. Metatietoja on mahdollista päivittää intranetin hakujen parantamiseksi.
Sisään- ja uloskirjautuminen
Järjestelmän avulla käyttäjät voivat ottaa menettelyn haltuunsa ja estää kollegoita muokkaamasta sen sisältöä, kunnes Check-Out tapahtuu. Sisäänkirjautumisen aikana asiakirja pysyy yrityksen muun yleisön saatavilla vain lukutilassa.
Pääsynhallinta
Päätä, kuka voi tarkastella asiakirjoja tai tehdä muutoksia sisältöön. Microsoft 365:n käyttöoikeudet mahdollistavat tietojen käyttöoikeuksien hallinnan liiketoiminta-alueen, asiakirjatyypin, kansion tai yksittäisen tiedoston osalta.
Kokotekstihaku
Tarkennettu haku nopeuttaa tiedonhakua Microsoft 365:ssä intranetistä alkaen. Se auttaa sinua löytämään asiakirjoja näyttämällä sanojen, lausekkeiden ja synonyymien kannalta merkityksellisiä tuloksia.
Täydellinen SharePoint-intranet
integroituna Microsoft 365:een,
alkaen 3 650 €/vuosi.
intranet.ai
on ratkaisu kustannusten ja
toteutusaikojen vähentämiseen.
Toimii 24 tunnin kuluessa ostosta, ja 5 päivän konsultointi.
50+ sovellusta viestintään, koulutukseen ja tietojen jakamiseen.
Pystyy maksimoimaan investointisi Microsoft 365: een ja Microsoft Viva-palveluun.
